Сделай Сам Свою Работу на 5

Перечень экзаменационных вопросов ДОУ





1. Классификация документов.Классификация документов - деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия. Существуют различные системы документирования.

Системы документирования:- административная;- статистическая;- коммерческая и др.Предметом нашего изучения является административная система документирования. Административная система документирования по видам документов делится на:1. организационно-распределительную (ОРД)-1.1. положения,1.2. уставы,1.3. инструкции,1.4. приказы,1.5. решения,1.6. протоколы;2. справочно-информационную -2.1. письма,2.2. телеграммы,2.3. телефонограммы,2.4. докладные записки,2.5. справки,2.6. акты;3. по личному составу -3.1. приказы,3.2. личные дела,3.3. заявления,3.4. трудовые книжки,3.5. характеристики,3.6. договоры и т.д.Цель классификации документов:1. Повышение оперативности работы аппарата управления и ответственности исполнителей путем разграничения функций структурных подразделений и обязанностей исполнителей, четкого распределения информации.2. Экономия труда за счет использования информационно-справочного аппарата (предметно-тематического каталога).Значение классификации документов:- обеспечение их быстрого поиска в текущем делопроизводстве;- повышение оперативности работы с ними.Первой ступенью классификации является группировка исполненных документов в дела (дело - совокупность документов или документ по одному вопросу, помещенные в твердую обложку, оформленную соответствующим образом). Она является основой правильного формирования дел.Основные задачи и функции службы документационного обеспечения управления.В современных условиях, когда работа с управленческой документацией во многих учреждениях основывается на компьютерных технологиях, функции службы ДОУ не ограничиваются только организацией документооборота учреждения, учетом документов и контроля их исполнением. Служба ДОУ принимает непосредственное участие в постановке задач при разработке автоматизированных информационных систем для работы с документами, в обеспечении режима доступа к информации и защите информации, в совершенствовании работы с документами.Основными задачами службы являются:1) обеспечение документирования управленческой деятельности;2) организация работы с документами в учреждении;3)совершенствование форм и методов работы с документами.Задачи ДОУ, определяют ее функции. Рассмотрим эти задачи:Первая задача, обеспечения документирования в учреждении, может быть решена при выполнении следующих функций:- разработка и проектирование бланков, обеспечения их изготовления;- обеспечение изготовления документов, копирования и тиражирования;- контроль качества подготовки и оформления документов, соблюдение установленной процедуры согласования и удостоверение документов.





Вторая задача организации работы с документами, её функции:

2. - установление единого порядка прохождения документов (документооборота учреждения);

3. - экспедиционная обработка входящих и исходящих документов;

4. - регистрация и учет поступающих, отправляемых и внутренних документов;

5. - контроль исполнения документов;

6. Систематизация документов, обеспечение их хранение и использование; организация работы с обращениями граждан.

7. Обеспечение защиты информации.

8. Третья задача совершенствования форм и методов работы с документами включают в себя выполнение следующих функций:

9. - разработку и переработку нормативных, инструктивных, методических документов и доведение их до сведения работников организации;

10. - методическое руководство и соблюдение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях организации;

11. - повышение квалификации работников организации и их консультирование по вопросам работы с документами;



12. - упорядочение документации организации, проведение работ по унификации документов, разработка Табеля и Альбома форм документов, применяемых в деятельности организации;

13. - разработку и внедрение новых форм и методов работы с документами, совершенствование документооборота организации, повышение исполнительной дисциплины;

- постановку задач разработки и совершенствования автоматизированных информационных систем и баз данных для работы с документами.

Государственная система документационного обеспечения управления (ГС ДОУ). Ее характеристика.

Государственная Система Документационного Обеспечения Управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения

Одобрена коллегией

Главархива СССР

27.04.88

Приказ Главархива СССР

от 25 мая 1988 г. N 33

1. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения

1.1. Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) - совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях (объединениях), в учреждениях и общественных организациях (*). ГСДОУ включает в себя настоящие Основные положения, общесоюзные, отраслевые и республиканские нормативные и методические документы по вопросам документационного обеспечения управления. ___________________

(*) В дальнейшем органы государственного управления, предприятия (объединения), учреждения и общественные организации именуются "организациями".

1.2. Основная цель ГСДОУ - упорядочение документооборота, сокращение количества и повышение качества документов, создание условий для эффективного применения прогрессивных технических средств и технологий сбора, обработки и анализа информации, совершенствование работы аппарата управления.

1.3. В развитие Основных положений ГСДОУ разрабатываются и утверждаются нормативные и методические документы по совершенствованию документационного обеспечения управления: общесоюзные - Главным архивным управлением при Совете Министров СССР и Государственным комитетом СССР по стандартам: отраслевые - министерствами и ведомствами СССР и союзных республик; республиканские - Советами Министров союзных республик.

Нормативные документы министерств и ведомств по вопросам документационного обеспечения управления не должны ограничивать прав подведомственных организаций, предоставленных им Законом СССР "О предприятиях в СССР" и другими законодательными актами.

1.4. Документационное обеспечение управления в организации осуществляется специальной службой, подчиненной непосредственно руководителю организации.

1.5. Должностные лица организаций при работе с документами руководствуются требованиями Основных положений ГСДОУ и принятых в ее развитие общесоюзных, отраслевых и республиканских нормативных и методических документов (**). ___________________

(**) При работе с документами, подпадающими под действие специальных положений, должностные лица организаций должны руководствоваться этими положениями.

1.6. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения распространяются на все системы документации органов государственного управления Союза ССР, союзных и автономных республик, суда, прокуратуры, арбитража, а также учреждений, организаций и предприятий, включая документы, создаваемые средствами вычислительной техники и микрографии .

Документационное обеспечение деятельности организаций, действующих в соответствии со специальными положениями, а также порядок работы с секретными документами и документами "ДСП" устанавливаются специальными инструкциями.

1.7. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения являются нормативно-методической базой для совершенствования на единой основе документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм документов, повышения их качества, работ службы документационного обеспечения на базе научной организации труда и внедрения новейших технических средств.

Работа архива организации и формы его участия в документационном обеспечении управления регламентируются Основными правилами работы ведомственных архивов (М., 1986).

1.8. Общие требования разработаны в соответствии с законами СССР и союзных республик, устанавливающими порядок организации и деятельности государственного аппарата, актами высших органов государственного управления по вопросам принятия и оформления управленческих решений, осуществления контроля за исполнением документов, совершенствования методов управления и организационных структур и их информационного обеспечения, государственными стандартами в области документации и автоматизированной обработки информации с учетом опыта практического использования унифицированных систем документации и общесоюзных классификаторов технико-экономической информации.

1.9. Единые требования ко всем системам документации внедряются путем издания государственных, республиканских и отраслевых стандартов и инструкций по вопросам документационного обеспечения управленческой деятельности, учитывающих специфику республики (отрасли), а также отраслевых унифицированных систем документации, типовых номенклатур дел, типовых перечней документов с указанием сроков их хранения.

На их основе подведомственные организации разрабатывают нормативные акты, организующие документационное обеспечение управления.

1.10. Учреждения государственной архивной службы СССР оказывают министерствам и ведомствам организационно-методическую помощь во внедрении ГСДОУ, в организации системы документационного обеспечения, согласовывают типовые и отраслевые нормативные документы по системе документационного обеспечения, указанные в п. 1.5, разрабатывают методические документы по отдельным вопросам документационного обеспечения управления.

14. Понятие документооборота. Принципы организации документооборота. Формы организации работы с документами.

Движение документов в федеральном органе исполнительной власти с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.

В документоведении применяется следующее определение документа: "Документ - это материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве".

Оперативное управление - это управление, осуществляемое документами с момента создания (поступление на предприятие) до момента окончания сроков их текущего хранения.

В этой связи поведем речь о документообороте предприятия и его составляющих.

Согласно стандартному определению документооборот представляет собой упорядоченное перемещение документов предприятия - от момента их создания (поступления на предприятие) до момента помещения на текущее (оперативное) хранение.

В общем случае документооборот образует три самостоятельных, но вместе с тем взаимосвязанных потока документов. Один из этих потоков обеспечивает поступление документов на предприятие, которые могут быть обозначены нами как входящие документы.

Два других потока берут свое начало на предприятии. Их образуют исходящие (т.е. направляемые за пределы предприятия) и внутренние документы (т.е. документы, используемые для документационного обеспечения управленческих задач сугубо внутреннего характера).

В соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству управление входящими документами предусматривает:

- организацию доставки документов;- первичную обработку документов;- предварительное рассмотрение документов;- регистрацию документов;- рассмотрение документов руководством (структурным подразделениями, должностными лицами - в пределах предоставленных полномочий) предприятия;

- организацию исполнения документов.

В соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству исходящими документами предусматривает:

- прием надлежащим образом оформленных документов от исполнителей (ответственных исполнителей);- регистрацию документов;- тиражирование документов;- подготовку документов к отправке;- сортировку документов;- передачу документов.

Обмен внутренними документами (отправка и получение или передача и прием), как правило, производится:

- лично - исполнителями (ответственными исполнителями) документов непосредственно адресатам (например, если речь идет о внутренней деловой переписке между конкретными должностными лицами смежных структурных подразделений предприятия);

- через секретарей или лиц, ответственных за ведение делопроизводства - между соответствующими должностными лицами (структурными подразделениями) предприятия;

- посредством каналов внутренней электронной связи (локальной межмашинной сети);

- посредством почтовой, курьерской или электрической связи, а также по каналам факсимильной, телефонной и телексной связи - например, между головной организацией предприятия и его обособленными структурами подразделениями (филиалами, представительствами).

Завершая разговор об особенностях управления документами в процессе документооборота, остановимся на сроках их подготовки.

С этой целью обратимся вновь к соответствующим положениям Типовой инструкции по делопроизводству. В общем случае, как следует из ее предписаний, документы исполняются либо в сроки, установленные резолюцией, определяющей порядок исполнения документа, либо в соответствии с типовыми сроками, предусмотренными для их исполнения.

При этом документы, для которых в резолюции или иным аналогичным образом указана конкретная дата исполнения, должны исполняться в срок. Документы, для которых конкретная дата исполнения в резолюции не указана, должны быть исполнены в срок, не превышающий 30 дней со дня резолюции.

Документы, исполняемые в соответствии с резолюцией, имеющей пометку «срочно», подлежат исполнению с течение 3 дней, а имеющий пометку «оперативно» - в течение 10 дней со дня резолюции. Наконец, для исполнения документов в связи с поступлением в адрес предприятия письменных обращений отводится до 15 дней, за исключением случаев, когда содержание письменных обращений подвергается проверке.

Подчеркнем также, что время, отводимое на подготовку управленческих документов, нормировано.

15. Организация работы с документацией, поступающей в организацию.

Организация работы с документами включает следующие составляющие: регистрацию документов, контроль их исполнения, систематизацию, формирование и оформление дел, подготовку и передачу дел в архив.

Регистрация документов — это фиксация факта создания и получения документа путем проставления на нем индекса с последующей записью необходимой информации о документе в регистрационных формах. Нормальная работа организации возможна, когда любая необходимая информация может быть быстро найдена. Ни один документ не должен остаться неисполненным, а это достигается путем учета всех документов и контроля исполнения.

Регистрация документов осуществляется специалистом, ответственным за ведение организации работы с документами. Существуют три формы регистрации: журнальная, картотечная и электронная, а также используют смешанную. Выбор формы регистрации зависит от размеров и структуры учреждения.

Документы, поступающие в организацию и отправляемые из нее, внутренние документы, регистрируются.

Принимаются документы, поступающие в организацию по почте, факсу, электронной почте, через курьеров. При получении проставляется отметка, затем документы разделяются на требующие регистрации и нерегистрируемые (последними могут быть пригласительные и рекламные письма,

прайс-листы, печатные издания, почта с пометкой «лично», документы, присланные для сведения и т.п.).

