ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ
В главе 3 рассмотрены основные принципы классификации деловых документов, аргументирована эффективность и необходимость системного подхода к использованию управленческой информации в работе организаций. В главе приведены характеристики различных видов организационно-распорядительных документов, их значение в до-кументационном обеспечении управления.
В результате изучения данной главы студенты должны:
• знать основные признаки классификации докумен тов; характеристики и назначение основных видов органи зационно-распорядительных документов, требования к их оформлению в соответствии с ГОСТ Р 6.30—2003;
• уметь оформлять реквизиты организационно-распо рядительных документов в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003.
Организационно-распорядительная документация
3.1. Виды документов и их классификация
Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации различными способами (по установленным требованиям) соответствующей информации, т. е. в создании документов.
Документы требуются для того, чтобы в течение определенного времени можно было пользоваться необходимой управленческой информацией для самых разных целей. Чем же определяется соответствующая совокупность документов для эффективного управления, от каких факторов она зависит?
Комплекс документов определяется:
• кругом вопросов, решаемых организацией в процес се деятельности;
• порядком разрешения вопросов (на основе коллеги альности или единоначалия):
• объемом и характером внешних связей организации. В случае, когда объем требуемых документов для управ ления организацией оказывается значительным, возникает вопрос об ускорении их прохождения между исполнителя ми — оперативности документооборота.Для этого, преж де всего, производится упорядочение самих документов по различным признакам, или их классификация.
Классификация документов— это деление документов на группы по наиболее общим признакам сходства и различия.
Целью классификации является повышение оперативности работы аппарата управления и ответственности исполнителей.
В текущей работе классификация документов производится на этапе группировки их в дела — это первичная ступень классификации. Необходимость такой классификации обусловлена самим понятием дела. Дело — это совокупность документов или документ по одному вопросу или участку деятельности, помещенных в твердую обложку, соответствующим образом оформленную (подробнее о формировании дел см. с. 221—235).
Делопроизводство
Деловые документы классифицируют по таким признакам, как род деятельности, способ фиксации, наименование, степень сложности, место составления, срок исполнения, происхождение, степень гласности, юридическая сила, срок хранения, степень обязательности, степень унификации, характер содержания.
По роду деятельностиделовые документы классифицируют на системы документации: организационно-правовая, организационно-распорядительная, первичная учетная документация, расчетно-денежная, отчетно-статистическая, по ценообразованию, по торговле, по материально-техническому снабжению и сбыту, конструкторская, технологическая, по изобретениям и открытиям, по социальному обеспечению и т. д.
По способу фиксации(запечатления) информации документы делятся на письменные, графические, акустические, фото- и кинодокументы.
Письменные (или рукописно-печатные) включают в себя все документы, созданные рукописным или машинописным способом, а также изготовленные на множительных аппаратах итипографским способом.
К графическим документам относятся чертежи, графики, карты, рисунки, схемы, планы.
Акустические документы позволяют производить точную запись и передачу звуковой информации, широко используются в работе секретаря при составлении диктограмм, а также протоколировании собраний, совещаний, заседаний и т. п.
Фото- икинодокументы фиксируются с помощью специальной аппаратуры, на специальных носителях (кино- и фотопленка), они позволяют запечатлеть объекты и явления, которые другими средствами зафиксировать трудно или невозможно.
По наименованиюразличают следующие разновидности документов: уставы, положения, приказы, протоколы, распоряжения, инструкции, правила, отчеты, акты, планы, письма, заявления, чертежи, технологические карты и т. п.
Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту:
©2015 - 2024 stydopedia.ru Все материалы защищены законодательством РФ.
|