Информационно-справочные документы

Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на совещании, собрании и т.д.

Оформляется на общем бланке.

Датой протокола является дата проведения собрания, а номером - номер собрания.

05.12 - 06.12.2006 если заседали 2 дня

В заголовке нужно указать название протоколируемого мероприятия и название коллегиального органа. Например: собрания студентов 1-го курса

Текст имеет две части вводную и основную.

Вводная (рекомендуется писать с 0-го положения табулятора):

Председатель: Ф.И.О.

Секретарь: Ф.И.О.

Присутствующие: перечисляются по алфавиту члены коллегиального органа.

Если присутствующих более 10, то указывается их общее количество

Всего ___ чел., если нужен кворум.

Приглашенные: перечисляются по алфавиту фамилии с указанием должностей

Повестка дня:

1. О …. На вопрос О чем?

2. Об …..

Основная:

1. Слушали:

Ф.И.О. (в им. п.) – содержание доклада в форме прямой речи или название доклада (указывается основной докладчик)

Выступили:

Ф.И.О. – основная мысль выступления (указываются все выступающие после доклада)

Постановили:

Принятые в ходе обсуждения решения по этому вопросу, начинают фразу с глагола.

По смыслу должна быть связь с выступлениями.

2. Слушали:

Выступили:

Постановили:

И т.д. по всем вопросам повестки дня.

Протокол подписывают председатель и секретарь.

Протоколы хранятся не менее 10 лет и могут передаваться на архивное хранение.

Протоколы бывают трех видов:

1. Полный;

2. Сокращенный (в разделе ВЫСТУПИЛИ указывают только фамилии);

3. Краткий (разделов ВЫСТУПИЛИ и СЛУШАЛИ нет, докладчик указывается в повестке дня)

Выписка из протокола составляется аналогично выписке для приказа.

Акт –документ, составленный несколькими лицами, подтверждающий установленный факт события.

Существуют акты:

- акт ликвидации организации;

- акт проверки;

- акт приёма-передачи ценностей;

- акт об уничтожении и т.д.

Акт составляется комиссией, это может быть специально назначенная или постоянно действующая комиссия.

Акт оформляется на общем бланке.

Место и дата акта должны соответствовать месту и дате актируемого события.

В заголовке к тексту указывают вид акта.

Например: приёма-передачи материальных ценностей или об уничтожении приказов за 1998 г.

Текст делится на 2 части:

1. вводная

2. основная

Вводная часть

начинается со слова «основание». Основанием акта является приказ руководителя или указание вышестоящей организации или другой документ.

Далее указывается состав комиссии. Например: «Комиссия в составе: председателя Иванова Ивана Ивановича и членов (перечисление членов комиссии в алфавитном порядке, перед каждой фамилией указывается должность и название организации).

В основной части описываются цели, задачи, суть проведённой работы, её результаты. Может быть оформлена в виде таблицы. Также могут быть выводы, предложения, рекомендации комиссии.

(например, предлагаю принять меры, но Какие меры решит руководитель, так как утверждая акт, он вынужден будет согласиться с вашими мерами)

Акт подписывают председатель и все члены комиссии.

Председатель личная подпись И.О. Фамилия

Члены комиссии личная подпись И.О. Фамилия

личная подпись И.О. Фамилия

Некоторые разновидности акта (по материальным, финансовым и другим важным вопросам) требуют утверждения руководителя и заверяются печатью.

Письма

Служебные письма - наиболее массовый вид управленческих документов, служащий средством общения и обменом информации между учреждениями и частными лицами.

1. Гарантийное письмо – документ, обеспечивающий исполнение изложенных в нём обязательств. В нём обычно гарантируется оплата или предоставление чего-либо, сроки поставки, качество продукции. Эти письма имеют повышенную правовую значимость, поэтому изложение текста должно быть предельно чётким и ясным. (Оплату гарантируем..., Фирма … качество продукции гарантирует). В этом письме указывают названии вида документа (слова «гарантийное письмо» нужно писать).

2. Рекламное письмо – содержит подробные описания рекламируемых товаров, услуг, цены. Особенность: адрес организации - автора может быть указан в тексте, часто - в конце текста. (Мы будем рады ответить на ваши вопросы по такому-то адресу или телефону)

3. Сопроводительное письмо – документ, который информирует адресата о направлении к нему прилагаемых к письму документов. Оно содержит разъяснения или задания к этим документам. Текст такого письма обычно умещается на формате А5 и поэтому не имеет заголовка к тексту (Высылаем Вам ….)

4. Письмо-запрос – документ, в котором предприятие просит разъяснить какой либо факт, событие и побуждает дать ответное письмо. (Сообщите о том-то, том-то).

5. Письмо-извещение – сообщает о факте или событии, информация о котором может быть полезна для адресата. (Ставим вас в известность, что ….).

6. Письмо-приглашение – адресуется как конкретному лицу, так и учреждению в целом, содержит пожелания участия адресата в каком либо мероприятии. Необходимо сообщить: место, сроки проведения и условия участия (Приглашаем вас принять участие в …..).

7. Письмо-подтверждение – содержит подтверждение какого-либо отправления (письма, перевода, ценностей), подтверждение того, что ранее изданный документ остаётся в силе (договор, инструкция), может подтверждать факт, события. (Подтверждаем, что ….).

8. Письмо-напоминание – содержит указание на приближение или истечение срока исполнения какого либо обязательства, проведения мероприятия, возвращения взятых предметов и т.д. В ряде случаев указываются меры, предполагаемые при невыполнении работ в указанный срок. (Напоминаем Вам, что …… , по истечение такого то срока предложение наше фирмы теряет силу.)

Письма оформляются на бланке для писем, название вида документа не указывается. Справа пишется адресат.

Заголовок к тексту формулируются одной фразой, начинается с предлога «О» или «Об».

На одном письме может быть не более 4-х адресатов. Если адресатов больше, составляют несколько писем с одним текстом и разными адресатами, такое письмо называется циркулярным.

Текст одного письма должен быть посвящён одному вопросу, несколько вопросов излагаются в одном письме только в случае их взаимосвязанности.

Текст обязательно начинают с обращения

(Например: «Уважаемый Иван Иванович!», «Иван Иванович!», «Господин Иванов!», «Уважаемые господа!»)

Основной текст письма может содержать вводная часть и основную. Излагается от 1или 3 лица ед. или мн. числа - прошу, просим, фирма просит, … просят.

Во вводной описываются факты, события, может быть ссылка на другие документы (не письмо).

В основной части - выводы, предложения, просьбы, рекомендации по поводу вышеописанных событий

Одна из частей может быть опущена, их можно менять местами.

В конце текста письма могут быть заключение: «С уважением …», «С благодарностью», «С пожеланием успехов» или «Надеемся, что наша просьба не будет для Вас затруднительной» и др.

Подписывает письмо автор. Этикет требует соблюдения уровня переписки.

Письма по финансовым вопросам подписывает руководитель и главный бухгалтер.

Письма, дающие какие либо гарантии, имеющие юридические и финансовые последствия, заверяются печатью.

Справка

Справка – документ, содержащий описание или подтверждение тех или иных фактов, событий.

Отражают индивидуальные ситуации, поэтому нет единой для всех схемы составления.

Заголовок к тексту – как обычно + период времени или дата, на которую приходятся приводимые в справке сведения.

Например: О наличии документов по трудовому стажу за 1990-2000 гг.

Справки могут быть внутренними и внешними.

Внутренние – на общем бланке вместо названия организации указывается структурное подразделение. Подписывает составитель.

Внешние - оформляются на общем бланке, подписывает руководитель.

При наличии в справке сведений финансового характера, она подписывается руководителем и главным бухгалтером, заверяется печатью.

Из всех справок можно выделить справки, подтверждающие место работы, учебы

· Оформляются на общем бланке на формате А5, поэтому не имеют заголовка к тексту.

· Указывается Ф.И.О. (полностью) лица, о котором сообщаются сведения, сведения, куда предоставляется справка.

· Справку подписывает лицо, которое несёт ответственность за предоставленные сведения, т.е. тот, кто составил справку.

· Составляется справка в 1 экземпляре, заверяется печатью.

Служебные записки

Записки существуют 2-х видов: докладные записки и объяснительные.

Докладная записка – это документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении, факте, о выполненной работе, содержащий выводы и предложения.

Она готовится как по инициативе автора, так и по указанию руководства.

Оформляется на общем бланке с угловым расположением. Справа пишется адресат.

Датой докладной записки считается дата ее подписания.

Заголовок к тексту формулируется как обычно – с предлога «О» или «Об».

Текст может содержать 2 части: вводную и основную.

Вводная – излагаются факты, события, послужившие поводом для написания записки.

Основная – выводы, просьбы, предложения.

Части можно менять местами, одна из частей может быть опущена.

Докладные записки, информирующие руководство о ходе работ, представляются регулярно и сообщают о выполнении заданий, планов, указаний.

Докладная записка может быть внутренней и внешней (аналогично справке).

Внутреннюю докладную записку (адресуемую руководителю предприятия) подписывает составитель; оформляется на общем бланке с указанием структурного подразделения.

Внешнюю докладную записку (адресуемую в вышестоящую организацию) подписывает руководитель предприятия. Оформляется на общем бланке как обычно.

Объяснительная записка - документ, поясняющий содержание отдельных частей основного документа (плана, отчета, проекта) или объясняющий причины какого-либо события, факта.

Оформляются так же, как и внутренние докладные записки, подписываются составителем.

Внешних объяснительных записок не бывает.

Пояснительных записок не бывает.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: