ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТИРОВАННОЙ ИНФОРМАЦИИ. ПОИСК ДОКУМЕНТИРОВАННОЙ ИНФОРМАЦИИ. ТАБЕЛЬ ФОРМ ДОКУМЕНТОВ. НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

Хранение и поиск информации - процесс автоматизированного хранения и поиска информации, обеспечивающий ее выдачу для быстрой реализации.

Все, что не так давно называли сведениями, фактами, данными, известиями, теперь называют одним общим словом «информация». Информация - это все: от простой записки до научной монографии. Информация - это все фиксированные сообщения: книги, газеты, журналы, фотографии, фильмы, магнитные записи, записи на пластинах, каталоги, реклама, отчеты, письма и т. д.

Хранение информации - процесс не менее древний, нежели жизнь человеческой цивилизации. В самые древние времена ее хранил и передавал из поколения в поколение человек - его интеллект, его опыт.

Хранение и передача информации зависит от ее носителя. Машинная технология обработки информации основана на новых носителях, на которых записывают данные для хранения в памяти машин. В хранящиеся в памяти машины сведения называют базами данных, и. информационными массивами, а для их обработки используют информационно-поисковые системы.

Наиболее характерный пример такой системы - автоматизированная система резервирования и продажи авиационных билетов. Для работы требуется информация о расписании движения самолетов, о ценах на билеты, о проданных и заказанных билетах. Система составляет базу данных, или информационный массив, этого автоматизированного «кассира контролера - администратора».

База данных документальной информационно-поисковой системы со стоит из множества элементов, которые описывают содержание документа. Причем, под словом «документ» подразумевается и книга, и статья, и технический отчет, и патент и т. п.

Информационный массив фактографической системы содержит элементы, каждый из которых относится к какому-то определенному объекту независимо от того, описан этот объект в одном документе или в нескольких. Например, системе неважно, сведения о меди содержатся в одном каком-то описании или разбросаны по многочисленным источникам. Для системы важно, чтобы она знала о меди все, что об этом химическом элементе известно на сегодня.

Документальная и фактографическая информационные системы выдают пользователю информацию и по виду разную. Так, документальная, отвечая на посланный ей запрос, выдает сведения о множестве документов, где содержится нужная информация. Есть системы, которые указывают адрес хранения документов. Фактографическая же система тут же выдает на запрос необходимую пользователю информацию.

Есть еще и комбинированные информационно-поисковые системы. Они совмещают в себе свойства документальной и фактографической систем.

Информационные системы позволяют проводить анализ и оценку сведений, создавать и использовать банки данных, получать комплексно обработанную целевую информацию и оперативно обеспечивать ею пользователей.

Опыт показал, что хранение очень больших объемов информации оправдано только при условии, если поиск идет быстро, а сведения выдаются в доступной форме. Развитие информационных систем идет так быстро, что специалисты, разрабатывающие программы для них, вынуждены поспевать за техническими средствами.

Табель форм документов -это перечень разрешенных к применению форм документов, необходимых и достаточных для основных этапов подготовки и прохождения, представления и установленной обязательной формы. Практически, Табель является реальным способом упорядочить процесс документирования или составления документов, создать наглядную схему фиксации в документах всех видов деятельности. И самое главное, Табель устанавливает жесткие правила этой фиксации относительно места, времени, лиц, принимающих решение, и документальной формы.

Разработка и соблюдение "табельных требований документирования" гарантирует юридическую правильность составляемых в организации документов. Это положение важно во всех случаях.

В Табель должны включаться все документы независимо от того, кем и на каком носителе они изготавливаются.

В деятельности любой организации (учреждения) оформляется большое количество документов, в которых закреплены решения руководства, отражены отношения с вышестоящими, подчиненными и другими организациями.

После того как в управленческой деятельности была использована информа-ция, содержащаяся в документах, она становится памятью организации (учреждения), надобность в которой может возникнуть вновь через определенное время. Документов накапливается много. Чтобы быстро найти необходимый документ среди множества других, их необходимо правильно систематизировать, т.е. группировать их в дела. Государственный стандарт определяет дело как "совокупность документов или документ, относящихся к одну вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку".

Для того чтобы документы можно было легко найти, после исполнения их группируют в дела с разными сроками хранения. Классификационным справочником, определяющим порядок распределения документов в дела, является номенклатура дел.

Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

При хорошо составленной номенклатуре дел документы по мере исполнения включаются только в те дела, которые заранее для них предусмотрены. Следовательно, место каждого документа заранее предопределено и поиск его не будет вызывать, ни каких затруднений. Номенклатура дел является указателем индексации документов при регистрации, так как индекс документа включает индекс дела по номенклатуре. Основное требование, которое предъявляется к номенклатуре - это охват всех документов, получаемых и создаваемых в процессе деятельности организации (учреждения).

Основные положения по составлению номенклатуры дел изложены в Основных правилах работы ведомственных архивов и Государственной системе документационного обеспечения управления.

Номенклатура дел бывает трех видов - типовая, примерная и конкретная.

Типовая номенклатура дел устанавливает типовой состав дел заводимых в делопроизводстве определенной категории организаций, единую индексацию этих дел в отрасли (системе) и является и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов и носит рекомендательный характер.

Конкретная номенклатура дел - это систематизированный перечень конкретных заголовков дел, намеченных к заведению в делопроизводстве одной организации (или ее структурного подразделения) в определенном календарном году в соответствии с задачами, выполняемыми организацией в данном году.

Типовая и примерная номенклатуры дел являются методическими пособиями, они позволяют установить единую систему формирования дел, унифицировать заголовки дел однородных документов, установить для них единые сроки хранения. Разрабатывают такие номенклатуры дел документационные службы и архивы центральных ведомств, для своей системы подведомственных организаций (учреждений). Сроки дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой дел, переносятся в конкретную (индивидуальную) номенклатуру дел без изменений.

31. Виды доверенностей. Составление и оформление доверенностей

Доверенность – документ, который уполномочивает представлять интересы лица, выдавшего доверенность лицу, ее получившему, перед третьими лицами.

В зависимости от того, кем оформляются полномочия (юридические или физические лица), доверенности подразделяются на официальные и личные.

Доверенность по имени юридического лица выдается за подписью руководителя или иного лица, уполномоченного учредительными документами, с приложением печати организации.

Доверенность от имени юридического лица, основан­ного на государственной или муниципальной собственнос­ти, на получение или выдачу денег и других имуществен­ных ценностей должна быть подписана также главным (старшим) бухгалтером организации.

Реквизиты официальной доверенности:

· название вида документа (ДОВЕРЕННОСТЬ);

· полное наименование организации, выдавшей дове­ренность, и его адрес;

· дата выдачи доверенности;

· номер;

· срок действия доверенности;

· должность, фамилия, имя и отчество лица, которо­му доверяется получить ценности, денежные средства;

· серия, номер и дата выдачи паспорта получателя до­веренности, наименование организации, в которой долж­ны быть получены ценности, и документ, являющийся ос­нованием; перечень ценностей и их количество;

· образцы подписи получателя доверенности;

· подписи руководителя организации и главного (стар­шего) бухгалтера, печать организации.

Официальная доверенность выдается бухгалтерией в одном экземпляре под расписку лицам, которым поручает­ся получение ценностей.

Доверенность на получение товарно-материальных цен­ностей — это документ, который организации выдают дол­жностным лицам на получение от поставщиков товарно-материальных ценностей.

Доверенность выдается бухгалтерией в одном экземпля­ре под расписку лицам, которым поручается получение материальных ценностей. Она должна быть обязательно подписана руководителем организации, главным бухгалте­ром и скреплена печатью.

Срок действия доверенности на получение товарно-материальных ценностей не может превышать 15 дней.

Регистрация и выдача доверенностей работникам орга­низации ведется в бухгалтерии под расписку в журнале «Учет выданных доверенностей».

Реквизиты личной доверенности:

• название вида документа (ДОВЕРЕННОСТЬ);

• фамилия, имя и отчество лица, выдавшего доверен­ность;

• фамилия, имя и отчество лица, которому выдана доверенность;

• содержание доверенности;

• наименование организации, в которой должны быть произведены операции по доверенности;

• подпись лица, выдавшего доверенность;

• дата выдачи доверенности;

• должность и подпись лица, удостоверяющего подпись доверителя;

• дата удостоверения подписи

• печать

Срок действия личной доверенности не может превышать трех дет. Если срок в доверенности не указан, она сохраняет силу в течение года со дня ее совершения.

32. Правила оформления претензионных писем

Согласно действующему законодательству организации обязаны принять меры к непосредственному урегулированию разногласий путем предъявления претензий. Претензия - это требование о добровольном устранении нарушения зако­нодательства. В целях урегулирования споров виновной сто­роне направляются претензионные письма. В претензионном письме кроме общих реквизитов письма должны быть указа­ны: требования, предъявляемые заявителем организации, которой направляется претензия, и подробный расчет сумм, которые заявитель просит перечислить ему; основания требо­ваний заявителя; срок для ответа на претензии, если этот срок не установлен специальным нормативным актом; при необ­ходимости — банковские реквизиты заявителя.

Руководители организаций, получив претензионное письмо, обязаны своевременно рассмотреть претензии, удовлетворить обоснованные требования и дать мотивиро­ванные ответы при отклонении претензий.

При удовлетворении претензии, подлежащей денежной оценке, к ответу на претензию прилагается поручение бан­ку на перечисление денежных средств с отметкой об ис­полнении (принятии к исполнению).

При полном или частичном отказе в удовлетворении претензии заявителю должны быть возвращены подлин­ные документы, которые были приложены к претензии, а также направлены документы, обосновывающие отказ, если их нет у заявителя претензии.

Ответ на претензию отправляется заказным или цепным письмом, по телеграфу, телетайпу, а также с использовани­ем иных средств связи, обеспечивающих фиксирование от­правления ответа на претензии, либо вручается под расписку.

В случае полного или частичного отказа в удовлетворении претензии или неполучения в срок ответа на претензию за­явитель вправе предъявить иск в арбитражный суд.

33. Требования к оформлению исковых заявлений

Исковое заявление - это требование к компетентному органу о защите нарушенного права организации.

Исковое заявление подлежит оплате государственной пошлиной. Оно направляется в арбитражный суд области, края, республики по месту нахождения ответчика (предпри­ятия, организации, учреждения, которое нарушило права или законные интересы истца).

Исковые заявления подаются в арбитраж с просьбой о взыс­кании с ответчиков в принудительном порядке претензион­ных сумм.

Подавая исковое заявление в арбитраж, истец обязан отправить ответчику копии исковых материалов и прило­жить к исковому заявлению документ, удостоверяющий отсылку копий исковых материалов ответчику, а также документы, подтверждающие, что истцом были приняты меры к урегулированию спора.

Ответчику могут не направляться лишь копии тех документов, которые были высланы ему ранее с претензи­ей икоторые должны иметься у ответчика.

Реквизиты искового заявления:

1. Наименование арбитража.

2. Наименование и адреса спорящих организаций.

3. Наименование министерств или ведомств, в систему ко­торых входят спорящие организации.

4. Изложение сущности спора и обстоятельств, служащих основанием для иска.

5. Ссылки на нормативные акты и доказательства, под­тверждающие изложение обстоятельств.

6. Требования истца.

7. Причины возражения другой стороны.

8. Сумма иска.

9. Дата подачи заявления и подпись руководителя.

В конце искового заявления указывается приложение: перечень документов, прилагаемых к заявлению. Для от­дельных категорий споров перечень документов, подлежа­щих представлению в арбитраж, указывается в инструктив­ных письмах. Исковое заявление направляется заказной кор­респонденцией в адрес арбитражного суда или передается непосредственно в канцелярию суда.

Международные письма

При подготовке международных служебных писем необходимо придерживаться единых правил оформления и обработки деловой документации. Эти правила выработаны национальными службами стандартизации в рамках Международной организации по стандартизации — ИСО.

Стандартами ИСО определены общие правила подготовки и оформления документов, в том числе стандартами установлены:

1) форматы бумаги, используемой для документов;

2) межстрочные интервалы и шаг письма;

3) формуляр-образец и конструкционная сетка для создания бланков и основные требования к бланкам документов.

При построении бланков международных писем исходный интервал между строками рекомендуется делать равным 4,233 мм, исходный горизонтальный шаг письма — 2,54 мм. По вертикали текстовая область разделяется на графы, по горизонтали — на колонки.

Текстовая область включает следующие поля (зоны): поле сведений об отправителей документа, поле ссылок и поле адреса.

Реквизиты международных писем:

1. Сведения об отправителе: наименование организации, почтовый и телеграфный адрес, номер телефона, факса и т. д.

2. Ссылка на индексы отправителя.

3. Дата.

4. Внутренний адрес (включающий наименование получателя письма и его почтовый адрес).

5. Указание на конкретное лицо "К сведению".

6. Вступительное обращение.

7. Заголовок.

8. Основной текст.

9. Заключительная формула вежливости.

10. Подпись.

11. Указание на приложение.

12. Указание на рассылку копий данного письма.

Сведения об отправителе. На бланке письма организации указывают наименование организации, ее товарный знак, почтовый и телеграфный адрес. Под наименованием организации может указываться род ее деятельности.

Ссылки на индексы отправителя. В зарубежной практике в письме приводятся его поисковые признаки — цифровые или буквенные обозначения составителя письма, машинистки, отдела, фирмы, номера дела и др.

Дата письмауказывается согласно принятой в стране ад­ресата системе. Стандарт ИСО от 1988 г. рекомендует оформление даты следующим образом: год, месяц, день, т. е.: 2001.05.23. В Велико­британии принята последовательность: день, месяц, год, в США — ме­сяц, день, год, но надежнее всего указать число цифрами, наименова­ние месяца полностью в буквенной форме и год цифрами полностью, например 20 February 2003.

Адресат (''внутренний адрес'') располагается в таком порядке: сначала ука­зывается семейное положение или титул получателя, затем его имя и фамилия, наименование его должности и/или компании; наименова­ние улицы; затем номер дома, подъезда, квартиры (может быть вари­ант, когда номер дома предшествует наименованию улицы); город, за­тем штат (графство); номер почтового округа (почтовый индекс), за­тем страна. В таком же порядке пишется адрес на конверте.

Указание на конкретное лицо "К сведению".Если в адресе не указана фамилия получателя, эту информацию можно поместить в реквизите «К сведению», чтобы она попала конкретно­му лицу. Например: Attention: Mr. P. Cooper или Attention of Sales Manager. Этот реквизит не является обязательным.

Вступительное обращение.Этот реквизит является обязательным, причем следует точно узнать пол и семейное положение адресата, по­скольку это влияет на форму обращения («Dear Sir, Dear Madam, Dear Mr..., Dear Miss..., Dear Mrs...»). Обращение по имени допустимо только по отношению к лицу, являющемуся вашим близким знакомым или другом, а также в случае, если человек сам попросил обращаться к нему по имени.

Заголовок к тексту письмавключает краткое его содержание.

Основной текст письма.Текст большинства писем состоит из трех частей. После приветствия или обращения ("Уважаемый г-н...") следует начало основного текста, где говорится о причинах обращения; в главной части текста сообщается о деталях (подробностях); в завершающей части делаются выводы, сообщается о планах на будущее и т. д.

Заключительная формула вежливости. В качестве заключительнойфразы в письмах к организациям используются такие выражения: "С уважением", "Искрение Ваш", "Наилучшие пожелания".

Подпись.В письмах иностранных корреспондентов подпись размещается обычно под заключительной формулой вежливости. Фамилия лица, подписавшего документ, помещается под личной подписью, а затем указывается должность.

Перед подписью может стоять отметка "p.p." — "за", "от имени", или "Per pro" — "по доверенности". Сотрудники организации используют эту отметку, когда подписывают письма от имени своих руководителей.

Отметка о наличии приложений (если она есть) дается в полной или сокращенной форме: «Enclоsure:» или «Encl:». При этом могут быть названы документы, прилагаемые к данному письму.

Указание на рассылку копий письма. В письмах зарубежных корреспондентов бывает специальная отметка о копиях письма. Такая отметка проставляется у нижнего поля документа и включает сокращение "с.с." и название фирмы, которой выслана копия.

Если автор желает подчеркнуть, что копий нет, он делает отметку "без копий".

Постскриптум

За рубежом допускается внесение дополнительной информации в деловое письмо после его подписания. Приписка располагается в конце письма после подписи и начинается буквами P.S. В конце приписки еще раз ставится подпись.

Оформление второго и последующих листов письма

В зарубежной корреспонденции для оформления второго и после­дующих листов документа используется специальная бумага с напечатанным типографским способом в верхнем левом углу названием организации. В правом верхнем углу печатаются слова «Лист для продолжения письма №...».

Под названием фирмы-автора указываются организация, которой адресовано письмо, и дата.

35. Учредительные документы. Состав, требования к оформлению

Учредительные документы— это документы, на основании которых действуют юридические лица (учреждения, организации, предприятия). К учредительным документам относятся учредительный договор и устав.

Учредительный договор — это договор, в котором стороны (учредители) обязуются создать юридическое лицо и определяют порядок совместной деятельности по его созданию, условия передачи ему своего имущества и участия в его деятельности. В договоре определены также условия и порядок распределения между участниками прибыли и убытков, управления деятельностью юридического лица, выхода учредителей (участников) из его состава.

Устав— правовой акт, определяющий статус, организационную структуру, цели, характер и порядок деятельности созданного юридического лица. Общие положения об уставе содержатся в первой части Гражданского кодекса Российской Федерации.

Учредительные документы юридического лица должны содержать наименование юридического лица, место его нахождения, порядок управления деятельностью юридического лица, а также другие сведения, предусмотренные законом для юридических лиц соответствующего вида (например, предмет и цели деятельности юридического лица).

Юридическое лицо действует на основании устава, либо учредительного договора и устава, либо только учредительного договора. Юридическое лицо, не являющееся коммерческой организацией, в случаях, предусмотренных законом, может действовать на основании положения об организациях данного вида.

Учредительный договор юридического лица заключается, а устав утверждается его учредителями (участниками).

Юридическое лицо, созданное одним учредителем, действует на основании устава, утвержденного этим учредителем.

Учредительный договор по способу совершения является консенсуальным, поскольку вступает в силу после достижения соглашения между сторонами, а по своему назначению в управленческой деятельности — организационным документом.

Порядок заключения, составления и оформления, вступления в силу, прекращения действия и другие юридические аспекты учредительного договора регламентируются законодательством Российской Федерации.

Учредительный договор может состоять из следующих разделов:

1. Вводная часть.

2. Цель заключения договора.

3. Наименование и правовая форма организации.

4. Предмет деятельности.

5. Место нахождения организации.

6. Обязанности участников (учредителей) по созданию юридического лица.

7. Порядок образования имущества.

8. Условия об ответственности конкретных участников (учредителей) по обязательствам созданного юридического лица.

9. Порядок распределения прибыли и погашения убытков.

10. Порядок управления делами юридического лица.

П. Права и обязанности участников (учредителей).

12. Ответственность за нарушение договора.

13. Условия и порядок выхода участников (учредителей) из состава организации и принятия новых членов.

14. Порядок рассмотрения споров.

15. Порядок изменения и расторжения договора, реорганизации и ликвидации юридического лица.

При необходимости учредительный договор утверждает устав, который дополняет договор и закрепляет организационно-правовой статус организации.

Учредительный договор вступает в силу с момента его подписания, если в самом договоре не оговорен другой срок.

Если в качестве учредителя выступает юридическое лицо, то договор от его имени подписывают руководитель учреждения или лицо, наделенное полномочиями, подтвержденными доверенностью.

Организация считается учрежденной и приобретает права юридического лица со дня государственной регистрации. В соответствующие государственные органы представляют учредительный договор и устав или только учредительный договор.

Порядок составления и оформления уставов для учреждений конкретных организационно-правовых форм регулируется законодательством.

Текст устава состоит из разделов, имеющих заголовки и нумеруемых арабскими цифрами, и может содержать следующие разделы:

1. Общие положения.

2. Акционерный капитал (уставный капитал).

3. Порядок деятельности.

4. Управление.

5. Учет и отчетность; распределение прибыли.

6. Прочие накопления.

7. Прекращение деятельности,

В устав могут включаться и другие разделы, отражающие специфику деятельности организации.

Устав оформляется на стандартном листе бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов общего бланка: наименование организации, наименование вида документа, место составления документа, подпись, гриф утверждения, отметка о регистрации устава, печати организации и регистрирующего органа.

Устав утверждается общим собранием учредителей или участников.

Гриф утверждения на уставе заверяется печатью организации, отметка о регистрации — печатью органа государственной регистрации.

Электронный документ

Электронный документ- документ, в котором информация представлена в электронной форме, с реквизитами, необходимыми для признания его действительным.

Электронный документ должен соответствовать следующим требованиям:

• создаваться, обрабатываться, храниться, передаваться и при­ниматься с помощью программных и технических средств;

• содержать реквизиты, позволяющие подтвердить его подлин­ность и целостность;

• быть отображенным (воспроизведенным) в форме, понятной для восприятия.

Электронный документ может быть воспроизведен в виде и форме, понятных для восприятия:

• на экране дисплея;

• бумажном носителе;

• ином отделимом от машинного носителя материальном объек­те в доступном для визуального обозрения виде.

При использовании электронного документа не требуется пре­доставления его копии на бумажном носителе, за исключением случаев, предусмотренных нормативными правовыми акта­ми РФ или соглашением сторон.

1. Преимущества использования электронных документов:

• компьютерная обработка электронных документов (например, заявок на товары) выполняется значительно быстрее, чем об­работка бумажных документов;

• ускоряется и упрощается сбор, обработка, систематизация и поиск любой информации;

• с помощью электронной почты осуществляется оперативная передача документов на любые расстояния;

• хранение электронных документов позволяет сохранить на ма­лых носителях большое количество информации и поэтому не требуется больших площадей для архивов;

• технология работы с документами становится эффективнее на каждом участке;

• возможность использования полученной информации для подготовки другого документа (отчета, сводки, обзора и т. п.);

• компьютерный набор документов сводится к минимуму при использовании готовых образцов, содержащихся в памяти ПК.

Согласование проекта электронного документа имеет следую­щие преимущества:

• прочтение документа на экране ПК без вывода на бумагу;

• исправления вносятся в проект документа;

• одновременная рассылка проекта документа сразу нескольким визирующим.

К недостаткам электронных документов можно отнести:

• недолговечность хранения по сравнению с бумажными доку­ментами;

• необходимость наличия технических средств для прочтения;

• возможность внесения несанкционированных изменений (при отсутствии электронной цифровой подписи (ЭЦП) или других средств защиты).

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: