Сделай Сам Свою Работу на 5

О создании аттестационной комиссии





4.1.2. Заголовок составляется ко всем документам лицом, готовящим данный документ. К документам, оформленным на бланках форматов А5, А6 с текстом не более семи строк (телеграммы, извещения) заголовок не составляется.

4.2. Дата документа

4.2.1. Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт); для утверждаемого документа (план, инструкция, положение, отчет) - дата утверждения.

4.2.2. Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться. Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим, утверждающим или визирующим документ.

При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года.

4.2.3. Документы, изданные совместно двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

4.2.4. Способ написания даты зависит от характера документа: в документах, определяющих права граждан и организаций, а также содержащих сведения финансового характера, используется словесно-цифровой способ оформления даты.

Например:



26 апреля 2006 года,

а в постановлениях, распоряжениях и остальных случаях - цифровой: день, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр,

разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами (без точки и буквы «г» в конце даты), например:

29.04.2006

4.3. Подпись документа

4.3.1. В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ, его личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).

В документах, изготовленных на бланках Администрации города, в название должности не входит название учреждения, например:

 

Управделами

Администрации города личная подпись А.Н. Рыжков

 

 

4.3.2. При оформлении документа на чистом листе бумаги название должности включает полное наименование учреждения, например:

Первый заместитель Главы

Администрации города

по социальным вопросам личная подпись В.В. Погудин

 

или:

 

Начальник управления

здравоохранения

Администрации города личная подпись А.В. Малахов

 

4.3.3. При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается. Проставляется его личная подпись, инициалы и фамилия. Однако, при подготовке писем на бланках Главы города допускается в подписи расшифровка должности, например:



 

Глава города Н.Н. Диденко

 

4.3.4. Право подписи документов, выполненных на гербовых бланках, имеют:

- на бланке Главы города (персональном бланке) - Глава города;

- на бланке Администрации города - Глава города, первый заместитель, заместители Главы Администрации города, управляющий делами, кадровая служба Администрации города;

- на бланке структурного подразделения – руководитель, заместитель руководителя структурного подразделения.

4.3.5. В период временного отсутствия Главы города его полномочия по письменному распоряжению исполняет первый заместитель, заместители Главы Администрации города, которому делегируется право подписи служебных писем на бланках Главы города, например:

 

Исполняющий полномочия Главы города,

первый заместитель Главы Администрации

города по социальным вопросам В.В. Погудин

4.3.6. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

4.3.7. При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне, например:

 

Глава города Каменска-Уральского Глава города Нижний Тагил

В.В. Якимов Н.Н. Диденко

4.3.8. В документах комиссий указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением обязанностей.



Например:

 

Председатель комиссии личная подпись Н.О. Дюкова

Члены комиссии личная подпись Н.В. Брауэр

личная подпись Е.Г. Варенцева

 

4.3.9. На документах, принимаемых коллегиальными органами, ставятся две подписи: председателя этого органа и секретаря. Так же подписывается протокол.

Например:

 

Председатель личная подпись И.И. Иванов

Секретарь личная подпись Е.Н. Колычева

 

4.3.10. Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель.

При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ и его фамилия, например:

 

И.о. председателя комитета,

главный специалист личная подпись И.И. Иванов

Не допускается подписывать документы с предлогом “за” или проставлением косой черты перед наименованием должности.

Наименование должности в реквизите «Подпись» печатается от левой границы текстового поля через один межстрочный интервал, если состоит из нескольких строк.

Подпись отделяется от предыдущего реквизита 3 межстрочными интервалами.

4.4. Оттиск печати

4.4.1. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи (Приложение № 5).

4.4.2. Оттиск печати проставляется таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ.

4.4.3. На документах финансового характера, договорах (соглашениях) печать проставляется на специально отведенном месте. Как правило, это место нанесения печати обозначается символом «М.П.» без захвата наименования должности и подписи.

4.4.4. Оттиски гербовых печатей не ставятся на копиях документов.

4.4.5. Иные печати, штампы вводятся в действие положениями о структурных подразделениях Администрации города.

4.5. Адресат

Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям, должностным или физическим лицам.

4.5.1. При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже, например:

#G0 Администрация города Нижний Тагил Комитет по городскому хозяйству

 

4.5.2. При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном.

Например:

#G0     Администрация города Нижний Тагил Управление информации Начальнику А.В. Соловьеву

 

4.5.3. При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата, например:

 

#G0   Главе города Нижний Тагил Н.Н. Диденко (в дательном падеже)

 

4.5.4. При адресовании документа в несколько однородных организаций их следует указывать обобщенно, например:

 

#G0   Директорам муниципальных образовательных учреждений (по списку)

 

4.5.5. Документ не должен иметь больше четырех адресатов. Слово «копия» перед вторым, третьим и четвертым адресом не указывается. Каждый из четырех экземпляров должен быть подписан. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки, а на каждом экземпляре документа указывается только один адрес.

К экземпляру документа, остающегося в Администрации города, прилагается указатель рассылки.

4.5.6. В состав реквизита «Адресат» при необходимости может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной «Правилами оказания услуг почтовой связи».

Если письмо адресуется организации, в реквизите «Адресат» указывают ее наименование, затем почтовый адрес.

Например:

#G0 Реабилитационный центр инвалидов «Возрождение» ул. 50 лет Октября, д. 84, корпус 2, г. Екатеринбург, 620034  

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

 

#G0 Кулибину И.Н. ул. Уральская, д. 5, кв. 8, г. Нижний Тагил 622035

 

4.5.7. Адрес печатается в правом верхнем углу документа.

Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке.

4.5.8. Написание почтового адреса на конверте производится в следующем порядке. Адрес корреспондента пишется в нижней правой части почтового конверта, почтовой карточки или оболочки почтового отправления, а адрес отправителя - в левом верхнем углу.

4.6. Гриф согласования документа

4.6.1. Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

#G0СОГЛАСОВАНО Начальник управления гражданской защиты по городу Нижний Тагил личная подпись Е.К. Шабалин 23.02.2006  

 

4.6.2. Если согласование осуществляется другим документом (письмом, протоколом и др.), то гриф согласования оформляют по следующей форме: после слова СОГЛАСОВАНО указывается вид документа, его дата и номер, например:

 

#G0СОГЛАСОВАНО Протокол заседания профсоюзного комитета Администрации города Нижний Тагил от 20.01.2006 № 3  

 

4.6.3. Слово СОГЛАСОВАНО печатается прописными буквами без кавычек.

4.6.4. Гриф согласования располагается ниже реквизита «Подпись», в левом нижнем углу документа.

4.6.5. Грифы согласования могут располагаться на отдельном «Листе согласования», если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. В этом случае на самом документе перед подписью делается отметка «Лист согласования прилагается».

Например:

Лист согласования к проекту Положения об общих принципах сотрудничества

СОГЛАСОВАНО Генеральный директор ООО «Вымпел» личная подпись К.В. Романов 21.01.2006 СОГЛАСОВАНО Председатель правления банка «Капитал» личная подпись Н.М. Титов 20.01.2006

 

СОГЛАСОВАНО Президент ООО «Перспектива» личная подпись А.С. Иванов 23.01.2006 СОГЛАСОВАНО Генеральный директор ООО «Шанс» личная подпись Н.П. Афанасьев 20.01.2006

 

4.7. Визы согласования документа

Согласование проектов правовых актов проводится в соответствии с Положением об организации контроля исполнения правовых актов в Администрации города Нижний Тагил.

Внутреннее согласование документа называется визой.

4.7.1. «Виза согласования документа» - реквизит документа, указывающий на согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.

Визирование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям.

4.7.2. Документ визируется руководителем подразделения, где готовится проект документа, заинтересованными в документе должностными лицами, ответственными лицами финансовых и экономических служб; заместителем Главы города, курирующим данный вопрос; юристом.

4.7.3. Документы, содержащие поручения, должны быть завизированы исполнителями.

4.7.4. Визы включают в себя: должность визирующего документ, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию) и дату, например:

#G0Начальник правового управления   личная подпись В.И. Перегуд 28.03.2006

4.7.5. Не допускается отказ от визирования и внесение каких-либо исправлений. Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе. В этом случае виза оформляется следующим образом:

Например:

С п. 3 не согласен, замечания прилагаются Главный специалист правового управления личная подпись И.И. Иванов 15.06.2006

Замечания докладываются руководителю, подписывающему документ.

4.7.6. Виза проставляется в проектах распорядительных документов на оборотной стороне последнего листа подлинника, а на копии отправляемого документа визы проставляются на лицевой стороне документа (служебное письмо).

В отдельных случаях исполнитель визирует каждый лист документа и его приложения.

4.7.7. Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному визированию.

Повторного визирования не проводится в случаях, если в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути.

4.8. Виза ознакомления - подтверждение факта доведения документа до сведения работников. Ее оформляют следующим образом:

С приказом (распоряжением) ознакомлен

личная подпись И.И. Иванова

дата

4.8.1. Виза ознакомления ставится на лицевой стороне последнего листа подлинного документа после реквизита «Подпись». Допускается проставление визы ознакомления на оборотной стороне последнего листа подлинника, либо на отдельном листе.

4.9. Резолюция

Резолюция пишется на документе соответствующим должностным лицом. В резолюции даются указания по исполнению документа.

4.9.1. В состав резолюции входят следующие элементы: фамилии(я) и инициалы исполнителей (исполнителя), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата.

Например:

Сидоровой А.В.

Прошу подготовить проект

договора с ООО “Луч” к 21.02.2006

личная подпись

05.02.2006

4.9.2. На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, или в которых срок указан в тексте самого документа, в резолюции указывается только исполнитель, порядок подготовки вопроса, подпись автора резолюции, дата.

4.9.3. В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы.

Основной исполнитель и соисполнители вправе давать поручения в виде резолюции лицам, непосредственно им подчиненным, например:

 

Сидоровой С.С., Ивановой И.И.

 

Организуйте проведение совещания

к указанному сроку

 

личная подпись

03.02.2006

 

4.9.4. Резолюция пишется руководителем от руки на подлиннике документа на свободном от текста месте.

4.9.5. Резолюция может быть оформлена на специальном бланке формата А6. На резолюции ставится номер и дата документа, к которому резолюция относится.

4.10. Утверждение документа

4.10.1. Гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа. Документ утверждается двумя способами, имеющими одинаковую юридическую силу: должностным лицом, либо специально издаваемым документом.

4.10.2. Если документ утверждается должностным лицом, то гриф утверждения состоит из следующих элементов: слова УТВЕРЖДАЮ, которое печатают прописными буквами, без кавычек, наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, расшифровки подписи (И.О. Фамилия) и даты утверждения, например:

#G0 УТВЕРЖДАЮ Заместитель Главы Администрации города по городскому хозяйству и строительству личная подпись В.А. Белов 12.03.2006

 

4.10.3. При наличии в тексте акта формулировки «Утвердить» на приложении в правом верхнем углу делается запись по форме:

Приложение

УТВЕРЖДЕН (на, но, ны)

постановлением (распоряжением)

Главы города

от №

 

При наличии в тексте правового акта формулировки «Утвердить» на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово «УТВЕРЖДЕНО» со ссылкой на вид правового акта, дату его принятия, номер и наименование правового акта. Слово «УТВЕРЖДЕНО» согласуется в роде и числе с первым словом наименования приложения: положение – УТВЕРЖДЕНО, программа – УТВЕРЖДЕНА, мероприятия – УТВЕРЖДЕНЫ, например:

 

УТВЕРЖДЕНА

распоряжением

Главы города

от №

 

4.10.4. Допускается в реквизите «Гриф утверждения» документа центрировать элементы относительно самой длинной строки.

Например:

  УТВЕРЖДАЮ Заместитель Главы Администрации города по экономике и промышленности   личная подпись А.Н. Гессе 12.06.2006

 

 

4.11. Отметка о наличии приложений к документу

4.11.1. Приложения должны иметь все необходимые для документа реквизиты (название, заголовок, подписи лиц, ответственных за их содержание, дату, отметку о согласовании).

4.11.2. Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, располагают от левого поля перед реквизитом «Подпись» через 2-4 интервала после текста.

Например:

Приложение: на 8 л. в 3 экз.

4.11.3. Если письмо имеет приложения, не названные в тексте, то их наименования перечисляются в отметке о приложениях с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров. При наличии нескольких приложений, их нумеруют.

Например:

Приложение: 1. Инструкция по делопроизводству на 13 л. в 2 экз.

2. Отзыв на проект инструкции на 2 л. в 1 экз.

 

4.11.4. Если к приложению прилагают другой документ, также имеющий приложение, то отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Например:

Приложение: письмо ОАО «Темп» от 04.06.2006 № 02-4/156

и приложение к нему, всего на 30 л.

 

4.11.5. Если при направлении документа в несколько адресов приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то в отметке о наличии приложений указывается в какой адрес приложения посылаются.

 

Например:

Приложение: на 3 л. в 2-х экз., только в первый адрес.

 

4.11.6. Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают. Указывается только количество экземпляров.

Например:

Приложение: Инструкция по делопроизводству в Администрации

города Нижний Тагил в 3 экз.

4.11.7. Оформление приложений к распорядительным документам см. в п. 5.5.

4.12. Отметка об исполнителе

4.12.1. Отметка об исполнителе включает инициалы, фамилию исполнителя, номер его телефона, например:

Н.П. Максимова

46 82 11

4.12.2. Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

4.12.3. На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.

4.12.4. На документах, требующих особого учета, ниже фамилии исполнителя и номера его телефона указывается количество изготовленных экземпляров.

На документах, имеющих гриф ограничения доступа (ДСП или конфиденциально), указывается не только количество экземпляров, но и адрес каждого.

Например:

Н.К. Созонова

27 18 34

экз. № 1 - в департамент образования;

экз. № 2 - в правовое управление;

экз. № 3 - в отдел по работе с обращениями граждан;

экз. № 4 - в дело.

 

 

4.13. Отметка об исполнении документа

4.13.1. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении, или, при наличии такого документа, ссылку на его дату и номер; отметку “В дело”, номер дела по номенклатуре, в котором будет храниться документ; дату, подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ.

4.13.2. Отметка об исполнении проставляется сразу же после решения вопроса, затронутого в документе, или направления ответа. Этот реквизит помещается на нижнем поле документа, в левой его части.

Ответ направлен

17.03.2005 № 01-13/184

В дело 06-18

личная подпись И. Иванов 19.03.2006

или:

Рассмотрено на заседании

административной комиссии

Протокол от 16.02.2006 № 3

 

В дело 08-17

личная подпись И. Иванов 18.02.2006

 

4.14. Идентификатор электронной копии документа

4.14.1. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа.

4.14.2. Колонтитул содержит наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные.

 

4.15. Отметка о заверении копии

4.15.1. Копии документов заверяются для придания им юридической силы. Администрация города и ее структурные подразделения могут выдать копии только тех документов, которые создаются в самой организации.

4.15.2. Копия заверяется должностным лицом, удостоверяющим полное соответствие подлиннику.

4.15.3. Отметка о заверении копии проставляется ниже реквизита «подпись» и включает за верительную надпись «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его личную подпись, ее расшифровку и дату заверения.

Например:

ВЕРНО

Заведующая отделом по работе

с обращениями граждан личная подпись Л.Г. Брызгалова

 

12.04.2006

4.15.4. Копии постановлений, распоряжений Главы города, находящиеся на текущем хранении в отделе подготовки и контроля исполнения правовых актов Главы города постановлений, распоряжений, заверяются печатью данного отдела синего цвета.

4.15.5. Копии документов, выдаваемых структурными подразделениями Администрации города, удостоверяются печатью структурного подразделения. Порядок предоставления оттиска печати см. п. 4.4.

 

ОСОБЕННОСТИ ОФОРМЛЕНИЯ

 








Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту:



©2015 - 2024 stydopedia.ru Все материалы защищены законодательством РФ.