Документооборот и формы его организации
(наименование организации) НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
УТВЕРЖДАЮ
(наименование должности руководителя организации)
(место составления)
На год
| Дата_____________________________
Индекс дела
| Заголовок дела '
| Кол-во ед.хр.
| Срок хранения и № статей по перечню
| Примечание
| I
|
|
|
|
| Название раздела
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| Наименование должности руководителя службы ДОУ организации
(подпись)
Дата______________
Виза руководителя архива (лица, ответственного за архив)
СОГЛАСОВАНО Протокол ЦЭК (ЭК) от №
(расшифровка подписи)
СОГЛАСОВАНО Протокол ЦЭК (ЭК) от №
Итоговая запись о категориях и кол-ве дел, заведенных в_______ году в
организации
|
| В том числе
| По срокам хранения
|
| переходящих
| с отметкой «ЭПК»
|
|
|
|
| Постоянного
|
|
|
| Временного (свыше 10 лет)
|
|
|
| Временного (до 10 лет включительно)
|
|
|
| ИТОГО
|
|
|
| Наименование должности руководителя службы ДОУ
(подпись) (расшифровка подписи)
| Дата____________________
Итоговые сведения переданы в архив Наименование должности передавшего сведения^
(подпись) (расшифровка подписи)
Дата____
8. Зак. 199
Делопроизводство
полненной документации — это своеобразная память организации, обращение к которой дает возможность анализировать работу коллектива, решать спорные вопросы, принимать новые решения. Для текущего и длительного хранения документы комплектуются в дела.
Дело — это совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности организации и помещенных (подшитых) в отдельную обложку с соответствующим заголовком — этикеткой (например, «Приказы директора фирмы за 2005 г.», «Переписка с предприятиями о поставке товаров» и т. п.). Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, составляет номенклатуру дел.
Номенклатура дел оформляется как для структурных подразделений, так и для организации в целом (сводная номенклатура). Номенклатура дел (первый лист) печатается на общем бланке ОРД формата А4 и утверждается руководителем организации.
Основное назначение номенклатуры дел — служить руководством для группировки исполненных документов. Номенклатура дел используется также при индексации документов. Индекс дела входит составной частью в регистрационный номер документа.
Лица, ответственные з организации или структурном подразделении за ведение дел, обязаны обеспечить сохранность документов.
В целях обеспечения физической сохранности документы подшиваются в твердые обложки или папки-регистраторы (Приложение 20).
Для предупреждения утери документов с момента их заведения и до сдачи в архив или уничтожения они должны храниться в рабочих помещениях или в специально отведенных местах. Содержание дел отражается во внутренней описи документов дел (Приложение 21).
По окончании делопроизводственного года дела постоянного и временного хранения (свыше 10 лет), а также дела
Документооборот и формыно организации
временного хранения (до 10 лет) по указанию руководства организации передаются в архив организации. В ряде случаев документы могут передаваться на хранение в ведомственный или государственный архивы. Процедура передачи дел, порядок использования документов, хранящихся в архивах, оговорены в нормативных документах.
На рабочих местах исполнителей документы хранятся в папках, скоросшивателях, папках-регистраторах. В свою очередь для хранения последних служат лотки, блоки подвесные, которые устанавливаются на конторских столах или встраиваются в них.
В текущих архивах подразделений, для размещения большого количества укомплектованных в дела документов, применяются стеллажи и шкафы с подвижными и неподвижными секциями.
В архивах организации, в специальных архивах документы хранятся в особых помещениях, обеспечивающих условия хранения, с использованием металлических стеллажей различных размеров и разной степени механизации.
Подготовка документов к последующему хранению и использованию включает экспертизу научной и практической ценности документов, оформление дел, описание дел, обеспечение сохранности документов, передачу дел в архив учреждения.
Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту:
©2015 - 2024 stydopedia.ru Все материалы защищены законодательством РФ.
|