Сделай Сам Свою Работу на 5

Экспертиза ценности документов





Экспертиза ценности документов - отбор документов на муниципальное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

Экспертиза ценности документов в Администрации города на стадии делопроизводства проводится:

- при составлении номенклатуры дел;

- в процессе формирования дел и проверке правильности отнесения документов к делам;

- при подготовке дел к передаче в ведомственные архивы.

Для организации и проведения экспертизы ценности документов в аппарате Администрации города и в самостоятельных структурных подразделениях создаются постоянно действующие экспертные комиссии (далее именуется - ЭК).

Функции и права ЭК, а также организация их работы определяются положениями, которые утверждаются Главой города (ЭК Администрации города) и руководителем структурного подразделения (ЭК структурного подразделения). Положения об ЭК до их утверждения подлежат согласованию с отделом по делам архивов Администрации города.

Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях Администрации города непосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства совместно с ЭК под непосредственным методическим руководством отдела документационного обеспечения.



При проведении экспертизы ценности документов осуществляется:

- отбор документов постоянного хранения и по личному составу для передачи в ведомственные архивы Администрации города и структурных подразделений;

- отбор документов с временными сроками хранения и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях;

- выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

14.1.1. Составление описей дел для постоянного и долговременного хранения проводится на основании номенклатуры дел путем полистного просмотра дел.

В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЭК Администрации города или структурного подразделения.



По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.

Описи составляются отдельно:

- на дела постоянного хранения;

- дела временного (свыше 10 лет) хранения;

- дела по личному составу.

На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

В Администрации города описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно отделом документационного обеспечения.

Описи на дела постоянного хранения по приватизации жилищного фонда составляются ответственным за архив управления по жилищной политике.

Описи дел структурных подразделений, самостоятельно передающих дела на муниципальное хранение, составляются специалистами, ответственными за ведомственные архивы подразделений.

Описи дел составляются по установленной форме (Приложения №№ 24, 25) и представляются в отдел по делам архивов через год после завершения дел в делопроизводстве.

Описательная статья описи дел имеет следующие элементы:

- порядковый номер дела (тома, части) по описи;

- индекс дела (тома, части);

- заголовок дела (тома, части); дата дела (тома, части);



- количество листов в деле (томе, части);

- срок хранения дела.

При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

- каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером;

- порядок нумерации дел в описи – валовый (при составлении годовых разделов описи нумерация дел продолжается);

- графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

- при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «то же», при этом, другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

- графа описи «примечание» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий.

При описании дел постоянного хранения заголовки, предусмотренные номенклатурой дел, уточняются:

При описании организационно-распорядительной документации (приказов, распоряжений, постановлений, протоколов) в заголовок выносятся номера распорядительных документов, хронологический период, за который имеются документы в деле;

- при включении в одно дело всех документов за весь календарный год (с января по декабрь) указывается только год:

Например: «Приказы № 1-85 начальника управления по основной деятельности за 2006 г.

в графе «крайние даты»: 1 января - 31 декабря 2006 г.

- если в деле имеются документы не за весь год, то в заголовок выносится за какие месяцы:

Например: «Приказы № 1-17 начальника управления по основной деятельности за январь-март 2006 г.

в графе «крайние даты» 1 января - 23 марта 2006 г.

- если в деле имеется только один документ, то указывается его точная дата

Например: «Протокол отчетно-выборной профсоюзной конференции от18 октября 2006 г.».

При описании планово-отчетной документации указывается за какой год в дело включены документы:

Например: «Годовой план работы управления культуры на 2006 г.»

Если отчет составляется на определенную дату (единовременные статистические отчеты), то в заголовок выносится дата:

Например: «Единовременный статистический отчет Администрации города о численности работников, о распределении всех работающих по занимаемым должностям по состоянию на 01 января 2006 г. (ф. № ...........)»

Если в одно дело сформированы отчеты управления и его подведомственных учреждений, это должно быть отражено в заголовке:

Например: «Годовые статистические отчеты о деятельности стационаров за 2006 г. (форма № 12; сводный и учреждений).»

При описании статистических отчетов в заголовке в круглых скобках обязательно указываются номера статистических форм (см. предыдущий пример).

В заголовке дела обязательно должно быть указание на автора документов, включенных в дело, особенно если у фондообразователя имеется подведомственная сеть.

Например: «Годовой отчет комитета о работе за 2006 г.»

или

«Годовые отчеты спортивных школ о работе за 2006 г.»

Основным элементом заголовка является «содержание документов», которое должно быть сформулировано кратко. Заголовок обязательно должен отвечать на вопрос «о чем?». Не допустимо употребление формулировок:

«Разные документы»

«Переписка с учреждениями и организациями»

Если в дело входят различные виды документов по определенному вопросу, то при их описании употребляется обобщенный термин «Документы» с обязательной его расшифровкой в конце заголовка, где указывается 3 вида документов, включенных в дело:

Например: «Документы об организации городских праздников (программы, справки, информации)»

«Документы о награждении работников образования правительственными наградами (представления, характеристики, списки)»

 

При описании крайних дат документов (графа 4 описи), включенных в дело, допускается указание на год только при описании годовых планов и отчетов. В остальных случаях обязательно указывать дату самого раннего и самого позднего документа (число и год - цифрами, месяц - прописью).

При описании личных дел уволенных руководителей, их заместителей, работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, ученые степени и звания в заголовок дела выносятся фамилия, имя, отчество, наименование должности, указывается почетное звание. В графе «крайние даты указываются даты самого раннего и самого позднего документов, включенные в личное дело».

Например: «Личное дело Семенова Ивана Григорьевича, директора Нижнетагильского государственного музея-заповедника горнозаводского дела Среднего Урала, Почетного гражданина города Нижний Тагил».

Дела в годовых разделах описей располагаются в соответствии со схемой систематизации, принятой в номенклатуре дел. Заголовки дел, содержащих документы за несколько лет, включаются в годовой раздел описи по дате заведения дела. В конце годовых разделов за последующие годы делается ссылка: «Документы за данный год см. также в разделе описи за ..... год, дела № .....», которая помещается после интервала за последний описательный статьей каждого следующего года. Эта особенность указывается в предисловии.

В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).

К каждой описи составляется необходимый справочный аппарат: титульный лист, предисловие, список сокращений, оглавление.

В предисловии к описи и ежегодных дополнениях к нему должны быть изложены все изменения в задачах, функциях, масштабе деятельности, структуре, подведомственной сети отраслевых управлений со ссылкой на нормативно-правовые акты, на основании которых произошли изменения, а также дана характеристика включенных в опись документов, оговорены особенности формирования, описания и систематизации дел.

Порядок внесения в опись заголовков дел по личному составу аналогичен порядку внесения заголовков дел постоянного хранения.

При составлении единой описи дел по личному составу на все документы, имеющие срок хранения 75 лет, заголовки дел систематизируются по хронологии (т.е. опись имеет годовые разделы), внутри года - по номинальному признаку с учетом следующей последовательности:

- приказы (распоряжения) по личному составу;

- списки личного состава;

- карточки по учету личного состава;

- личные дела;

- лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате (расчетные ведомости по начислению заработной платы);

- невостребованные трудовые книжки.

Дела включаются в опись по дате заведения. Личные дела - по дате увольнения работника.

Личные дела работников, уволенных в течение одного календарного года, могут быть сформированы в одно или несколько дел. Если на каждого сотрудника сформировано отдельное дело, то в заголовок выносятся фамилия, имя, отчество работника, а в графе «крайние даты» указывается дата приема и увольнения.

Например:

Личное дело Петровой Анны Васильевны 28 января 1990 г. - 15 мая 1995 г.

 

При формировании нескольких личных дел или личных карточек в один том, должен быть соблюден алфавитный порядок. На первом листе составляется внутренняя опись, где указываются фамилия, имя, отчество работников, даты приема и увольнения и номера листов личного дела.

В этом случае заголовок дела будет обобщающим: «Личные дела сотрудников», а в графе «крайние даты» указываются даты самого раннего и самого позднего документа (на основании внутренней описи).

При формировании личных дел в несколько томов, в заголовке дел должен быть указан принцип томирования.

Например:

Личные дела работников (А - К)

При формировании лицевых счетов (расчетных ведомостей) в несколько томов, также должен быть указан принцип томирования: в заголовок выносятся названия структурных подразделений или подведомственных организаций, буквы алфавита, табельные номера и т.п. в зависимости от принятой схемы систематизации.

Например:

«Лицевые счета по начислению заработной платы работникам библиотек за 2004 г.»

«То же работникам музыкальных школ»

или:

«Лицевые счета по начислению заработной платы

работникам аппарата Администрации города

за 2004 г. (А-О)

 

То же, (П-Я)»

 

Возможно составление отдельных описей на лицевые счета работников, личные дела, что обусловлено удобством их хранения и использования.

Описи дел Администрации города подписываются составителем с указанием его должности, утверждается управляющим делами и рассматривается ЭК Администрации города.

Опись дел структурного подразделения, самостоятельно передающего дела на муниципальное хранение, подписывается составителем с указанием его должности, утверждается руководителем структурного подразделения и рассматривается ЭК структурного подразделения. Отметка об одобрении описей ЭК проставляется после подписи составителя справа.

Описи дел постоянного хранения составляются на качественной бумаге в 4-х экземплярах, описи дел по личному составу – в 2-х экземплярах. Все экземпляры описей представляются на рассмотрение экспертно-методической комиссии отдела по делам архивов. После согласования описей дел с архивным органом 1 экземпляр описей постоянного хранения и 2 экземпляра описей по личному составу возвращаются в отдел документационного обеспечения или соответствующее структурное подразделение.

14.1.2. Отбор дел к уничтожению.

В Администрации города не допускается уничтожение документов без составления актов. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению (приложение № 26 к Инструкции) производится после согласования описей дел постоянного хранения и по личному составу за этот же период.

Акты составляются лицами, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях Администрации города при методической и практической помощи отдела документационного обеспечения. В самостоятельных структурных подразделениях – ответственными за делопроизводство и ведомственный архив. Если в акте Администрации города указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения.

Акты рассматриваются на заседании ЭК и представляются на согласование с экспертно-методической комиссией отдела по делам архивов Администрации города.

Согласованные акты Администрации города утверждаются управляющим делами, а самостоятельных структурных подразделений – их руководителями. После этого структурное подразделение имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты в соответствии с установленным порядком.

 








Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту:



©2015 - 2024 stydopedia.ru Все материалы защищены законодательством РФ.