Сделай Сам Свою Работу на 5

Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации





Важными средствами информационного обеспечения яв­ляются классификаторы технико-экономической и социальной информации. Они обеспечивают интегрированную обработку данных в автоматизированных информационных системах.

Классификаторы технико-экономической и социальной ин­формации — нормативные документы, содержащие системати­зированный свод наименований объектов, представленных как классификационные группировки, и присвоенные им коды.

В настоящее время действуют 37 общероссийских и продол­жающих действовать общесоюзных классификаторов. Совокупность классификаторов, а также научно-методических и нормативно-технических документов по их разработке, ведению и внедрению составляют Единую систему классификации и кодирования тех­нико-экономической и социальной информации.

В зависимости от области применения, классификаторы подразделяются на общероссийские, отраслевые и классифи­каторы предприятий.

По содержанию все многообразие классификаторов мож­но подразделить на следующие группы:

1. Классификаторы деталей общемашиностроительного применения.

2. Классификаторы промышленной и сельскохозяйствен­ной продукции.



3. Классификаторы трудовых и природных ресурсов, про­дукции и работ.

4. Классификаторы структуры народного хозяйства, адми­нистративно-территориального деления.

5. Классификаторы информации о документах (ОКУД), о единицах измерения (ОКЕИ), о валютах (ОКВ) и др.

Нормативные документы по труду и охране труда

Другую группу нормативных документов ДОУ составляют нормативные документы по труду и охране труда. Они являют­ся основанием для определения затрат времени на выполне­ние конкретных работ документирования информации и доку­ментооборота, расчета численности службы ДОУ, создания благоприятных условий труда.

ВНИИДАД в 1992 г. разработал Нормативы времени на ра­боты по совершенствованию документационного обеспечения управления министерств, ведомств, предприятий и организа­ций, где представлены нормативы по составлению планов ра­бот, заключению договоров, расчета трудозатрат, анализа про­изводительности труда работников и расчета их численности.



Вопросы для самоконтроля

1.Что относится к информационным ресурсам?

2.Перечислите важнейшие свойства информации.

3.Что входит в понятие « нормативно-методическая база документационного обеспечения управления»?

4.Раскройте понятия ОКПО,ОКУД,ГОСТ,УСД.

5.Приведите классификацию УСД.

6.Перечислите основные Законодательные акты в области документоведения, информации и информатизации.

УНИФИЦИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ

ДОКУМЕНТАЦИИ

3.1. Понятия унификации и стандартизации. Основные требования к разработке унифицированных документов

Обязательным условием организационной и управленчес­кой деятельности на предприятиях, в учреждениях является документирование. Любой документ функционирует совместно с другими документами. Совокупность взаимосвязанных доку­ментов, используемых в определенной сфере человеческой де­ятельности, называется системой документации. Рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, со­зданный по единым правилам и требованиям и применяемый в определенной области деятельности, называют унифициро­ванной системой документации (УСД).

Организация и управление характеризуются разнообрази­ем и повторяемостью производственных ситуаций и предпринимаемых действий по их разрешению. Как следствие, - большое разнообразие до­кументов и необходимость их унификации и стандартизации.

Суть унификации сводится к сокращению неоправданного многообразия документов, приведению к единообразию их форм, структуры, языковых конструкций и операций по обра­ботке, учету и хранению.



Суть стандартизации заключается в возведении в норму, обязательную для применения, оптимальных правил и требо­ваний по разработке и оформлению документов, принятых в установленном порядке для всеобщего и многократного их применения в делопроизводстве. Результаты разработки при этом оформляются в виде межгосударственных (ГОСТ), госу­дарственных (ГОСТ Р), отраслевых (ОСТ) стандартов и стан­дартов предприятий, учреждений и организаций (СТП).

Графическая модель документа

Унификация деловой документации осуществляется на ос­нове стандартной графической модели построения документов. Модель представляет собой конструкционную сетку из пересе­кающихся под прямым углом вертикальных и горизонтальных линий, выполненных с определенным шагом (2,6 мм по гори­зонтали и 4,25 мм по вертикали). Конструкционная сетка по­зволяет по координатам точек пересечения линий определить места размещений информационных элементов (реквизитов), из которых формируется документ (адрес, дата, текст и т.д.)

На основе конструкционной сетки для всего множества документов, используемых в той или иной сфере деятельнос­ти, создается формуляр-образец, предусматриваются зоны раз­мещения информационных элементов документа, называемых в делопроизводстве реквизитами. Конструкционная сетка по­зволяет описывать документ в формализованном виде. Это позволяет анализировать и синтезировать процесс создания документа с использованием современных информационных технологий.

Требования к построению формуляра- образца документа

Требо­вания к построению формуляра-образца деловых документов изложены в ГОСТе 6.10.5—871.

Согласно этому ГОСТу формуляр-образец устанавливает следующие требования к построению унифицированных форм:

1) формат бумаги;

2) служебные поля;

3) конструкционную сетку;

4) расположение частей и зон;

5) расположение реквизитов. Рассмотрим эти требования подробно:

1. Формат бумаги определяется исходя из состава и сум­марной площади, занимаемой реквизитами документа, кото­рые должны быть рационально размещены на проектируемой форме унифицированного документа. Для унифицированных форм документов применяют бумагу формата A3 (297 х 420 мм), А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм), А6 (105 х 148 мм) по ГОСТ 9327-60. В виде исключения для отдельных форм документов, устанавливаемых министерствами (ведомствами)—разработчи­ками унифицированной системы документации, допускается применение других форматов бумаги. Для форматов бумаги ус­танавливаются два варианта расположения: вертикальное и го­ризонтальное. При горизонтальном расположении длинной сто­роны формата к его обозначению добавляется буква L, напри­мер, A4L.

2. Для унифицированных форм документов формуляр-об­разец устанавливает следующие размеры служебных полей, не менее:

— поле подшивки (левое или верхнее) — 20 мм;

— левое (или верхнее, смотря за какой край подшито), нижнее и правое — 10 мм.

2. Формуляр-образец устанавливает определенное количе­ство вертикальных и горизонтальных линий конструкционной сетки в зависимости от формата бумаги (таблица 1).

Таблица 1

Формат Размер,мм Количество линий констр.сетки
вертикальных горизонтальн.
А3 297х420
А3L 420х297
A4 210x297
A4L 297x210
A5 148x210
A5L 210x148
A6 148x105

 

4. Зоны формуляра-образца устанавливают унифицирован­ную структуру документа и размещаются в пределах основных частей формуляра-образца. Основные части формуляра-образ­ца определяются диапазоном используемых горизонтальных линий конструкционной сетки .

Зоны формуляра-образца устанавливают границы распо­ложения определенной номенклатуры реквизитов и обознача­ются координатами верхней левой и нижней правой ячеек кон­струкционной сетки, между которыми ставится знак тире.

В пределах заголовочной части формуляра-образца устанав­ливаются две зоны:

— зона 1 — для размещения реквизитов заголовочной час­ти документа;

— зона 2 — для размещения кодовых обозначений рекви­зитов заголовочной части документа.

Кодовые обозначения могут размещаться в виде столбца таким образом, чтобы каждый код был записан против реквизита, к которому он относится. 5. Унифицированные формы документов должны содержать следующие реквизиты:

1 — наименование формы;

2 — код формы;

3 — наименование организации-составителя документа;

4 — код организации-составителя документа;

5 — дату документа;

6 — постоянные реквизиты документа;

7 — подпись.

Состав дополнительных реквизитов формуляра-образца определяется в нормативных документах, разработанных или согласованных министерствами (ведомствами) — разработчи­ками унифицированных систем документации. В число допол­нительных реквизитов формуляра-образца рекомендуется вклю­чать:

1 — адрес организации-составителя документа;

2 — наименование получателя(лей) документа;

3 — периодичность представления документа и (или) срок его представления;

4 — гриф утверждения формы документа.

Под реквизитом документа следует понимать обязатель­ный информационный элемент оформления официаль­ного документа. ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные сис­темы документации. Унифицированная система организа­ционно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» предусматривает при подготовке и оформлении документов использовать 29 реквизитов вместо 31 по ГОСТ 6.38.90.

Описание реквизитов и схемы расположения их подробно изложены в ГОСТ Р 6.30-97.

Классификация унифицированных систем документации

В соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) выделены следующие унифицированные системы с присвоением каждой подсисте­ме и форме документа семизначного кода и контрольного числа:

1. Унифицированная система организационно-распорядительной документации — 02 00 000 4:

— документация по созданию организации — 02 11 000 0;

— документация по реорганизации — 02 12 000 4;

— документация по ликвидации организации — 02 13 000 8;

— документация по распорядительной деятельности — 02510001;

— документация по оформлению поощрений — 02 85 000 4.

2. Унифицированная система банковской документации — 04000008.

3. Унифицированная система финансовой, учетной и от­четной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций — 05 00 000 9.

4. Унифицированная система отчетно-статистической до-кументации — 06 00 000 1.

5. Унифицированная система учетной отчетной бухгал­терской документации — 07 00 000 3:

а) отчетная бухгалтерская документация — 07 10 000 6:

— баланс предприятия — 07 10 001 2;

— отчет о финансовых результатах и их использовании — 07 10 002 9;

— приложение к балансу предприятия — 07 10 005 8;

б) регистры бухгалтерского учета — 07 20 000 9;

в) первичная учетная документация.

6. Унифицированная система документации по труду — 08 00 000 5.

7. Унифицированная система документации пенсионного фонда РФ-09 00 000 7.

8. Унифицированная система внешнеторговой документа­ции — 10 00 000 1.

Как видим, в ОКУД представлено восемь унифицированных систем документации и каждому документу присвоен код. Структура кодового обозначения состоит:

первые два знака — класс форм;

следующие два знака — подкласс форм;

далее три знака — регистрационный номер;

последний знак — контрольное число.

Например, 07 — унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации; 10 — отчетная бухгалтерская документация; 001 — номер формы; 2 — контрольное число. В целом получим код формы баланса предприятия.

Извлечение из Общероссийского классификатора управленческой документации представлено в Приложении 8.

Требования к разработке унифицированных форм документов

1. Унифицированные формы документов разрабатываются при необходимости формирования новых показателей для решения задач управления. Не допускается дублировать показатели в различных формах документов.

2. Реквизиты форм документа размещают на основе формуляра-образца, построенного с учетом рационального использо­вания двух сторон листа для форм документов, бланки которых изготавливаются типографским способом. Вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц про­ставляются в середине верхнего поля листа арабскими цифрами.

3. Содержательную часть формы документа следует оформлять в соответствии с ГОСТ 1.5-85. Допускается оформлять со­держательную часть документа в виде текста.

4. Наименования реквизитов унифицированных форм документов должны соответствовать наименованиям, принятым в общероссийских классификаторах технико-экономической информации (ОКТЭИ).

5. В наименованиях граф, в которых предусматривается простановка кодов, следует указать сокращенные наименования используемых классификаторов или принятую для них иденти­фикацию.

6. Постоянные реквизиты форм документов должны, как правило, предшествовать переменным. Первые графы таблицы в зоне, содержащей реквизиты, подлежащие обработке средствами вычислительной техники, должны быть отведены для реквизитов, идентифицирующих при вводе в ЭВМ информа­цию, размещенную в строке.

7. При использовании метода контрольного суммирования рекомендуется для записи контрольных сумм, предназначенных для защиты информации от случайных ошибок, отводить после­днюю строку таблицы и (или) ее графу с учетом требований вычислительных средств, применяемых при обработке данных.

8. Требования к текстам документов и порядок их изложе­ния определяются по нормативным документам на организа­ционно-распорядительную документацию.

9. Сокращения слов в формах документов должны соответ­ствовать действующим правилам орфографии и пунктуации и сокращениям, принятым в ОКТЭИ.

 








Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту:



©2015 - 2024 stydopedia.ru Все материалы защищены законодательством РФ.