Компьютеризация делопроизводства

Панель Office является своего рода «пультом дистан­ционного управления», с помощью которого можно запус­кать приложения, открывать заранее созданные шабло­ны, настраивать программы или запускать любые другие приложения и утилиты. Панель Office представляет со­бой набор панелей инструментов с настраиваемыми кноп­ками, расположенных вдоль верхней, нижней или боко­вой стороны экрана. Чтобы выполнить с панели какую-либо команду или запустить приложение, достаточно на­жать кнопку с изображением нужной программы. Состав кнопок на панели полностью настраивается пользовате­лем, который по своему усмотрению может добавлять, удалять или переставлять кнопки (рис. 8.1).

Рис. 8.1. Внешний вид панели Office

Запуск (открытие) приложений Microsoft Office с новым документом осуществляется любым из четырех способов:

• нажатием кнопки Пуск и выборки имени программы в папке Программы;

Делопроизводство

• щелчком по значку программы на панели Office;

• открытием шаблона документа;

• двойным щелчком на имени файла, содержащего до­
кумент Office, в Проводнике Windows или Microsoft Outlook.

Например, запуск Microsoft Word с помощью кнопки Пуск производится следующим образом:

1. Нажмите кнопку Пуск на панели задач (кнопка Пуск
расположена в левом нижнем углу экрана).

2. Выберите папку Программы и найдите в ней Microsoft
Word. Программы, входящие в состав Office, перечисле­
ны в алфавитном порядке.

3. Щелкните на программе Microsoft Word. Открывается окно
приложения Microsoft Word, изображенное на рис. 8.1.
Если нужно создать конкретный деловой документ, но при

этом неясно, какое именно приложение Office следует для это­го использовать, можно вьшолнить в меню Пуск команду Со­здать документ Microsoft Office (New Office Document) или же нажать кнопку Создать документ (Start A New Document) на панели Office. Это позволяет просмотреть разнообразные типы разработанных заранее документов, шаблонов и открыть имен­но тот, который нужен. Шаблоны позволяют сосредоточить внимание на информации, которую необходимо представить в документе, и избавиться от длительного процесса разработки внешнего вида и форматирования (рис. 8.2).

Каждое приложение Office содержит несколько полез­ных шаблонов документов, которые можно открыть непо­средственно из окна диалога Создание документа (New).

Запуск приложения Office с использованием шаблона документа осуществляется следующим образом:

1. Нажмите кнопку Пуск и выполните команду Создать документ Microsoft Office (или нажмите на панели Office кнопку Создать документ). Открывается окно диалога с несколькими вкладками, каждая из которых соответ­ствует определенному типу шаблонов. В окне диалога также имеется область предварительного просмотра, где

Компьютеризация делопроизводства

..^... , "_;Д-_Г*- ♦

Рис. 8.2. Внешний вид окна Microsoft Word

приводится уменьшенное изображение текущего выде­ленного шаблона.

2. Выберите вкладку, соответствующую типу создаваемо­
го документа. Например, для просмотра списка суще­
ствующих шаблонов факсов следует выбрать вкладку
Письма и факсы (Letters & Faxes). Если нажать в окне
диалога кнопку Таблица (Details), можно узнать размер
файла шаблона, тип файла (включая связанное с ним
приложение) и дату внесения последних изменений.

3. Сделайте двойной щелчок на шаблоне, который вы хоти­
те открыть. Windows 95 запускает связанное с ним прило­
жение и загружает шаблон, чтобы вы могли с ним рабо­
тать. Например, для создания факса, основанного на шаб­
лоне Стандартный факс (Professional Fax), сделайте двой­
ной щелчок на значке Стандартный факс вкладки Письма
и факсы окна диалога Создание документа. Когда вы­
бранный шаблон откроется в виде нового документа без

Делопроизводство

имени, занесите в документ вашу информацию и сохра­ните файл под другим именем, чтобы не испортить ис­ходный шаблон (позднее он может снова понадобиться). Большинство шаблонов содержат базовые инструкции, об­легчающие создание документа (рис. 8.3). В Office предусмотрена также и другая возможность создания документов — с использованием специальных шаблонов или мастеров. Мастером называется специаль­ный автоматизированный документ, способный руководить процессом пошагового создания делового документа.

Общие] VVeb-странмцы (Другие документы] Записки [отчеты Письма и факсы [Публюоци*]

■ Просмотр——-,,_—-—

Изысканное Изысканный факс Мастер конвертов

письмо Нг

Мастер писем Мастер почтовых Мастер факсов наклеек

Для просмотра ще^жте значок.

Современнее Современный Стандартное
письмо Нг факс письмо (tr

Создагть------------- --' ■'

_vj i <? документ С шаблон t

Рис. 8.3. Типичный список шаблонов Microsoft Word

Использование мастеров во многих случаях предпочти­тельнее простых шаблонов, поскольку мастера позволяют изменять стиль или формат документа во время его созда­ния (шаблоны по определению всегда содержат один и тот же формат). Например, Мастер факсов позволяет указать в факсе настраиваемые поля для имени, адреса и номера те­лефона, а также украшает документ декоративными эле­ментами. Полезные мастера содержатся в многочисленных вкладках окна диалога Создайие документа (рис. 8.4).

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: