|
|
Нормативно-методические основы делопроизводства. Инструкции по делопроизводству.Организация делопроизводства в учреждениях, задачи ДОУ. Службой документационного обеспечения управленияназывается структурное подразделение, на которое возлагается делопроизводственные операции (регистрация, контроль пополнения, хранение, справочная работа по документам и др. Основными задачами службы ДОУ являются: • организация и ведение делопроизводства; • совершенствование форм и методов работы с документами; • обеспечение единого порядка документирования; • сокращение количества форм документов и числа документ • разработка и внедрение нормативных и методических документов по рациональному ведению делопроизводства. Структурными подразделениями службы ДОУ в зависимости от уровня организации и объема документов являются: управление делами; управление делопроизводства; канцелярия; отдел ДОУ; секретариат; дирекция; инспекция при руководителе. Преимущества создания единой службы ДОУ. • проведение единой политики в работе с документами и рационализации делопроизводства; • создание нормативно-методического обеспечения делопроизводства и контроль за его внедрением; • обучение персонала предприятия. Положение о службе ДОУопределяет ее структуру, функциональные задачи, обязанности и права ее сотрудников.
Нормативно-методические основы делопроизводства. Инструкции по делопроизводству. Нормативно-методическая основа (база) делопроизводства — совокупность требований, норм, правил и рекомендаций по составлению документов и работе с ними, установленных правовыми актами, стандартами, инструкциями и методическими пособиями. Нормативно-методическая база делопроизводства регулирует: • правила оформления документов; • правила работы с документами; • обеспечение сохранности документов; • порядок передачи документов на архивное хранение; работу службы делопроизводства | • работу с документами, имеющими гриф ограничения доступа; • юридические аспекты, связанные с документами, и другие вопросы. Вопросы документационного обеспечения управления регулируются: законами РФ; государственными и отраслевыми стандартами; общероссийскими классификаторами; государственными и отраслевыми инструкциями по делопроизводству; инструкциями по делопроизводству конкретного предприятия. Законы РФ: Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и защите информации" —содержит базовые понятия информации, документа и устанавливает правовой режим создания, хранения, использования информации, порядок ее документирования и доступа к ней; Федеральный закон от 10.01.2002 № 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи"— устанавливает основы придания юридического значения электронным документам; Закон РФ от 21.07.1993 № 5485 "О государственной тайне" Гражданский кодекс РФ— содержит нормы права и положения по документам сферы гражданских правоотношений; Трудовой кодекс РФ— содержит нормы права и положения по документам сферы трудовых правоотношений; Уголовный кодекс РФ— устанавливает уголовную ответственность за неправомерные действия с документами и информацией; • Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле Государственные стандарты:• Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) — это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях и в учреждениях. Основными целями ГСДОУ являются: упорядочение документооборота; сокращение количества документов; повышение качества документов; совершенствование работы аппарата управления. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Стандарт ввел новые реквизиты; изменения в расположении реквизитов на поле документа. Общероссийские классификаторы: •Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) — содержит коды унифицированных форм документов, используемых в деятельности органов власти и управления, которые должны проставляться на документах. 3. На основе типовых разрабатываются отраслевые инструкции по делопроизводству и инструкции предприятия. Инструкция по делопроизводству конкретного предприятия содержит разделы: общие положения; порядок составления, оформления и согласования служебных документов; порядок приема, регистрации и рассмотрения входящих документов; контроль исполнения документов; порядок работы с исходящими документами; порядок работы с внутренними документами; составление номенклатуры дел; правила формирования дел; порядок обеспечения сохранности документов. 3. Докладная записка, ее разновидности, правила оформления и подписания документов Докладная записка – документ, адресованный руководителю организации или структурного подразделения, содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Докладная записка составляется, как правило, в одном экземпляре, который передается для сведения руководителю. Докладные записки в зависимости от содержания могут быть инициативного, информационного или отчетного характера. Инициативная докладная записка содержит предложения или замечания от имени составителя. Информационная докладная записка содержит сведения о ходе или развитии какого-либо определенного процесса. В докладной записке отчетного характера сообщается озавершении работы или о ходе выполнения распоряжений, указаний, планов и т.д. С точки зрения адресности различают внутренние докладные записки (адресуемые руководителю организации или подразделения, в котором работает составитель) и внешние (адресуемые руководству вышестоящего органа). Текст как внешней, так и внутренней докладной записки состоит из двух частей. В первой излагаются факты, вызвавшие необходимость написания записки, во второй содержатся выводы и предложения. Формуляр докладной записки включает следующие реквизиты: адресат;должность, фамилия, имя и отчество автора докладной записки; наименование вида документа; заголовок к тексту; текст; отметка о наличии приложений; дата составления докладной записки; подпись должностного лица, составившего докладную записку. 4. Служебная записка, ее оформление. Служебная записка - это документ внутренней деловой переписки между структурными подразделениями организации или должностными лицами. Служебная записка оформляется на стандартном листе бумаги и составляется от руки или печатается. Реквизиты: адресат;должность, фамилия, имя и отчество автора записки; наименование вида документа; заголовок к тексту; текст; отметка о наличии приложений; дата составления записки; подпись должностного лица, составившего записку. Текст состоит из двух частей: первой части с изложением причины, послужившей основанием для написания документа, и второй, содержащей предложения, просьбы и т.п. 5. Служебные письма. Их разновидности и реквизиты. Особенности оформления Письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте, курьером, фельдъегерской связью, посредством факсимильной связи, электронной почтой и т.д. Письма подготавливаются по требованию вышестоящих отраслевых и функциональных органов; по просьбе подведомственных учреждений; при осуществлении оперативных связей; по просьбе граждан. Письмо должно быть посвящено одному вопросу. Если необходимо одновременно обратиться в организацию по нескольким различным вопросам, то целесообразно составить несколько писем. Это ускоряет их исполнение. Служебное письмо пишется на бланке организации формата А4 или А5. Рекомендуется использовать два вида бланков: общий и бланк для писем. Обязательными реквизитами служебного письма являются: наименование организации и ее подведомственность; наименование структурного подразделения; справочные данные об организации; дата; регистрационный номер; ссылка на дату и номер поступившего документа; адресат; заголовок к тексту; подпись; отметка об исполнителе в сопроводительных письмах; отметка о наличии приложений; в отдельных случаях — печать; фамилия, имя, отчество и телефон исполнителя; отметка о направлении копии в другие адреса. С левой стороны бланка, на котором оформляется письмо, оставляют поля шириной до 20 мм для подшивки письма в дело. Письма изготавливаются в двух экземплярах. Письма подписываются должностными лицами в соответствии с распределением обязанностей. Письма, отсылаемые за подписью руководителя организации, должны быть завизированы (исполнителем письма, руководителем структурного подразделения, а в особо важных случаях — и заместителем руководителя. При необходимости письма согласуются со всеми заинтересованными должностными лицами. Содержание текста служебных писем излагается от первого лица множественного числа, от первого лица единственного числа или от третьего лица единственного числа (институт считает:). Форма обращения от первого лица множественного числа в большинстве случаев предпочтительнее формы первого лица единственного числа. Объем письма не должен превышать двух страниц текста. Писать надо точно, просто. Предпочтение следует отдавать простым распространенным предложениям. При этом необходимо стремиться к тому, чтобы каждое слово несло максимум информации. Для удобства чтения текст следует разбить на абзацы. Желательно, чтобы каждая новая мысль выражалась в отдельном абзаце. Каждый абзац следует начинать с новой (красной) строки с небольшим отступом. Все данные и факты, о которых сообщается в документе, должны быть проверены. Если у пишущего в какой-либо части есть сомнения, а проверка затруднительна или невозможна, следует сделать оговорку. Все претензии и требования, изложенные в письме, должны быть подкреплены ссылками на соответствующие нормативные акты. Все служебные письма можно разделить на две большие группы: письма, требующие письменного ответа (просьбы, обращения, предложения , запрос, требование); письма, не требующие письменного ответа (напоминание, подтверждение, отказ, извещение, гарантийное, рекламное). По содержанию и назначению письма подразделяются на следующие группы: • инициативные (письма-запросы, письма-просьбы, претензионные письма, письма-напоминания, циркулярные письма, письма, в которых организация обращается к адресату); • ответные (информационно-разъяснительные письма, запрещения, разрешения). В письмах-запросах адресат побуждается к ответному письму, в котором он должен разъяснить какой-то вопрос или удостоверить тот или иной факт. В письмах-просьбах автор побуждает адресата совершить какое-то определенное действие или прекратить его, но не предполагает ответного письма. В претензионных письмах автор обоснованно требует возместить убытки, нанесенные нарушением договорных обязательств. В письмах-напоминаниях адресат побуждается к действию, которое он должен был выполнить, но еще не выполнил. Циркуляры — письма, рассылаемые во все подведомственные организации. Они чаще всего носят распорядительный характер. Информационно-разъяснительными называются письма, в которых разъясняются, уточняются поставленные ранее вопросы или сообщаются какие-то данные, факты. Запрещения — письма, в которых дается отрицательный ответ на запрос. Разрешения — письма, в которых дается положительный ответ на запрос. Сопроводительные письма сопровождают другие документы, сами по себе они беспредметны. Гарантийные письма содержат условия гарантии оплаты, сроков поставки или погашения кредита. Рекламные письма содержат информацию о предлагаемых товарах и их ценах. 6. Справка, ее оформление
форма справки зависит от назначения и содержания. Справки, связанные с основной деятельностью организации, подразделяются на внешние и внутренние. Первые адресованы, как правило, другим организациям, а вторые предназначены для внутреннего пользования. Внешние справки подписываются руководителем организации или его заместителем, внутренние — составителем. Справка включает в себя следующие реквизиты: наименование организации, выдающей справку; номер и дата выдачи справки; заголовок к тексту, включающий указание на лицо, которому выдается справка; текст; подписи должностных лиц; печать для внешних справок. Если содержание справок часто повторяется, необходимо подготовить их бланки формализованного вида, имеющие адресные данные организации и трафаретный текст. 7. Акт, его разновидности. Требования к оформлению документа. Акт, документ, составленный несколькими лицами для удостоверения определенного факта, события или действия. В большинстве случаев акт составляется комиссией, назначенной руководителем предприятия или вышестоящей организацией Комиссия действует на основании приказа. В состав комиссии входят компетентные в данном вопросе работники. Следует помнить, что акт составляется группой лиц для подтверждения ими фактов (акты аварий, приема-передачи дел, инвентаризации и т.д.). В некоторых случаях акт составляется одним или несколькими должностными липами, фиксирует установленные факты и содержит выводы и рекомендации. В таких актах указываются документы, определяющие полномочия лиц, составивших акт. Акт ревизии финансовой деятельности предприятия составляется одним лицом — бухгалтером-ревизором. Составлению акта должна предшествовать всесторонняя проверка тех фактов, которые будут отражены в нем. В составлении акта участвуют заинтересованные лица, т.е. те работники, деятельность которых проверяется. В акте обычно отражается не только деятельность предприятия, но и намечаются конкретные предложения по улучшению работы. После составления акта комиссия знакомит всех заинтересованных лиц с его содержанием. Эти лица обязаны расписаться в акте о том, что они с ним ознакомлены. Это важно, так как в акте отмечаются все лица, допустившие ошибки, халатность или недобросовестное отношение к работе. Никакие субъективные предположения или выводы в акт не включаются. Текст акта состоит из вводной и констатирующей частей. Во вводной части указываются: основание для составления акта; комиссия, составившая акт; лица, присутствовавшие при этом. Если акт составлен комиссией, то вначале записывается председатель, затем все члены комиссии в алфавитном порядке фамилий с указанием инициалов и должностей. В разделе «Присутствовали» перечисляются в алфавитном порядке должности, инициалы и фамилии лиц, присутствовавших при составлении акта. В констатирующей части акта излагаются сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы и предложения по устранению выявленных фактов. Констатирующая часть может быть оформлена в виде таблицы. В конце текста акта помещаются данные о количестве идентичных экземпляров акта, месте их нахождения или адресатах, которым они направлены. Акт подписывается председателем комиссии и ее членами, участвовавшими в его составлении. Присутствовавшие акт не подписывают. Почти все акты утверждаются руководителем предприятия. Акты составляются при ревизии предприятия или деятельности отдельных должностных лиц, при сдаче-приемке дел руководителями предприятий и работниками учета, при стихийных бедствиях, при обнаружении дефектов, недостаче, при списании пришедшего в негодность инвентаря, при установлении нарушения законов и т.п. Акт оформляется на общем бланке и содержит следующие реквизиты: наименование министерства или ведомства; наименование учреждения, организации или предприятия; гриф утверждения; наименование вида документа; дата; индекс; место составления; заголовок; текст; подписи. 8. Трудовой договор, коммерческий. Особенности оформления. Договор документ, представляющий собой соглашение сторон об установлении и регулировании каких-либо отношений. Коммерческие договоры яв-ся основными правовыми документами во взаимоотношениях между организациями. В договоре отражаются: характер сделки; условия, сроки; цена; качество (продукции, товара); оплата; гарантии; права и обязанности сторон; порядок разрешения споров. Договорные отношения могут быть установлены: путем направления оферты одной стороной другой и принятие предложения той стороной. Один экземпляр договора возвращается стороне, подготовившей проект. Обмен документами между сторонами может происходить средством почтовой, телеграфной, факсом и др. В договоре должны быть: четкая формулировка прав и обязанностей сторон, предусмотрена возможность расторжения договора любой сторон; цена в рублях санкции к каждой из сторон за невыполнение обязательств. Оформлены они должны быть безукоризненно. рекомендуется подписи сторон договора проставлять: разборчиво (для однозначного установления автора подписи); фиолетовым или синим цветом (чтобы отличить от копий); на каждом листе (чтобы исключить внесение неоговоренных изменений). Договоры оформляются на бланке договора или на стандартных листах. Договор должен иметь: *наименование вида документа; * дату; *номер; *место составления; * заголовок; *текст; *подписи должностных лиц; *печати организаций-контрагентов. Датой договора является дата его подписания сторонами. Нумерация договоров производится с января по декабрь в пределах года (№ 1, № 2 и т. д.). Текст договора содержит: наименования сторон (полные названия организаций); предмет договора; условия и сроки поставки, перевоза, хранения, упаковки, маркировки, рекламы и реализации; условия и сроки оплаты, особенности и порядок расчетов; порядок сдачи-приема выполненных работ; ответственность сторон; гарантии, страхование и форс-мажорные обстоятельства; переход права собственности и риски; порядок разрешения споров; юридические адреса сторон Трудовой договор— соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные законами и иными нормативными правовыми актами, выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка. Трудовой договор составляется; в письменной форме; в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами (один экземпляр для работника, другой - для работодателя). Трудовые договоры могут заключаться: на неопределенный срок; на определенный срок не более пяти лет (срочный трудовой договор). Срочный трудовой договор заключается в случаях, когда трудовые отношения не могут быть установлены на неопределенный срок с учетом характера предстоящей работы или условий ее выполнения. Если в трудовом договоре не оговорен срок его действия, то договор считается заключенным ,на неопределенный срок. Трудовой договор вступает в силу со дня его подписания работником и работодателем. Трудовой договор должен иметь: наименование организации; наименование вида документа; дату; номер; место составления; текст; подписи работодателя и работника (с указанием должностей расшифровок подписей); печать. В тексте трудового договора указывается: • наименование работодателя (фамилия, имя, отчество работодателя — физического лица); • фамилия, имя, отчество работника; • место работы (с указанием структурного подразделения); • дата начала работы; • наименование должности, специальности, профессии; • права и обязанности работника; • права и обязанности работодателя; • характеристики условий труда; • компенсации и льготы работнику за работу в тяжелых, и (или) опасных условиях; • режим труда и отдыха (если он в отношении данного работника отличается от общих правил, установленных в организации); • условия оплаты труда • виды и условия социального страхования, непосредственно связанные с трудовой деятельностью. В случае заключения срочного трудового договора в нем указывается срок его действия; обстоятельство, послужившее основанием для заключения срочного трудового договора. 9. Формуляр-образец, сколько реквизитов он содержит, их оформление. Формуляр-образец документа— модель построения документа, устанавливающая требования к расположению реквизитов. Формуляр-образец является шаблоном, по которому должны составляться документы. 
Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: ©2015 - 2024 stydopedia.ru Все материалы защищены законодательством РФ.
|
Справка документ, содержащий и подтверждающий какие-то данные (сведения). Справка выдается по запросам вышестоящих лиц и организаций. Справки личного характера выдаются на руки заинтересованным лицам для подтверждения каких-либо касающихся их сведений.