В регистрационную форму могут включаться следующие сведения (реквизиты): дата получения; номер валовой нумерации — регистрационный номер; дата документа; номер документа; количество листов в документе и приложении; вид документа; краткое содержание; автор и текст резолюции; исполнители; срок исполнения; дата фактического исполнения; номер дела, в которое подшит исполненный документ.

Регистрационная форма для исходящих документов практически аналогична, но есть и отличия: указываются название подразделения, отправляющего документ; исходящий номер; дата документа; адресат, которому посылается документ; исполнитель; контрольная дата ожидаемого ответа.

При регистрации внутренних документов в регистрационные формы заносятся: порядковый регистрационный номер внутреннего документа; вид документа (каждый вид документа нумеруется отдельно); дата документа; количество листов — документа и приложений (отдельно); ответственные исполнители; срок исполнения; ход исполнения; отметка об исполнении; номер дела, в которое подшит исполненный документ.

Зарегистрированные документы, входящие и внутренние, передаются исполнителям. Передвижение документов внутри учреждения осуществляется посредством курьерской связи, которая охватывает все структурные подразделения. Поиск документа в оперативном делопроизводстве осуществляется посредством вопросной картотеки, встроенной по структурному принципу, тематическому (если она ручная), любому другому удобному для пользователя. Картотека делится на две части: неисполненные и исполненные документы. Первая часть используется для поиска информации в процессе исполнения документа, а вторая — для поиска документа по определенному вопросу.

С целью своевременного и качественного выполнения заданий руководства контролю подлежат все зарегистрированные документы. Прежде всего, контроль исполнения предусматривает проверку своевременного доведения документа до исполнителя, регулирование хода исполнения документов, их учет, анализ результатов контроля исполнения.

Контрольная технология включает контроль: по существу исполнения, т.е. по существу вопроса, поставленного в документе; за сроками исполнения; за формой исполнения.

Контроль по существу вопроса осуществляет лично руководитель учреждения, или он делегирует эту часть функций руководителям структурных подразделений или другому конкретному лицу. Контроль сроков и формы исполнения могут производить делопроизводственные службы или специальные контрольные службы.

16. Организация работы с исходящей документацией. Передача документов внутри организации.

К числу исходящих (отправляемых) документов относятся главным образом ответные письма, излагающие согласие, отказ на соответствующую просьбу или предложение адресата, и инициативные письма самой широкой тематики, требующие ответной реакции адресата.

Работа с исходящими документами включает следующие этапы :- составление проекта документа исполнителем;- согласование проекта документа;- проверка правильности оформления проекта документа;- подписание документа руководителем (в необходимых случаях утверждение);- регистрация документа;- отправка документа адресату;- подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело.

Проект исходящего документа составляется исполнителем, правильность его оформления проверяется работником службы делопроизводства.

Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре.

Документы, поступающие в службу ДОУ архива для отправки, должны обрабатываться и отправляться в тот же день, но не позднее следующего рабочего дня.

Документы, предназначенные для отправки, принимаются от ответственных исполнителей полностью оформленными. Это означает, что исходящий документ должен:

а) иметь все необходимые реквизиты, включая адресные данные;

б) быть подписан (утвержден) соответствующим должностным лицом;

в) иметь сопроводительный лист (письмо) при наличии приложений или в том случае, если документ исполнен (записан) на машинном носителе;

г) вне зависимости от количества адресов рассылки иметь контрольный экземпляр (в том числе на сопроводительный лист) для помещения последнего в дело;

д) иметь опись (расчет) рассылки при направлении документа более чем в четыре адреса;

е) в необходимых случаях иметь отметку о категории почтового отправления (за исключением простых отправлений).

Исходящие документы, оформленные с соблюдением перечисленных правил, передаются на регистрацию. Регистрации подлежат также все приложения к документу и сопроводительный лист (письмо). Зарегистрированные документы проходят процедуру сортировки документов по адресам назначения и видам почтовых отправлений, после чего передаются для подготовки к отправке. Недооформленные или неправильно оформленные документы подлежат возврату ответственному исполнителю для устранения недостатков, препятствующих отправке. Подготовка документов к отправке включает:

- проставление на конвертах (наклейках на упаковке) адресных данных;

- фальцовку (сложение путем перегиба) документов;

- вложение документов в конверты (упаковки);

- заклеивание и маркировку (снабжение знаками почтовой оплаты) конвертов.

Для передачи подготовленных к отправке документов в экспедицию уполномоченными сотрудниками службы ДОУ госархива предварительно составляются описи (реестры) на подлежащую отправке обычную и заказную деловую корреспонденцию. Принятая по описи деловая корреспонденция упаковывается сотрудниками экспедиции в транспортировочную тару (ящики, короба, портфели и пр.), после чего доставляется в почтовое отделение установленным порядком (пешком или на автомашине).

После отправки деловой корреспонденции сотрудники отдела делопроизводства помещают контрольные экземпляры исходящих документов в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел. Последующее хранение и работа с контрольными экземплярами исходящих документов - до передачи их в архив или на уничтожение - должны осуществляться исходя из практической потребности в документах и с учетом их исторической (научной и иной) ценности.

  1. Понятие коммерческой тайны. Порядок работы с конфиденциальными документами.

Конфиденциальная информация, в том числе коммерческая тайна, как правило, содержится в виде каких-либо документов – традиционных, бумажных, либо электронных.Эти источники информации могут являться объектаминеправомерных посягательств и, следовательно, нуждаются в защите. Конфиденциальная информация на крупных предприятиях, предприятиях имеющих нескольких собственников представляет собой более сложный объект защиты.

Все документы в фирме делятся на три категории: входящие, исходящие и внутренние. Первым шагом в обеспечении защиты информации является выявление из общей массы документов, содержащих ценную для фирмы коммерческую информацию. Составляется перечень конфиденциальных документов. Затем вводятся степени конфиденциальности информации (или грифы ограничения доступа к документам) и каждому документу присваивается соответствующий гриф. Данный перечень составляется специальной комиссией (в крупных фирмах), либо секретарем-референтом фирмы (специальным сотрудником). Потом он согласовывается с начальниками отделов, служб и утверждается руководителем фирмы. В перечне документов указываются категории работников, которые по должности могут пользоваться этими документами. Гриф ограничения доступа к документу устанавливается на определенный срок. Каждый документ, отнесенный к той или иной степени конфиденциальности должен на титульном (первом) листе иметь в правом верхнем углу пометку о грифе.

Порядок работы с документами, составляющими коммерческую тайну, регламентируется специальной инструкцией по закрытому делопроизводству, которая регулирует порядок документирования и организации работы с конфиденциальными документами, включающей следующие разделы: "Общие положения" – на основе действующего законодательства и нормативно-методических документов определяется понятие коммерческой тайны, устанавливаются цели данной инструкции, определяются люди или подразделения, ответственные за работу с документами, составляющими коммерческую тайну; "Документирование деятельности фирмы, составляющей коммерческую тайну" – определяются виды конфиденциальных документов, порядок их подготовки и оформления, присваиваемые грифы ограничения доступа к документам; "Организация работы с документами" – устанавливается порядок присвоения грифов и правила работы с документами, содержащими коммерческую тайну.

Процесс обеспечения сохранности информации в документах содержащих коммерческую тайну осуществляется в соответствии с основными стадиями "жизненного" цикла документа. Этими стадиями являются следующие.

1. Получение (отправка) документа. Документ, поступающий в фирму и содержащий гриф конфиденциальной информации, должен быть передан только секретарю-референту или инспектору закрытого делопроизводства и зарегистрирован. Далее, он передается руководителю, а последний определяет непосредственного исполнителя по данному документу, имеющему допуск к этой категории документов, и адресует документ ему. Аналогичный порядок при отправлении документа – подготовка документа, подпись руководителя, регистрация в специальном журнале секретарем-референтом и отправка.

2. Хранение документа. Все документы, содержащие конфиденциальную информацию, должны храниться в специально отведенных, закрывающихся помещениях, в запертых шкафах, столах или ящиках. Документы же составляющие коммерческую тайну – только в металлических сейфах, оборудованных сигнализацией. Все помещения должны опечатываться. Следует иметь в виду, что при определении степени конфиденциальности документа производится также определение срока в течение которого она действует По истечении срока возможны различные действия: 1) гриф может быть продлен, 2) гриф может быть снят и документ становится открытым, 3) документ уничтожается.

3. Использование документа. Система доступа сотрудников, не имеющих соответствующих прав по должности, к конфиденциальным документам должна иметь разрешительный характер. Каждая выдача таких документов регистрируется (расписываются оба сотрудника – и тот, кто берет документ и тот кто его выдает) и проверяется порядок работы с ними (например, нарушением считается оставление данных документов на столе во время обеда, передача другим лицам, вынос за пределы служебных помещений).

4. Уничтожение документа. Конфиденциальные документы, утратившие практическое значение и не имеющие какой-либо правовой, исторической или научной ценности, срок хранения которых истек (либо не истек), подлежат уничтожению. Для этого создается комиссия (не менее 3 человек) в присутствии которой производится уничтожение. Затем члены комиссии подписывают акт об уничтожении. Бумажные документы уничтожаются путем сожжения, дробления, превращения в бесформенную массу, а магнитные и фотографические носители уничтожаются сожжением, дроблением, расплавлением и др.

5. Контроль за соблюдением правил хранения и использования документов, содержащих конфиденциальную информацию, осуществляется с помощью проверок. Они могут быть как регулярными (еженедельными, ежемесячными, ежегодными), так нерегулярными (выборочными, случайными). В случае обнаружения нарушений составляется акт и принимаются меры, позволяющие в будущем предотвратить нарушения такого рода.

  1. Понятия «электронный документ», «электронно-цифровая подпись». Электронный документооборот.
  2. Номенклатура дел. Виды, назначение, порядок составления

Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием их сроков хранения, оформленный в установленном порядке.

Назначение номенклатуры дел:- распределение исполненных документов в дела;- систематизация и учет дел;- закрепление индексов дел;- установление сроков хранения дел.

Кроме того, номенклатура дел:

- служит основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет)

- используется как основной учетный документ при сдаче в архив организации дел временного (до 10 лет включительно) хранения;

- является основой для составления актов на уничтожение дел;

- может быть использована как схема для построения справочной картотеки на исполненные документы.

Различают три вида номенклатуры дел: типовая, примерная и индивидуальная номенклатура дел конкретной организации.

Номенклатуры дел бывают трех видов: типовые, примерные и конкретные (индивидуальные).

Типовая номенклатура дел:

- является нормативным документом;

- содержит унифицированные заголовки дел, образующихся в процессе работы однородных по характеру деятельности и структуре организаций;

- устанавливает типовой состав дел с единой системой индексации в отрасли;

- применяется без внесения изменений в заголовки дел, конкретизируя только наименования организаций и отделов.

Примерная номенклатура дел:

- устанавливает примерный состав дел для однородных по характеру деятельности, но различных по структуре организаций;

- носит рекомендательный характер;

- допускается исключение дел, которые не образуются в деятельности конкретной организации, и добавление новых с указанием их индекса.

Типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются службами документационного обеспечения министерств и ведомств, утверждаются их руководителями и служат пособиями для составления конкретных номенклатур дел.

Типовая и примерная номенклатуры дел являются методическими пособиями при составлении индивидуальных (конкретных) номенклатур дел для организаций, входящих в данную единую сеть.

Каждая организация, учреждение, предприятие должны иметь индивидуальную (конкретную) номенклатуру дел.

Индивидуальная (конкретная) номенклатура дел - это систематизированный перечень конкретных заголовков дел, предполагаемых к заведению в делопроизводстве организации (или ее структурного подразделения) в определенном календарном году с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке.

  1. Требования к оформлению дел. Хранение документов в структурных подразделениях.

2. ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ

2.1.1. Оформление дел осуществляется работниками службы документационного обеспечения управления организации или другими структурными подразделениями, в обязанности которых входит заведение и формирование дел при методической помощи и под контролем архива организации.

2.1.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

2.1.3. Полному оформлению подлежат дела постоянного хранения, временного хранения (свыше 10-ти лет) и дела по личному составу.

2.1.4. Полное оформление дел предусматривает:

- подшивку или переплет документов в дела (п. 2.2);

- нумерацию листов в деле (п. 2.3);

- составление внутренней описи документов дела (п. 2.4);

- составление листа-заверителя дела (п. 2.5);

- внесение необходимых сведений в реквизиты обложки дела (п. 2.6).

2.1.5. Частичному оформлению подлежат дела временного хранения (до 10-ти лет включительно). Их допускается хранить в скоросшивателях, не проводит пересистематизацию документов в деле, листы не нумеровать, внутренней описи и листа-заверителя дела не составлять.

2.2. Подшивка (переплет) документов в деле (к п. 2.1.4)

2.2.1. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в специальную твердую папку с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, резолюций и т.п. При подготовке дел к подшивке металлические булавки и скрепки из документов удаляются. В начале дела перед документами подшивается чистый лист бумаги формата А4.

2.2.2. Дела с лицевыми счетами сотрудников подлежат переплету.

2.3. Нумерация листов в деле (к п. 2.1.4)

2.3.1. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы его, кроме листов внутренней описи дела, листа-заверителя дела и распорядительных листов между комплектами документов по экспертизе объектов,нумеруются валовой нумерацией арабскими цифрами в правом верхнем углу, не задевая текста документов, черным графитным карандашом.

2.3.2. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

2.3.3. Лист с наглухо наклеенными документами (вырезки, фотографии и т.п.) нумеруются как один лист.

2.3.4. Сложенный лист (формата А2, А3) разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу как один лист.

2.3.5. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются, при этом вначале нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверт.

2.3.6. Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) должны нумероваться в общем порядке.

2.3.7. Листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются по каждому тому отдельно.

2.3.8. Запрещается применение чернил и цветных карандашей для нумерации листов.

2.3.9. При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах допускается употребление литерных номеров листов (например: 37, 37а, 37б и т.д.).

2.4. Составление внутренней описи (к п. 2.1.4)

2.4.1. Для учета документов дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и документов по личному составу (75 лет) составляется внутренняя опись.

2.4.2. В необходимых случаях по согласованию с архивом составляется внутренняя опись к документам на дела сроком хранения до 10 лет, к которым относятся документы с грифом «ДСП»; предложения, заявления и жалобы граждан и т.п.

2.4.3. Внутренняя опись составляется на листе(ах) формата А4 по установленной форме (приложение 1), которая содержит следующие сведения:- порядковый номер документов в деле;- заголовок (краткое содержание) документов;- дата документов;- индекс (регистрационный номер) документов;- номера листов дела, на которых расположен каждый документ.

2.4.4. Внутренняя опись имеет самостоятельную нумерацию листов.

2.4.5. Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием должности, расшифровка подписи и даты составления описи.

2.5. Составление листа-заверителя дела (к п. 2.1.4)

2.5.1. Для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации составляется лист-заверитель дела.

2.5.2.Лист-заверитель дела составляется на отдельном листе формата А4 по установленной форме (приложение 2).

2.5.3. В листе-заверителе дела указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов внутренней описи (при ее наличии).

2.5.4. В листе-заверителе оговариваются следующие особенности нумерации документов дела:- наличие литерных листов и пропущенных номеров;- номера листов с неустранимыми дефектами (порванные листы, листы, залитые чернилами и т.п.).

2.5.5. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинников копиями, присоединение новых документов и т.д.) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.

2.6. Оформление обложки дела постоянного и временного (свыше 10-ти лет) хранения (к п. 2.1.4)

2.6.1. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10-ти лет) хранения и по личному составу оформляется согласно приложению 3.

На обложке дела указываются:- наименование структурного подразделения организации и его подчиненность;- наименование отдела;- номер дела (тома) по номенклатуре дела;- заголовок дела;- дата дела (крайние даты документов, помещенных в дело);- количество листов в деле;- срок хранения дела.

2.6.2. Обложка дела оформляется черными чернилами или тушью.

 








Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту:



©2015 - 2024 stydopedia.ru Все материалы защищены законодательством РФ.