Что такое «виртуальный офис»: преимущества и недостатки

СОДЕРЖАНИЕ

1. Виртуальный офис ………………………………………………………….3

2. Список использованных источников………………………………………10

3. Заявление …………………………………………………………..................11

4. Приказ о внедрении программы………………………..…………………....12

5. Сводный приказ по личному составу и формулировка записи в трудовую книжку……………………………………………………………………………13

6. Протокол заседания………………………………………………..……..…...16

7. Документы, включаемые в состав личного дела. Служебная характеристика……….............................………………………………………..18

8. Письмо-предложение ………………………….…………...………………...29

9. Письмо иностранному корреспонденту …………………………………….20

Что такое «виртуальный офис»: преимущества и недостатки

Виртуальный офис (от англ. virtual office) — термин для обозначения офисных услуг коллективного пользования, которые зачастую включают в себя служебный адрес организации для получения корреспонденции, услуги пересылки почты, виртуальный телефонный номер, приём факса, а также дополнительно предоставляются обслуживание входящих звонков, услуги секретаря, веб-хостинг и аренда переговорных комнат и конференц-залов для деловых встреч. «Виртуальный офис» также является общим термином для описания среды, которая позволяет команде сотрудников эффективно вести бизнес, используя исключительно коммуникационные возможности Интернета.

Спорным является факт, что компания Servcorp первым ввела отрасли и термины «виртуальный офис» и «обслуживаемый офис» в 1978 году, тем не менее, Крис Керн (англ. Chris Kern) утверждает, что создал неологизм «виртуальный офис» для статьи в журнале, опубликованном в 1983 году.^[3]

Термин не является устоявшимся. Так, некоторые поставщики услуг виртуального офиса предоставляют дополнительные корпоративные или аутсорсинговые услуги, например, услуги корпоративного секретаря, бухгалтера или юриста. Компании, занимающиеся учреждением фирм за границей, также предлагают сопутствующую услугу по регистрации почтового адреса, телефона и факса.

Другие поставщики предлагают преимущественно ИТ-инфраструктуру для организации удалённой работы для распределённых офисных команд. В этом случае виртуальный офис может включать: защищённый канал доступа сотрудников к системам фирмы, хостинг этих систем, сами ИТ-системы: документооборот, портал, CRM, ERP и другие.

Компании приобретают виртуальный офис, чтобы получить эффективный и недорогой инструмент для общения с клиентами в городе их проживания, создав имидж местной компании, либо чтобы улучшить свой имидж благодаря престижному адресу в центре Нью-Йорка, Лондона или Гонконга. Например, фирма может купить виртуальный номер с кодом 212 и почтовый адрес в Нью-Йорке с целью создать впечатление, что компания находится в Нью-Йорке, в то время как в действительности может находиться совершенно в другой стране.

Также в услугу «виртуальный офис» входит сервис, называемый «виртуальный номер». Это телефонный номер выбранной страны и города. Звонки, поступающий на этот номер, могут приходить на мобильный или стационарный телефон, SIP-устройство или скайп. Физически находясь в одной стране, можно пользоваться номером другой страны.

Существует услуга IP-АТС, позволяющая расширить возможности виртуального телефонного офиса. Это тот же виртуальный номер, но с дополнительными возможностями. IP-АТС, позволяет подключить IVR-конструктор и голосовую почту, задавать сложную переадресацию, отслеживать историю звонков, записывать разговоры. Кроме того, владелец IP-АТС может создать черный список номеров, а также перехватывать звонки.

Еще одна составляющая виртуального офиса, которую предоставляют многие телекоммуникационные компании — услуга виртуальный факс.

Пользователями «виртуального офиса являются те кто ищет обычного секретаря, но за меньшую плату; кто хочет проводить собрания в профессиональной среде; кто запускает пилотный продукт или сервис; кто открывает фирму; кто сокращает штат офисного персонала; кто переводит офисный персонал на удаленную работу; кто расширяет фирму; кто хочет заявить о своем присутствии в другой стране или городе; кто ищет престижный почтовый адрес в дорогом районе в целях улучшения корпоративного имиджа; кто ищет юридический адрес для регистрации юридического лица организации, чтобы соблюсти правительственные постановления; кто ищет техническую поддержку или бизнес-услуги, например, копирование, печать, факс; кто ищет ответственное лицо за сбор и классификацию почты и посылок; кто создает бизнес в интернете, например интернет-магазин.

К преимуществам виртуального офиса можно отнести многие параметры. Виртуальный офис - это идеальное решение для удаленного управления бизнесом. Открывая виртуальный офис, клиент существенно оптимизирует затраты на поддержание представительства компании в стране ее регистрации, сокращая расходы на аренду и заработную плату сотрудникам.

Услуги которые включает в себя виртуальный офис:

• Почтовый адрес по месту регистрации компании с возможностью пересылки входящей корреспонденции. Вся почтовая корреспонденция (почтовые сообщения, письма, уведомления и бандероли), которая будет приходить на адрес компании, будет согласно инструкциям переадресовываться на указанный клиентом адрес или храниться в его офисе до получения распоряжений.

• Секретарь, который отвечает на телефонные звонки в течение рабочего дня, а при необходимости 24 часа в сутки на любом требуемом языке.

• Электронный адрес в стране регистрации офиса с возможностью переадресации корреспонденции.

• Персональный номер факса с передачей сообщений на электронный адрес. Все приходящие факсовые сообщения переадресовываются на адрес электронной почты в любой стране мира по выбору клиента.

• Выделенный телефонный номер с переадресацией. Все входящие звонки переадресовываются на городские и мобильные номера. Все входящие звонки могут переадресовываться в любую страну мира на любой номер телефона, согласно указаниям. Звонящие клиенты не будут знать о том, что звонок переадресован. Главное преимущество услуги переадресации состоит в том, что для клиентов и партнеров по бизнесу владелец виртуального офиса будет всегда находиться в стране, в которую они звонят.

По желанию клиента есть возможность арендовать офис и зал для переговоров. Для проведения деловых совещаний и встреч можно арендовать оборудованный офис на необходимое количество часов.

Стоимость организации работы виртуального офиса обычно напрямую зависит от тарифов на аренду телефонной линии и других услуг в различных странах.

Принцип работы виртуального офиса:

1. Телефонный звонок клиента поступает в центр обработки звонков по специально выделенному владельцем офиса телефону. Телефонный номер, по которому ему звонят, имеет код страны в которой зарегистрирована компания.

2. Секретарь/сотрудник call-центра берет трубку и представляется именем компании на чистом английском (китайском, французском и т.д.) языке.

3. Затем звонок переводится на любой телефон, включая мобильный в любой точке мира. У клиента создается иллюзия, что человек в офисе.

4. Если владелец офиса не доступен в данный момент, то секретарь ответит на звонок и сообщит, что он занят. Секретарь запишет всю информацию для владельца офиса и передаст ему.

Почтовый адрес клиента обычно имеет один из престижнейших адресов в центре указанного города. Вся корреспонденция, полученная на адрес офиса, пересылается по указанному клиентом адресу.

Виртуальный («инкогнито») телефонный номер позволяет владельцу офиса объединить все существующие телефонные номера под единым номером. Все звонки, поступающие на виртуальный номер, направляются на указанные владельцем офиса реальные телефонные номера. Работая по принципу переадресации, виртуальный («инкогнито») номер позволит всегда оставаться на связи.

Преимущества виртуального номера:

- Самостоятельный и бесплатный выбор красивого номера в любом городе.

- Выбранный виртуальный номер всегда последует за его владельцем при смене места нахождения офиса.

- Звонки с виртуального номера могут быть переадресованы на любые указанные номера, в том числе на номера другого города или другой страны.

- Возможность использовать второй вызов, перевод вызова, конференцсвязь, «Голосовой почтовый ящик», «Черный и Белый списки», «Параллельный дозвон».

