Сделай Сам Свою Работу на 5

Стандартная структура документа





Слово «структура» имеет латинское происхождение и в дословном переводе с этого языка означает строение, расположение, порядок. Порядок составления документа, его структура, во многом определяет правильность восприятия документа и удобство работы с ним. Из-за плохо проработанной структуры документ может быть неправильно истолкован, при его прочтении может быть пропущена какая-либо существенная информация, работа с таким документом будет затруднена, а эффект от него - минимальным. Особенно правильность и ясность структуры важна в больших, многостраничных документах. В противном случае работа с такими документами может стать просто невозможной. Многие предприятия (фирмы), особенно если у них нет прямой заинтересованности в документе, могут просто отказаться рассматривать документ с неясной и нечеткой структурой. Просто откажутся работать с ним. Поэтому, чтобы ваш документ не постигла такая участь, необходимо на начальном этапе его создания продумать структуру, которая будет лежать в основе документа. В ходе же непосредственного создания документа необходимо неукоснительно следовать этой структуре.



Для деловых документов наиболее употребимой является так называемая трехчастная структура, когда документ условно подразделяется на три основные части:

· вводную часть,

· основную часть,

· заключительную часть.

Тем не менее, в зависимости от вида документа и его содержания, указанная структура может быть либо расширена (например, добавлено одно или несколько приложений), либо сокращена (например, в приказе может быть только вводная (констатирующая) часть и заключительная (приказная) часть.

Во вводной части делового документа обычно приводится обоснование, поясняющее причины создания данного документа, в основной части приводится сам текст документа, а заключительная часть отводится под выводы, предложения, требования, просьбы и т. п.

Кроме того, в рамках той или иной основной части текст документа может разделяться на разделы, главы, параграфы, пункты и подпункты — снабженные нумерацией. В свою очередь, текст каждой главы, каждого пункта, параграфа и т.п., как правило, подразделяется на абзацы - логически связанные фрагменты текста, содержащие три-четыре-пять предложений.



 

Табличная структура документов

Табличный вид документа подразумевает отображение содержимого документа в виде таблицы. Зачастую выбор табличной структуры для документа существенно повышает его наглядность и читабельность, упрощает работу с таким документом. Например, традиционно табличную структуру имеют прайс-листы товаров и услуг, предлагаемых предприятием (фирмой).

Анкетная структура документа используется для документов-анкет, опросников и т.п., т.е. документов, представляющих собой набор характеристик, параметров и т.п.

Довольно часто используются документы смешанной структуры, включающие в себя фрагменты с различной структурой: обычной, табличной, анкетной.

Оформление бланков документов

Бланком документа является стандартами лист бумаги определенных раз­меров, содержащий реквизиты (специальные обозначения), позволяющие идентифицировать автора данного документа.

Реквизиты.Документы состоят из отдельных элементов, которые принято называть реквизитами (от латинского reguisitum — требуемое, не­обходимое). Совокупность реквизитов документа отражает его форму. Следовательно, чтобы документ отвечал своему назначе­нию, он должен быть составлен в соответствии с формой, приня­той для данной категории документов. От полноты и качества офор­мления документов зависит их доказательная (юридическая) сила, так как они служат свидетельством, подтверждением конкретных фактов, явлений, событий.

Как правило, в делопроизводстве составляются и используются документы на бумаге двух основных форматов: А4 и А5.



Допускается использование бумаги формата АЗ.

Согласно последним государственным стандартам (ГОСТам), бумага для бланков должна быть либо белого цвета, либо близких к нему светлых тонов. Сами бланки документов могут изготовляться либо типографским способом, либо с помощью компьютерной техники соответствующего назначения.

ГОСТом 9327 - 60 «Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы» установлены размеры бумаги форматом А4 и А5 для А4 210x297 мм; для А5 1148x210 мм. ГОСТом Р 6.30 - 2003 установлены размеры полей (чистого бумажного пространства по краям листа бумаги) для бланков:

· левое - 20 мм;

· правое - 10 мм;

· верхнее - 20 мм;

· нижнее - 20 мм.

Согласно ГОСТам, существует два основных типа расположения реквизитов на бланках: угловое и продольное. При угловом расположении реквизиты располагаются в левом верхнем углу, а при продольном - примерно по центру лист бумаги.

 

 

 
 
б) угловое

 

 


Все бланки, согласно последнему ГОСТу Р 6.30 - 2003, можно разделить натри характерные основные группы:

Общие бланки,которые должны содержать следующие реквизиты (в зависимости от учредительных документов):

· 01 — Государственный герб Российской Федерации; 02 — герб субъекта Российской Федерации; 03 — эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания);

· 08 — наименование организации;

· 11 — дату документа;

· 12 — регистрационный номер документа;

· 14 — место составления или издания реквизитов.

Бланки письма,которые должны содержать следующие реквизиты (в зависимости от учредительных документов):

· 01 — Государственный герб Российской Федерации; 02 — герб субъекта Российской Федерации; 03 — эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания);

· 04 — код организации;

· 05 — Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

· 06 — Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) / Код причины постановки на учет (КПП);

· 08 — наименование организации;

· 09 — справочные данные об организации.

Бланки конкретных документов (всех, кроме писем),которые должны содержать следующие реквизиты (в зависимости от учредительных документов):

· 01 — Государственный герб Российской Федерации; 02 — герб субъекта Российской Федерации; 03 — эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания);

· 08 — наименование организации;

· 10 — наименование вида документа;

· 14 — место составления или издания реквизитов.

Состав и правила оформления реквизитов документов

Состав реквизитов документов, равно как и правила их оформления, устанавливается государственными стандартами - ГОСТами. В данный момент практически все виды и типы документов оформляются согласно последнему ГОСТу - ГОСТ Р 6.30 - 2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», который был принят постановлением № 65-ст Госстандарта России 3 марта 2003 года и введен в действие с 1 июля того же года.

Использование реквизитов необходимо, чтобы составленные нами документы получили необходимую юридическую силу. Как правило, какой-либо неправильно оформленный или составленный документ (который соответствует требованиям и положениям ГОСТа Р 6.30 2003) не имеют законной юридической силы, а значит, соответственно не может полноценно использоваться в делопроизводстве. Помимо всего этого, грамотное применение реквизитов значительно облегчает работу по составлению и оформлению документов.

Наличие в современном делопроизводстве стандартов и единых правилоформления документов позволяет создавать специальные компьютерное программы массового пользования, благодаря которым большинство документов можно за считанные минуты создавать и распространять посредством компьютеров.

Все реквизиты различают по степени важности - например, есть ряд обязательных реквизитов, без которых документ не будет иметь законной юридической силы, есть дополнительные реквизиты и т. д.

К обязательным относятся следующие реквизиты:

1. 08 - наименование организации;

2. 10 - наименование вида документа;

3. 11 - дата документа;

4. 12 - регистрационный номер документа;

5. 18 - заголовок к тексту;

6. 20 - текст документа;

7. 22 - подпись;

8. 24 - визы согласования документов;

9. 28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Вообще же ГОСТом Р 6.30 - 2003 установлены 30 основных реквизитов документов:

· 01 - Государственный герб Российской Федерации;

· 02 - герб субъекта Российской Федерации;

· 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

· 04 - код организации;

· 05 - Основной государственный регистрационный номер (ОГРН)юридического лица;

· 06 - Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) / Код причины постановки на учет (КПП);

· 07 - код формы документа;

· 08 - наименование организации;

· 09 - справочные данные об организации;

· 10 - наименование вида документа;

· 11 - дата документа;

· 12 - регистрационный номер документа;

· 13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

· 14 - место составления или издания реквизитов;

· 15 - адресат;

· 16 - гриф утверждения документа;

· 17 - резолюция;

· 18 - заголовок к тексту;

· 19 - отметка о контроле;

· 20 - текст документа;

· 21 - отметка о наличии приложения;

· 22 - подпись;

· 23 - гриф согласования документа;

· 24 - визы согласования документов;

· 25 - оттиск печати;

· 2 6 - отметка о заверке копии;

· 27 - отметка об исполнителе;

· 28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

· 29 - отметка о поступлении документа в организацию;

· 30 - идентификатор электронной копии документа.

Правила оформления документов

Общие правила составления и оформления документов в современном делопроизводстве устанавливаются государственными стандартами (ГОСТами).

В данный момент последним и самым полным являете ГОСТ Р 6.30 - 2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», который был принят постановлением № 65-ст Госстандарта России 3 марта 2003 года и введен в действие с 1 июля того же года. Данным ГОСТом установлены 30 основных реквизитоввсех типов документов, используемых во всех субъектах Российской Федерации.

При оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие:

1) их юридическую силу;

2) оперативное и качественное их исполнение и поиск;

3) возможность автоматизированной обработки документов.

Для оформления документов рекомендуется использовать стандартные возможности текстового редактора (версии 6.0 и выше) с использованием шрифт Times New Roman с размером кегля 12, 13, 14, 15 через 12, 18, 24 интервала.

 

 

       
 
Рис.1 - Общий бланк с угловым расположением реквизитов  
   
Рис.2 - Общий бланк с центральным расположением реквизитов  
 

 


Их место для бланков с центральным расположением реквизи­тов и для бланков с угловым расположением реквизитов показано на рис. 1 и рис. 2

01- Государственный герб Российской Федерации

Образец Государственного герба Российской Федераций и процедура его использования установлены федеральным конституционным законом № 2 - ФКЗ «О государственном гербе Российской Федерации» от 25 декабря 2000 г. Приняты три варианта изображения Государственного герба на бланках документов:

· многоцветный вариант;

· одноцветный вариант на геральдическом щите;

· одноцветный вариант без геральдического щита.

Также законодательно установлен список тех учреждений или организаций, которые имеют право помещать какой-либо вариант изображения Государственного герба Российской Федерации на своих бланках.

Изображение Государственного герба Российской Федерации располагается на верхнем поле документа.

 








Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту:



©2015 - 2024 stydopedia.ru Все материалы защищены законодательством РФ.