Отметка о заверении копии (29). Копия документа – это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его признаки или часть его.

Организация может выдавать копии только тех документов, которые созданы в процессе ее деятельности. Характерной особенностью копии является то, что она не содержит личную подпись лица, подписавшего подлинник, поэтому подлежит заверению.

Заверительную отметку проставляют ниже реквизита «Подпись» и печатают от нулевого положения табулятора без отступа от границы левого поля. В нее входят: слово Верно (с прописной буквы без кавычек), наименование должности лица, заверившего копию, его личная подпись, расшифровка подписи и дата заверения, например:

Верно

Инспектор отдела кадров (подпись, дата) Е.В.Крылов

Если копия документа выдается на руки работнику или пересылается в другую организацию, заверительная подпись удостоверяется печатью (при наличии – гербовой), в негосударственных организациях – печатью организации (исполнителя).

На копиях исходящих документов, остающихся в делах организации, допускается не указывать дату заверения и должность лица, заверившего копию, например:

Верно

Подпись В.В.Суботин

Указывать слово «копия» («копия верна») в заверительной отметке не следует, так как само слово «Верно» несет в себе смысловую нагрузку, указывающую на копийность документа.

В случае если письмо одного содержания направляется более чем по четырем адресам составляется список на рассылку, а на каждом экземпляре проставляется только один адресат. Список на рассылку подписывается исполнителем документа и оформляется следующим образом:

Список на рассылку

письма газеты "Требуются" от 25.09.2001 № 4-15/318

После отправки экземпляров письма список на его рассылку помещается в дело вместе с отпуском (экземпляром, оставшимся в организации-отправителе).

Синтаксические ошибки

Сложные предложения:

1. Нарушение логико-грамматической связи между частями сложносочинен­ного предложения: "Мой отец долго не забывал эту историю, но он умер".

2. Использование местоимения во второй части сложносочиненного предложе­ния, приводящее к двусмысленности: "Пусть надежды сбудутся, и они вернутся".

3. Ошибки в использовании сложносочиненных союзов:
а) соединительных - для связи частей сложносочиненного предложения при отсутствии между ними противительных отношений: "Вчера был шторм, и сегодня все кругом было спокойно".

б) противительных - для соединения частей сложносочиненного предложе­ния при отсутствии между ними противительных отношений: "У нас во дворе растет береза, но на ней тоже набухают почки";

в) двойных и повторяющихся: "Не то птица села на воду, или обломки разбитой лодки плывут по морю";

г) неоправданный повтор союзов: "И вдруг девочки увидели маленькую чер­ную точку, и у них появилась надежда";

д) неудачный выбор союзов: "Митраше было десять лет с хвостиком, но сестра была старше".

Бессоюзное сложное предложение:

1. Нарушение единства конструкций однородных частей в составе бессоюз­ного сложного предложения: "На картине изображено: раннее утро, только встает солнце".

2. Разложение частей бессоюзного сложного предложения на самостоятель­ные предложения: "Одеты девочки просто. На них летние ситцевые платья. На голове у старшей платок".

3. Одновременное использование бессоюзной и союзной связи: "Одежда на девочках простая: которая постарше с платком на го­лове, в синей юбке и серой кофте, младшая без платка, в фиолето­вом платье и темно-синей кофточке".

Сложное предложение с различными видами связи:

1. Нарушение порядка следования частей предложения: "Волны еще пенятся, но у берега успокаиваются; чем ближе к горизонту, тем море темнее; и поэтому у девочек есть надежда, что отец вернется".

2. Использование местоимений, приводящих к двусмысленности: "Мы видим, что кровать у девочки не заправлена, и она подтверждает, что девочка только что встала".

3.16. График отпусков. Требования к оформлению. В каком документе определяется право подписи приказа? Кто проставляет дату в приказе? Можно ли регистрировать приказ в день подписания? С какой даты приказ вступает в силу?

График отпусков — это локальный нормативный акт организации, определяющий очередность предоставления оплачиваемых отпусков в календарном году. Он содержит сведения о времени распределения отпусков между работниками всех структурных подразделений.

Очередность предоставления трудовых отпусков согласно ч. 1 ст. 168 ТК устанавливается для коллектива работников графиком трудовых отпусков, утверждаемым нанимателем по согласованию с профсоюзом либо нанимателем по согласованию с работником в случае отсутствия профсоюза.

Таким образом, в процессе документирования деятельности, связанной с предоставлением отпусков работникам, как правило, создается целый комплекс документов: график отпусков, приказ (распоряжение, решение) либо записка о предоставлении отпуска.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации, утвержденная Председателем Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь 28 декабря 1999 г. содержит целую подсистему документации по оформлению отпусков, в которую включены унифицированные формы графика отпусков организации (предприятия), заявления о предоставлении отпуска, приказа о предоставлении отпуска, распоряжения о предоставлении отпуска.

График отпусков составляется на календарный год не позднее 5 января или иного срока, установленного коллективным договором, соглашением либо согласованного нанимателем с профсоюзом, и доводится до сведения всех работников. Дата начала трудового отпуска определяется по договоренности между работником и нанимателем.

Таким образом, график трудовых отпусков должен составляться, согласовываться и в установленные сроки утверждаться в каждой организации.

В целях придания юридической силы приказу в него включают реквизит «Подпись». Поскольку приказ издается на основании единоначалия, на нем будет одна подпись. Приказы подписываются руководителем или тем его заместителем, которому дано такое право.

Дата создания документа также необходима для правовой оценки отношений, возникающих, изменяющихся или прекращающихся в связи с выраженными в документе действиями органов управления. Если документ помечен прошлым или будущим днем (т.е. наблюдается смещение даты), то фактические отношения, сложившиеся на основе имеющей правовое значение информации, могут расцениваться как незаконные. Полное или частичное отсутствие даты, некачественное исполнение этого реквизита может привести к фальсификации даты (и, соответственно, документа), дописыванию или исправлению числа, месяца, года.

Дату и индекс документы приобретают в процессе подписания и регистрации. Датой приказа является дата его подписания, поэтому не допускается датировать документ прошедшим или будущим числом, что может быть расценено как фальсификация документа. Следует обратить внимание также на то, что дату в приказе проставляет лицо, подписавшее приказ. Подписанный приказ передается на регистрацию. Приказ должен быть зарегистрирован в день подписания.

Студенческие документы

Читательский зал

для преподавателей

ЗАЯВЛЕНИЕ

15.04.2014 № 28

Прошу Вас разрешить мне пользоваться читательским залом для преподавателей.

Студент 1 курса,

ФМК, группа РМЛ-13

Заочная форма обучения (подпись) И.В. Мажоров

В дело 13/30

(подпись) К.Ю.Белячевская

15.04.2014

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: