Экспертиза ценности документов

16.1. Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для хранения.

16.2. Экспертиза ценности документов проводится на основе:

- действующего законодательства и правовых актов Российской Федерации по архивному делу и документационному обеспечению управления;

- нормативно-методических документов Федерального архивного агентства (Росархива) и Комитета по управлению архивным делом администрации Ростовской области в области архивного дела.

16.3. Экспертиза ценности документов в суде проводится:

- в делопроизводстве - при составлении номенклатуры дел, в процессе формирования дел и проверке правильности отнесения документов к делам;

- в архиве - в процессе подготовки к передаче дел в архив.

16.4. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в суде создается постоянно действующая экспертная комиссия.

Функции и права экспертной комиссии, а также организация ее работы определяются положением, которое утверждает председатель суда.

В состав экспертной комиссии суда в обязательном порядке включаются заведующий архивом, лица, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях. Председателем экспертной комиссии назначается заместитель председателя суда.

16.5. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения ежегодно осуществляется в структурных подразделениях с привлечением специалистов архива суда. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает экспертная комиссия суда.

16.6. При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется:

- отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив организации;

- отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях;

- выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения дел.

Отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения проводится путем полистного просмотра дел. При этом не допускается отбор документов для хранения и уничтожения только на основании заголовков дел.

В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.

16.7. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

16.8. Описи составляются отдельно на:

- дела постоянного хранения (Приложение 47);

- дела временного (свыше 10 лет) хранения;

- дела по личному составу (Приложение 48).

На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

16.9. В каждом структурном подразделении суда описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством специалистов архива суда. По этим описям документы сдаются в архив суда.

16.10. На основании описей дел, подготовленных структурными подразделениями, специалистом архива суда составляется сводная опись дел суда (Приложение 49). Передача дел на государственное хранение осуществляется по сводной описи дел сотрудниками архива суда.

16.11. Описи дел структурных подразделений представляются в архив суда не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве.

Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается со специалистом архива суда и утверждается руководителем структурного подразделения.

16.12. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты согласовываются на заседании экспертной комиссии суда. Согласованные описи дел постоянного хранения, а также описи дел по личному составу утверждаются председателем суда после согласования экспертно-проверочной комиссией Комитета по управлению архивным делом администрации Ростовской области.

16.13. По результатам экспертизы ценности документов специалистом архива суда составляются акты о выделении к уничтожению находящихся в архиве «Апелляционных производств» (Приложение 50) и дел по номенклатуре с истекшими сроками хранения (Приложение 51). Акт утверждается заместителем председателя суда- председателем экспертной комиссии.

16.14. Дела и документы, включенные в акты на уничтожение, утилизируются в установленном порядке с составлением соответствующего акта.

Оформление дел и передача их в архив суда

17.1. До передачи в архив «Апелляционные производства» и дела по номенклатуре хранятся в судебных составах и подразделениях по месту их формирования в условиях, обеспечивающих невозможность доступа к ним посторонних лиц.

17.2. Все «Апелляционные производства» и дела с постоянным и долговременным (свыше 10 лет) сроками хранения сдаются в архив по сдаточным описям (Приложение 52), после их надлежащего оформления.

17.3. Не позднее 5 дней после принятия последнего судебного акта или направления лицам, участвующим в деле, его копий, «Апелляционные производства» подлежат оформлению и передаче в группу статистики. В архив суда Апелляционные производства сдаются по сдаточной описи специалистами группы статистики.

Завершенные дела по номенклатуре постоянного и долговременного сроков хранения хранятся по месту формирования, в структурных подразделениях в течение двух лет, а затем сдаются в архив суда.

Оформление дел осуществляется специалистами судебных составов и подразделений при методической помощи и под контролем архива суда.

17.4. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Частичному оформлению подлежат дела временного (до 10 лет включительно) хранения, кроме «Апелляционных производств».

17.5. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме, нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела (Приложение 53); составление внутренней описи документов дела (Приложение 54); подшивку или переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение индекса и заголовка дела, указание дат начала и завершения дела и др.).

17.6. При частичном оформлении допускается хранение дел в скоросшивателях, без проведения пересистематизации документов, не составляются заверительные надписи. Такие дела в архив суда не сдаются, а хранятся в судебных составах и подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

17.7. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются арабскими цифрами в правом верхнем углу, не задевая текста документа, простым карандашом или нумератором.

17.8. По завершении года проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов.

17.9. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

17.10. «Апелляционные производства» и дела по номенклатуре, оформленные неряшливо, с нарушением установленных требований, архивом не принимаются.

17.11. Передача «Апелляционных производств» и дел по номенклатуре в архив суда производится по графику, составленному специалистом архива суда, согласованному с руководителями судебных составов и подразделений.

17.12. Прием дел производится специалистом архива в присутствии специалиста структурного подразделения суда. При этом на обоих экземплярах сдаточной описи против номера каждого дела, включенного в нее, делается отметка о фактическом наличии дела.

В конце каждого экземпляра описи цифрами и прописью указываются количество фактически сданных в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи и ставятся подписи специалиста архива суда, принимающего дела и специалиста, передавшего дела.

17.13. Дела с истекшим временным сроком хранения (до 10 лет включительно) оформляются и подготавливаются к уничтожению специалистами структурных подразделений по актам. Акты утверждаются соответствующими руководителями и согласовываются со специалистом архива суда.

Акты оформляются в двух экземплярах: первый сдается в архив суда, второй хранится в деле по номенклатуре судебного состава, подразделения.

17.14. Исчисление срока хранения дел и документов в архиве суда производится
с 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводства по ним.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: