Сделай Сам Свою Работу на 5

Типы деловых писем и правила их составления





Бизнес-этикет: Деловое письмо. Правила составления. (Приветствия и представления)

 

Часто первый контакт в деловом мире начинается с письма И если при этом не придавать значение этикету переписки, знакомство может не состояться, а Вы потеряете клиента, партнера, коллегу.

Современные формы переписки сложились около 150 лет назад. Родина их — Англия, именно оттуда ведут свое начало основные правила этикета составления корреспонденции. Соблюдение правил переписки свидетельствует о вашей вежливости, об уважении к партнеру.

Деловое письмо принято писать на бланке организации, где уже имеются реквизиты учреждения. Внешний вид бланка — это своеобразная визитная карточка фирмы, поэтому к его оформлению нужно относиться с особой тщательностью. Чем официальнее бланк, тем официальнее должен быть стиль письма.

Конверт

В отличие от российской практики, во всем мире сначала пишут Кому, а потом Куда. Адрес получателя пишется дважды: на конверте с правой стороны внизу и в левом верхнем углу письма.

Если письмо вкладывается в конверт с прозрачным окошком, то адрес пишется один раз — в левом верхнем углу письма, и само письмо складывается таким образом, чтобы адрес получателя оказывался как раз в прозрачном окне.



После адреса нужно написать фамилию адресата с инициалами: сначала инициалы, потом фамилия. Вежливость требует поставить перед инициалами сокращения “Г-ну”, “Г-же”, или “Г-дам”.

В большинстве стран принято писать сначала имя, потом фамилию. Однако есть и исключения. В Китае, например, на первом месте стоит фамилия, затем имя. В Венгрии также имя пишется после фамилии; если к фамилии женщины добавлено окончание “не”, это означает, что она замужем: Иштван — мужчина, Иштване — его жена.

Если у адресата есть звание или титул, лучше вместо просто обращения “Господин” указать его. Во всех западноевропейских странах, как и в США, опускать титулы как в устной, так и в письменной речи считается невежливым. Однако писать и говорить “Господин + титул + фамилия” принято только в Германии.

Слова “Господин” и “Госпожа” не принято употреблять без фамилии, и их всегда сокращают до “Г-н” или “Г-жа”, тогда как звания и титулы предпочтительно писать полностью.



В Англии часто употребляется вежливое обращение “Эсквайр” (Esquire — Esq.), причем оно никогда не употребляется в совокупности со словом “Господин”.

Во Франции, так же, как и в Англии, дворянский титул адресата всегда указывается в адресе, однако его не принято упоминать в тексте письма.

В США, как правило, следуют английским правилам письма, однако английская форма “Эсквайр” не указывается. В США и Англии замужние дамы пишут имя и фамилию своего мужа. А в адресе писем незамужним дамам всегда должно указываться их имя.

Допустимо использовать сокращения, обозначающие должность или звания адресата. Если вы хотите послать письмо лично, то после фамилии следует указать “Лично” (“Private” — Англия, “Personal” — США).

После этого следует написать название фирмы, где работает адресат, ее почтовый адрес в следующем порядке: номер дома, улица, название города, штата (графства, кантона и т.п.), почтовый индекс, страна

Например:

Г-ну Лампикоски

Генеральному директору

“Тампелла Пауэр Инк.”,

109, Лапинти,

Тампере, 33101

Финляндия

При пересылке в конвертах небольших брошюр пишут “Печатная продукция” (“By Book Post” или “Printed Matter”).

Структура делового письма

1 Наименование организации-отправителя.

2 Указание на ссылку

В ней могут быть инициалы составителя письма или машинистки, цифровые или буквенные обозначения отдела, фирмы и т.п. При этом сначала предлагается ссылка на данные получателя (Your reference), затем — на данные отправителя (My reference).

3 Дата написания письма



Месяц указывается буквами, а принятые у нас сокращения 12.09.98 в международной практике не употребляются. В США принято указывать сначала месяц буквами, потом число, потом год.

4 Адрес получателя письма

Если письмо адресовано лицу, чей точный адрес неизвестен, а фирма, в которой он работает, осведомлена о его местонахождении, можно послать письмо на адрес фирмы, указав “Care of”, или “C/O” (на попечение).

5 Указание на конкретное лицо

Этот реквизит употребляется в том случае, когда письмо адресовано фирме и при этом отправитель заинтересован в том, чтобы оно было прочитано определенным человеком

В этом случае употребляется выражение “Attention of...” (“Вниманию г-на...”).

6 Вступительное обращение

Оно традиционно состоит из слов “Уважаемый г-н (г-жа) + фамилия” или “Дорогой г-н (г-жа) + фамилия”. В англоязычной переписке наиболее часто применяются следующие обращения:

Sirs, — к государственным чиновникам.

Sir, — к государственным чиновникам.

Dear Madam, — менее формальное обращение.

Dear sir, — менее формальное обращение.

Dear sirs, — к деловым людям.

Gentlemen, — к деловым людям.

Dear MrBrown, — менее формальное обращение к людям, которых вы знаете лично.

Dear MrsWalters, — менее формальное обращение к людям, которых вы знаете лично.

В официальных письмах не принято обращаться на “ты”. К людям, занимающим достаточно высокое положение, в таких письмах не следует обращаться на “ты”, даже если в жизни вы с ним накоротке. В зависимости от степени близости с вашим корреспондентом, обращение может начинаться словами “Дорогой + имя” или “Уважаемый + фамилия”. После вступительного обращения ставится запятая, а не восклицательный знак, как принято в России.

7 Указание на общее содержание письма, то есть тема письма. Для этого достаточно поставить “Re:” (Reference) или “Касательно”. Более современным считается способ, при котором тема письма подчеркивается или пишется полностью заглавными буквами.

8 Основной текст письмаВ настоящее время все большую популярность приобретает цельноблочный стиль, при котором абзацы отделяются друг от друга не отступами, а интервалом. Тогда все абзацы, обращение, адрес, заключительная формула вежливости и т.дначинаются вровень с левым полем страницыВ многостраничном письме все страницы, кроме первой, должны быть пронумерованы.

9 Заключительная формула вежливостиЕсли письмо официальное, за границей, как правило, употребляется комплимент “Very truly yours”, в других случаях — “Искренне ваш” (Yours faithfully, Yours respectfully, Yours sincerely). В ответном письме употребляется та же формула вежливости, что и в присланном.

10 ПодписьЕсли письмо подписано кем-то другим, то должно быть указано “По поручению” или “От имени” такого-то (“pp” — per pro): Jones and Co pp ASmith — по поручению Джонс и Ко подписал АСмит).

11Указание на приложения.

12Указание на рассылку копий.

Типы деловых писем и правила их составления

1 Письмо-просьба. Просьбу формулируйте четко и ясно, по возможности сжато, давая пояснения. Стоит подчеркнуть личную заинтересованность и заранее поблагодарить за исполнение.

2 Письмо-извещение. Посылается из вежливости, в знак благодарности за скорый ответ, как выражение готовности к сотрудничеству и т.п. или в качестве определенного информационного сообщения. Под таким письмом достаточно поставить подпись референта.

3 Письмо-напоминание. Направляется в тех случаях, когда с помощью телефонных переговоров или личного контакта не удается получить желаемый результат своевременно. Цель такого письма — тактично напомнить о необходимости выполнить некие взятые на себя обязательства.

4 Письмо-подтверждение.Чаще всего является гарантией ранее данных обещаний или уже оговоренных условий. Такое письмо является выражением вежливости и глубокого уважения к партнеру.

5 Письмо-претензия — как бы официальное предупреждение. В нем должны содержаться основания для предъявления претензии, сами претензии и конкретные требования.

6 Письмо-отказ — это ответ на претензию. Будучи написанным правильно, оно помогает поддерживать нормальные отношения с клиентом или партнером, несмотря на отказ. Начинать такое письмо лучше всего с позитивной информации: например, перечислением того, с чем вы согласны. А затем нужно объяснить причины отказаКонцовка письма также должна быть позитивной.

7 Письмо-извинение обычно содержит изложение причин, по которым внезапно нарушается какая-то предварительная договоренность. В ряде случаев такое письмо направляется после предварительного уведомления по телефону.

8 Гарантийное письмо — это особая форма письма, которое направляется как обязательства оплаты за покупку, оказанную услугу и т.п. В нем обязательно указывается вид операции, которую предстоит произвести. Письмо заканчивается фразой “Оплату гарантируем” и указанием своих банковских реквизитов. Такое письмо обязательно имеет две подписи — руководителя и главного бухгалтера.

9 Циркулярные письма. Их цель — донести информацию одного содержания до нескольких адресатов .

Рассылаются такие письма обычно внутри организации за подписью руководителя по общим вопросам.

 








Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту:



©2015 - 2024 stydopedia.ru Все материалы защищены законодательством РФ.