Информационно-справочные документы
Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на совещании, собрании и т.д.
Оформляется на общем бланке.
Датой протокола является дата проведения собрания, а номером - номер собрания.
05.12 - 06.12.2006 если заседали 2 дня
В заголовке нужно указать название протоколируемого мероприятия и название коллегиального органа. Например: собрания студентов 1-го курса
Текст имеет две части вводную и основную.
Вводная (рекомендуется писать с 0-го положения табулятора):
Председатель: Ф.И.О.
Секретарь: Ф.И.О.
Присутствующие: перечисляются по алфавиту члены коллегиального органа.
Если присутствующих более 10, то указывается их общее количество
Всего ___ чел., если нужен кворум.
Приглашенные: перечисляются по алфавиту фамилии с указанием должностей
Повестка дня:
1. О …. На вопрос О чем?
2. Об …..
Основная:
1. Слушали:
Ф.И.О. (в им. п.) – содержание доклада в форме прямой речи или название доклада (указывается основной докладчик)
Выступили:
Ф.И.О. – основная мысль выступления (указываются все выступающие после доклада)
Постановили:
Принятые в ходе обсуждения решения по этому вопросу, начинают фразу с глагола.
По смыслу должна быть связь с выступлениями.
2. Слушали:
Выступили:
Постановили:
И т.д. по всем вопросам повестки дня.
Протокол подписывают председатель и секретарь.
Протоколы хранятся не менее 10 лет и могут передаваться на архивное хранение.
Протоколы бывают трех видов:
1. Полный;
2. Сокращенный (в разделе ВЫСТУПИЛИ указывают только фамилии);
3. Краткий (разделов ВЫСТУПИЛИ и СЛУШАЛИ нет, докладчик указывается в повестке дня)
Выписка из протокола составляется аналогично выписке для приказа.
Задания по теме:
Составить протокол производственного совещания работников бухгалтерии, которые обсуждали вопрос об организации работы в отделе в связи с развитием коммерческой деятельности и приняли решение о необходимости увеличения численности работников бухгалтерии и об оснащении отдела новой компьютерной техникой.
Ответить на вопросы:
s Что такое протокол, какие виды протоколов существуют?
s Из каких реквизитов состоит протокол?
s Как составляется текст протокола, какие ключевые слова используются?
s Кто подписывает протокол?
|
Акт –документ, составленный несколькими лицами, подтверждающий установленный факт события.
Существуют акты:
- акт ликвидации организации;
- акт проверки;
- акт приёма-передачи ценностей;
- акт об уничтожении и т.д.
Акт составляется комиссией, это может быть специально назначенная или постоянно действующая комиссия.
Акт оформляется на общем бланке.
Место и дата акта должны соответствовать месту и дате актируемого события.
В заголовке к тексту указывают вид акта.
Например: приёма-передачи материальных ценностей или об уничтожении приказов за 1998 г.
Текст делится на 2 части:
1. вводная
2. основная
Вводная часть
начинается со слова «основание». Основанием акта является приказ руководителя или указание вышестоящей организации или другой документ.
Далее указывается состав комиссии. Например: «Комиссия в составе: председателя Иванова Ивана Ивановича и членов (перечисление членов комиссии в алфавитном порядке, перед каждой фамилией указывается должность и название организации).
В основной части описываются цели, задачи, суть проведённой работы, её результаты. Может быть оформлена в виде таблицы. Также могут быть выводы, предложения, рекомендации комиссии.
(например, предлагаю принять меры, но Какие меры решит руководитель, так как утверждая акт, он вынужден будет согласиться с вашими мерами)
Акт подписывают председатель и все члены комиссии.
Председатель личная подпись И.О. Фамилия
Члены комиссии личная подпись И.О. Фамилия
личная подпись И.О. Фамилия
Некоторые разновидности акта (по материальным, финансовым и другим важным вопросам) требуют утверждения руководителя и заверяются печатью.
Письма
Служебные письма - наиболее массовый вид управленческих документов, служащий средством общения и обменом информации между учреждениями и частными лицами.
1. Гарантийное письмо – документ, обеспечивающий исполнение изложенных в нём обязательств. В нём обычно гарантируется оплата или предоставление чего-либо, сроки поставки, качество продукции. Эти письма имеют повышенную правовую значимость, поэтому изложение текста должно быть предельно чётким и ясным. (Оплату гарантируем..., Фирма … качество продукции гарантирует). В этом письме указывают названии вида документа (слова «гарантийное письмо» нужно писать).
2. Рекламное письмо – содержит подробные описания рекламируемых товаров, услуг, цены. Особенность: адрес организации - автора может быть указан в тексте, часто - в конце текста. (Мы будем рады ответить на ваши вопросы по такому-то адресу или телефону)
3. Сопроводительное письмо – документ, который информирует адресата о направлении к нему прилагаемых к письму документов. Оно содержит разъяснения или задания к этим документам. Текст такого письма обычно умещается на формате А5 и поэтому не имеет заголовка к тексту (Высылаем Вам ….)
4. Письмо-запрос – документ, в котором предприятие просит разъяснить какой либо факт, событие и побуждает дать ответное письмо. (Сообщите о том-то, том-то).
5. Письмо-извещение – сообщает о факте или событии, информация о котором может быть полезна для адресата. (Ставим вас в известность, что ….).
6. Письмо-приглашение – адресуется как конкретному лицу, так и учреждению в целом, содержит пожелания участия адресата в каком либо мероприятии. Необходимо сообщить: место, сроки проведения и условия участия (Приглашаем вас принять участие в …..).
7. Письмо-подтверждение – содержит подтверждение какого-либо отправления (письма, перевода, ценностей), подтверждение того, что ранее изданный документ остаётся в силе (договор, инструкция), может подтверждать факт, события. (Подтверждаем, что ….).
8. Письмо-напоминание – содержит указание на приближение или истечение срока исполнения какого либо обязательства, проведения мероприятия, возвращения взятых предметов и т.д. В ряде случаев указываются меры, предполагаемые при невыполнении работ в указанный срок. (Напоминаем Вам, что …… , по истечение такого то срока предложение наше фирмы теряет силу.)
Письма оформляются на бланке для писем, название вида документа не указывается. Справа пишется адресат.
Заголовок к тексту формулируются одной фразой, начинается с предлога «О» или «Об».
На одном письме может быть не более 4-х адресатов. Если адресатов больше, составляют несколько писем с одним текстом и разными адресатами, такое письмо называется циркулярным.
Текст одного письма должен быть посвящён одному вопросу, несколько вопросов излагаются в одном письме только в случае их взаимосвязанности.
Текст обязательно начинают с обращения
(Например: «Уважаемый Иван Иванович!», «Иван Иванович!», «Господин Иванов!», «Уважаемые господа!»)
Основной текст письма может содержать вводная часть и основную. Излагается от 1или 3 лица ед. или мн. числа - прошу, просим, фирма просит, … просят.
Во вводной описываются факты, события, может быть ссылка на другие документы (не письмо).
В основной части - выводы, предложения, просьбы, рекомендации по поводу вышеописанных событий
Одна из частей может быть опущена, их можно менять местами.
В конце текста письма могут быть заключение: «С уважением …», «С благодарностью», «С пожеланием успехов» или «Надеемся, что наша просьба не будет для Вас затруднительной» и др.
Подписывает письмо автор. Этикет требует соблюдения уровня переписки.
Письма по финансовым вопросам подписывает руководитель и главный бухгалтер.
Письма, дающие какие либо гарантии, имеющие юридические и финансовые последствия, заверяются печатью.
Задания по теме:
Выделить реквизиты служебного письма и оформить его в соответствии со стандартом.
127572, Москва, ул. Новгородская, 14, к.3, тел. 1234567, АО «Сокол М», директору ЗАО «Тайдекс» Прищепову И.В., на № ______ от ______ , Вашу просьбу об изменении срока поставки компьютерной мебели выполнить не можем из-за отсутствия ее на наших складах, поэтому компьютерная мебель будет доставлена в сроки, указанные в договоре. Директор «Сокол М» С.И. Дорохов. Недостающие реквизиты придумайте самостоятельно.
Ответить на вопросы:
- Что такое письмо, какие виды писем существуют?
- Из каких реквизитов состоит письмо?
- Как составляется текст письма, какие элементы используются?
- Кто подписывает письмо?
|
Справка
Справка – документ, содержащий описание или подтверждение тех или иных фактов, событий.
Отражают индивидуальные ситуации, поэтому нет единой для всех схемы составления.
Заголовок к тексту – как обычно + период времени или дата, на которую приходятся приводимые в справке сведения.
Например: О наличии документов по трудовому стажу за 1990-2000 гг.
Справки могут быть внутренними и внешними.
Внутренние – на общем бланке вместо названия организации указывается структурное подразделение. Подписывает составитель.
Внешние - оформляются на общем бланке, подписывает руководитель.
При наличии в справке сведений финансового характера, она подписывается руководителем и главным бухгалтером, заверяется печатью.
Из всех справок можно выделить справки, подтверждающие место работы, учебы
· Оформляются на общем бланке на формате А5, поэтому не имеют заголовка к тексту.
· Указывается Ф.И.О. (полностью) лица, о котором сообщаются сведения, сведения, куда предоставляется справка.
· Справку подписывает лицо, которое несёт ответственность за предоставленные сведения, т.е. тот, кто составил справку.
· Составляется справка в 1 экземпляре, заверяется печатью.
Задание по теме:
Составить справку, подтверждающую ваше обучение в ТГАСУ.
|
Служебные записки
Записки существуют 2-х видов: докладные записки и объяснительные.
Докладная записка – это документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении, факте, о выполненной работе, содержащий выводы и предложения.
Она готовится как по инициативе автора, так и по указанию руководства.
Оформляется на общем бланке с угловым расположением. Справа пишется адресат.
Датой докладной записки считается дата ее подписания.
Заголовок к тексту формулируется как обычно – с предлога «О» или «Об».
Текст может содержать 2 части: вводную и основную.
Вводная – излагаются факты, события, послужившие поводом для написания записки.
Основная – выводы, просьбы, предложения.
Части можно менять местами, одна из частей может быть опущена.
Докладные записки, информирующие руководство о ходе работ, представляются регулярно и сообщают о выполнении заданий, планов, указаний.
Докладная записка может быть внутренней и внешней (аналогично справке).
Внутреннюю докладную записку (адресуемую руководителю предприятия) подписывает составитель; оформляется на общем бланке с указанием структурного подразделения.
Внешнюю докладную записку (адресуемую в вышестоящую организацию) подписывает руководитель предприятия. Оформляется на общем бланке как обычно.
Объяснительная записка - документ, поясняющий содержание отдельных частей основного документа (плана, отчета, проекта) или объясняющий причины какого-либо события, факта.
Оформляются так же, как и внутренние докладные записки, подписываются составителем.
Внешних объяснительных записок не бывает.
Пояснительных записок не бывает.
Задание по теме:
Выделить реквизиты докладной записки и оформить ее в соответствии со стандартом.
Руководителю авторемонтного салона Тимошину.
Обращаюсь к вам с настоящей докладной по следующему поводу. Контрольные испытания отремонтированных машин часто требуют задержки слесарей и шоферов на сверхурочную работу. Мы подчас сталкиваемся с трудностями по оформлению сверхурочных в бухгалтерии. Поэтому вам срочно необходимо разобраться в этом вопросе и обеспечить принятие необходимых мер по вышесказанному.
Начальник мастерской И.М. Смирнов
Ответить на вопросы:
- Какие виды служебных записок существуют, что такое докладная записка?
- Из каких реквизитов состоит докладная записка?
- Как составляется текст докладной записки?
- Кто подписывает докладную записку?
|
Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту:
©2015 - 2025 stydopedia.ru Все материалы защищены законодательством РФ.
|