Лазареву Д.Г. Подготовить проект контракта к 22.03.2004.

Администрации районов

Нижегородской области

Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке, например:

Главному редактору

Издательского дома "Медиадом"

С.Н. Аксеновой

Максимальный набор реквизита «Адресат» состоит из следующих частей: наименование организации; структурное подразделение; должность, инициалы и фамилия; почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи. В соответствии с Правилами установлен следующий порядок написания почтового адреса на конвертах и документах: наименование адресата (организация или фамилия, имя, отчество); улица, № дома, № квартиры; населенный пункт (город, поселок); область, край, республика; страна (для международных писем); почтовый индекс.

Например: ОАО «Альтаир»

Начальнику отдела кадров

Т.Г. Тарасовой

ул. Морская, 8

Нижний Новгород, 603000

Наиболее распространенным является следующий вариант адресования:

Генеральному директору ОАО «Альтаир»

Д.В. Табакову

ул. Морская, 8, офис 69

Нижний Новгород, 603000

Адрес в международной корреспонденции следует оформлять по международным стандартам: сначала адресат (имя, фамилия), затем дом, улица, город, штат (графство) и в конце страна, например:

О. Itskov

5/9 st. Karl Neter

Rishon – le- zion

Israel

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

Нижегородский государственный технический университет

Минина ул., д.69, Нижний Новгород, 603600

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

Лазареву Д.Г.

ул. Ленина, д.64, кв.1,

с. Безводное, Кстовский р-н,

Нижегородская обл., 606300

Реквизит «Адресат» печатается в правой верхней части листа документа, в пределах ограничительных знаков – уголков. На одном документе указывается не более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. Если адресатов больше, составляется список рассылки.

Гриф утверждения документа (16) проставляется в правом верхнем углу документа. Документ может утверждаться должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

ОАО «Альтаир»

___________ Д.В. Табаков

«___» __________ 200__ г.

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Например:

Допускается в реквизите "Гриф утверждения документа" центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

ОАО «Альтаир»

_________ Д.В. Табаков

«___» __________ 200__ г.

Резолюция (17) написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей (кому поручается исполнение), содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату, например:

Лазареву Д.Г. Подготовить проект контракта к 22.03.2004.

Личная подпись 20.03.2004

Если в резолюции указывается несколько исполнителей, ответственным за исполнение документа является лицо, указанное первым, остальные привлекаются при решении вопроса как соисполнители.

Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

Заголовок к тексту (18) включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

Заголовок может отвечать на вопросы:

– о чем (о ком) ?

Например:

в письме — О поставке продукции

в приказе — О приеме на работу А.В. Смирнова

в положении — Об отделе кадров

– чего (кого) ?

Например:

акт — Списания продукции

протокол — Общего собрания акционеров

должностная инструкция — Менеджера по кадрам .

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок можно не составлять.

Отметка о контроле (19) за исполнением документа обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль".

Текст документа (20) составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.

Текст документа является основным элементом любого документа. Одно из главных требований к тексту – краткость изложения. Тексты писем, факсов и других документов не должны быть больше одной страницы. Исключение составляют контракты и договоры, объем которых не органичивывается. Краткость текста достигается лаконичностью изложения, заменой сложных предложений простыми, исключением повторений и излишних подробностей.

Формулировки служебных документов должны быть точными, безупречными в юридическом отношении, не допускающими двояких толкований. Достичь ясности в изложении помогают смысловая точность подбора слов и прямой порядок слов в предложении, когда сказуемое следует за подлежащим, определение стоит перед определяющим словом.

Тон служебных документов должен быть нейтральным, желательно уважительным и доброжелательным и избегать категоричных выражений в письмах, факсах.

Текст документа, как правило, состоит из двух частей, так как сплошной текст в документе трудно воспринимается, поэтому следует смысловые части разделять абзацами. В первой части (вводной) указываются причины, основания, цели составления документа, во второй (основной) - выводы, просьбы, предложения, распоряжения, рекомендации.

Это традиционный, устоявшийся порядок составления служебных документов, но тем не менее, психологи считают, что лучше всего усваивается начало документа, поэтому предлагают начинать с основной части, то есть изложения существа вопроса, а затем указать, что явилось основанием составления документа.

Если содержание документа не нуждается в пояснении и обосновании, текст содержит одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения; справки, докладные записки - оценку фактов, выводы).

В документах, состоящих из одной фразы, первая часть содержит основание или причину создания документа, а вторая - решение, распоряжение, просьбу, например:

Для улучшения информационного обеспечения деятельность планово-финансового управления прошу установить базу "Консультант".

Постоянная информация может быть оформлена в виде трафаретного текста, например, текста справки о заработной плате работника.

В тексте документа, подготовленного на основании и в развитие документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты в следующей последовательности: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату, регистрационный номер, заголовок к тексту, например:

В соответствии с постановлением Правительства Нижегородской области от 07.04.2004 №240-П «О введении штрафных санкций …»

В распорядительных документах организаций, действующих на принципе единоначалия, форма изложения текста должна быть от первого лица единственного числа, например:

ПРИКАЗЫВАЮ:

ПРЕДЛАГАЮ:

Если автором документа является коллегиальный орган, в распорядительных документах следует использовать форму изложения текста текст от третьего лица единственного числа, например:

ПОСТАНОВЛЯЕТ:

РЕШИЛ:

и первого лица множественного числа, например:

РЕШИЛИ:

ПРЕДЛАГАЕМ:

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа, например: СЛУШАЛИ: ВЫСТУПИЛИ: ПОСТАНОВИЛИ: РЕШИЛИ:

Содержание выступлений – от третьего лица единственного числа.

В документах, устанавливающих права и обязанности (положение, должностная инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), текст излагают от третьего лица единственного или множественного числа, например: «отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила:…» .

Часто используются безличные и определенно-личные (отсутствует подлежащие) предложения, например: «контроль за исполнением возложить на …», «утвердить предложенную смету…».

В текстах документов допускается применение отглагольных существительных, например: «после установления», «согласно договоренности», «по окончании работ», «в связи с расширением».

В письмах используют следующие формы изложения:

- от первого лица множественного лица (“просим направить”, “направляем на рассмотрение”);

- от первого лица единственного числа (“считаю необходимым”, “прошу выделить”);

- от третьего числа единственного числа (“министерство не возражает”, “академия управления считает возможным”).

Тексты документов можно оформить в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились" и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами, например: 1. Раздел (глава)

1.1. Подраздел

1.1.1. Пункт

1.1.1.1. Подпункт .

Отметка о наличии приложения (21), названного в тексте, оформляют следующим образом:

Приложение: на 2 л. в 3 экз.

В распорядительных документах сведения о наличии приложений указываются в тексте.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров. При наличии нескольких приложений они нумеруются, например:

ПРИЛОЖЕНИЕ: 1. Инструкция по делопроизводству на 10 л. в 3 экз.

2. Отзыв на проект инструкции на 4 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают.

В приложении к распорядительному документу (постановлению, приказу, распоряжению, правилам, инструкциями, положению, решению) на первом его листе в правом верхнем углу пишут» Приложение №" с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

Приложение № 1

к приказу директора ОАО «Альтаир»

от 13.05.2003 № 23

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

Допускается выражение "ПРИЛОЖЕНИЕ №" печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:

ПРИЛОЖЕНИЕ № 2

к приказу Минздрава России

от 05.06.2003 № 251

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 № 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.

Подпись (22). В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке и сокращенное, без наименование предприятия, если документ оформлен на бланке), личная подпись и ее расшифровка. В расшифровке подписи инициалы проставляются перед фамилией, например:

Генеральный директор

ОАО «Альтаир» Личная подпись И.О. Фамилия

или на бланке предприятия:

Генеральный директор Личная подпись И.О. Фамилия

При оформлении документа на должностном бланке наименование должности лица, подписавшего документ, не указывается.

Гражданским кодексом РФ допускается не указывать первую букву отчества лица, подписавшего документ, например:

Мер Личная подпись И. Фамилия

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Генеральный директор Личная подпись И.О. Фамилия

Главный бухгалтер Личная подпись И.О. Фамилия

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

При подписании документов представителями различных организаций их должности располагаются на одном уровне, например:

При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке. В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Председатель комиссии Личная подпись И.О. Фамилия

Члены комиссии Личная подпись И.О. Фамилия

Личная подпись И.О. Фамилия

Личная подпись И.О. Фамилия

Гриф согласования документа (23) состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), наименование должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Начальник планово-финансового

управления ОАО «Альтаир»

____________ И.О. Фамилия

«___» ____________ 200__ г.

Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: