Тема 5. Подготовка документов к архивному хранению.

Экспертиза ценности документов.

Завершающий этап работы с документами в делопроизводстве это обработка дел для их дальнейшего хранения и использования. Обработка дел включает проведение экспертизы научной и практической ценности документов, оформлении дел, оставление описи на дела постоянного и временного сроков хранения.

Экспертиза ценности документов- это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев. В задачи экспертизы ценности документов входит: 1. отбор документов, имеющих политическое, хозяйственное, научное, культурное значение 2. отбор на временное хранение документов, не представляющих научно-исторической ценности но сохраняющих практическое значение 3. выделение и уничтожение документов, не имеющих научной ценности и утративших практическое значение 4. установление или изменение сроков хранения документов. Документы оцениваются на основании принципов системности, историзма.

Критериями оценки документов является: 1. критерии оценки содержания документов- это значимость события, отраженного в документах, значения, содержащиеся в документах информации, ее повторяемость в других документах, целевое назначение, вид и разновидность документа 2. критерии оценки происхождения документов- являются роль и место организации в системе государственного управления, значимость выполняемых функций, время и место образования документов 3. критерии оценки внешних особенностей документа- это юридическая достоверность (наличие подписей, дат, резолюций, печатей) особенности передачи текста, материального носителя документа и его физического состояния. Экспертиза ценности проводится при составлении номенклатуры дел, при формировании дел и проверки правильности отнесения документов к делам, а также подготовка дел к хранению или уничтожению. Для организации проведения экспертизы их опора на хранение и уничтожение в учреждении создается постоянно действующая экспертная комиссия. В своей работе комиссия руководствуется положениями об архивном фонде РФ, различными требованиями, основными правилами и нормативно-методическими документами.

Проведение экспертизы ценностей.

Ежегодно в организации проводят отбор документов на постоянное и временное хранение, а также для уничтожения. Это отбор проводит персонал структурных подразделений при участии сотрудника архива. Он предполагает анализ фактического содержания документов, находящихся в деле. Если при просмотре в делах обнаруживаются документы как постоянного, так и временного сроков хранения, то такие дела подлежат перегруппировке. В результате работы комиссии образуются четыре группы документов с различными сроками хранения: 1. документы постоянного ранения в государственных архивах 2. документы временного хранения в ведомственных архивах (свыше 10 лет) 3. документы временного хранения (до 10 лет) 4. документы, подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.

Оформление дел- это подготовка дел к архивному хранению в соответствии с установленными правилами. Оформление предполагает комплекс работ по подшивке документов, нумерации листов, составлению заверительной надписи, составлению внутренней описи документов, внесение уточнений в реквизиты обложки дела. Оформление начинается с момента заведения дела и завершается в процессе подготовки к сдаче в архив. Оформление проводится работником службы делопроизводств, оно может быть частичное или полное.

Лист заверителя оформляется следующим образом: заверительная подпись составляется на обложке дела, или оборотной стороне последнего листа запрещается. Она пишется на отдельном листе, разборчиво и в ней указываются следующие реквизиты: дата составления, должность и фамилия составителя, который подписывает данный лист.

Лист- заверитель дела №

В дело подшито (вложено) и пронумеровано 200 (двести) листов

Лист 5 имеет физические повреждения разрыв и склейка.

Секретарь & М.С.Петрова

16.02.2006

После подшивки документов и нумерации листов оформляют обложку дела. На обложку дела вносятся следующие сведения: 1. полное наименование организации 2. наименование структурного подразделения 3. делопроизводственный индекс дела, состоящий из индекса структурного подразделения и номера дела по номенклатуре 4. заголовка дела 5. срок хранения дела. При подготовке дела к хранению или передачи дела в архив эти данные уточняются и дополняются. Дополнительно проставляются следующие реквизиты: дата дела, номер тома (части), если это имеется), количество листов в деле, архивный шифр дела (номер фонда и описи дела).

Правила составления описей дел. На дела постоянного и временного хранения составляют опись дел. Опись дел- архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел. Опись состоит из годовых разделов, составляется отдельно на дела постоянного и временного хранения, по личному составу, наследственные дела, научные отчеты и т.. В делопроизводстве описи составляются в каждом структурном подразделений работниками службы делопроизводства. Ответственность за качественное и своевременное оставление описи несет руководитель службы делопроизводства. Годовые разделы описи составляются по установленной форме. Совокупность элементов описания каждого дела в описи называется описательной статьей. Она включает в себя следующие элементы.

В описях дел постоянного хранения графа № 6 опускается. Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером при наличии нескольких частей или томов, каждая из них имеет свой порядковый номер. Систематизацию дел в описи и присвоение номера описи осуществляет архив организации. В конце описи делается итоговая запись, в ней указывается цифрами и прописью число дел, числящихся по описи, первый и последний номер дел по описи.

В данную опись внесено 5 (пять) дел с № 1 по № 6.

Опись дел подписывается составителем с указанием его должности, согласуется с руководителем службы делопроизводства и утверждается руководителем структурного подразделения. Опись дел структурного подразделения составляется в двух экземплярах, один остается в подразделении, второй передается вместе с делами в архив, где служит основой для составления годового раздела сводной описи дела организации.

Подготовка и передача дел на хранение в архив. В архив организации передаются все дела постоянного временного хранения и дела по личному составу. Передача дел производится только по описям и в соответствии с составленным заведующим архивом графиком, согласованным с руководителем структурных подразделений и утвержденных руководителем организации. Вместе с делами в архив передаются регистрационно-контрольные картотеки, заголовок каждой картотеки должен быть включен в опись, дела временного хранения в архив не передаются. Принимая дела сотрудника архива, тщательно сверяют каждое дело с описью, проверяю правильность формирования и оформления дел, заведующий архивом расписывается в приеме дел на всех экземплярах годовых разделов описи, указывает дату приема и количество дел. Один экземпляр возвращается сдатчику, остальные остаются в архиве. Впервые, при сдачи дел на государственное хранение организация представляет в архив следующие документы: 1. документ на имя руководства государственного архива с указанием названия организации, общего количества дел 2. описи в тех экземплярах, утвержденные комиссией архивного отдела 3. историческую справку организации 4. справку о неполной сохранности документов, если какие-либо дела утрачены.

Затем дела шифруются, шифр включает в себя указанные на обложке дела номера описи и номера дела. Сверенные с описью и зашифрованные дела указываются в архивные связки, сдача дел оформляется актом. Организация сдатчик в архив расписывается на всех экземплярах описи и автосдачи. Два экземпляра описи и один экземпляр акта остаются в архиве, третий экземпляр описи и второй экземпляр акта возвращаются организации и хранятся постоянно в делопроизводственной службе. Для учета документов определенных категории дел составляют внутреннюю опись. Внутренняя опись документов- это учетные документы, содержащие перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названии, дат и номера листов дела. Эта опись составляется для дел, содержащих особо ценные документы, документы ограниченного доступа, для личных дел. Необходимость составления этой описи определяется инструкцией по делопроизводству организации или учреждения. Она помещается в начале дела, в нее вписываются данные о каждом подписываемом документе. По окончании формирования дела также составляется итоговая запись.

Раздел 4

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: