|
|
Документооборот и формы его организации
В архивном помещении рекомендуется поддерживать постоянную температуру (в пределах 14—20°С), а относительную влажность воздуха — 50—65 %. В нерабочее время архивное помещение закрывается, опечатывается или пломбируется. Категорически запрещается выносить из помещения ключи от внутренних дверей, шкафов и столов. Сроки хранения дел в архивах организаций устанавливаются в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения (Приложение 22). Проверьте себя: 1. Что такое документооборот и какова его организация ? 2. Что вы знаете о формах организации работы с документа 3. Изложите свое представление о табеле форм документов и 4. Как на предприятии организуется работа с конфиденциаль 5. Изложите основы работы с письмами и обращениями граж 6. Что такое «дело» в делопроизводстве? 7. Что понимается под номенклатурой дел ? 8. Каковы сроки хранения документов? 9. Каковы способы хранения дел ?
10. Каково расположение документов в делах? 11. Что понимается под экспертизой ? 12. Как оформляется выдача документов во временное поль Глава 8 КОМПЬЮТЕРИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
В главе 8 рассмотрены вопросы использования современной оргтехники в делопроизводстве организации, в том числе компьютеризации управленческих процессов, принцип внедрения электронного документооборота, порядок создания основных видов документов. В результате изучения изложенного материала студент должен: • знать правила и порядок создания документов с ис • уметь оформлять реквизиты документов с помощью В современном делопроизводстве в настоящее время используется большое разнообразие отечественной и импортной оргтехники. В соответствии с назначением все технические средства можно разбить на следующие группы: Компьютеризация делопроизводства • • копировальная и множительная техника; • средства обработки документов; • средства хранения, поиска и передачи документа; • техника управленческой связи. Каталоги, проспекты, реклама, специализированные профессиональные издания в этой области предлагают технические характеристики средств механизации и автоматизации. Наиболее важными среди технических средств являются средства для составления документов. Оргтехника — это технические средства, используемые в управлении и делопроизводстве. Технические средства, используемые для составления документов, классифицируют по способу создания документов. Черновые варианты документов составляют рукописным, машинописным способом и на персональных компьютерах. Рукописным способом зачастую набрасывают первый вариант будущего документа, ряд документов вообще составляют только от руки. Это всевозможные заявления, автобиография, расписки, некоторые финансовые документы. Рукописным способом заполняются трафаретные документы: анкеты, личные листки по учету кадров, табели учета рабочего времени и т. п. Исторически сложилось так, что основным техническим средством делопроизводства ушедшего столетия стала пишущая машинка — самый доступный и экономичный способ создания различного вида документов. За долгий период развития делопроизводства создан ряд пишущих машинок, различающихся по принципу действия на механические, электрические, электронные; по назначению — на канцелярские, дорожные и специализированные. Самые простые и дешевые — это механические пишущие машинки, однако они неудобны в работе. Более эффективны электрические машинки: при нажатии клавиш ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО
Более высокой ступенью в обеспечении делопроизводственных процессов организации стало создание и использование электронных пишущих машинок, которые, имея достоинства электрических, обладают еще и памятью, приближающей их по эффективности к организационным автоматам. Память электронных пишущих машинок может быть как внутренняя (магнитная, электронная), так и внешняя (магнитные ленты, дискеты). В памяти таких машинок может храниться разнообразная информация: форматные документы, тексты-шаблоны, адреса и т. п. Извлекаемую из памяти информацию можно редактировать — изменять текст, адреса, фамилии. Электронные пишущие машинки могут иметь дисплеи, могут быть подключены к компьютеру для ввода-вывода необходимой информации и редактирования текстов с помощью более совершенных компьютерных редакторов. Выпускаются и портативные электронные пишущие машинки (Optima SP54, Olivetti, PT505). К специализированным пишущим машинкам относятся машинки со шрифтом для слепых, наборно-пишущие автоматы и др. Пишущие автоматы (организационные автоматы) — это агрегированный комплекс электромеханических и электронных устройств, предназначенньгх для автоматизации процесса составления, редактирования и изготовления текстовых и табличных документов. Их можно условно отнести к пишущим машинкам. В настоящее время пишущим автоматам на смену пришли персональные компьютеры, оснащенные принтерами, как более компактные и удобные в работе устройства. К средствам составления и оформления документов относится диктофонная техника — от диктофона (по существу представляющего собой миниатюрный магнитофон) до диктофонно-компьютерных систем (например, система «Аллегро STC-L132» и др.), позволяющих использовать речевой ввод информации на печать. КОМПЬЮШИЭАЦИ! ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
Основой современной организации рациональной и оперативной работы по созданию и обработке огромного потока документов в организациях стали персональные компьютеры (ПК). Компьютерные технологии радикально изменили сам характер труда в делопроизводстве и управлении. Наибольшей популярностью в настоящее время пользуются персональные компьютеры фирмы ЮМ и их аналоги других фирм. Существенно им уступают по популярности ПК фирм Apple и DEC (Digital Equipment Corporation) и их аналоги, занимающие по распространенности 2-е место. Перечислим основные возможности компьютерных технологий в делопроизводстве: • помощь в создании документа (конструирование • передача документа на расстояние любому адресату, • регистрация документа (заполняется регистраци • контроль за исполнением документа (в электронной Делопроизводство • • защита документов (от случайного доступа к ин Таким образом, применение компьютерной техники позволяет практически автоматизировать основные функции делопроизводства. Умение работать на компьютере стало обязательным требованием к секретарю, экономисту, менеджеру. Опишем в качестве примера одну из перечисленных функций, осуществляемых с помощью ПК, — редактирование текста документов. На практике используется множество программ для редактирования текстов. Эти программы называют текстовыми редакторами, или текстовыми процессорами. При использовании популярного текстового редактора Word текст редактируемого документа выводится на экран дисплея и в него можно вносить дополнения, изымать ненужные части, переставлять отдельные фрагменты, автоматически проверять орфографию, выделять отдельные фрагменты за счет сочетания разных шрифтов. Кроме того, текстовый редактор позволяет работать сразу с двумя документами — переносить части текста из одного документа в другой, дополнять его таблицами, рисунками и т. п. Наличие в программе словаря синонимов помогает замене слов при частом их повторении, а сам набор текста может быть сведен к компоновке его из традиционных начальных фраз письма, готовых оборотов речи, выдержек из нормативных документов, типичных окончаний писем и т. д., и т. п. При малых познаниях в области использования персональных компьютеров впадать в панику не следует. Современные программы массового спроса разработаны в рас- 
Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: ©2015 - 2024 stydopedia.ru Все материалы защищены законодательством РФ.
|
Расстояние от пола до нижней полки должно быть не менее 10—15 см. Ширина главных проходов между стеллажами может быть 1—1,2 м, остальных проходов — не более 70—80 см.
8.1. Общая характеристика организационных технических средств в делопроизводстве
средства для составления документов;
не требуют от машинистки больших усилий, обеспечивают гораздо большее количество экземпляров копий.
8.2. Персональные компьютеры в современном делопроизводстве