- Многоканальный номер: возможность принимать до 30 вызовов одновременно, самостоятельно устанавливать приоритетные номера или равномерно распределять нагрузку между ними, использовать услугу «Очередь».

- Полноценная замена Call-центра.

Хотя виртуальный офис выгоден в эксплуатации, но имеет свои недостатки:

- Множество компаний используют один и тот же адрес;

- Недостаток государственного регулирования и как следствие ненадежные провайдеры. Исключением является Англия — британский парламент в соответствии с торговыми стандартами Великобритании приняли «Схему честной торговли почтовыми адресами» (M.A.I.L Fair Trade Scheme);

- Благодаря лёгкому процессу регистрации среди пользователей множество мошенников; тем не менее, Формуляр почтовой службы 1583 (Postal Service Form 1583), регулирующий работу почтовых служб, содействует в борьбе с мошенничеством. Согласно вышеуказанному постановлению коммерческие почтовые службы считают противозаконным получать почту анонимно либо под вымышленным именем.

Заключение

Итак, делаем вывод, что Виртуальный офис это интернет-ресурс/сайт, позволяющий территориально удаленным сотрудникам компании взаимодействовать (обмен, обработка и передача информации) посредством электронных средств коммуникаций.

Виртуальный офис - это идеальное решение для удаленного управления бизнесом.

Но не смотря на все свои положительные качества виртуальный офис имеет ряд недостатков. Таких как недостаток контроля за достоверностью информации, мошенничество и др.

“Виртуальные офисы” теперь существуют не только в Интернете. Бизнесмены разных стран имеют возможность показывать клиентам и партнерам лицо компании, не тратя больших средств на аренду или покупку площадей в бизнес-центрах. Абсолютно законная видимость якобы существующего офиса создается всего за $250-1000 в месяц. Правда, разоблачение пустышки может довольно сильно ударить по репутации, особенно если она работает непосредственно с частными клиентами. Поэтому воспользоваться услугами обученного секретаря, создающего эффект присутствия на рабочем месте целого штата сотрудников, рискуют немногие. Но участники рынка полагают, что система “виртуальных офисов” будет набирать обороты. Их вдохновляет опыт Запада, где оказание подобных услуг стало целой индустрией.

Звоня по телефону, указанному в рекламном объявлении или на визитке бизнесмена, человек обычно уверен, что попадет в офис. Он представляет себе многочисленных клерков за компьютерами и солидные кабинеты топ-менеджеров. Однако городской номер телефона и адрес в каком-нибудь престижном бизнес-центре могут оказаться просто видимостью. Звонок примет квалифицированный секретарь, владеющий иностранными языками, а также обученный принимать и отправлять факсы, письма и электронную почту. Делает он все это по хорошо отработанной схеме, соединяя, например, одного клиента с мобильным номером руководителя компании, а у другого просто принимая сообщение. Все дело в том, что этот секретарь является единственным сотрудником, обороняющим рубежи фирмы в данном бизнес-центре. И такая система работы называется вовсе не мошенничеством, а “виртуальным офисом”.

Литература

1. Юлия Андреева «Варианты организации офиса. 2009г.

2. Газета «Ведомости» номер 28 (268) от 20.07.2004, статья «ОСТОРОЖНО, "ВИРТУАЛЬНЫЙ ОФИС"».

3. Александр Левитас «Больше денег от вашего бизнеса. Скрытые методы увеличения прибыли» 2008г.

4. Стрелец И.А Сетевая экономика. ЭКСМО 2006г.

5. Бугорский В.Н. Основы информационного бизнеса,2001г.

Республики Беларусь

УО «Белорусский государственный

экономический университет»

ЗАЯВЛЕНИЕ

20.01.2013 №17

Прошу разрешить мне посещать занятия по иностранному языку.

Студент УЭФ

1-й курс, РЭА-1 ______________ П.А. Кураш

В дело 01-23/10

_________Е.В. Косюк

17.01.2013

ЗАО «Примус»

ПРИКАЗ

05.11.2012 №220

г. Минск

О внедрении программы контроля исполнения документов

В связи с тем, что в период с 01.11.2012 по 01.01.2013 канцелярией совместно с группой АСУ предприятия разрабатывалась программа контроля исполнения документов. Внедрение указанной программы повысит эффективность работы с документами в службах и отделах организации.

ПРИКАЗЫВАЮ:

1.Ввести в действие с 01.02.2013 программу контроля исполнения документов в организации.

2. Начальникам служб и отделов усилить контроль за сроками исполнения документов.

3.За проделанную работу поощрить премией в размере должностного оклада помощника генерального директора, инженера-программиста группы АСУ, старшего инспектора канцелярии.

4.Контроль за исполнение приказа возложить на заместителя генерального директора С.А.Самойлаву.

Генеральный директор _______________ Л. Л.Лучик

Начальник отдела кадров

_________ Р.О. Курик

05.11.2012

Начальник

юридической службы

_________И.Н. Ларик

05.11.2012

РУП «ОМА»

ПРИКАЗ

01.01.2011 №20-К

г. Минск

По личному составу

1. ПРИНЯТЬ:

МАРКОВА Леонида Николаевича на должность менеджера второй категории отдела рекламы, по совместительству в том же отделе рекламным агентом с 15.06.2011 со сдельной оплатой труда за фактически выполненную работу.

Основание: 1. Трудовой договор от 18.06.2011 № 70 (ч.1 ст.343ТК)

2. ПЕРЕВЕСТИ:

СОЛОВЬЕВА Александра Витальевича, слесаря-сборщика цеха №4, с 03.01.2011 сроком на 3 месяца в цех конструктивной сборки на должность подсобного рабочего для ускорения процесса производства в связи с производственной необходимостью (ст.33 ТК)

3. ПРЕДОСТАВИТЬ:

ВАСИЛЕВСКОЙ Екатерине Александровне, секретарю-референту, часть трудового отпуска на 14 календарных дней с 02.01.2011 по 15.01.2011 за период работы с 28.02.2010 по 01.01.2011.

Основание: 1. Заявление Василевской Е.А. от 01.01.2011

2. График отпусков (ст.174 ТК)

Директор ____________ Л. С. Борик

Начальник отдела кадров

___________С.С. Керчук

01.01.2011

С приказом ___________ Марков Л.Н.

ознакомлены: 02.01.2011

___________ Соловьев А.В.

02.01.2011

___________ Василевская Е.А.

02.01.2011

В дело 03-07

__________ Е.И. Пусик

07.03.2011

Формулировки записей в трудовую книжку:

1. Для Маркова Л. Н.

2. Для Соловьева А. В.

Рэспубліканскае Pеспубликанское

Унітарнае прадпрыемства Унитарное предприятие

«МiнВiн» «МинВин»

ПРАТАКОЛ ПРОТОКОЛ

25.12.2011№465

г. Мiнск г. Минск

заседания отдела маркетинга

Председатель - С.С.Сарик

Секретарь – А.А.Валик

Присутствовали- 5 человек (список прилагается)

Повестка дня:

1. Разработка презентации нового игристого вина «Радзивил».

2. Оформление выставочного стенда.

3. Заключение контрактов на 2012 год.

1.СЛУШАЛИ:

Дорофеева А.Д. – текст доклада прилагается.

ВЫСТУПИЛИ:

Санок А.А - Об анализе зарубежных аналогов.

Ритюк М.А.- Об окупаемости линии.

ПОСТАНОВИЛИ:

1.1.Определить режим подготовки к участию к выставке-ярмарке «ПродЭкспо-2005».

2.2. Установить срок заключения контрактов.

Председатель комиссии ________ С.С.Сарик

Секретарь: ________ А.А.Валик

В дело 3-10

_________

30.01.2012

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: