Организационно-распорядительная документация

Протоколы оформляются на основании черновых запи­сей хода заседаний, стенограммы заседания или звукоза­писи, а также материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов) на бланках организации, и содержат следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида докумен­та, дата заседания, номер протокола, место составления протокола (место проведения заседания), заголовок к тек­сту, текст, подписи, визы ознакомления.

Заголовок к тексту протокола — это название протоко­лируемого мероприятия (совещание, собрание, заседание).

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и ос­новной.

Во вводной части указываются: председатель, секретарь, присутствовали (должностные лица, входящие в состав кол­легиального органа, приглашенные), повестка дня. На засе­даниях (собраниях) коллегиальных органов нередко присут­ствует большое количество участников. В этом случае со­ставляется отдельный список присутствовавших на собра­нии, прилагаемый к протоколу.

Разделы «Присутствовали» и «Приглашенные» имеют важное значение, так как непосредственно влияют на юри­дическую силу принимаемых решений, оформляемых про­токолом. В данных разделах отражается наличие кворума собрания (минимального количества членов коллегиального органа, необходимого для проведения работы собрания (за­седания, совещания).

В разделе «Повестка дня» перечисляются и нумеруются рассматриваемые на совещании вопросы.

Основная часть протокола состоит из разделов, соот­ветствующих пунктам повестки дня. Текст каждого разде­ла строится по схеме: СЛУШАЛИ — ВЫСТУПИЛИ — ПО­СТАНОВИЛИ. Каждый вопрос «Повестки дня» рассматри­вается и оформляется отдельно по вышеуказанной схеме. Протокол подписывается председателем и секретарем. При­мер протокола см. Приложение 6).

Делопроизводство

Наряду с полной протоколы могут иметь сокращенную и краткую формы. В сокращенных протоколах после спис­ка присутствующих (приглашенных) указывается порядко­вый номер вопроса по повестке дня и печатается название доклада. Последняя строка названия доклада (пункт повес­тки дня) подчеркивается, и под чертой (в скобках) печата­ют фамилии выступающих в порядке их выступлений. На­звание каждого доклада заканчивается протокольным ре­шением или постановлением.

В протоколе краткой формы указываются только рас­смотренные вопросы, фамилии участвовавших в обсужде­нии и принятые решения.

В практике делопроизводства часто приходится делать выписки из протоколов. Из содержательной части протоко­ла берутся только те элементы текста, которые необходимо довести до сведения заинтересованных должностных лиц.

Докладная записка— адресованный руководителю до­кумент, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса, отражающего производственную деятельность организации, с выводами и предложениями составителя. Докладная записка может оформляться рукописным спо­собом на стандартном листе бумаги.

Докладная записка содержит следующие реквизиты: на­именование структурного подразделения, наименование вида документа, дату, номер, заголовок к тексту, текст, подпись, резолюцию, отметку об исполнении документа и направлении его в дело (рис. 3.4).

Обычно докладной запиской информируют руководство об имевших место событиях, фактах, явлениях, сложившей­ся ситуации, требующих принятия решения. Докладная запис­ка может быть внешней или внутренней. Внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей органи­зации, внутренняя — руководителю подразделения или орга­низации. Внутренние докладные записки создаются по ини­циативе работника или по заданию его непосредственного ру­ководителя и преследуют цель повышения эффективности де­ятельности организации.

Организационно-распорядительная документация

Генеральному директору ЗАО «Оксидент-Трэвел» г-ну Дорнышеву М. С.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

12 января 2004 г.

№ ОТ-2И-126

Об изготовлении пломбиров

Прошу Вас для организации инкассации по офисам: ул. Н. Ар­бат, д. 12, ул. Мясницкая, д. 24, просп. Вернадского, д. 3, корп. 3, дать указание руководителю АХО В.В.Петрову изготовить 3 пломбира (устройства для изготовления пломб):

Начальник финансового отдела Смирнов Д.А. Смирнов

Рис. 3.4. Пример оформления докладной записки

Делопроизводство

Объяснительная записка — документ, в котором ра­ботник организации объясняет причины невыполнения какого-либо поручения, нарушения трудовой или произ­водственной дисциплины. Объяснительная записка офор­мляется рукописным способом на стандартном листе бу­маги. Объяснительная записка содержит следующие рек­визиты: наименование структурного подразделения, на­именование вида документа, дату, номер, заголовок к тек­сту, текст, подпись, резолюцию, отметку об исполнении документа и направлении его в дело.

Заявление — документ, адресованный должностному лицу и содержащий просьбу работника.

Заявления (рис. 3.5) оформляются лично работником, как правило, от руки в произвольной форме (возможен вариант трафаретного бланка заявления, разработанный организацией). Заявление содержит следующие рекви­зиты: наименование вида документа, должность, Ф.И.О. руководителя предприятия, текст, дату, подпись работника и ее расшифровку, визы, резолюции, отмет­ку об исполнении и направлении его в дело.

Заявления оформляются при приеме на работу, увольне­нии, предоставлении очередных трудовых или дополнитель­ных отпусков, с просьбой об оказании материальной помо­щи и т. д. Как правило, подается на имя первого руководи­теля для принятия решения. Заявление с резолюцией явля­ется основанием для издания распорядительного документа (приказа, распоряжения и т. п.). Сложившаяся практика (и особенно судебная) показывает, что, например, заявления об увольнении надо составлять в двух экземплярах: один отдается администрации, а второй с датой подачи заявления и подписью должностного лица (секретаря директора, инс­пектора отдела кадров, непосредственного начальника) ос­тается на руках у подавшего заявление об увольнении.

Телеграмма (телетайпограмма) — обобщенное назва­ние различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста — по телеграф-

Организационно-распорядительная документация

Директору фирмы «Центр» П. В. Еремину ст. бухгалтера Васильева И.В.

Заявление

Прошу освободить меня от должности старшего бухгалтера по собственному желанию с 1 сентября 2005 г.

22.08.2005 Васильев И.В. Васильев

Согласен:

Гл.бухгалтер

(личная подпись) И.О. Фамилия

O.K.

Подготовить приказ

об увольнении с 14.09.2005

по собственному желанию

Подпись директора И.О. Фамилия 25.08.2005.

В дело 12-03 приказ подготовлен И.Кабанова 28.08.2005

Рис. 3.5. Пример оформления заявления об увольнении

Делопроизводство

ной сети общего пользования. Телеграммы составляют в случаях, когда отправка документов почтой не обеспечива­ет своевременного решения вопросов. Телеграммы состав­ляются на специальных типографских бланках, а в случае их отсутствия — на обычной бумаге. Печатают телеграмму в двух экземплярах, первый экземпляр направляется на телетайп (телеграф), второй подшивается в дело. Телеграм­ма визируется исполнителем, подписывается руководите­лем организации и заверяется печатью (рис. 3.6).

РОСТОВ-ДОН ЦЕНТР

ПОСТАВКА ИЗДЕЛИЙ ЗАДЕРЖИВАЕТСЯ ОТСУТСТВИЯ

КОМПЛЕКТУЮЩИХ ТЧК

ПРОДЛИТЕ КОМАНДИРОВКУ ДЕСЯТЬ ДНЕЙ

НАЧАЛЬНИК ОТК Петров

Москва, Новоцентральная, 50

Начальник ОТК (личная подпись) И.О. Фамилия

00.00.0000

печать

Рис. 3.6. Пример оформления телеграммы

Телеграмма содержит следующие реквизиты: наимено­вание организации, указание категории телеграммы, отмет­ку о виде телеграммы, телеграфный адрес получателя, ус­ловный или полный текст (содержание телеграммы), под­пись, регистрационный делопроизводственный номер, дату регистрации, адрес и наименование отправителя (помеща­ется под чертой).

Телекс — обобщенное название различных по содер­жанию документов, выделяемых в связи с особым спо­собом передачи — по абонентской телексной сети. Иначе говоря, телекс — это телеграмма, посланная по телетай­пу (телепринту) — аппарату, применяемому для непос­редственной телеграфной связи.

Факсограмма (телефакс, факс)— получаемая на бу­мажном носителе копия документа (письменного, графи-

Организационно-распорядительная документация

ческого, изобразительного), переданного по каналам фак­симильной связи (при помощи факсимильной аппаратуры). Телефонограмма — обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым спо­собом передачи текста: передается устно по каналам теле­фонной связи и записывается (печатается) получателем. Те­лефонограмма включает следующие реквизиты: наименова­ние организации, вид документа, дату, номер, место состав­ления, адресат, текст, подпись, отметку о времени передачи и приема и указание должностей, фамилий и инициалов лиц, принявших и передавших телефонограмму (рис. 3.7).

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ Адресат:

Должность____

И. О. Фамилия

ТЕЛЕФОНОГРАММА

00.00.0000 № 00

Заголовок к тексту

ТЕКСТ ТЕЛЕФОНОГРАММЫ
Должность (подпись) И. О. Фамилия

Передала: секретарь Ф.И.О. Приняла: секретарь Ф.И.О.

тел. 000 00 00 тел. 000 00 00

Время передачи: 00 час. 00 мин. Время приема: 00 час. 00 мин.

Рис. 3.7. Образец телефонограммы

Телефонограммы составляются в одном экземпляре, подписываются руководителем предприятия или непосред­ственным исполнителем. Текст телефонограммы не дол­жен содержать более 50 слов. Если телефонограмма пере­дается нескольким адресатам, в ней указывается список учреждений-адресатов и номеров телефонов.

Делопроизводство

Акт— документ, составленный несколькими лицами (комиссией) для подтверждения установленных фактов, со­бытий, действий.

Разновидности актов определяются их содержанием и назначением: сдачи-приемки (работ, материальных цен­ностей, документов), обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности, условий труда, результатов деятельности), испытаний (образцов, систем, технологий); приема-сдачи (материальных цен­ностей, документов), приема-передачи (дел); ревизии, инвентаризации; расследования аварий, несчастных слу­чаев; ликвидации организации и т. д.

Акты проверок, обследований, ревизий и другие не толь­ко фиксируют установленные факты и события, а также содержат выводы, рекомендации и предложения.

Акты составляются коллегиально (не менее двух соста­вителей). Нередко акты составляются комиссиями, специ­ально назначаемыми, состав которых утверждается распо­рядительным документом руководителя организации. Од­нако возможно составление акта одним, специально уполномоченным на то лицом (ревизор, инспектор).

Текст акта, как правило, состоит из вводной и констати­рующей частей.

Вводная часть строится по схеме: основание, составлен комиссией в составе, присутствовали.

Если акт составлен комиссией, то вместо слова «при­сутствовали» указывают председателя комиссии, затем членов комиссии, их должности, инициалы и фамилии. Фамилии членов комиссии указывают в алфавитном по­рядке, нумеруют арабскими цифрами и пишут через 1,5 ин­тервала.

В констатирующей части излагаются цели и задачи, сущность и характер проведенной комиссией работы, ука­зываются документы, на основании которых работа про­водилась, фиксируются установленные факты. В случае необходимости в этой части делают выводы и предложе­ния по установленным фактам.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: