Организация работы секретаря-референта

Тема 1.

ОРГАНИЗАЦИЯ СЛУЖБ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

1. Организационное построение службы делопроизводства

2. Разделение функций между подразделениями делопроизводства и исполнителями

3. Организация работы секретаря-референта

Организационное построение службы делопроизводства

Существует три формы организации делопроизводства: цент­рализованная, децентрализованная и смешанная.

При централизованной форме организации делопроизводства все операции по обработке документов сосредоточиваются (централизу­ются) в едином для всего учреждения центре — канцелярии, общем отделе или у секретаря. Децентрализованная форма предполагает рассредоточение делопроизводственных операций между структур­ными подразделениями учреждения; при этом в каждом из них вы­полняется относительно однородный набор делопроизводственных операций. Не следует смешивать децентрализованную форму орга­низации делопроизводства, при которой делопроизводственные опе­рации выполняются в различных структурных подразделениях учреж­дения, с организационной структурой службы делопроизводства, име­ющей специализированные подразделения: экспедиции, машбюро, контрольные группы и т.д. При смешанной форме операции выполня­ют централизованно (прием, регистрация, контроль, размножение до­кументов) и децентрализованно (справочно-информационное обслужи­вание, хранение документов, формирование дел).

Форму организации делопроизводства выбирают с учетом раз­мера учреждения, объема документооборота, состава структурных подразделений. В мелких учреждениях (когда документирование осуществляется непосредственно в подразделениях), а также в тер­риториально разобщенных (расположенных, например, в различ­ных районах большого города) выбирают централизованную фор­му. В большинстве же учреждений и организаций используют сме­шанную форму организации делопроизводства.

Наиболее рациональной формой организации отдельных дело­производственных процессов и операций является централизация, поскольку она позволяет:

• снизить стоимость делопроизводственных операций;

• улучшить организацию труда делопроизводственного персо­нала и, в частности, внедрить его нормирование;

• обеспечить специализацию и взаимозаменяемость работников;

• использовать прогрессивные и производительные техничес­кие средства;

• обеспечить единство организационного и методического ру­ководства.

В современных условиях полностью централизовать делопроиз­водственное обслуживание можно только в сравнительно небольших учреждениях. В крупных учреждениях следует стремиться к целесо­образной централизации отдельных функций делопроизводства, та­ких, как прием и отправка документов, регистрация и контроль ис­полнения документов, стенографирование и печатание документов, их размножение, методическое руководство делопроизводством.

В небольших учреждениях, не имеющих общих отделов, отде­лов делопроизводства, делопроизводственное обслуживание осу­ществляет секретарь-референт руководителя.

Если организация или учреждение имеют большой объем доку­ментов, то вводится структурное подразделение, отвечающее за де­лопроизводство: канцелярия, общий отдел, отдел делопроизводства и т.д. Деятельность этого структурного подразделения отражается в специально разрабатываемом положении (см. прилож. 1.1).

С целью регламентации делопроизводственного процесса, оп­ределения приемов и способов создания и обработки документов в организации отделы делопроизводства разрабатывают инструкции по делопроизводству, которые учреждаются приказом руководите­ля учреждения (см. прилож. 1.2).

2. Разделение функций между подразделениями делопроизводства и исполнителями

Основой организации труда делопроизводственного персонала является глубокое и четкое разделение функций между подразде­лениями и исполнителями. Оно отражается в нормативных доку­ментах — положениях о делопроизводственных подразделениях и должностных инструкциях их работников.

Положение об отделе делопроизводства разрабатывает руководитель отдела и утверждает руководитель учреждения. Положение о структурном подразделении отдела разрабатывает руководитель это­го подразделения совместно, с руководителем отдела, а утверждает руководитель отдела, управляющий делами или руководитель дру­гого подразделения, в состав которого входит отдел делопроизвод­ства.

Положение об отделе или его структурном подразделении вклю­чает следующие разделы:

• общие положения;

• основные функции и задачи;

• обязанности, права и ответственность руководителя (этот пункт имеет место в том случае, если не разрабатывается долж­ностная инструкция руководителя);

• организация работы;

• управление подразделением.

Положение должно содержать четкие формулировки, не допус­кающие разногласий в вопросе о том, кто и что должен делать, кто кому подчинен и т.д. Пункты положения, определяющие взаимо­отношения отдела делопроизводства с другими подразделениями, должны быть согласованы с этими подразделениями.

При разработке положения об отделе делопроизводства исполь­зуют типовое положение. Его дополняют (при необходимости — сокращают) и корректируют в соответствии с конкретными усло­виями работы данного аппарата управления и его делопроизвод­ственной службы.

Для каждого работника отдела делопроизводства разрабатывает­ся должностная инструкция, которая определяет организационно-правовое положение работника в структурном подразделении и обес­печивает условия для его эффективной работы (см. прилож. 1.3).

Инструкция состоит из следующих разделов.

Общая часть. Устанавливаются основные задачи работника (на­пример, осн9вная задача делопроизводителя — регистрация доку­ментов), порядок замещения должности (т.е. кем назначается и освобождается от должности данный работник), профессиональ­ные требования к работнику (уровень образования, стаж работы, должен знать..., должен уметь...), лицо, которому непосредственно подчинен работник, основные документы и материалы, которыми обязан руководствоваться работник в своей деятельности.

Функции работника. Определяются предмет ведения или учас­ток работы, закрепленный за сотрудником, перечень видов работ, из которых складывается выполнение возложенных функций (на­пример, регистрация документов может слагаться из таких работ, как заполнение карточек, ведение картотеки, выдача справок по телефону и т.д.).

Обязанности работника. Указываются обязанности, связанные с подготовкой документов, получением, обработкой и выдачей ин­формации, предполагающие обязательное использование опреде­ленных форм и методов работы (например, периодический конт­роль за формированием дел в структурных подразделениях, прове­дение инструктажей и т.д.), требующие соблюдения сроков выполнения конкретных действий, определяющие порядок испол­нения поручений, этические нормы, которые необходимо соблю­дать в коллективе. Иногда в этом разделе описываются элементы технологии выполняемых работ.

Права работника. Определяются права работника по реализа­ции порученных ему функций.

Взаимоотношения (связи по должности). Указываются подраз­деления и работники, от которых исполнитель получает и кото­рым передает информацию, сроки передачи, кто привлекается к исполнению тех или иных документов, с кем они согласовываются и т.д.

Оценка работы. Перечисляются критерии, позволяющие оце­нить степень выполнения работником своих функций и обязаннос­тей, использования прав и т.д. Основными критериями являются качество работы и своевременность ее выполнения.

Должностную инструкцию подписывает начальник отдела де­лопроизводства и утверждает руководитель или заместитель, ку­рирующий отдел делопроизводства.

Организация работы секретаря-референта

Главная фигура делопроизводственного процесса — секретарь-референт.. Его важнейшая задача, которая реализуется при выпол­нении многих функций, — оказание максимальной помощи руко­водителю и экономия его времени.

Состояние делопроизводства и общая культура обслуживания руководителей, специалистов в значительной мере определяется качеством труда секретаря-референта, которое, в свою очередь, зависит от уровня его организации. На практике секретарь-рефе­рент либо ведет полностью (или в значительной мере) делопроиз­водство аппарата управления или крупного структурного подраз­деления в целом, выполняя при этом функции секретаря руководи­теля, либо выполняет только функции секретаря руководителя. Преобладает первый тип секретарско-референтской деятельности. Труд секретаря-референта характеризуется широтой и разнооб­разием выполняемых функций и операций. Во-первых, секретар­ская деятельность требует умения быстро переключаться с одного вида работы на другой: регистрация документов, телефонные пе­реговоры, машинопись, работа с факсом, прием посетителей и т.д. Во-вторых, секретарь-референт в течение рабочего дня общается с относительно большим кругом лиц. В-третьих, секретарь-референт помимо поручений непосредственного руководителя по роду сво­ей деятельности нередко должен выполнять поручения других лиц. Такое положение создает дополнительные трудности в работе сек­ретаря-референта, и поэтому его обязанности и права должны быть особенно строго определены и закреплены в должностной инст­рукции.

Наличие должностной инструкции — важнейшая предпосылка рациональной организации секретарской деятельности. Рассмот­рим особенности должностной инструкции секретаря-референта (см. прилож. 1.4).

В разделе «Общие положения» должен быть строго ограничен круг лиц, которым непосредственно подчинен секретарь. Оптималь­ное решение — непосредственное подчинение секретаря-референта одному лицу. Должен быть приведен максимально полный пере­чень инструктивно-методических документов, которыми руковод­ствуется секретарь-референт в своей деятельности, справочных и иных пособий.

Следует определить требования не только к профессиональной грамотности секретаря-референта, но и к его профессиональному умению (например, печатать, оформлять документы, пользоваться множительной техникой, владеть компьютером и т.д.).

В разделе «Функции и задачи секретаря-референта» необходимо в общем плане изложить главные направления деятельности секре­таря-референта. Например: прием и регистрация документов; пред­варительное рассмотрение документов; контроль за исполнением документов; доставка документов; отправка всех видов служебной корреспонденции; прием и передача телетайпограмм; прием и пере­дача телефонограмм; учет явки сотрудников на работу; выполнение машинописных работ; организация приема посетителей; ведение протоколов (стенограмм) совещаний у руководителя; оформление листов временной нетрудоспособности; оформление и регистрация командировочных удостоверений; контроль за формированием дел в подразделениях; контроль за состоянием рабочего места руково­дителя; выполнение поручений руководителя и т.д.

С исчерпывающей полнотой должны быть определены обязан­ности секретаря по каждой из выполняемых им функций (делопро­изводство, машинопись, связь, прием посетителей, обслуживание ру­ководителя и т.д.). При перечислении обязанностей, которые долж­ны излагаться ясно, четко и недвусмысленно, целесообразно указывать действия, вытекающие из тех или иных условий или ре­зультатов выполнения установленных обязанностей.

В разделе «Ответственность секретаря-референта» следует ука­зать ответственность, которую несет секретарь за неполное или неправильное выполнение своих обязанностей, за неправильное использование или неиспользование своих прав. При этом следует иметь в виду, что в аппарате управления не бывает работ, за вы­полнение которых никто не несет ответственность.

Помимо работы с документами секретарь в большинстве слу­чаев выполняет функции, связанные с организацией приема посе­тителей, подготовкой и участием в проведении совещаний и засе­даний, ведет телефонные переговоры, занимается машинописью и' ксерокопированием документов.

Организация приема посетителей — одна из важнейших функ­ций секретаря. При ее выполнении секретарь обязан проявлять так­тичность, умение вступать в контакт с посетителями, самостоятель­но решать некоторые вопросы. Следует различать три группы лиц, с которыми руководитель поддерживает постоянные или разовые контакты, — это сотрудники учреждения, представители других организаций, граждане, которых руководитель принимает при ре­шении вопросов, относящихся к компетенции возглавляемого им учреждения.

Организуя прием сотрудников, целесообразно придерживаться следующих рекомендаций.

Руководитель должен информировать секретаря-референта о лицах, которые могут быть им приняты в любое время без предва­рительной договоренности. Прием остальных работников руково­дитель, как правило, осуществляет в установленные часы, о кото­рых секретарь-референт обязан информировать соответствующий контингент сотрудников. По желанию руководителя секретарь-ре­ферент может вести предварительную запись работников, что по­зволит сократить время ожидания приема; с этой же целью секре­тарь-референт может пригласить работника по телефону.

Если работник настаивает на необходимости встречи с руково­дителем в не отведенное для приема время, секретарь-референт обязан доложить об этом руководителю, сообщив фамилию работ­ника и существо интересующего его вопроса; в дальнейшем сек­ретарь-референт действует согласно указаниям руководителя, ин­формируя о них сотрудника.

Организуя прием работников других учреждений, секретарь-референт обязан выяснить, согласована ли заранее (письменно или по телефону) встреча данного лица с руководителем. Если встреча согласована, то секретарь информирует руководителя о прибытии данного лица, при необходимости напоминает ему об этом и в дальнейшем поступает в соответствии с его указаниями. Если предварительной договоренности не было, секретарь выяс­няет, из какой организации прибыло данное лицо, его фамилию, существо вопроса и, оценив полученную информацию, может направить это лицо в структурное подразделение. Если же воп­рос может решить только руководитель, секретарь-референт док­ладывает руководителю и действует в дальнейшем в соответствии с его указаниями.

Ни при каких обстоятельствах секретарь-референт не должен направлять прибывших лиц к руководителю без предварительного уведомления. Представляя посетителя, секретарь-референт должен четко назвать его фамилию, должность, организацию.

Во время приема следует переключить телефон руководителя на секретаря-референта.

Если в заранее назначенное для приема время руководитель от­сутствует по причинам, известным секретарю-референту, то сек­ретарь-референт обязан от имени руководителя извиниться, объяс­нить причину его отсутствия (задержки) и согласовать время сле­дующей встречи.

Существенно отличны от изложенных обязанности секретаря по организации приема граждан. В большинстве случаев он вы­полняет следующие функции:

• ведет регистрацию граждан, желающих быть принятыми руководителем, при этом в регистрационной форме (карточке) ука­зываются сведения о посетителе и представленные им документы. Опытный секретарь-референт может указать на отсутствие доку­ментов, необходимых для рассмотрения дела;

• обеспечивает порядок в приемной во время приема (регули­рует очередность, подбирает по требованию руководителя необхо­димые документы, приглашает работников аппарата и т.д.);

• при необходимости ведет запись беседы руководителя с ли­цом, прибывающим на прием, делает отметки о ходе рассмотрения дела в карточке или журнале.

Значительную часть рабочего дня секретаря-референта зани­мают телефонные переговоры. При этом для экономии рабочего времени руководителя секретарь-референт должен переадресо­вывать телефонные вызовы, если это возможно, другим работни­кам аппарата управления. Весьма живуча тенденция обращаться к руководителям с второстепенными вопросами. Секретарю-ре­ференту требуется опыт, такт и авторитет, чтобы четко и, глав­ное, с пользой для дела регулировать телефонные обращения к руководителю.

При отсутствии руководителя секретарь-референт записывает должность, фамилию, телефон абонента и при возможности инте­ресующие его вопросы, а затем докладывает руководителю.

Секретарь-референт по телефону обязан дать исчерпывающую информацию о часах приема, наличии или отсутствии руководите­ля на рабочем месте, а в некоторых случаях — о месте его пребы­вания и времени возвращения.

В каждом учреждении может быть круг сведений, которые по телефону не сообщаются. В этом случае секретарь-референт рекомендует абоненту обратиться к руководителю письменно или лично.

Стиль телефонного разговора должен быть кратким и тактич­ным, а содержание — исчерпывающим, не допускающим двойно­го или превратного толкования.

При подготовке и проведении совещания функции секретаря-референта могут быть следующими:

• информирование приглашаемых о месте, времени, повестке дня, докладчиках и т.д. (с этой целью используются телефон, ра­дио, личные контакты, громкоговорящая связь, объявления, при­глашения, лист оповещения и т.п.);

• подготовка списка участников и обеспечение приглашен­ных необходимыми материалами и письменными принадлежно­стями;

• оформление доклада руководителя, подготовка иллюстра­тивных материалов;

• регистрация участников и доклад руководителю о количестве участников, опоздавших, отсутствующих, причинах неявки и т.п.;

• ведение протокола или стенограммы совещания;

• подбор материалов для руководителя;

• выполнение оперативных поручений руководителя, получен­ных в ходе совещания;

• оформление протокола (стенограммы), его размножение и рассылка участникам совещания, контроль за исполнением приня­тых решений.

Качество секретарского обслуживания прямо зависит от уровня подготовки секретаря-референта. В России создана и развивается сеть учебных заведений начального профессионального образования, осуществляющих подготовку этой категории работников.

Задания

1. Расскажите о трех формах организации делопроизводства в учреждениях.

2. Расскажите о целях и задачах службы делопроизводства, фун­кциях, правах и ответственности.

3. Объясните, для чего нужна инструкция по делопроизводству в организации. Составьте приказ об утверждении инструкции по делопроизводству в организации.

4. Какие основные требования предъявляются секретарю-рефе­ренту в современных условиях?

5. Составьте формуляр-образец должностной инструкции, рас­кройте основные разделы инструкции, расскажите об обязаннос­тях руководителя службы делопроизводства.

Приложения

Приложение 1.1

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: