Подготовка и передача документов в ведомственный архив

В ведомственный архив Администрации города (отдел документационного обеспечения) передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится по описям дел (Приложения №№ 23, 24) которые составляются ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях.

Дела передаются в ведомственный архив Администрации города в течение года после их завершения в делопроизводстве структурного подразделения (Приложение № 25).

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в ведомственный архив Администрации города не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

Передача дел в ведомственный архив Администрации города осуществляется по графику, составленному отделом документационного обеспечения, согласованному с руководителями структурных подразделений.

В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в ведомственный архив Администрации города специалистом отдела документационного обеспечения предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел Администрации города. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить.

Прием каждого дела производится специалистом отдела документационного обеспечения в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи лиц, осуществивших прием-передачу.

Вместе с делами в ведомственный архив Администрации города передаются регистрационные картотеки на документы или программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в сдаточную опись.

В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения Администрации города, лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в ведомственный архив Администрации города, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по сдаточным описям дел и номенклатуре дел.

Дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурных подразделений самостоятельно передающих документы в городской исторический архив, передаются в ведомственные архивы этих структурных подразделений. Дела передаются специалистами, отвечающими за их ведение и формирование, ответственному за архив. Прием-передача дел производится по номенклатуре дел.

ОСОБЕННОСТИ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ,

ИМЕЮЩИМИ ГРИФ «ДЛЯ СЛУЖЕБНОГО ПОЛЬЗОВАНИЯ»

Гриф «Для служебного пользования» (ДСП) проставляется на подготавливаемых в структурных подразделениях Администрации города документах (их проектах), содержащих несекретную служебную информацию ограниченного распространения.

К служебной информации ограниченного распространения относится информация конфиденциального характера и информация, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью.

К служебной информации ограниченного распространения не могут быть отнесены документы, сведения которых на основании федерального и областного законодательства не могут быть ограничены.

Работа с документами с грифом «Для служебного пользования» осуществляется в порядке, установленном для несекретных документов, с учетом особенностей, изложенных в настоящем разделе.

Необходимость проставления на документах грифа «ДСП» определяется исполнителем документа или должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.

Информация, содержащаяся в документах с грифом «Для служебного пользования» без санкции соответствующего должностного лица не подлежит разглашению (распространению).

Передача документов от одного работника другому осуществляется с разрешения руководителя структурного подразделения через отдел документационного обеспечения.

Прием и регистрация входящих и исходящих документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется отделом документационного обеспечения. При этом к входящему (исходящему) номеру документа добавляется гриф «ДСП».

При смене работника отдела документационного обеспечения, осуществляющего учет документов с пометкой «Для служебного пользования», составляется акт приема-сдачи документов, утверждаемый заведующим отделом документационного обеспечения.

Документы с грифом «ДСП» учитываются отдельно от несекретной документации. Структурным подразделениям при незначительных объемах таких документов разрешается вести их учет в соответствующих журналах учета совместно с несекретными документами.

Пометка «Для служебного пользования» и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе документа, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам.

Например: Для служебного пользования

экз. № _________

Документы «Для служебного пользования»:

- Печатаются с указанием на лицевой или оборотной стороне в левом нижнем углу последнего листа каждого экземпляра документа количества отпечатанных экземпляров, рассылки (если документ направляется в несколько адресов), фамилии исполнителя и номера его служебного телефона, фамилии специалиста, печатающего документ, даты печатания:

Например: Отпечатано 3 экз.:

1 экз. – Прокуратура города Нижний Тагил,

2 экз. – Управление внутренних дел города Нижний Тагил,

3 экз. – дело.

А.В. Зиновьев

Петрова

23.01.2006

- Рассылаются в несколько адресов согласно указателю рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемых документов.

- Пересылаются другим организациям фельдсвязью, спецсвязью, заказными или ценными почтовыми отправлениями через отдел документационного обеспечения.

Тиражируются с письменного разрешения руководителя, подписавшего документ. Учет размноженных документов осуществляется поэкземплярно.

Документы с грифом «Для служебного пользования» запрещается передавать по незащищенным каналам компьютерной и модемной связи.

Документы с грифом «ДСП» должны храниться в отделе документационного обеспечения в надежно запираемом сейфе или металлическом шкафу.

Исполненные документы с грифом «ДСП» группируются в дело в соответствии с номенклатурой дел Администрации города. На обложке дела, в котором помещены документы, проставляется пометка «Для служебного пользования».

За утрату документов с грифом «Для служебного пользования» работники Администрации города привлекаются к дисциплинарной ответственности.

На утраченные документы с грифом «Для служебного пользования» составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах.

Уничтожение дел, документов с грифом «Для служебного пользования», утративших свое практическое значение и не имеющих научной и исторической ценности, производится по акту (Приложение № 26). В учетных формах об этом делается отметка со ссылкой на соответствующий акт.

МАШИНОПИСНЫЕ И КОПИРОВАЛЬНО-МНОЖИТЕЛЬНЫЕ

РАБОТЫ

В отделе документационного обеспечения Администрации города печатаются постановления и распоряжения Главы города, служебные письма за подписью Главы города и его заместителей.

В структурных подразделениях печатаются служебные письма за подписью руководителя структурного подразделения или проект служебного письма за подписью Главы города, планы, акты, отчеты, информации, служебные записки, ответы на письменные обращения граждан. Печатают документы секретарь-машинистка, делопроизводитель, специалист, ответственный за делопроизводство, или непосредственно исполнитель с использованием компьютера.

В отделе документационного обеспечения в первую очередь печатаются постановления, распоряжения Главы города, документы к заседаниям коллегий. Остальные документы печатаются в порядке их поступления.

Срочные документы печатаются немедленно. Срочность определяется руководителем структурного подразделения и заведующим отделом документационного обеспечения, который подписывает проект документа к исполнению с указанием срока.

Передаваемые для печати рукописи должны быть написаны разборчиво, чернилами синего или черного цвета. Не принимаются в печать документы, написанные неразборчиво или карандашом.

В случае, если документ первоначально готовился в одном из структурных подразделений с использованием компьютерной техники и его объем превышает три машинописных листа, исполнитель представляет копию документа на дискете 3,5 дюйма или CD в формате текстового редактора Word for Windows или другом, но совместимым с ним.

Машинописные работы выполняются на бланках или бумаге формата А4 на одной стороне листа. Документ печатается в одном экземпляре и вместе с черновиком передается исполнителю. Страницы должны быть пронумерованы.

Машинописные работы должны выполняться с соблюдением установленных правил расположения реквизитов, правил орфографии и пунктуации.

Составные части реквизитов документов, состоящие из нескольких строк, печатаются через 1 межстрочный интервал. Реквизиты «Адресат», «Гриф утверждения документа», «Отметка о наличии приложения», «Гриф согласования», отделяют друг от друга 1,5-2 межстрочными интервалами.

Например:

СОГЛАСОВАНО

Главный государственный

Врач федерального центра

санэпиднадзора г. Нижний Тагил

и Пригородного района

Ю.Я. Бармин

23.06.2006

Наименование вида документа печатается прописными буквами.

Максимальная длина строки многострочных реквизитов – 28 печатных знаков. Если заголовок к тексту превышает 150 знаков (5 строк), то его допускается продлевать за границы правого поля или переносить на следующую строку. Заголовок печатается без кавычек, точка в конце заголовка не ставится. Переносы слов в заголовке не делают. Нельзя заканчивать строку заголовка предлогом, союзом или наречием – их переносят на следующую строку. Заголовок от подзаголовка отделяется двумя интервалами.

Заголовок (подзаголовок) в документе может располагаться одним из способов: центрованным (посредине текста); флаговым (от левого поля).

При печатании документов рекомендуется соблюдать отступ от левой границы текстового поля:

0 – для реквизитов:

- заголовок к тексту;

- текст (без абзацев);

- отметка о наличии приложения;

- отметка об исполнителе;

- отметка об исполнении и направлении в дело;

- наименование должности в реквизитах «Подпись» и «Гриф согласо-

вания документа»;

- заверительной надписи «Верно»;

- для слов «Примечание» или «Основание»;

- слов «ПРИКАЗЫВАЮ», «СЛУШАЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ»,

«РЕШИЛИ»

5 – для начала абзаца в тексте;

32 – для реквизита «Адресат»;

40 – для реквизита «Гриф утверждения документа»;

16,24,56 – для таблиц и трафаретных текстов;

48 – для расшифровки подписи в реквизите «Подпись»

Выполнение копировально-множительных работ в Администрации города Нижний Тагил производится в отделе документационного обеспечения по заказам работников Администрации.

Данные об исполнителе, количестве страниц подлинника и количестве размноженных копий вносятся работником отдела документационного обеспечения в журнал.

Документы, подлежащие копированию, должны быть разброшюрованы, четко и разборчиво напечатаны на листах формата не более А3.

Копирование документов осуществляется в порядке их поступления.

В первоочередном порядке размножаются документы к заседаниям коллегии, совету общественной безопасности, постановления и распоряжения Главы города. Срочность копирования определяется заведующим отделом документационного обеспечения и подтверждается резолюцией «Срочно» с визой на бланке заказа.

Сотрудники, выполняющие копировально-множительные работы, несут ответственность за их исполнение.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: