Исходные понятия делопроизводства. Реквизиты и бланки документов
бования к документам и службам документационного
обеспечения (ГСДОУ) [4].
Как уже было сказано выше, нормы и правила ГСДОУ базируются на основных положениях Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), созданной в СССР еще в 1973 г. и сыгравшей важную роль в оптимизации документационных процессов в отечественной экономике.
ГСДОУ представляет собой совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях. Основная цель разработки — упорядочение документооборота, сокращение количества и повышение качества документов, создание условий для эффективного применения прогрессивных технических средств и технологий сбора, обработки и анализа информации.
Кроме того, ГСДОУ обеспечивает нормативное закрепление изменений, связанных с появлением негосударственных форм собственности и совершенствованием работы аппарата управления.
В ближайшие годы планируется разработка новой редакции ГСДОУ как системы норм, требований, положений, регламентирующих основные правила работы с документами на предприятиях и в организациях. Принципиальное отличие будущей системы состоит в том, что она будет представлять собой единый комплекс автоматизированного документирования и документооборота на базе новых информационных технологий (современные текстовые редакторы, электронная почта, автоматизированная номенклатура дел и т. д.); — ГОСТ Р 6.30-2003 УСД. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов [2].
Делопроизводство
Стандарт (рис. 1.2) распространяется на организационно-распорядительные документы (ОРД), относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), — постановления, приказы, распоряжения, письма, протоколы, акты и другие документы, включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД, класс 0200000). Стандарт введен в действие с 1 июля 2003 г.
ГОСТ Р 6.30-2003 ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
УНИФИЦИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ
УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ
ТРЕБОВАНИЯ КОФОРМЛЕНИЮДОКУМЕНТОВ
Издание официальное
ГОССТАНДАРТ РОССИИ
Москва
Рис. 1.2. Титульный лист ГОСТ Р 6.30-2003
Исходные понятия делопроизводства. Реквизиты и бланки документов
Требования стандарта являются рекомендуемыми, что не следует истолковывать как необязательные, но как допускающие некоторые послабления в оформлении документов по сравнению с жесткими требованиями ранее действовавших и отмененных стандартов (ГОСТ Р 6.30-97 и его предшественников ГОСТ 6.38-72 и ГОСТ 6.39-72).
— Типовая инструкция по делопроизводству в федераль- ных органах исполнительной власти [8]. Инструкция утверждена приказом Федеральной архивной службы России от 27 ноября 2000 г. № 68. Она излагает общий порядок подготовки и оформления управленческой документации в министерствах и ведомствах — особенности оформления отдельных организационно- распорядительных документов, описывает процедуры документооборота (от регистрации поступающего в организацию документа до передачи дел на архивное хранение).
— Основные правила работы архивов организаций [6]. Основы законодательства определяют порядок формирования, хранения, учета и использования архивных документов.
Кроме перечисленных нормативно-методических документов, в стране действуют нормы и правила работы с рядом специфических документных образований, которые регламентируются специальными актами. Речь идет о бухгалтерской, кадровой, торговой и других видах документации.
Названные нормативно-правовые и методические документы служат базовыми источниками для разработки собственной системы документационного обеспечения управления конкретной организации, предприятия, фирмы.
Делопроизводство
1.1.6. Унификация и стандартизация в делопроизводстве
Большая часть управленческой информации закрепляется в виде документов. Процессы организации и управления характеризуются значительным разнообразием и повторяемостью рабочих ситуаций и предпринимаемых действий по их разрешению. Отсюда большое, зачастую неоправданное разнообразие документов, элементов, их составляющих, и необходимость их стандартизации и унификации в делопроизводстве.
Стандартизация в делопроизводстве— это деятельность, заключающаяся в разработке оптимальных правил и требований по подготовке, оформлению, учету и хранению деловой информации, принятых в установленном порядке и рекомендованных для всеобщего и многократного их применения в делопроизводстве. Результаты работы при этом оформляются в виде национальных стандартов.
Итогом работы по стандартизации могут быть как национальные стандарты на отдельные виды документов (например, ГОСТ 7.32-91 «Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления») или их элементы (например, ГОСТ 9327 «Бумага потребительская. Форматы»), так и на унифицированные системы документации. Выше приводился ГОСТ Р 6.30-2003 на требования по оформлению ОРД, который входит в состав унифицированной системы организационно-распределительной документации (УСОРД).
Унификация в делопроизводстве— это сокращение неоправданного многообразия разновидностей документов, приведение их к единообразию форм, структуры, языковых конструкций, операций по их составлению, обработке, учету и хранению.
На государственном уровне проводятся работы по уни-
Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту:
©2015 - 2024 stydopedia.ru Все материалы защищены законодательством РФ.
|