СОСТАВ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ

АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА

2.1. Документирование управленческой деятельности

2.1.1. Документирование управленческой деятельности заключается в записи (фиксации) на бумаге или других носителях по установленным правилам информации, необходимой для осуществления управленческих действий, то есть в создании управленческих документов. Документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, по которым можно ее идентифицировать.

При оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документов, оперативное и качественное их использование и поиск. Юридическая сила - свойство документа, предоставленное ему действующим законодательством, компетенцией издавшего органа, установленным порядком оформления.

Деятельность Администрации города обеспечивается системой взаимосвязанных управленческих документов, составляющих ее документационную базу. Состав документационной базы определяется компетенцией Администрации города, кругом управленческих функций, порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный), объемом и характером взаимосвязей Администрации города.

2.2. Состав управленческих документов Администрации города

Администрация города Нижний Тагил издает следующие документы:

- постановления – правовые акты по вопросам местного значения и вопросам, связанным с осуществлением отдельных государственных полномочий, переданных Главе города и Администрации города федеральными законами и законами Свердловской области;

- распоряжения – правовые акты по вопросам текущей деятельности Администрации города, реализации оперативно-организационных (распорядительных) мероприятий;

- приказы первого заместителя, заместителей Главы Администрации города Нижний Тагил, управляющего делами Администрации города – решения по оперативным, организационным и другим вопросам внутренней работы Администрации города, касающиеся, как правило, нескольких структурных подразделений, муниципальных предприятий, учреждений, курируемых лицом, издающим приказ;

- приказы руководителей структурных подразделений Администрации города – решения по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы структурного подразделения Администрации города, распространяющихся на работников этого структурного подразделения;

- регламент – свод правил, регламентирующих внутреннюю организацию и порядок работы органа местного самоуправления, подразделения органа местного самоуправления, комиссии;

- положения – документы, в которых устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции Главы города и Администрации города;

- правила – документы, в которых устанавливаются процедурные нормы, определяющие порядок осуществления какого-либо рода деятельности;

- инструкции – документы, в которых излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов;

- протоколы – документы, в которых фиксируются ход собрания (заседания, совещания) и решения, принятые на собрании (заседании, совещании);

- служебные письма (записки) готовятся как:

- ответы о выполнении поручений Главы города, первого заместителя и заместителей Главы Администрации города, управляющего делами Администрации города;

- сопроводительные письма, письменные заключения (экспертизы) к проектам постановлений и распоряжений Главы города, проектам решений Нижнетагильской городской Думы;

- как инициативные письма или ответы на письма, поступившие в адрес Администрации;

- отзывы, обращения, заявления, послания, справки, заключения и другие.

2.2.1. Организационные документы: уставы, положения, договоры, регламенты, инструкции, правила.

2.2.2. Распорядительные документы: постановления, распоряжения, решения, приказы.

2.2.3. Информационно-справочные и справочно-аналитические служебные документы: служебные письма, протоколы, акты, справки, докладные (служебные) записки, заявления, телеграммы, телефонограммы, факсограммы, электронные сообщения.

2.2.4. Документы по личному составу: приказы (распоряжения) по личному составу, заявления, характеристики, трудовые книжки, личные карточки, личные дела, трудовые договоры.

2.2.5. Администрация города и ее структурные подразделения на основании Устава города и положений о них, создают и иные документы: планы и графики работы, отчет

БЛАНКИ ДОКУМЕНТОВ

3.1. Бланки документов и требования к ним

При подготовке и оформлении документов в Администрации города и ее подразделениях необходимо руководствоваться следующими основными требованиями:

3.1.1. Документы Администрации города оформляются на бланках установленной формы и имеют обязательные реквизиты, расположенные в определенном порядке в соответствии с требованиями ГОСТа Р 6.30-2003 (Приложения №№ 1, 2, 3 ).

3.1.2. Документы, издаваемые от имени двух или более организаций, могут оформляться без бланка на стандартных листах бумаги.

3.1.3. Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А3 (297 х 420 мм), А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм) и А6 (105 х 148 мм). Для оформления различных видов документов используются бланки соответствующих форматов: бланки формата А3 - для оформления информации в виде таблицы, схемы, карты, А4 - организационных, распорядительных документов, служебных писем, протоколов, А5 - поручений, телеграмм, справок, А6- резолюций.

3.1.4. Бланки документов должны иметь поля не менее:

левое - 20 мм;

правое - 10 мм;

верхнее - 20 мм;

нижнее - 20 мм.

3.1.5. В Администрации города применяются следующие бланки:

общий бланк;

бланк письма;

бланк распорядительного документа.

На общем бланке оформляют любой вид документа, за исключением распорядительного документа и служебного письма.

Устанавливаются два варианта бланков – угловой и продольный.

Реквизиты бланка и ограничительные отметки для реквизитов в пределах границ зон расположения реквизитов размещают центрованным способом (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов) или флаговым способом (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

3.1.6. Бланки документов Администрации города подлежат учету. На гербовых бланках типографским способом или нумератором проставляются порядковые номера.

3.1.7. Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.

3.1.8. Бланки изготовляются типографским способом, а также с помощью компьютера на белой бумаге высокого качества.

3.1.9. На всех бланках официальных документов Администрации города воспроизводится герб города Нижний Тагил.

Воспроизведение герба города допускается в многоцветном и одноцветном вариантах. Изображение герба с короной и без короны является равнозначным.

3.1.10. Герб города в многоцветном варианте используется только на бланке Главы города (Приложение № 1).

3.1.11. Герб города в одноцветном варианте помещается на бланках:

- муниципальных правовых актов органов местного самоуправления;

- Администрации города (Приложение № 2);

- структурных подразделений органов местного самоуправления (Приложение № 3);

- на официальных изданиях Главы города, Администрации города.

3.1.12. Введение в обращение по мере необходимости новых бланков документов осуществляется по разрешению Главы города. Соответствующие предложения вносятся отделом документационного обеспечения Администрации города, с образцами предлагаемых бланков.

3.1.13. Отдельные внутренние документы, авторами которых являются сотрудники Администрации города или ее подразделений, могут быть написаны на стандартном листе бумаги от руки (заявление, объяснительная записка). Обращения граждан могут быть написаны от руки.

3.1.14. Руководители структурных подразделений Администрации города, имеющие право осуществлять переписку со сторонними организациями, используют бланк своего структурного подразделения согласно приложению № 3 настоящей Инструкции.

3.1.15. Изготовление, учет и выдачу гербовых бланков Главы города, Администрации города осуществляет отдел документационного обеспечения.

ОФОРМЛЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ

Реквизит - обязательный элемент, присущий определенному виду документа. ГОСТом Р 6.30-2003 установлены единые правила оформления служебных документов, выполнение которых обеспечивает юридическую силу, оперативное и качественное составление и исполнение, организацию быстрого поиска документов (Приложение № 4). Для Администрации города устанавливается следующий состав реквизитов:

Эмблема организации или товарный знак (герб города) (03);

Код организации (04);

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица (05);

Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) (06);

Код формы документа (проставляется по усмотрению органа Администрации города) (07);

Наименование организации (08);

Справочные данные об организации (09);

Наименование вида документа (10);

Дата документа (11);

Регистрационный номер документа (12);

Ссылка на регистрационный номер и дату документа (13);

Место составления или издания документа (14);

Адресат (15);

Гриф утверждения документа (16);

Резолюция (17);

Заголовок к тексту (18);

Отметка о контроле (19);

Текст документа (20);

Отметка о наличии приложения (21);

Подпись (22);

Гриф согласования документа (23);

Визы согласования документа (24);

Оттиск печати (25);

Отметка о заверении копии (26);

Отметка об исполнителе (27);

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (28);

Отметка о поступлении документа в организацию (29);

Идентификатор электронной копии документа (30).

В соответствии с действующим законодательством Российской Федерации и законодательством Свердловской области реквизиты:

Государственный герб Российской Федерации (01)

Герб субъекта Российской Федерации (02)

в делопроизводстве Администрации города НЕ ИСПОЛЬЗУЮТСЯ.

Правила оформления реквизитов:

4.1. Заголовок к тексту документа

4.1.1. Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

Заголовок может отвечать на вопросы: о чем? (о ком?).

Например:

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: