Законодательное регулирование документирования управленческой информации

Ответы к экзамену

по дисциплине «Теоретические основы управления документацией» специальности 221413 «Управление качеством»

Оглавление

1. История развития письменности и документа. Основные задачи документоведения. 3

2. Законодательное регулирование документирования управленческой информации. 3

3. Основные понятия документоведения. 5

4. Связь информации и документа. СВОЙСТВА ДОКУМЕНТИРОВАННОЙ ИНФОРМАЦИИ.. 6

5. Признаки документа. 9

6. Функции документа. 10

7. ПОНЯТИЯ «СПОСОБ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ», «СРЕДСТВО ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ», «СИСТЕМА ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ». ТРАДИЦИОННЫЕ СПОСОБЫ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ. РАЗВИТИЕ ТЕХНИЧЕСКИХ СРЕДСТВ ПИСЬМЕННОГО ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ. 11

8. Материальные носители информации. 12

9. Формуляр документа. 12

10. Юридическая сила документа. 13

11. Понятие «Система документации». Виды УСД. Унификация и стандартизация. 15

12. Этапы и методы унификации управленческих документов. Основные формы представления унифицированных текстов: текстовый, трафаретный, таблица, анкета. 16

13. Правила оформления машинописного текста. Особенности унификации текстов документов с учетом применения автоматизированных систем.. 20

14. Правила графического сокращения слов и словосочетаний. Оформление дат, периодов времени и цифровой информации в документах. 23

15. ГОСТ Р 6.30-2003 как основной документ, регламентирующий оформление управленческой документации 24

16. Требования к бланкам документов. Виды бланков. 25

17. Правила оформления реквизитов документов. 27

18. Особенности официально-делового стиля. Морфологические особенности языка деловой документации. Синтаксические особенности языка деловой документации. 30

19. Организационно-правовые документы. Правила оформления, назначение. 35

20. Состав распорядительных документов организаций, действующих на основе единоначалия. Правила оформления. 37

21. Распорядительные документы, принятые коллегиальными органами. Правила оформления. 39

22. Служебное письмо. Классификация, требования к оформлению.. 41

23. Коммерческие письма. Классификация, требования к оформлению.. 43

24. Виды протоколов. Правила оформления. 45

25. Виды актов. Правила оформления. 46

26. Виды справок. Правила оформления. 47

27. Правила оформления и назначение докладной, служебной, объяснительной записки. 48

28. Аналитическая документация: сводка, заключение, отзыв, перечень, список. 49

29. Документы, передаваемые средствами электросвязи. 50

30. ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТИРОВАННОЙ ИНФОРМАЦИИ. ПОИСК ДОКУМЕНТИРОВАННОЙ ИНФОРМАЦИИ. ТАБЕЛЬ ФОРМ ДОКУМЕНТОВ. НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ.. 52

31. Виды доверенностей. Составление и оформление доверенностей. 55

32. Правила оформления претензионных писем.. 56

33. Требования к оформлению исковых заявлений. 56

34. Международные письма. 57

35. Учредительные документы. Состав, требования к оформлению.. 58

36. Электронный документ. 60

История развития письменности и документа. Основные задачи документоведения

История развития письменности и документа.

Появление первых документов, т.е. зафиксированной на различ­ных носителях информации, относят примерно к 30 веку до н. э.

Началом передачи данных было предметное документирование. Предметы, окружавшие первобытного человека, наделялись особым значением, символизировали понятия и явления.

Разновидностью предметного является галечное и ракушечное письмо, узелковое письмо. Индейцы использовали шнуры разной толщины и цвета, а также узелки и бусинки. Древние инки исполь­зовали «кипу» — к основной толстой веревке прикреплялись более тонкие шнуры, нити и лоскуты различного цвета, каждый элемент имел свое значение.

Позже появилось рисуночное, или пиктографическое, письмо. Это были изображения на стенах пещер и скалах, в основном иллю­стрирующие события из жизни племени.

Первоначально каждый рисунок передавал какое-либо собы­тие. С течением времени рисунки упрощались, в какой-то мере стандартизировались и заменялись знаками, обозначающими слова. Поз­же знаками стали обозначать слога, а потом и отдельные буквы. Так возникла иероглифическая система. Постепенно рисунки становились схематичными, появилась скоропись. У египтян рисунки скорописи были округлыми, волнистыми, у шумеров — заострен­ными, угловатыми (клинопись). Так, независимо друг от друга в разных частях мира зарождались различные системы письменности.

В Европе (на острове Крит и в Древней Греции) и на Среднем Востоке письменность появилась на несколько столетий позже, а в Китае — только во II тысячелетии до н. э.

Различные виды письменности господствовали в странах Восто­ка три тысячелетия, но потом их вытеснила более простая и удобная система — финикийская и восходящая к ней арамейская, затем гре­ческая и др.

Финикийцам, как торговому народу, нужна была простая и удоб­ная письменность для составления коммерческих документов и они создали слоговое письмо, состоящее из 22 знаков. С IX ве­ка до н. э. финикийское письмо быстро распространилось во мно­гих странах и заимствовалось греками, арабами, евреями.

Греки преобразовали финикийское письмо и создали алфавит, где каждый знак обозначает не слово или слог, а определенный звук (звуко­вая система).

Кириллица (славянская азбука) была создана на основе греческо­го алфавита, а затем реформировалась на протяжении XVI—XIX ве­ков. Современный русский алфавит — результат реформ и постепен­ного исключения неиспользуемых греческих букв.

Основные задачи документоведения

· Теоретическое обоснование документационных процессов в обществе, выявление закономерностей и тенденций функционирования документов в социуме;

· Формирование высокоорганизованной среды, т.е. обеспечение общества качественной документированной информацией и создание условий для эффективного ее функционирования в оперативной ретроспективной и прогностической среде;

· Развитие, совершенствование информационной культуры человека.

Законодательное регулирование документирования управленческой информации

Вопросы документационного обеспечения управления регули­руются:

• законами РФ;

• государственными и отраслевыми стандартами;

• общероссийскими классификаторами;

• государственными и отраслевыми инструкциями по делопро­изводству;

• инструкциями по делопроизводству конкретного предприятия.

Законы РФ:

Федеральный закон "Об информации, информатизации и защите информации"— содержит базовые понятия информации, документа и устанавливает правовой режим создания, хранения, использования информации, поря­док ее документирования и доступа к ней;

Федеральный закон "Об электронной цифровой подписи"— устанавливает основы придания юриди­ческого значения электронным документам;

Закон РФ "О государственной тайне"— определяет полномочия госорганов и должностных лиц по за­щите гостайны и работе с документами, содержащими ее;

Федеральный закон «Об участии в международном инфор­мационном обмене» - цели ФЗ - создание условий для эффективного участия России в международном информационном обмене в рамках единого мирового информационного пространства, защита интересов Российской Федерации, субъектов Российской Федерации и муниципальных образований при международном ин­формационном обмене, защита интересов, прав и свобод физических и юридических лиц при международном информационном об­мене.

Федеральный закон «Об авторском праве и смежных правах»регулирует отношения, возникающие в связи с созданием и использованием произведений науки, литературы и искусства (авторское право), фонограмм, исполнений, постановок, передач организаций эфирного или кабельного вещания (смежные права).

Гражданский кодекс РФ- содержит нормы права и положения по докумен­там сферы гражданских правоотношений;

Трудовой кодекс РФ- содержит нормы права и положения по документам сферы трудовых правоотношений;

Уголовный кодекс РФ- устанавливает уголовную ответствен­ность за неправомерные действия с документами и информацией;

Основы законодательства РФ об Архивном фонде Российской Фе­дерации и архивах от 07.06.1993— определяют порядок формиро­вания, хранения, учета и использования архивных документов.

Государственные стандарты:

Государственная система документационного обеспечения управ­ления (ГСДОУ) 1991 г.- это совокупность принципов и пра­вил, устанавливающих единые требования к документирова­нию управленческой деятельности и организации работы с до­кументами в органах государственного управления, на пред­приятиях и в учреждениях.

Основными целями ГСДОУ являются:

• упорядочение документооборота;

• сокращение количества документов;

• повышение качества документов;

• нормативное закрепление изменений, произошедших в орга­низации делопроизводства в связи с появлением негосударст­венных форм собственности;

• совершенствование работы аппарата управления;

ГОСТ 6.38-90 Унифицированные системы документации. Сис­тема организационно-распорядительных документов. Требования к оформлению документов.

Стандарт устанавливает:

• состав реквизитов;

• расположение реквизитов на листе бумаги;

• требования к тексту и бланкам документов.

ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированные системы документации. Уни­фицированная система организационно-распорядительной доку­ментации. Требования к оформлению документов.

Стандарт установил:

• новый состав реквизитов;

• обновленные требования к оформлению документов;

• требования к тексту и бланкам документов.

Минюст России отказал в государственной регистрации данно­го стандарта.

ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения от 27.02.1998№ 28.

Стандарт устанавливает современное толкование терминов:

• по делопроизводству;

• по архивному делу.

Термины, установленные настоящим стандартом, обязательны для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству иархивному делу.

ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной до­кументации. Требования к оформлению документов.

Стандарт ввел:

• новые реквизиты;

• небольшие изменения в расположении реквизитов на поле до­кумента.

Требования по оформлению документов в соответствии с но­вым стандартом являются рекомендуемыми.

Вразвитие государственных стандартов отраслями и ведомст­вами РФ разрабатываются отраслевые стандарты по делопро­изводству с учетом ведомственной специфики.

Общероссийские классификаторы:

Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД)— содержит коды унифицированных форм докумен­тов, используемых в деятельности органов власти и управле­ния, которые должны проставляться на документах.

Государственные инструкции по делопроизводству:

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных орга­нах исполнительной власти от 27.11.2000№ 68- содержит общие требования к документированию управленческой деятель­ности и технологии работы с документами, требования по под­готовке законодательных актов и правила оформления отдель­ных документов;

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения от 06.10.2000- устанавливает сроки хранения документов.

На основе типовых разрабатываются отраслевые инструкции по делопроизводству и инструкции предприятия.

Основные понятия документоведения

Делопроизводство, или документационное обеспечение управления - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Документ -зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее иденти­фицировать.

Автор документа- физическое или юридическое лицо, сделавшее документ.

Служебный документ - официальный документ, используемый в текущей деятельности организации.

Юридическая сила документа - свойство официального документа, сообща­емое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его орга­на и установленным порядком оформления.

Подлинник (официального) документа - первый или единичный экземпляр официального документа.

Дубликат документа- повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.

Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.

Документирование -запись информации на различных носителях по установленным правилам.

Система документации- совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Унифицированная система документации(УСД) - система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Реквизит документа- обязательный элемент оформления официального документа.

Постоянная часть реквизита документа- неизменяемая часть реквизита документа, содержащаяся в бланке документа, наносимая при его изготовлении.

Переменная часть реквизита документа - изменяемая часть реквизита документа, вносимая в бланк документа при его заполнении.

Формуляр документа - набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности.

Формуляр-образец документа - модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты.

Бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.

Документооборот- движение документов в организации с мо­мента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: