Электронный документ и документооборот

Электронный документ— документ, в котором информация представлена в электронной форме, с реквизитами, необходимыми для признания его действительным.

Электронный документ должен соответствовать следующим требованиям: создаваться, обрабатываться, храниться, передаваться и приниматься с помощью программных и технических средств; содержать реквизиты, позволяющие подтвердить его подлинность целостность; быть отображенным (воспроизведенным) в форме, понятной для восприятия.

Электронный документ может быть воспроизведен:

• на экране дисплея;

• бумажном носителе;

• ином отделимом от машинного носителя материальном объекте в доступном для визуального обозрения виде.

При использовании электронного документа не требуется предоставления его копии на бумажном носителе, за исключение случаев, предусмотренных нормативными правовыми актами или соглашением сторон.

Электронный документооборот —процесс движения, обработки, хранения и обмена электронными документами. Участники обмена электронными документами — физические и юридические лица, органы государственной власти РФ, ор­ганы местного самоуправления, участвующие в обмене элек­тронными документами.

Отправитель электронного документа — участник обмена электронными документами, который составляет электронный документ, подписывает его своей ЭЦП и направляет его вадрес получателя непосредственно или через информационного посредника.

Получатель электронного документа ~ участник обмена электронными документами, в адрес которого поступил электронный документ.

Посредник в обмене электронными документами (информационный посредник) — юридическое лицо или индивидуальный предприниматель, который выполняет услуги, связанные с обменом электронными документами между отправителями получателями электронных документов.

При обмене электронными документами должны использоваться средства защиты информации в соответствии с требованиями нормативных правовых актов РФ. Делопроизводственные операции с электронными документами, посылаемыми по электронной почте, проводится аналогично работе с документами на бумажных носителях. Каждому абоненту в электронной почте выделяется индивиду­альный почтовый ящик, которому присваивается код пользо­вателя, и обмен электронными сообщениями осуществляется через эти почтовые ящики.

Отправитель электронного документа создает файл сообщения, указывает его имя, дату, время отправления и запускает про­грамму отправки электронной почты. Электронные документы передаются адресатам в соответствии с указанием на рассылку. Адресат получает документ на экран компьютера, который при необходимости можно перенести на бумажный носитель. С помощью компьютера происходит регистрация электронных документов. Руководитель, получив электронный документ, проставляет на нем резолюцию, и по внутренней сети документ пересылается на компьютер исполнителя (исполнителям). Процесс исполнения электронных документов аналогичен ис­полнению документов на бумажных носителях. Электронный документооборот постоянно возрастает, особенно в связи с развитием интернет-торговли.

Срок хранения электронных документов такой же, как и у бумажных (например, извещения банков и переводные требо­вания — 5 лет). Хранение файлов в течение такого срока может привести к их утрате, поэтому рекомендуется формировать архи­вы электронных документов на компакт-дисках или специально выделенных архивных серверах.

18. Номенклатура дел предприятия. Правила оформления.

Номенклатура дел — систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков и: хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура предназначена:

• для группировки исполненных документов в дела;

• учета и обеспечения сохранности дел;

• оперативного поиска документов в делах.

Номенклатурыдел подразделяются:

• на типовые;

• примерные;

• конкретного предприятия.

Типоваяноменклатура дел составляется для однородных по характеру деятельности и структуре организаций (предприятий).

Примернаяноменклатура дел составляется для однородных по характеру деятельности, но имеющих разную структуру орга­низаций (предприятий).

Номенклатура дел конкретного предприятиясоставляется для отдельного предприятия и отражает его специфику. На пред­приятиях с разветвленной организационной структурой, как правило, составляются номенклатуры дел структурных подраз­делений, которые объединяются в сводную номенклатуру дел предприятия

Разделами номенклатурыявляются наименования структурных подразделений организации. Первым разделом номенк. является "секретариат" Другие структурные подразделения располагаются после секретариата по степени значимости. Каждое подразделение (отдел) получает свой порядковый номер.

Внутри разделовноменклатуры располагаются заголовки дел присвоением им соответствующих индексов, например 1-2

Заголовок делав номенклатуре должен состоять из элементов расположенных в следующей последовательности:

• название вида документов (приказы, контракты, протоколы);

• краткое содержание;

• дата (период), к которому относятся документы дела.

Срок хранениякаждого дела в номенклатуре определяется по "Перечню документов с указанием сроков хранения" со ссыл­кой на соответствующую статью перечня.

В графе "Примечание "проставляются отметки о заведении (не­заведении) дел, об ответственных за эти дела, о передаче дел в другое подразделение или другому лицу.

Количество делв номенклатуре указывается, как правило, по окончании года. При заведении второго тома какого-либо дела рекомендуется сразу же заполнить эту графу.

Номенклатура дел составляетсяделопроизводственной служ­бой.

Номенклатура дел подписывается ответственным составителем, согласовывается с экспертной комиссией и утвер­ждается руководителем предприятия.

Номенклатура составляется, как минимум, в трех экземплярах - один хранится в деле; второй является рабочим и вывешивает­ся на внутренней стенке шкафа, сейфа с делами; третий пере­дается в архив предприятия.

Номенклатура дел составляется ежегодно.

19. Формирование и оформление дел

Формирование дела— группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Деломназывают совокупность документов, относящихся к одному вопросу, помещенных в отдельную обложку

Формирование дел нужно для:

• оперативного поиска необходимых документов;

• обеспечения их сохранности;

• порядка в организации делопроизводства.

При формировании делнеобходимо придерживаться следующего порядка:

• в дело помещаются документы, работа по которым завершена

• документы, подшитые в дело, являются подлинниками или верейными копиями;

• документы разных сроков хранения формируются в разные дела;

• документы, касающиеся одного вопроса, помещаются в одном деле;

• в дело включается один экземпляр документа;

• каждый документ, помещенный в дело, должен быть правильно оформлен;

• в дело формируются, как правило, документы одного года;

• в дело не должны подшиваться проекты, варианты документов не подписанные или не утвержденные руководителем;

• документы внутри дела чаще всего располагаются в обратной хронологической последовательности.

• приказы по основной (производственной) деятельности формируются отдельно от приказов по личному составу;

• документы по личному составу предприятия (личные дели личные карточки) формируются по алфавиту фамилий сотрудников;

• документы с грифом ограничения доступа "Конфиденциаль­но", "Коммерческая тайна", "Для служебного пользования" формируют отдельно от остальных документов предприятия;

• переписку предприятия делят на две папки: с полученной (вхо­дящие документы) и отправленной (исходящие документы) корреспонденцией.

На обложке делауказывается:

• наименование организации;

• структурное подразделение;

• номер дела по номенклатуре;

• заголовок дела;

• год заведения;

• срок хранения.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: