Технология документооборота в локальных сетях

Для реализации технологии документооборота большое значение уделяется сетевым свойствам ОС Windows. В данной части лабораторной работы рассматривается технология документооборота в универсальной интегрированной программной системе Microsoft Office. Используя программные средства Microsoft Office можно обеспечить:

· Обработку входящей и исходящей информации;

· Создание и редактирование документов;

· Сбор и анализ данных с наглядной их визуализацией;

· Хранение документов в базах данных с удобным поиском и доступом;

· Маршрутизацию и рассылку электронных документов по электронной почте и факсимильной связи;

· Функции электронного секретаря и диспетчеризации прохождения документов и др.

В данном разделе рассматривается технология ведения документооборота при работе пользователей в сетевом окружении.

Для подключения рабочей станции в сеть необходимо выполнить операции: >Мой компьютер >Диск С, на котором вызовите контекстное меню щелчком правой клавишей мыши на рабочем столе ПК и выберите команды >Доступ >Общий ресурс >ОК с последующими командами >Применить >ОК.

В результате выполнения этих операций на папке рабочего стола появляется знак поддерживающей руки. Выполните команду >Сетевое окружение до появления списков рабочих станций, как указано на рисунке 10.

Задание 14. Выполните операции подключения своей рабочей станции к локальной вычислительной сети.

Разработка технологической документации

Разные подразделения предприятий используют разные формы учетной документации.

В таблице 3 представлена исходная информация документальной связи различных подразделений для распределения индивидуальных работ пользователей по номерам своих рабочих станций.

Таблица 3. Схема распределения документальных связей по номерам рабочих станций.

№ раб. станц.	Получает	Выдает

Отдел главного технолога

User 1

Комплекты технологической документации. Инструкции по условиям безопасной транспортировки продукции.

Предложения по совершенствованию технологического процесса и качества изготовления продукции, улучшению условий безопасности работ.

Экономический отдел

User 2

Планы производства для заключения договоров с заказчиками. Плановые хозрасчетные показатели отдела. Утвержденные цены на производимую продукцию. Предложения по изменению цен, исходя из конъюктуры рынка.

Отчеты по основным хозрасчетным показателям. Сведения об отгрузке продукции потребителям, об остатках готовой продукции, о непоставке продукции. Сумма недопосталенной по договорам продукции за отчетный месяц и нарастающим итогом с начала квартала (года). Отчет о выполнении плана поставок с учетом заключенных договоров, остатки готовой продукции.

Отдел организации труда заработной платы

User 3-4

Утвержденные нормы выработки (време ни обслуживания), расценки, штатное расписание, положение о премировании. График работы предприятия.

Предложения по совершенствованию организации и нормирования труда, систем оплаты труда и стимулиро вания, проектам штатных расписаний.

Отдел кадров

User 5-6

Годовые и перспективные планы потребностей в кадрах. Рекомендации по потбору, расстановке и воспитанию кадров. Планы подготовки и повышения квалификации рабочих, специалистов и служащих.

Отчетность по вопросам учета рабочего времени, движения, подбора, расстановки и воспитания кадров. Резерв по выдвижению на руководящие должности. Заявки на потребность в кадрах, на повышение квалификации рабочих и служащих.

Бухгалтерия

User 7-8

Квартальные итоговые данные о движении готовой продукци. Итоговые инвентаризаци готовой продукции. Данные о наличии на складе готовой продукции в суммарном выражении на первое число каждого месяца. Фактические расходы на рекламу.

Товарно-транспортные накладные и прилагаемые к ним документы по отгрузке продукции. Ведомости на железнодорожный тариф. Инвентариза ционные ведомости готовой продукци. Сметы расходов на работы по тематике отдела и сбыта продукции.

Юрист

User 9-10

Завизированные проекты приказов, распоряжений, хозяйственных договоров и др. документов правового характера или проекты указанных актов без визы, но с заключениями о несоответствиии законодательству отдельных положений и законном порядке разрешения вопросов. Подготовленные претензии и иски к др. предприятиям, физическим лицам.

Проекты приказов, распоряжений, хозяйственных договоров, др. документов правового характера для проверки их соответствия требованиям законода тельства и визирования. Материалы для заявления претензий и исков к др. предприятиям и физическим лицам. Cведения, необходимые для выполнения возложенных на юридическую службу задач.

Задание 15. Оформите учетные документы в соответствии с номером выбранной службы (номером рабочей станции). Cкопируйте документы доступных рабочих станций c данными различных подразделений предприятия. Скорректируйте первоначальные данные подразделений до целых значений.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: