|
|
Глава администрации района7. Основные функции администрации района 8. Взаимодействие администрации района с другими органами и иными структурными подразделениями Администрации города 9.Имущество администрации района 10.Финансирование администрации района 11. Ответственность администрации района 12.Прекращение деятельности администрации района 6.1.3.Текст положения о структурном подразделении должен иметь следующую структуру: 1.Общие положения Основные задачи отдела Функции отдела Права отдела Ответственность 6. Организационная структура отдела 7. Порядок создания, реорганизации и ликвидации отдела 6.1.4. При оформлении положения используются обязательные реквизиты: Наименование организации (06) (Администрация города Нижний Тагил) ниже – наименование структурного подразделения Наименование вида документа (ПОЛОЖЕНИЕ) (08) Заголовок к тексту (17) Гриф утверждения документа (15) Подпись (21) Визы согласования (23) 6.1.5. Подписание Положения о коллегиальных, временных органах подписывает начальник управления по обеспечению деятельности Главы города, об администрации района – глава администрации района, о структурном подразделении – руководитель структурного подразделения, положения о смотрах, конкурсах – руководитель структурного подразделения, проводящего мероприятие. 6.1.6. Согласование Положения в обязательном порядке согласовываются с заместителем Главы Администрации города, курирующим структурное подразделение, управлением по обеспечению деятельности Главы города. Положения о смотрах, конкурсах согласовываются со всеми заинтересованными службами в порядке, предусмотренном для подготовки нормативно-правовых актов Главы города. 6.1.7. Утверждение Положения утверждаются постановлением Главы города. Регламент 6.2.1. Регламент (порядок) – документ, устанавливающий: общие правила организации деятельности Администрации города Нижний Тагил (далее – Администрации города) по реализации их полномочий в установленной сфере ведения, в том числе правила внутренней организации деятельности Администрации города. 6.2.2. Текст регламента должен содержать: 1. Общие положения 2. Структуру Администрации города и полномочия должностных лиц Администрации города 3. Порядок планирования и организации деятельности Администрации города 4. Порядок формирования и организации деятельности коллегиальных координационных и совещательных органов Администрации города 5. Порядок подготовки и оформления поручений Главы города 6. Порядок подготовки, внесения, принятия и контроля исполнения правовых актов Главы города 7. Порядок взаимодействия должностных лиц Администрации города с Нижнетагильской городской Думой 8. Порядок взаимодействия Администрации города с органами судебной власти 9. Порядок работы с обращениями граждан и организаций в Администрации города 10. Порядок обеспечения доступа к информационной деятельности Администрации города. 6.2.3.При оформлении регламента используются обязательные реквизиты: Наименование организации (06) (Администрация города Нижний Тагил) ниже – наименование структурного подразделения Наименование вида документа (РЕГЛАМЕНТ) (08) Заголовок к тексту (17) Гриф утверждения документа (15) Текст (20) Подпись (21) Визы согласования (23) 6.2.4. Подписание Регламент визирует руководитель структурного подразделения, разработавшего документ.
6.2.5. Согласование Осуществляется в порядке, предусмотренном для подготовки нормативно-правовых актов Главы города. 6.2.6. Утверждение Регламент утверждается постановлением Главы города Нижний Тагил. ПОДГОТОВКА И ОФОРМЛЕНИЕ СПРАВОЧНО-ИНФОРМАЦИОННОЙ И СПРАВОЧНО-АНАЛИТИЧЕСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ Справочно-информационные и справочно-аналитические документы содержат сведения, необходимые для принятия решения и позволяющие выбрать тот или иной способ действия. Протокол 7.1.1. Протоколы печатаются на общем бланке Администрации города или структурного подразделения, или на обычных листах бумаги формата А4 и имеют следующие обязательные реквизиты: название вида документа (протокол), дату, номер, место проведения совещания, заголовок, текст, подписи (Приложение № 10). 7.1.2. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. 7.1.3. Вводная часть протокола содержит постоянную и переменную информацию. Постоянная информация связана с употреблением устойчивой терминологии - Председатель, Секретарь, Присутствовали. Эти слова пишутся с большой буквы от начала левого поля. К переменной информации относятся инициалы и фамилии председателя, секретаря, присутствующих. Фамилии членов коллегиального органа располагают в алфавитном порядке, через запятую, в строчку. Если членов коллегиального органа больше 15 человек, то указывают их общее количество и рядом в скобках указывают (регистрационный лист прилагается). К фамилиям приглашенных добавляют название должности и наименование организации, которую они представляют. Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня. Выражение «Повестка дня» пишется от начала левого поля. С красной строки начинают запись пунктов повестки дня. Пункты нумеруют арабскими цифрами. 7.1.4. Основная часть протокола, где фиксируется ход заседания, строится по схеме: слушали - выступили - постановили (решили) для каждого вопроса по отдельности. Слова СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ) пишутся прописными буквами от левого поля. 7.1.4.1. Перед словом СЛУШАЛИ ставят порядковый номер вопроса в повестке дня. С красной строки пишут фамилию и инициалы докладчика (в именительном падеже). Ставят тире и с большой буквы излагают краткое содержание доклада, сообщения. Если текст доклада представлен докладчиком, то вместо краткого изложения доклада пишут: Текст доклада прилагается. 7.1.4.2. После слова ВЫСТУПИЛИ с красной строки пишут фамилии и инициалы выступающих в именительном падеже. После тире с большой буквы пишут содержание выступления. Выступления могут излагаться от первого лица - «Я осуществляю…», от третьего лица - «Петров сказал, что…», безотносительно к лицу говорящего - «Учет и хранение в комитете поставлены хорошо», в безличной форме - «Ивановым было предложено…». Если выступающий представляет текст выступления, то после тире указывают - «Текст выступления прилагается». 7.1.4.3. Вопросы и ответы фиксируют в разделе ВЫСТУПИЛИ. Слова- вопрос и ответ, не пишут. Записывают фамилию и инициалы выступающего, тире, краткое содержание вопроса или ответа. Например: Смирнов А.В. - Были ли приняты меры для ликвидации…? 7.1.4.4. Завершающей частью протокола является постановление (решение). Начинают эту часть словом ПОСТАНОВИЛИ или РЕШИЛИ (от левого поля). Постановляющую часть строят по схеме: действие - исполнитель - срок. Исполнителем может быть организация, структурное подразделение, или конкретное должностное лицо. Если постановление содержит различные вопросы, то его делят на пункты, пронумерованные арабскими цифрами. Каждый пункт начинают с красной строки. 7.1.5. Если протокол фиксирует решение об утверждении какого-либо документа, в этом случае протокол должен иметь ссылку на дату и номер документа, а сам документ прикладывается к протоколу. 7.1.6. При выборах в протоколе указывают результаты голосования по каждой кандидатуре: за ____ , против ____ , воздержались ____ . 7.1.7. При проведении оперативных совещаний протокол оформляется кратко. В кратком протоколе указывают фамилии докладчиков, тему докладов, фамилии выступавших, решение по вопросу. Тексты докладов и выступлений прилагаются к краткому протоколу. 7.1.8. Протокол подписывают председатель и секретарь. 7.1.9. Датой протокола является дата проведения заседания. Если заседание продолжается несколько дней, то указывают дату начала и, через тире, окончания заседания (12 - 14.02.2002). 7.1.10. Номер протокола - порядковый номер, который проставляют в течение календарного года. 7.1.11. Ведение и оформление протоколов совещаний, проводимых Главой города, возлагается на представителей структурных подразделений, ответственных за подготовку совещаний. Копии протоколов заверяются печатью отдела документационного обеспечения Администрации города. Оформление протоколов совещаний, проводимых первым заместителем, заместителями Главы Администрации города возлагается на их помощников и (или) представителей структурных подразделений, ответственных за подготовку. Протоколы Коллегии ведет и оформляет отдел подготовки и контроля исполнения правовых актов Главы города управления по обеспечению деятельности Главы города. Протоколы уточняются, оформляются в пятидневный срок. Служебное письмо 7.2.1. Служебные письма Администрации города готовятся как: - ответы о выполнении правовых актов; - сопроводительные письма к организационно-распорядительным документам; - ответы на запросы различных учреждений, организаций, предприятий и граждан; - инициативные письма. 7.2.2. Служебные письма печатаются на бланках письма формата А4 или А5, с определенным набором реквизитов (Приложение № 11). При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами. 7.2.3. Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата. Текст письма должен быть простым, лаконичным, последовательным, убедительным и корректным. Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагаются причина, цели или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части (заключительной), начинающейся с абзаца, помещают выводы, предложения, просьбы, решения. Если служебное письмо содержит приложения, то все приложения должны быть подписаны руководителем структурного подразделения, подготовившим эту информацию. 7.2.4. Текст письма излагается: - от третьего лица единственного числа.
Например: «Администрация города сообщает…», «Департамент рассмотрел…» - от третьего лица множественного числа.
Например: «Главы муниципальных образований считают…», - от первого лица множественного числа «Просим…», «Сообщаем…». Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то оно излагается от первого лица единственного числа - «Прошу», «Направляю».
Телеграмма 7.3.1. Телеграмма оформляется либо на специальных бланках, либо на стандартном формате бумаги. 7.3.2. Телеграмма имеет следующие реквизиты: - отметку о категории, виде; - телеграфный адрес получателя; - текст; - регистрационный индекс (номер); - фамилию должностного лица, подписавшего документ; - почтовый адрес организации - отправителя; - подпись должностного лица, от имени которого передается текст; - печать; - дату.
7.3.3. Текст телеграммы должен быть предельно кратким. Союзы, предлоги, местоимения и знаки препинания в тексте опускают, если при этом не искажается смысл. При необходимости знаки препинания указывают словами или с помощью аббревиатуры: тчк (точка); зпт (запятая); двтч (двоеточие); квч (кавычки). Только словами указывают знаки: тире, восклицательный, вопросительный, знаки арифметических действий (плюс, минус, деление), знак процента, параграф, номер (возможно сокращение - нр). Текст ответных телеграмм надо начинать с индекса (номера) документа, на который дается ответ, а текст инициативных телеграмм, требующих ответа, должен заканчиваться номером инициативной телеграммы. Не рекомендуется начинать и заканчивать текст телеграммы цифрами, так как они могут быть приняты адресатом как делопроизводственные номера. Цифровые данные, в том числе даты, в тексте указывают словами. 7.3.4. Реквизит «подпись» во второй части телеграммы обязательно заверяют печатью организации. 7.3.5. Телеграммы подписываются руководителем организации или его заместителями. 7.3.6. Дата подписания телеграммы должна соответствовать дате ее отправления. Телефонограмма 7.4.1. Телефонограмма составляется в одном экземпляре, на чистом листе бумаги. 7.4.2. Реквизиты телефонограммы: - название учреждения - автора документа; - должность, фамилия сотрудника, передавшего телефонограмму; - номер его телефона; - наименование организации получателя; - должность и фамилия сотрудника, принявшего телефонограмму; - номер его телефона; - дата и номер телефонограммы; - текст; - наименование должности лица, подписавшего документ, его личная подпись, фамилия и инициалы. 7.4.3. Текст не должен превышать 50 слов. Текст не должен содержать сложных логических оборотов, трудно выговариваемых и редко произносимых слов; информация должна быть краткой и точной. 7.4.4. При передаче телефонограммы необходимо проверить правильность записи повторным чтением. Слова, плохо воспринимаемые на слух, требуется передавать, разбивая по буквам. 7.4.5. Если телефонограмма направляется в несколько адресов, то к ней составляется список на рассылку с указанием номеров телефонов. 7.4.6. Сотрудник, принявший телефонограмму, обязан немедленно ознакомить с ее содержанием всех должностных лиц, которым предназначается полученная информация. 7.4.7. Телефонограммы регистрируются в журналах регистрации входящих и исходящих телефонограмм. 7.5. Докладная записка – документ, адресованный вышестоящему руководству, содержащий изложение какого - либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Составляется на общем бланке структурного подразделения или стандартных листах формата А4 или А5. Обязательные реквизиты: - 06 Наименование организации (Администрация города Нижний Тагил) ниже – наименование структурного подразделения - 08 Наименование вида документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА) - 11 Дата документа (дата подписания автором) - 15 Адресат - 18 Заголовок к тексту (отвечает на вопрос «О чем?») - 20 Текст (состоит из констатирующей (описательной), аналитической и заключительной частей) В констатирующей части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для написания докладной записки, которые обязательно сопровождаются ссылками на даты и документы. В аналитической части дается анализ сложившейся ситуации, возможные варианты развития событий или выхода из ситуации. В заключительной части текста содержатся выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять в связи с изложенными фактами. - 21 Подпись (руководитель организации или структурного подразделения – автора) (Пример докладной записки – Приложение № 12). 7.6. Служебная записка - документ, содержащий изложение какого - либо вопроса с выводами и предложениями составителя, направленный одним должностным лицом другому. Служебная записка - это документ внутренней переписки между структурными подразделениями или должностными лицами. Составляется служебная записка аналогично документу «Докладная записка». 7.7. Представление - документ, содержащий предложение о назначении, перемещении, поощрении работника. Представление, направляемое Главе города, оформляется на бланке письма структурного подразделения (Приложения №№ 13, 14). Подписывается руководителем структурного подразделения и визируется заместителем Главы Администрации города, курирующим структурное подразделение. Представление, направляемое в орган государственного управления, оформляется на бланке Главы города или Администрации города, адресуется руководителю органа государственного управления и подписывается соответственно Главой города или заместителем Главы Администрации города, курирующим структурное подразделение. Оформляется отметка об исполнителе. Текст должен содержать следующие сведения: - фамилия, имя, отчество; - дата рождения; - образование; - занимаемая должность; - стаж работы (общий, в данном структурном подразделении, в данной должности); - оценка служебной деятельности; - повышение профессионального уровня; - оценка деловых и моральных качеств; - участие в общественной работе; - мотивы назначения (перемещения или поощрения); - должность и структурное подразделение, на которую предлагается назначить (переместить) работника; 7.8. Акт – документ, составленный для подтверждения установленных фактов, событий, действий (Приложение № 15). Обязательные реквизиты: Наименование организации (06) (Администрация города Нижний Тагил) ниже – наименование структурного подразделения – если отчет о работе подразделения Наименование вида документа (АКТ) (08) Дата документа (указывается события, факта и т.п.) (11) Регистрационный номер документа (12) Заголовок к тексту (отвечает на вопрос «О чем?») (18) Гриф утверждения документа (если вид данного акта включен в перечень документов, подлежащих утверждению) (16) Текст (состоит из вводной и констатирующей частей, в некоторых случаях и заключительной части) (20) В вводной части указывается основание составления акта (ссылка на документ, устное распоряжение руководителя, на факты, события, действия, состав комиссии (с указанием распределения обязанностей в комиссии, Фамилии, инициалов и наименованием должностей). Например: На основании распоряжении Главы города Нижний Тагил от 02.12.2004 № 821 «О проведении приема работников муниципальной архивной службы и ведомственных архивов города» комиссия в составе: Председателя – заведующей отделом по делам архивов Злобиной И.В. Членов комиссии – ведущего специалиста отдела по делам архивов Ущаповской О.Д., ведущего специалиста отдела бухгалтерского учета Ерматовой С.В. Возможно указать, в чьем присутствии проводилось составление акта (при составлении акта проверки, приема передачи дел). В констатирующей части фиксируются существо и результаты работы комиссии (установленные факты, действия). В заключительной части текста могут содержаться выводы и рекомендации комиссии. Отметка о наличии приложений (оформляется после текста перед подписями) (21) Подпись (все экземпляры акта подписываются всеми членами комиссии: председателем и членами в алфавитном порядке фамилий) (22) Особенности - акты проверок, ревизий должны содержать отметку об ознакомлении с их содержанием всех должностных лиц, деятельность которых они затрагивают.
Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: ©2015 - 2024 stydopedia.ru Все материалы защищены законодательством РФ.
|