Стандартная структура документа
Слово «структура» имеет латинское происхождение и в дословном переводе с этого языка означает строение, расположение, порядок. Порядок составления документа, его структура, во многом определяет правильность восприятия документа и удобство работы с ним. Из-за плохо проработанной структуры документ может быть неправильно истолкован, при его прочтении может быть пропущена какая-либо существенная информация, работа с таким документом будет затруднена, а эффект от него - минимальным. Особенно правильность и ясность структуры важна в больших, многостраничных документах. В противном случае работа с такими документами может стать просто невозможной. Многие предприятия (фирмы), особенно если у них нет прямой заинтересованности в документе, могут просто отказаться рассматривать документ с неясной и нечеткой структурой. Просто откажутся работать с ним. Поэтому, чтобы ваш документ не постигла такая участь, необходимо на начальном этапе его создания продумать структуру, которая будет лежать в основе документа. В ходе же непосредственного создания документа необходимо неукоснительно следовать этой структуре.
Для деловых документов наиболее употребимой является так называемая трехчастная структура, когда документ условно подразделяется на три основные части:
· вводную часть,
· основную часть,
· заключительную часть.
Тем не менее, в зависимости от вида документа и его содержания, указанная структура может быть либо расширена (например, добавлено одно или несколько приложений), либо сокращена (например, в приказе может быть только вводная (констатирующая) часть и заключительная (приказная) часть.
Во вводной части делового документа обычно приводится обоснование, поясняющее причины создания данного документа, в основной части приводится сам текст документа, а заключительная часть отводится под выводы, предложения, требования, просьбы и т. п.
Кроме того, в рамках той или иной основной части текст документа может разделяться на разделы, главы, параграфы, пункты и подпункты — снабженные нумерацией. В свою очередь, текст каждой главы, каждого пункта, параграфа и т.п., как правило, подразделяется на абзацы - логически связанные фрагменты текста, содержащие три-четыре-пять предложений.
Табличная структура документов
Табличный вид документа подразумевает отображение содержимого документа в виде таблицы. Зачастую выбор табличной структуры для документа существенно повышает его наглядность и читабельность, упрощает работу с таким документом. Например, традиционно табличную структуру имеют прайс-листы товаров и услуг, предлагаемых предприятием (фирмой).
Анкетная структура документа используется для документов-анкет, опросников и т.п., т.е. документов, представляющих собой набор характеристик, параметров и т.п.
Довольно часто используются документы смешанной структуры, включающие в себя фрагменты с различной структурой: обычной, табличной, анкетной.
Оформление бланков документов
Бланком документа является стандартами лист бумаги определенных размеров, содержащий реквизиты (специальные обозначения), позволяющие идентифицировать автора данного документа.
Реквизиты.Документы состоят из отдельных элементов, которые принято называть реквизитами (от латинского reguisitum — требуемое, необходимое). Совокупность реквизитов документа отражает его форму. Следовательно, чтобы документ отвечал своему назначению, он должен быть составлен в соответствии с формой, принятой для данной категории документов. От полноты и качества оформления документов зависит их доказательная (юридическая) сила, так как они служат свидетельством, подтверждением конкретных фактов, явлений, событий.
Как правило, в делопроизводстве составляются и используются документы на бумаге двух основных форматов: А4 и А5.
Допускается использование бумаги формата АЗ.
Согласно последним государственным стандартам (ГОСТам), бумага для бланков должна быть либо белого цвета, либо близких к нему светлых тонов. Сами бланки документов могут изготовляться либо типографским способом, либо с помощью компьютерной техники соответствующего назначения.
ГОСТом 9327 - 60 «Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы» установлены размеры бумаги форматом А4 и А5 для А4 210x297 мм; для А5 1148x210 мм. ГОСТом Р 6.30 - 2003 установлены размеры полей (чистого бумажного пространства по краям листа бумаги) для бланков:
· левое - 20 мм;
· правое - 10 мм;
· верхнее - 20 мм;
· нижнее - 20 мм.
Согласно ГОСТам, существует два основных типа расположения реквизитов на бланках: угловое и продольное. При угловом расположении реквизиты располагаются в левом верхнем углу, а при продольном - примерно по центру лист бумаги.
Все бланки, согласно последнему ГОСТу Р 6.30 - 2003, можно разделить натри характерные основные группы:
Общие бланки,которые должны содержать следующие реквизиты (в зависимости от учредительных документов):
· 01 — Государственный герб Российской Федерации; 02 — герб субъекта Российской Федерации; 03 — эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания);
· 08 — наименование организации;
· 11 — дату документа;
· 12 — регистрационный номер документа;
· 14 — место составления или издания реквизитов.
Бланки письма,которые должны содержать следующие реквизиты (в зависимости от учредительных документов):
· 01 — Государственный герб Российской Федерации; 02 — герб субъекта Российской Федерации; 03 — эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания);
· 04 — код организации;
· 05 — Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
· 06 — Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) / Код причины постановки на учет (КПП);
· 08 — наименование организации;
· 09 — справочные данные об организации.
Бланки конкретных документов (всех, кроме писем),которые должны содержать следующие реквизиты (в зависимости от учредительных документов):
· 01 — Государственный герб Российской Федерации; 02 — герб субъекта Российской Федерации; 03 — эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания);
· 08 — наименование организации;
· 10 — наименование вида документа;
· 14 — место составления или издания реквизитов.
Состав и правила оформления реквизитов документов
Состав реквизитов документов, равно как и правила их оформления, устанавливается государственными стандартами - ГОСТами. В данный момент практически все виды и типы документов оформляются согласно последнему ГОСТу - ГОСТ Р 6.30 - 2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», который был принят постановлением № 65-ст Госстандарта России 3 марта 2003 года и введен в действие с 1 июля того же года.
Использование реквизитов необходимо, чтобы составленные нами документы получили необходимую юридическую силу. Как правило, какой-либо неправильно оформленный или составленный документ (который соответствует требованиям и положениям ГОСТа Р 6.30 2003) не имеют законной юридической силы, а значит, соответственно не может полноценно использоваться в делопроизводстве. Помимо всего этого, грамотное применение реквизитов значительно облегчает работу по составлению и оформлению документов.
Наличие в современном делопроизводстве стандартов и единых правилоформления документов позволяет создавать специальные компьютерное программы массового пользования, благодаря которым большинство документов можно за считанные минуты создавать и распространять посредством компьютеров.
Все реквизиты различают по степени важности - например, есть ряд обязательных реквизитов, без которых документ не будет иметь законной юридической силы, есть дополнительные реквизиты и т. д.
К обязательным относятся следующие реквизиты:
1. 08 - наименование организации;
2. 10 - наименование вида документа;
3. 11 - дата документа;
4. 12 - регистрационный номер документа;
5. 18 - заголовок к тексту;
6. 20 - текст документа;
7. 22 - подпись;
8. 24 - визы согласования документов;
9. 28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Вообще же ГОСТом Р 6.30 - 2003 установлены 30 основных реквизитов документов:
· 01 - Государственный герб Российской Федерации;
· 02 - герб субъекта Российской Федерации;
· 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
· 04 - код организации;
· 05 - Основной государственный регистрационный номер (ОГРН)юридического лица;
· 06 - Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) / Код причины постановки на учет (КПП);
· 07 - код формы документа;
· 08 - наименование организации;
· 09 - справочные данные об организации;
· 10 - наименование вида документа;
· 11 - дата документа;
· 12 - регистрационный номер документа;
· 13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;
· 14 - место составления или издания реквизитов;
· 15 - адресат;
· 16 - гриф утверждения документа;
· 17 - резолюция;
· 18 - заголовок к тексту;
· 19 - отметка о контроле;
· 20 - текст документа;
· 21 - отметка о наличии приложения;
· 22 - подпись;
· 23 - гриф согласования документа;
· 24 - визы согласования документов;
· 25 - оттиск печати;
· 2 6 - отметка о заверке копии;
· 27 - отметка об исполнителе;
· 28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
· 29 - отметка о поступлении документа в организацию;
· 30 - идентификатор электронной копии документа.
Правила оформления документов
Общие правила составления и оформления документов в современном делопроизводстве устанавливаются государственными стандартами (ГОСТами).
В данный момент последним и самым полным являете ГОСТ Р 6.30 - 2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», который был принят постановлением № 65-ст Госстандарта России 3 марта 2003 года и введен в действие с 1 июля того же года. Данным ГОСТом установлены 30 основных реквизитоввсех типов документов, используемых во всех субъектах Российской Федерации.
При оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие:
1) их юридическую силу;
2) оперативное и качественное их исполнение и поиск;
3) возможность автоматизированной обработки документов.
Для оформления документов рекомендуется использовать стандартные возможности текстового редактора (версии 6.0 и выше) с использованием шрифт Times New Roman с размером кегля 12, 13, 14, 15 через 12, 18, 24 интервала.
| | | | | Рис.1 - Общий бланк с угловым
расположением реквизитов
| | | | Рис.2 - Общий бланк с центральным
расположением реквизитов
| | |
Их место для бланков с центральным расположением реквизитов и для бланков с угловым расположением реквизитов показано на рис. 1 и рис. 2
01- Государственный герб Российской Федерации
Образец Государственного герба Российской Федераций и процедура его использования установлены федеральным конституционным законом № 2 - ФКЗ «О государственном гербе Российской Федерации» от 25 декабря 2000 г. Приняты три варианта изображения Государственного герба на бланках документов:
· многоцветный вариант;
· одноцветный вариант на геральдическом щите;
· одноцветный вариант без геральдического щита.
Также законодательно установлен список тех учреждений или организаций, которые имеют право помещать какой-либо вариант изображения Государственного герба Российской Федерации на своих бланках.
Изображение Государственного герба Российской Федерации располагается на верхнем поле документа.
Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту:
©2015 - 2024 stydopedia.ru Все материалы защищены законодательством РФ.
|