Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации
Важными средствами информационного обеспечения являются классификаторы технико-экономической и социальной информации. Они обеспечивают интегрированную обработку данных в автоматизированных информационных системах.
Классификаторы технико-экономической и социальной информации — нормативные документы, содержащие систематизированный свод наименований объектов, представленных как классификационные группировки, и присвоенные им коды.
В настоящее время действуют 37 общероссийских и продолжающих действовать общесоюзных классификаторов. Совокупность классификаторов, а также научно-методических и нормативно-технических документов по их разработке, ведению и внедрению составляют Единую систему классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации.
В зависимости от области применения, классификаторы подразделяются на общероссийские, отраслевые и классификаторы предприятий.
По содержанию все многообразие классификаторов можно подразделить на следующие группы:
1. Классификаторы деталей общемашиностроительного применения.
2. Классификаторы промышленной и сельскохозяйственной продукции.
3. Классификаторы трудовых и природных ресурсов, продукции и работ.
4. Классификаторы структуры народного хозяйства, административно-территориального деления.
5. Классификаторы информации о документах (ОКУД), о единицах измерения (ОКЕИ), о валютах (ОКВ) и др.
Нормативные документы по труду и охране труда
Другую группу нормативных документов ДОУ составляют нормативные документы по труду и охране труда. Они являются основанием для определения затрат времени на выполнение конкретных работ документирования информации и документооборота, расчета численности службы ДОУ, создания благоприятных условий труда.
ВНИИДАД в 1992 г. разработал Нормативы времени на работы по совершенствованию документационного обеспечения управления министерств, ведомств, предприятий и организаций, где представлены нормативы по составлению планов работ, заключению договоров, расчета трудозатрат, анализа производительности труда работников и расчета их численности.
Вопросы для самоконтроля
1.Что относится к информационным ресурсам?
2.Перечислите важнейшие свойства информации.
3.Что входит в понятие « нормативно-методическая база документационного обеспечения управления»?
4.Раскройте понятия ОКПО,ОКУД,ГОСТ,УСД.
5.Приведите классификацию УСД.
6.Перечислите основные Законодательные акты в области документоведения, информации и информатизации.
УНИФИЦИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ
ДОКУМЕНТАЦИИ
3.1. Понятия унификации и стандартизации. Основные требования к разработке унифицированных документов
Обязательным условием организационной и управленческой деятельности на предприятиях, в учреждениях является документирование. Любой документ функционирует совместно с другими документами. Совокупность взаимосвязанных документов, используемых в определенной сфере человеческой деятельности, называется системой документации. Рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, созданный по единым правилам и требованиям и применяемый в определенной области деятельности, называют унифицированной системой документации (УСД).
Организация и управление характеризуются разнообразием и повторяемостью производственных ситуаций и предпринимаемых действий по их разрешению. Как следствие, - большое разнообразие документов и необходимость их унификации и стандартизации.
Суть унификации сводится к сокращению неоправданного многообразия документов, приведению к единообразию их форм, структуры, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению.
Суть стандартизации заключается в возведении в норму, обязательную для применения, оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов, принятых в установленном порядке для всеобщего и многократного их применения в делопроизводстве. Результаты разработки при этом оформляются в виде межгосударственных (ГОСТ), государственных (ГОСТ Р), отраслевых (ОСТ) стандартов и стандартов предприятий, учреждений и организаций (СТП).
Графическая модель документа
Унификация деловой документации осуществляется на основе стандартной графической модели построения документов. Модель представляет собой конструкционную сетку из пересекающихся под прямым углом вертикальных и горизонтальных линий, выполненных с определенным шагом (2,6 мм по горизонтали и 4,25 мм по вертикали). Конструкционная сетка позволяет по координатам точек пересечения линий определить места размещений информационных элементов (реквизитов), из которых формируется документ (адрес, дата, текст и т.д.)
На основе конструкционной сетки для всего множества документов, используемых в той или иной сфере деятельности, создается формуляр-образец, предусматриваются зоны размещения информационных элементов документа, называемых в делопроизводстве реквизитами. Конструкционная сетка позволяет описывать документ в формализованном виде. Это позволяет анализировать и синтезировать процесс создания документа с использованием современных информационных технологий.
Требования к построению формуляра- образца документа
Требования к построению формуляра-образца деловых документов изложены в ГОСТе 6.10.5—871.
Согласно этому ГОСТу формуляр-образец устанавливает следующие требования к построению унифицированных форм:
1) формат бумаги;
2) служебные поля;
3) конструкционную сетку;
4) расположение частей и зон;
5) расположение реквизитов. Рассмотрим эти требования подробно:
1. Формат бумаги определяется исходя из состава и суммарной площади, занимаемой реквизитами документа, которые должны быть рационально размещены на проектируемой форме унифицированного документа. Для унифицированных форм документов применяют бумагу формата A3 (297 х 420 мм), А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм), А6 (105 х 148 мм) по ГОСТ 9327-60. В виде исключения для отдельных форм документов, устанавливаемых министерствами (ведомствами)—разработчиками унифицированной системы документации, допускается применение других форматов бумаги. Для форматов бумаги устанавливаются два варианта расположения: вертикальное и горизонтальное. При горизонтальном расположении длинной стороны формата к его обозначению добавляется буква L, например, A4L.
2. Для унифицированных форм документов формуляр-образец устанавливает следующие размеры служебных полей, не менее:
— поле подшивки (левое или верхнее) — 20 мм;
— левое (или верхнее, смотря за какой край подшито), нижнее и правое — 10 мм.
2. Формуляр-образец устанавливает определенное количество вертикальных и горизонтальных линий конструкционной сетки в зависимости от формата бумаги (таблица 1).
Таблица 1
Формат
| Размер,мм
| Количество линий констр.сетки
| вертикальных
| горизонтальн.
| А3
| 297х420
|
|
| А3L
| 420х297
|
|
| A4
| 210x297
|
|
| A4L
| 297x210
|
|
| A5
| 148x210
|
|
| A5L
| 210x148
|
|
| A6
| 148x105
|
|
|
4. Зоны формуляра-образца устанавливают унифицированную структуру документа и размещаются в пределах основных частей формуляра-образца. Основные части формуляра-образца определяются диапазоном используемых горизонтальных линий конструкционной сетки .
Зоны формуляра-образца устанавливают границы расположения определенной номенклатуры реквизитов и обозначаются координатами верхней левой и нижней правой ячеек конструкционной сетки, между которыми ставится знак тире.
В пределах заголовочной части формуляра-образца устанавливаются две зоны:
— зона 1 — для размещения реквизитов заголовочной части документа;
— зона 2 — для размещения кодовых обозначений реквизитов заголовочной части документа.
Кодовые обозначения могут размещаться в виде столбца таким образом, чтобы каждый код был записан против реквизита, к которому он относится. 5. Унифицированные формы документов должны содержать следующие реквизиты:
1 — наименование формы;
2 — код формы;
3 — наименование организации-составителя документа;
4 — код организации-составителя документа;
5 — дату документа;
6 — постоянные реквизиты документа;
7 — подпись.
Состав дополнительных реквизитов формуляра-образца определяется в нормативных документах, разработанных или согласованных министерствами (ведомствами) — разработчиками унифицированных систем документации. В число дополнительных реквизитов формуляра-образца рекомендуется включать:
1 — адрес организации-составителя документа;
2 — наименование получателя(лей) документа;
3 — периодичность представления документа и (или) срок его представления;
4 — гриф утверждения формы документа.
Под реквизитом документа следует понимать обязательный информационный элемент оформления официального документа. ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» предусматривает при подготовке и оформлении документов использовать 29 реквизитов вместо 31 по ГОСТ 6.38.90.
Описание реквизитов и схемы расположения их подробно изложены в ГОСТ Р 6.30-97.
Классификация унифицированных систем документации
В соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) выделены следующие унифицированные системы с присвоением каждой подсистеме и форме документа семизначного кода и контрольного числа:
1. Унифицированная система организационно-распорядительной документации — 02 00 000 4:
— документация по созданию организации — 02 11 000 0;
— документация по реорганизации — 02 12 000 4;
— документация по ликвидации организации — 02 13 000 8;
— документация по распорядительной деятельности — 02510001;
— документация по оформлению поощрений — 02 85 000 4.
2. Унифицированная система банковской документации — 04000008.
3. Унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций — 05 00 000 9.
4. Унифицированная система отчетно-статистической до-кументации — 06 00 000 1.
5. Унифицированная система учетной отчетной бухгалтерской документации — 07 00 000 3:
а) отчетная бухгалтерская документация — 07 10 000 6:
— баланс предприятия — 07 10 001 2;
— отчет о финансовых результатах и их использовании — 07 10 002 9;
— приложение к балансу предприятия — 07 10 005 8;
б) регистры бухгалтерского учета — 07 20 000 9;
в) первичная учетная документация.
6. Унифицированная система документации по труду — 08 00 000 5.
7. Унифицированная система документации пенсионного фонда РФ-09 00 000 7.
8. Унифицированная система внешнеторговой документации — 10 00 000 1.
Как видим, в ОКУД представлено восемь унифицированных систем документации и каждому документу присвоен код. Структура кодового обозначения состоит:
первые два знака — класс форм;
следующие два знака — подкласс форм;
далее три знака — регистрационный номер;
последний знак — контрольное число.
Например, 07 — унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации; 10 — отчетная бухгалтерская документация; 001 — номер формы; 2 — контрольное число. В целом получим код формы баланса предприятия.
Извлечение из Общероссийского классификатора управленческой документации представлено в Приложении 8.
Требования к разработке унифицированных форм документов
1. Унифицированные формы документов разрабатываются при необходимости формирования новых показателей для решения задач управления. Не допускается дублировать показатели в различных формах документов.
2. Реквизиты форм документа размещают на основе формуляра-образца, построенного с учетом рационального использования двух сторон листа для форм документов, бланки которых изготавливаются типографским способом. Вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляются в середине верхнего поля листа арабскими цифрами.
3. Содержательную часть формы документа следует оформлять в соответствии с ГОСТ 1.5-85. Допускается оформлять содержательную часть документа в виде текста.
4. Наименования реквизитов унифицированных форм документов должны соответствовать наименованиям, принятым в общероссийских классификаторах технико-экономической информации (ОКТЭИ).
5. В наименованиях граф, в которых предусматривается простановка кодов, следует указать сокращенные наименования используемых классификаторов или принятую для них идентификацию.
6. Постоянные реквизиты форм документов должны, как правило, предшествовать переменным. Первые графы таблицы в зоне, содержащей реквизиты, подлежащие обработке средствами вычислительной техники, должны быть отведены для реквизитов, идентифицирующих при вводе в ЭВМ информацию, размещенную в строке.
7. При использовании метода контрольного суммирования рекомендуется для записи контрольных сумм, предназначенных для защиты информации от случайных ошибок, отводить последнюю строку таблицы и (или) ее графу с учетом требований вычислительных средств, применяемых при обработке данных.
8. Требования к текстам документов и порядок их изложения определяются по нормативным документам на организационно-распорядительную документацию.
9. Сокращения слов в формах документов должны соответствовать действующим правилам орфографии и пунктуации и сокращениям, принятым в ОКТЭИ.
Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту:
©2015 - 2024 stydopedia.ru Все материалы защищены законодательством РФ.
|