Классификация документов. Функции документа.

ВВЕДЕНИЕ

Задачи делопроизводства и немного истории

Как только человек научился писать он начал создавать документы. Что же такое документ?

"Документом называется все то, что служит для регистрации, передачи и сохранения информации о каком-нибудь предмете" - определение Поля Отле из книги "Руководство к администрированию".

Другими словами документ - это материальный носитель с зафиксированной на нем информацией. В качестве такого носителя может служить бумага, диск компьютера, фото- и кинопленка и т.д. Деловой документ служит для фиксации административной (управленческой) информации.

Подобно тому, как фабрика производит продукты, административное управление создает документы. Разница заключается в том, что продукт для фабрики является целью ее работы, целью же административного управления служит управляющее действие, которое при своем осуществлении должно сопровождаться документами.

С появлением документов началась регламентация работы с ними, которую сегодня принято называть делопроизводством. В древние времена документы выполняли, в основном ,роль свидетельств о чем-либо и само латинское слово documentum означает "свидетельство". Понимая важность организации делопроизводства, еще Петр I издал указ "О подписании протоколов".

В 1720 году был издан "Генеральный регламент", определяющий порядок работы с документами. А в изданной в Санкт-Петербурге в 1857 году книге Н.Воронцова "Делопроизводство или теоретическое и практическое руководство к гражданскому и уголовному, коллегиальному и одноличному письмоводству" можно прочесть:

"Делопроизводство есть наука, излагающая правила составления деловых бумаг, актов и самих дел в присутственных местах по данным законами формам и по установившимся образцам деловых бумаг".

Значение этого понятия не изменилось и по сей день даже в наше компьютерное время. Итак, можно дать понятию делопроизводства следующее определение:

Делопроизводство - это деятельность по созданию документов и дел в соответствии с государственными стандартами и организации работы с ними, а именно создание условий для движения, поиска и хранения документов.

Главная цель делопроизводства: информационное обеспечение управления.

Значение документационного обеспечения управления

Жизнь человека и всего человечества осуществляется через развитие. Для удовлетворения своих потребностей человечество постоянно изобретает и производит новую продукцию, а вместе с ней появляются и развиваются новые производства, целые отрасли.

Чтобы произвести какую-либо продукцию хотя бы на одном предприятии, нужно распределить работы, согласовать усилия многих людей, грамотно дать задания специалистам и группам. Каждый человек является специалистом в своей области, но только все вместе люди могут возводить здания, создавать автомобили, самолеты, выращивать, сохранять и реализовывать урожай.

Своевременность и достаточность информации – залог обоснованного и эффективного решения, продуктивной и целесообразной деятельности.

Информация – важнейший товар: кто владеет информацией, тот владеет ситуацией. В условиях конкуренции выживает тот, кто умеет получить своевременно и в нужном объеме информацию о рыночной конъюнктуре, получить данные для анализа процессов и прогнозирования тенденций, о новинках техники и технологии, в то же время, сохранив информацию, на основе которой можно вырваться вперед, обеспечить очередной этап развития фирмы. Информация считается основным фактором развития современного общества, она пронизывает все аспекты управления, определяет экономические результаты, поэтому это общество называют «информационным».

Информация в наше время породила самостоятельные отрасли и системы, ориентированные на предоставление информационных услуг или на создание условия для формирования, передачи, обработки и хранения информации. Особое внимание стран с развитым рынком к проблемам информации подтверждается законодательными актами, высокими приоритетами проблем информационного обеспечения деятельности общества по сравнению с другими направлениями развития, невиданными темпами развития вычислительной техники.

Информационно-документационное обслуживание является основной обеспечивающей функций управления, выполнение которой требует профессиональных знаний. Уровень, качество этого обеспечения определяет оперативность, четкость и слаженность работы организации, влияет на деловую репутацию и, в конечном счете, на выживаемость фирмы.

Документирование управленческой деятельности

Классификация документов. Функции документа.

Документы являются одним из основных средств делового общения. Успех делового общения зависит от культуры партнеров, их благожелательности, нацеленности на достижение взаимоприемлемых результатов.

Все документы по отражаемым в них видам деятельности де­лятся на две большие группы. Первая — это документы по общим и административным вопросам, т.е. по вопросам общего руковод­ства предприятием (организацией) и его производственной деятель­ностью. Эти документы могут составлять работники всех подраз­делений предприятий. Вторая группа — документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.

Документы классифицируются по наименованиям: служебные письма, приказы, протоколы, акты, докладные записки, договоры и т.д. Оформление всех этих документов унифициро-

вано, но по содержанию они могут быть совершенно разными:

по месту составления: внутренние (документы, составляемые работниками данного предприятия) и внешние (документы, по­ступающие из других предприятий, организаций и от частных лиц);

по содержанию: простые (посвященные одному вопросу) и сложные (охватывающие несколько вопросов);

по форме: индивидуальные, когда содержание каждого доку­мента имеет свои особенности (например, докладные записки), трафаретные, когда часть документа отпечатана, а часть заполня­ется при составлении, и типовые, созданные для группы однород­ных предприятий. Как правило, все типовые и трафаретные доку­менты печатаются типографским способом или на множительных аппаратах;

по срокам исполнения: срочные, требующие исполнения в оп­ределенный срок, и несрочные, для которых срок исполнения не установлен;

по происхождению: служебные, затрагивающие интересы пред­приятия, организации, и личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными;

по виду оформления: подлинные, копии, выписки, дубликаты;

по средствам фиксации: письменные, графические, фото-кинодокументы и т.д.

Подлинник — это подписанный и надлежащим образом офор­мленный экземпляр документа, составленный в первый раз.

Копия — повторное, абсолютно точное воспроизведение под­линника (с пометкой «копия»), засвидетельствованное в уста­новленном порядке соответствующим должностным лицом. На копиях служебных документов, требующих особого удостове­рения, в обязательном порядке ставятся подпись руководителя и печать.

Иногда для работы требуется не копия с подлинного доку­мента, а выписка из того или иного его раздела. При оформле­нии выписки обязательно надо указать, из какого документа она сделана. Правильность составления выписки подтверждается подписями должностных лиц и печатью. Предприятиям и орга­низациям предоставлено право в случае утери владельцем под­линного документа, выдавать ему соответствующий дубликат (с пометкой «дубликат»), имеющий одинаковую юридическую силу с подлинником.

Основные требования к оформлению управленческих (орга­низационно-распорядительных) документов

В соответствии с требованиями ГСДОУ содержание управленческих документов должно:

· содержать достоверную и аргументированную информацию, т. е. ос­новываться на фактах (событиях);

· увязываться с документами, ранее изданными (подготовленными, на­пример, в рамках служебно-деловой переписки) по данному вопросу (направлению) деятельности предприятия, но при этом не дублиро­вать их содержание, а при необходимости иметь соответствующие ссылки на них;

· не противоречить законодательству, нормативно-правовым актам и организационно-распорядительным документам, регламентирующим порядок и правила осуществления вида деятельности (ее направле­ния, отдельного вопроса), освещаемого в документе;

· излагаться ясно, убедительно и емко, но вместе с тем по возможности кратко.

ГСДОУ - Государственная система документационного обеспечения управления. Введена в действие 25.05.1988 г.

Таким образом, из приведенного отрывка официального документа видно, что основным требованием, предъявляемым к содержанию документов, является, соответствие содержания документа назначению документа. При этом содержание документа должно ясно и однозначно пониматься из текста документа. Последнее достигается средствами и соблюдением правил стиля составления деловых и служебных документов.

По возможности должны использоваться стандартные формы, разработанные и принятые для многих видов документов. Это позволяет, во-первых, избежать многих ошибок, а во-вторых, — ускорить создание и обработку документов. В то же время стандартные формы подходят далеко не всегда и далеко не для всех случаев они предусмотрены. В большинстве случаев использование стандартных форм документов имеет рекомендательный характер, но для некоторых видов документов - это обязательно.

Содержание документа должно быть связным и цельным. Это значит, что на всем протяжении документа его содержание должно быть подчинено одной единой цели, ради которой создается документ. Не допускаются не относящи­еся к сути документа отступления, а также попытки вместить в один документ несколько различных смысловых частей, каждая из которых требует отдельно­го рассмотрения и вынесения отдельного решения. В последнем случае следует просто создать несколько документов.

В то же время содержимое документа должно быть полным, т. е. в полной мере отражать суть рассматриваемого/отражаемого в документе вопроса. При со­ставлении документа необходимо постоянно «держать у себя в голове» мысль о том, что по вашему документу должно быть впоследствии выработано какое-то решение, произведено какое-либо действие.

В случае же отрывочного и неполного изложения это может стать невозмож­ным. Кроме того, в случае возникновения каких-либо конфликтных ситуаций любая неточность, неоговоренная подробность могут иметь для вас негативные последствия. Поэтому, например, недостаточно писать «Поезд прибыл». Сле­дует указать, что за поезд, куда прибыл, во сколько прибыл и т. д. В то же время не надо указывать, что проводника в 5 вагоне зовут Василий Петрович, если это не относится к делу.

Согласно принятым нормам, тексты управленческих документов можно со­ставлять на русском или национальном языке. Только на русском языке состав­ляются документы при обращении в органы государственной власти, органы государственной власти субъектов РФ, а также в организации, не находящие­ся в ведении данного субъекта РФ или расположенные на территории других субъектов.

В то же время тексты документов, направляемых зарубежным партнерам пред­приятия, могут составляться на русском или английском языках, а также на языке зарубежного партнера. При этом подразумевается, что содержание уп­равленческого документа должно соответствовать грамматике и орфографии используемого для его изложения языка.

К документу может прилагаться приложение, оформленное в виде обычного текстового документа, таблицы, анкеты или их комбинации. Содержание приложения призвано дополнить содержание основного документа, дать дополни­тельную поясняющую информацию. Кроме того, в качестве приложения могут выступать какие-либо второстепенные документы, упоминаемые в основном документе.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: