Исходные понятия делопроизводства. Реквизиты и бланки документов

Предисловие

Предлагаемый учебник по дисциплине «Делопроизводство» предназначен для реализации требований к минимуму содержания и уровню подготовки студентов-выпускников в этой важной сфере управленческой деятельности по специальностям 0601 «Экономика, бухгалтерский учет и контроль», 0602 «Менеджмент», 0607 «Маркетинг» и другим экономическим специальностям среднего профессионального образования.

Учебник опирается на действующую нормативно-правовую базу, обобщает опыт преподавания дисциплины в средних образовательных учреждениях, объединяет материалы разрозненных изданий и наиболее полно отражает опыт документационного обеспечения управленческой деятельности в организациях всех форм собственности.

Значение делового документа велико. В документах закрепляются государственное устройство и взаимоотношения между государствами, документы служат средством связи организаций между собой, предприятий и организаций с гражданами.

Опыт, практика показывают, что правильно организованное делопроизводство предоставляет возможность получения реальной картины деятельности любой организации, способствует более эффективному ее управлению. Данное утверждение в настоящее время характеризуется рядом существенных особенностей. К наиболее важным из них относятся происходящие в последние десятилетия революционные изменения в области средств общения между людьми и внедрение в производство новых информационных технологий. В связи с этим многократно возросший объем ин-

Делопроизводство

формации в целях анализа и сохранения для последующего использования требует своего документирования.

В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда и как его результат. Поэтому эффективная деятельность аппарата управления неразрывно связана с правильной организацией работы с документами. Практически ни одна функция управления, связанная с источниками информации, подготовкой и принятием решений, не обходится без документирования — процесса разработки и оформления документов. В частности, переписка в объеме деловой документации организаций занимает до 80 %.

С документированием связана деятельность всех работников аппарата управления — от исполнителей до руководителей всех уровней. С каждым деловым документом в аппарате управления проводится трудоемкая работа по составлению, перепечатке, считке, учету (регистрации), хранению, поиску, переработке содержащейся информации (различные виды вычислений и т. п.). Кроме того, при необходимости производятся копирование документов, их транспортировка как внутри организации, так и вне ее.

Рекомендации и многочисленные образцы документов, приведенные в учебнике, могут быть использованы практическими работниками организаций, а также слушателями курсов делопроизводителей, секретарей, секретарей-референтов.

Глава 1

ИСХОДНЫЕ ПОНЯТИЯ

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА. РЕКВИЗИТЫ

И БЛАНКИ ДОКУМЕНТОВ

В главе 1 представлена информация об этапах развития и формирования нормативно-правовой базы отечественного делопроизводства; даны основные понятия и определения делопроизводства, приведены состав реквизитов организационно-распорядительной документации (ОРД), основные части делового документа, способы фиксации информации на различных носителях.

В результате изучения данной главы студенты должны:

• знать этапы развития отечественного делопроизводства; основные положения Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ); состав унифицированных систем документации; основные понятия и определения делопроизводства, состав реквизитов ОРД, основных частей делового документа, способы фиксации информации на различных носителях;

• уметь пользоваться нормативно-методическими актами при составлении документов.

Делопроизводство

1.1. Отечественные традиции в практике составления деловых документов

1.1.1. Оформление документов в Древней Руси

Практика составления деловых документов восходит к далекой древности. Виды официальной корреспонденции, формуляры, способы оформления и работы с ней создавались и шлифовались веками.

Уже в далекие времена письменный документ служил гарантией выполнения обязательств и ему придавалось важное значение. Так, в договоре с Византией 944 г. читаем: «...Отныне же да приходят с грамотой от князя русского, в которой будет засвидетельствовано их мирное намерение... Если же придут без грамоты, да содержатся под стражею, доколе известим о них князя русского».

С древних времен существовали процессуальные нормы, сохранившиеся до наших дней: «...Сии условия написаны на двух хартиях: одна будет у царей греческих; другую, ими написанную, доставят великому князю русскому Игорю...»

Документы хранились в сокровищницах вместе с драгоценностями, а также в церквях и монастырях. Из-за пожаров, княжеских междоусобиц, татаро-монгольских набегов письменные документы эпохи Киевской Руси не сохранились. Сведения о них дошли до нас в более поздних списках.

Благодаря летописанию до наших дней дошли такие бесценные материалы, как «Повесть временных лет», юридический памятник «Русская Правда», известные международные акты — договоры Руси с Византией (X в.),

Исходные понятия делопроизводства. Реквизиты и бланки документов

которые являются первыми международными договорами Древней Руси.

В Пскове письменные документы хранились при Троицком соборе в ларях-сундуках. Государственные или церковные акты, которые утверждались на вече, помещали в «Ларь святой Троицы», придавая им тем самым юридическую силу. После того как акт терял свое значение, по постановлению вече его извлекали из ларя и уничтожали. Псковский ларь был не только архивом, но и своеобразной канцелярией.

В Новгородской республике решения вече оформлялись в особой канцелярии — «вечевой избе», возглавляемой вечевым дьяком. Здесь же находилась и печать «великого Новгорода».

До XV в. деловым письмом при князьях занимались дьяки, а при наместниках и волостных правлениях — писцы и подьячие.

В XVI—XVII вв. в Русском государстве действовала система приказов — центральных государственных учреждений, которые подчинялись царю и Боярской думе. Приказов насчитывалось около 80, в каждом из них было от 3 до 7, а в отдельных — более 400 «приказных людей» (дьяки, подьячие, писцы, переписчики).

Таким образом, уже в период XV—XVII вв. сложился штат людей, непосредственно занимавшихся составлением документов или причастных к этому. Делопроизводство этого периода времени ученые-документоведы называют «приказным делопроизводством».

Следует отметить, что уже на раннем этапе деятельности русской канцелярии документ являлся плодом коллективного творчества; с середины XVI в. имеются прямые указания на необходимость коллективного составления ряда документов. В делопроизводстве этой эпохи

Делопроизводство

отчетливо различались функции администраторов и исполнителей документов.

В составлении деловой бумаги участвовали как минимум два лица: один сочинял текст, был ответственным за его содержание, другой являлся непосредственным исполнителем, отвечал за точность передачи текста. Это видно из отметок в конце документа: один «справлял», другой «скреплял», «закреплял» «справленный» (написанный и выправленный) текст.

Русская канцелярия четко различала тексты лицевой и оборотной стороны листа. Для разного рода пометок обычно использовалась оборотная сторона. Лицевая сторона документа так и называлась «лицо»:

Площадь листа, на котором размещался основной текст документа, также имела свои названия. Так, верх листа и помещенная на нем часть текста документа называлась «головой»; часть листа под основным текстом с лицевой или оборотной стороны называлась «исподом» (на этой площади обычно размещались отдельные отметки оформляющей части документа). Окончательно подготовленный, вступивший в документооборот беловой вариант документа назывался «матица». При составлении копии документа обязательно указывались отличительные особенности его матицы как подлинника, иногда сообщалось место ее хранения.

С созданием приказов в Русском государстве сложилось обширное бумажное делопроизводство. В деятельности приказов появились прямые предписания по содержательной и оформляющей частям документов, порядок их оформления (рис. 1.1) и движения как внутри приказа, так и между приказами. Делопроизводство требовало определенных навыков и опыта, которых часто не имел начальник приказа — судья, поэтому в помощники судьям в приказы назначались дьяки.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: