Глоссарий основных понятий и терминов

Автоматизированная информационная система	информационная система, реализуемая с использованием средств вычислительной техники и связи
Автор документа	организация или лицо, создавшее документ. Документ может быть составлен несколькими авторами
Адресант	лицо или организация - отправитель документа
Адресат	лицо или организация - получатель документа
Акт	документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события
Акцепт	согласие на предложение вступить в сделку, заключить договор на условиях, указанных в предложении
Анкета	документ, представляющий собой трафаретный текст, содержащий вопросы по определенной теме и место для ответов (или ответы) на них
Аннотация	краткое изложение первоисточника
Архивная выписка	дословное воспроизведение части текста документа, хранящегося в архиве, заверенное в установленном порядке
Архивная справка	справка об имеющихся в документальных материалах архива сведениях по определенному вопросу, теме, предмету или биографических сведениях, заверенная в установленном порядке
Аспект	точка зрения, с которой производится поиск документации и извлечение из него необходимых сведений
Баланс предприятия	финансовый документ, отражающий состояние денежных и материальных средств предприятия (расходов и доходов)
Бланк документа	стандартный лист бумаги с воспроизведенными на нем постоянной информацией документа и местом, отведенным для переменной информации
Бухгалтерские документы	документы, необходимые для ведения бухгалтерского учета, являющиеся письменным доказательством совершения финансовых, хозяйственных операций
Ведомость	перечень каких-либо данных (сведений), расположенных в определенном порядке (платежная В., оборотная В., и т.п.)
Виза	подпись, подтверждающая факт ознакомления должностного лица с документом
Внутренний адрес письма	наименование и адрес организации или фамилия и адрес лица, которому направлено письмо
Внутренний документ	документ, предназначенный для использования только тем учреждением, в котором он создан
Внутренняя опись	учетный документ, содержащий список документов, вошедших в дело с указанием порядкового номера, названия (заголовка), даты и номера листа дела
Входящий документ	документ, поступивший в учреждение
Выписка из документа	заверенная копия части документа

График	текстовой документ, отражающий, как правило, план работы с точными показателями норм и времени выполнения
Гриф	пометка, указывающая на особый характер или особый способ пересылки деловой корреспонденции («секретно», «срочно», «не подлежит оглашению», «лично», «конфиденциальные сведения», «коммерческая тайна»)
Гриф ограничения доступа к документу	специальная отметка, свидетельствующая о принадлежности сведений к государственной или коммерческой тайне, проставляемая на носителе сведений и/или в сопроводительной документации
Дата	число, месяц и год составления или подписания документа, указанные на нем арабскими цифрами
Дело	совокупность документов или документ, относящийся к одному вопросу или участку деятельности и помещенные в отдельную обложку
Деловое письмо	документ, применяемый для связи, передачи информации на расстояние между двумя корреспондентами, которыми могут быть и юридические, и физические лица
Делопроизводство	ведение канцелярских дел, совокупность работ по документированию деятельности учреждений и по организации документов в них
Директивный документ	документ, содержащий обязательные к исполнению указания вышестоящих органов
Доверенность	документ о предоставлении права доверенному лицу на совершение каких-либо действий от лица доверителя (предприятия или гражданина)
Договор (контракт)	документ, фиксирующий соглашение двух или нескольких сторон об установлении каких-либо отношений и условий их регулирования
Докладная записка	документ, адресованный руководству, в котором излагается какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя
Документ	информация на материальном носителе, закрепленная созданным человеком способом, имеющая юридическую силу
Документация	оформленная по единым правилам совокупность документов
Документооборот	1) движение документов в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки: 2) количество входящих, внутренних и исходящих документов учреждения за определенный период времени
Документы постоянного хранения	документы, по которым установлено бессрочное хранение
Досье	документы, относящиеся к какому-либо делу
Дубликат	экземпляр документа, составленный взамен отсутствующего подлинника и имеющий одинаковую с ним юридическую силу

Жалоба	письменное или устное обращение физических или юридических лиц в государственные или общественные органы по поводу нарушения прав и охраняемых законом интересов
Журнал учета документов	журнал, составленный по определенной форме и содержащий сведения о документах и операциях с ними
Заголовок документа (дела)	краткое обозначение сведений о составе и содержании документа (дела)
Заявление	документ, содержащий просьбу или предложение лица (лиц) учреждению или должностному лицу (например, 3. о приеме на работу, 3. о предоставлении отпуска и т.д.)
Знак обслуживания	условное обозначение, зарегистрированное государством, предназначенное для отличия услуг одних юридических лиц от однородных услуг других
Извещение	документ, информирующий о предстоящем мероприятии (заседании, собрании, конференции) и содержащий предложение принять участие в нем
Индекс	условное обозначение, присваиваемое документу в процессе учета (регистрации) и исполнения
Индекс дела	порядковый номер дела по номенклатуре и условное обозначение структурной части учреждения, проставляемые на обложке дела
Индексация документов	присвоение документам порядковых номеров и условных обозначений при регистрации
Инициативный документ	документ, послуживший началом рассмотрения определенного вопроса
Информационная система	организационно упорядоченная совокупность документов и информационных технологий
Информация	сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления
Исковая давность	срок для защиты права по иску лица (предприятия), право которого нарушено
Исковое заявление	заявление в суд, арбитраж о претензиях к физическому или юридическому лицу, составленное по определенной форме
Исходящий документ	документ, созданный на данном предприятии и отправленный адресату, копия которого, как правило, остается в деле
Карта-заместитель	документ, помещаемый на место выданного дела и содержащий сведения о том, кому и когда оно выдано
Квитанция	расписка, выданная организацией и подтверждающая получение денег или материальных ценностей
Классификационный индекс	условное обозначение (цифровое, буквенное, смешанное), присваиваемое классификационным делением схемы классификации и проставляемое на карточках систематического и других каталогов
Коммерческая тайна	производственная, научно-техническая, управленческая, финансовая и иная информация, используемая для достижения коммерческих целей (получение прибыли, предотвращение ущерба, получение добросовестного преимущества над конкурентами), которую предприниматель относит к конфиденциальной
Коммерческий акт	документ о нарушениях (недосдаче, порче, хищении), допущенных при транспортировке грузов. Коммерческий акт служит основанием получателю груза для предъявления претензии о возмещении убытков стороне, допустившей порчу груза
Консервация документа	предохранение документа от разрушающего действия внешней среды
Контрагент	одна из сторон контракта, договора
Контракт	договор об установлении, изменении или прекращении правоотношений
Контрольный лист	талон для индивидуальной регистрации документов, включающий резолюцию и тему письма
Конфиденциальная информация	документированная информация, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством РФ
Копия документа	документ, воспроизводящий информацию другого документа и все его внешние признаки или часть их
Корреспондент	учреждение или отдельное лицо, с которым ведется переписка
Кредит	включенная в смету сумма, в пределах которой разрешен расход на определенную потребность
Кредитное письмо	письмо о предоставлении банковских гарантий оплаты по контракту
Лимит	документ, определяющий предельный размер ассигнований денежных средств, отпуска материалов и т.д. из государственных фондов
Лицевой счет	бухгалтерский документ, отражающий передачу какого-либо конкретного вида средств (материалов, инструментов, продукции, зданий и т.д.) определенной организации или лицу и содержащий денежные расчеты с ним
Личная карточка	документ, составляемый на работника и содержащий краткие сведения о нем (образование, стаж, семейное положение, трудовая деятельность и т.д.)
Личное дело	дело, включающее документы о каком-либо лице (о его биографии, образовании, трудовой или общественной деятельности)
Машиночитаемый текст	документ, использование которого требует применения специально предназначенных технических средств
Накладная	документ, содержащий сведения о грузе и гарантиях его доставки
Наряд	документ, содержащий сведения о распределении работ между рабочими-сдельщиками, учет выработки и расчет причитающейся им зарплаты
Наряд-заказ	плановое задание руководителя учреждения подчиненному предприятию или руководителя предприятия цеху о выполнении определенной работы
Номенклатура	перечень наименований
Номенклатура дел	систематизированный перечень или список наименований дел, заводимых в делопроизводстве учреждения

Номер входящего письма	регистрационный номер документа, проставляемый адресатом
Номер исходящего дела	регистрационный номер документа, проставляемый отправителем
Нормативный документ	документ, изданный уполномоченным на то органом и устанавливающий нормы, правила постоянного или временного действия, рассчитанные на обязательное применение
Нормативы	документы, содержащие показатели затрат времени, материальных или денежных ресурсов, показатели изготовляемой продукции, приходящиеся на какую-либо единицу (изделие, операцию и т.д.)
Нормы	документ, содержащий сведения об установленных величинах чего-либо (выработки, выдачи чего-либо, времени чего-либо и т.д.)
Объяснительная записка	1) документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта); 2) сообщение должностного лица, поясняющее какое-либо действие, факт, происшествие, представляемое вышестоящему должностному лицу
Опись	юридически оформленный перечень документов
Организационно-распорядительные документы (орд)	документы, в которых фиксируются вопросы управления, взаимодействия, обеспечения, и регулирования деятельности органов власти и управления, учреждений, организаций, их подразделений и должностных лиц
Оригинал документа	1) первоначальный экземпляр документа; 2) экземпляр документа, являющийся исходным материалом для копирования
Особые отметки	отметки о степени секретности и срочности исполнения документов
Отметка о поступлении документа	отметка, проставляемая на нижнем поле входящего документа, состоящая из порядкового номера и даты поступления
Отчет	документ, содержащий сведения о подготовке и проведении работ, об итогах выполнения планов, заданий, командировок и других мероприятий, представляемый вышестоящему учреждению как должностному лицу
Оферта	письменное предложение о заключении контракта на определенных условиях (см. также Предложение)
Официальные документы	документы, составленные учреждением или должностным лицом и оформленные в установленном порядке
Оформление дела	определяемая установленными правилами подготовка дела к хранению
Персональные данные	сведения о фактах, событиях и обстоятельствах жизни гражданина
Печать	элемент удостоверения подлинности подписи должностного лица на документах, предусмотренных нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами
Письменные доказательства	документы (акты, контракты, письма делового или личного характера), содержащие сведения об обстоятельствах дела
Письмо	обобщенное наименование различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями, частными лицами
Повестка	официальное сообщение частному лицу с предложением куда-либо прийти или учреждению — выслать своего представителя
Подлинник документа	1) документ официального происхождения в окончательной редакции, удостоверенный соответствующим образом; 2) рукопись
Подлинный документ	документ, информация в котором, а также дата, номер, подпись и другие реквизиты соответствуют действительности
Подпись на документе	подпись должностного лица или автора документа, удостоверяющая его подлинность или заверяющая копию документа
Положение	1) правовой акт, устанавливающий основные правила организации и деятельности государственных органов, структурных подразделений органа, а также нижестоящих учреждений, организаций и предприятий; 2) свод правил, регулирующих определенную отрасль государственного управления политической, общественной, культурной или хозяйственной жизни
Пользователь информации	субъект, обращающийся к информационной системе или посреднику за получением необходимой ему информации и пользующийся ею
Право подписи	полномочие должностного лица на подписание документов
Предложение	письменное заявление от имени предприятия, адресованное другому предприятию, о готовности заключить с ним договор на определенных условиях (см. Оферта)
Предметный каталог	каталог документальных материалов, содержащий сведения о предметах (фактах, событиях, географических наименованиях) и лицах, которые упоминаются в документах, расположенных в алфавитном порядке
Предметный указатель	указатель основных предметных (тематических) обозначений, расположенных в алфавитном порядке
Представление	документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении личного состава, а также рекомендацию определенных действий и мероприятий по вопросам деятельности учреждения
Прейскурант	перечень видов работ, услуг, продукции, товаров и т.д. с указанием цен и расценок
Претензионное письмо	письмо, отправленное виновной стороной в случае невыполнения ею заключенных ранее договоров и разного вида обязательств

Приказ	1)правовой акт, издаваемый руководителем органа государственного управления (его структурного подразделения), действующий на основе единоначалия, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом. В отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и должностных лиц независимо от подчиненности; 2) документ, выдаваемый органами государственного и ведомственного арбитража на обязательное исполнение его решения
Программа	документ, излагающий основные направления работы учреждения или предприятия на определенный период времени (производственная П.) или этапы и сроки осуществления крупных работ, испытаний
Проект документа	предварительный вариант документа, предназначенный для рассмотрения
Протокол	документ, содержащий последовательную запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов
Расписание	объявление о времени, месте и последовательности совершения чего-либо
Распорядительные документы	документы, в которых фиксируется решение административных и организационных вопросов
Распоряжение	правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом коллегиального органа государственного управления, в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга должностных лиц и граждан
Регистрационная карточка	карточка, предназначенная для регистрации документов в делопроизводстве учреждения
Регистрационный номер документа	порядковый номер, присваиваемый входящему или исходящему документу при его регистрации, являющийся частью делопроизводственного индекса или заменяющий его
Регистрационный штамп	штамп, содержащий название учреждения, дату регистрации, регистрационный индекс, номер дела, в которое будет помещен документ
Регистрация документов	запись в учетных формах (журналах, карточках и т.н.) кратких сведений о документе и проставление на документе делопроизводственного индекса и даты регистрации
Реестр	перечень (список) чего-либо, применяемый в бухгалтер-ском учете и делопроизводстве (например, Р. описей)
Резолюция	решение, принятое совещанием, съездом, конференцией по обсуждаемому вопросу
Резолюция на документе	письменное указание руководителя исполнителю о характере и сроках исполнения документа
Реквизит документа	обязательный информационный элемент (автор, дата и т.п.), присущий тому или иному виду письменного документа
Реквизиты	обязательные элементы служебного документа (адрес, подпись, резолюция, исполнитель и др.)
Рекламация (рекламационное письмо)	письмо по поводу обнаруженных дефектов, недостатков в полученной продукции или выполненной работы
Реферат	краткое письменное изложение первоисточника
Решение	1) правовой акт, принимаемый в коллегиальном порядке в целях разрешения наиболее важных вопросов их компетенции. Решениями именуются также совместные акты, издаваемые несколькими неоднородными органами — коллегиальными и действующими на основе единоначалия государственными органами и общественными организациями и т.д.; 2) документ, содержащий заключение суда или арбитража по результатам разбора гражданского дела в суде или спорного вопроса в арбитраже; 3) резолюция собрания, совещания и т.д.
Свободное предложение	предложение без обязательств. Если заказчик примет условия такого предложения, сделка считается заключенной
Сдаточная опись	опись документальных материалов, составленная учреждением при передаче дел в архив
Система документирования	принятый в учреждении порядок создания, оформления и исполнения документов
Служба делопроизводства	секретариат, канцелярия, управление делами, общий отдел, отдел документационного обеспечения и другие подразделения, основной функцией которых является работа с документами
Служебная записка	записка о выполнении какой-либо работы, направляемая должностным лицом другому должностному лицу
Согласование документа	обсуждение, оценка проекта документа должностными лицами, организациями
Спецификация	документ, содержащий подробное перечисление узлов и деталей какого-либо изделия, конструкции, установки и т.п., входящих в состав сборочного или монтажного чертежа
Список	перечисление лиц или предметов в определенном порядке, составленное в целях информации или регистрации
Справка	1) документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий; 2) документ, подтверждающий факты биографического или служебного характера
Справочно-информационный фонд	совокупность систематизированных произведений печати и неопубликованной научной и технической документации, используемых в целях отраслевого информационного обслуживания
Стандарт	нормативно-технический документ, устанавливающий требования к группам однородной продукции и в необходимых случаях требования к конкретной продукции; правила, обеспечивающие ее разработку, производство и применение, а также требования к иным объектам стандартизации, устанавливаемые Госстандартом РФ. Стандартизация документов, применяемых в организационном и экономическом управлении, проводится на основе специальных постановлений Правительства РФ
Стенограмма	дословная запись докладов, речей и других выступлений на собраниях, совещаниях и заседаниях коллегиальных органов, осуществленная методом стенографии
Счет	документ, в котором указана причитающаяся за что-либо денежная сумма
Табель	перечень каких-либо показателей, составленный в определенном порядке (например, Т. отчетности, Т. успеваемости)
Таблица	документ, содержащий текстовые или цифровые сведения, размещенные по графам
Тайна переписки	конституционное право, обеспечивающее неприкосновенность всех видов почтовых отправлений, телефонных переговоров и др. сообщений, запрет на вскрытие, знакомство и оглашение содержания корреспонденции (сообщения)
Талон обратной связи	документ, уведомляющий о получении чего-либо (информации, материальных ценностей, документов)
Твердое предложение	предложение, оформляемое лишь для одного возможного заказчика (покупателя) с указанием срока, в течение которого поставщик связан этим предложением
Тезаурус	словарь-справочник, в котором перечисляются все лексические единицы информационно-поискового языка (дескрипторы) с их связями, а также синонимические дескрипторы и ключевые слова и словосочетания естественного языка
Тезисы	краткое изложение текста документа или выступления.
Текстовой документ	документ, содержание которого изложено посредством любого вида письма
Телеграмма	обобщенное название различных по содержанию документов, переданных по телеграфу
Телекс	телеграмма, посланная по телетайпу
Телетайп	телеграфный аппарат с клавиатурой типа пишущей машинки
Техническая документация	обобщающее название документов, отражающих результат строительного и технологического проектирования, конструирования, инженерных изысканий и других работ по строительству зданий и сооружений и изготовлению изделий промышленного производства
Технологическая документация	обобщающее название документов (чертежей, спецификаций, карт, инструкций и т.д.), предназначенных для описания и оформления технологических процессов

Типовые документы (тексты-аналоги)	1) документы, отражающие однородные вопросы и составляемые по одинаковым образцам; 2) нормативные и распорядительные документы, определяющие порядок работы учреждений (Т. устав, Т. Структура) или отдельных ее сторон (Т. договор) и являющиеся образцами для составления учреждениями одноименных документов с учетом специфики их деятельности
ТК РФ	Трудовой кодекс Российской Федерации, регулирующий трудовые отношения
Товарный знак	условное обозначение, зарегистрированное государством, предназначенное для отличия товаров одних юридических лиц от однородных товаров других
Трафаретный документ	документ, имеющий заранее отпечатанный стандартный текст (часть текста) и дополняющее его конкретное содержание
Трудовой договор	соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка
Трудовая книжка	основной документ о трудовом стаже и о трудовой деятельности работников
Указание	1) правовой акт, издаваемый органом государственного управления преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного органа и вышестоящих органов управления; 2) документ, содержащий требования и необходимые разъяснения по отдельным вопросам проектирования и строительства
Указатель	систематизированное перечисление наименований, имен, предметов со справочными данными о них
Утверждение документа	заполнение реквизита "гриф утверждения документа" должностным лицом, как правило, руководителем
Факсимиле	1) воспроизведение техническими средствами точного изображения подписи, текста, сделанного от руки, копия документов, получаемых по факсу; 2) клише, печатка, позволяющая многократно воспроизводить собственноручную подпись на деловом документе
Физическое лицо	гражданин, являющийся участником гражданских правоотношений (носителем гражданских прав и обязанностей)

Фирма	предприятие, компания, организация в производственной, торговой, транспортной, банковской и других сферах, обладающая правами юридического лица и преследующая коммерческие цели
Формирование дела	отнесение документов к определенному делу и систематизация документов внутри дел
Штатное расписание	организационно-распорядительный документ, содержащий перечень наименований должностей постоянных сотрудников с указанием количества одноименных должностей и размеров должностных окладов. Штатное расписание утверждается собственником предприятия, руководителем или вышестоящим органом.
Электронная почта	сетевая служба, позволяющая пользователям обмениваться сообщениями или документами без применения бумажных носителей
Юридическая сила документа	свойство документа быть подлинным доказательством фактов, событий, действий. Документ имеет юридическую силу при наличии даты и подписи, а в необходимых случаях печати, грифа утверждения, нотариального удостоверения и иных реквизитов, определенных соответствующими нормативными актами
Юридическое лицо	учреждение, предприятие или организация, выступающее в качестве самостоятельного носителя гражданских прав и обязанностей
Юрисконсульт	работник правовой службы предприятий; учреждений, организаций, на которого возлагается контроль за законностью приказов и распоряжений, издаваемых руководством, а также проверяющий все документы, разрабатываемые в организации, на соответствие действующему законодательству
Языковая формула (документа)	слово, словосочетание, предложение или сверхфразовое единство, организующее основной текст (документа) и закрепленное за конкретным видом документа

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: