Средства организационной техники в офисе.

Организационная техника классифицируется на следующие семь групп: 1. Средства копирования документов - фотографические, термографические, электронно-искровые, электронографические. 2. Средства размножения документов – офсетная (большой тираж), трафаретная и

гектографическая (спиртовая) печать, ризография (130 копий в минуту). 3. Средства составления и изготовления текстов документов - пишущие машины, диктофоны, персональные компьютеры, программное обеспечение. 4. Средства обработки документов - фальцевальные, адресовальные(франкировальные), бумагоуничтожающие (шредеры), переплетные (биндеры), листоподборочные, листоукладочные, пачковязальные, бумагорезательные машины, ламинаторы. 5. Средства административно-управленческой связи - телеграфная, факсимильная, телефонная связь, электронная почта, сотовая, пейджинговая, спутниковая, волоконно-оптическая и теле-, видео-, конференц-связь. 6. Средства хранения и поиска документов - конверты, альбомы, футляры-папки, шкафы-регистраторы, плоские элеваторные, роторные карточки и картотеки, электронные средства хранения документов. 7. Средства транспортирования документов - ленточный, грейферный и лифтовой транспортер. Копирование документов – это получение (изготовление) небольшого (от5 до 20 экземпляров) количества копий с оригинала. Размножение документов – это получение значительного (свыше 20 экземпляров) количества копий, причем для него используется не сам оригинал, а печатная форма, изготовленная с него. Бумагоуничтожители (шредеры) разрезают документы на мелкие ленты в различных комбинациях: с параллельной резкой (на полосы различной ширины), перекрестной (на мелкие фрагменты) или резкой повышенной секретности для любых

офисных нужд. Возможна автоматическая сенсорная резка с функцией режима ожидания (начинает работать в момент опускания документа в уничтожитель). Переплетные устройства (биндеры) могут осуществлять переплет пластиковыми и металлическими пружинами. Переплет пластиковыми пружинами – наиболее

экономичный способ офисного переплета, обеспечивающий высокую надежность скрепления листов и возможность удаления или добавления отдельных фрагментов ранее сформированных документов. Переплет металлическими пружинами – более долговечный способ скрепления документов. Количество переплетенных листов в блоке не изменяется, что исключает возможность случайной или преднамеренной выемки или

замены отдельных листов.

Специализированное оборудование и мебель для офиса.

Основными канцелярскими товарами и расходными материалами для оргтехники являются: ручки, маркеры, карандаши, скотч, бумага для записей, скрепки,кнопки, лотки для сортировки бумаг (из 4 – 6 секций), визитница, алфавитная книжка, дискеты, диски, нумераторы, штемпели со стандартными терминами, папки-файлы и папки пластиковые, степлер, дестеплер, дырокол, картриджи, бумага для факсов и других печатающих устройств, бланки документов фирмы.Бумага как один из видов канцелярских товаров – это тонкий листовой материал массой до 250 г/кв.м., состоящий в основном из специально обработанных растительных волокон, прочно связанных между собой силами поверхностного сцепления.90 Бумага должна обладать следующими основными свойствами: функциональность; надежность; эргономичность; эстетичность. Функциональные свойства обусловливают соответствие бумаги ее целевому назначению как предмета потребления. К ним относятся: композиция (определяется составом и соотношением в процентах волокнистых и не волокнистых полуфабрикатов, из которых вырабатывается бумага данного вида); масса бумаги площадью 1 кв.м.; толщина; водо-, влаго-, воздухо-, жиропроницаемость, плотность (определяется весом

одного квадратного метра, чаще всего это 80 90 г/кв.м). Надежность – это комплекс потребительских свойств, обусловливающих

сохранение основных параметров бумаги в процессе ее использования. К ним относят такие свойства как сопротивление разрыву, сопротивление излому, продавливанию и деформации. Эргономические свойства бумаги определяют удобство пользования ею. Наиболее важные из них степень проклейки (для разных видов составляет от 0,5 до 2 мм.) и гладкость (бумага считается гладкой, если перо при письме скользит легко, не собирая волокон). Эстетические свойства определяют внешний вид и отделку бумаги. Основными из них являются белизна (выражается в % к эталону белого цвета, у большинства видов она составляет 70 – 80%, у бумаги импортного производства она значительно выше – 96 –98%), цвет для цветной бумаги, прозрачность (свойство бумаги пропускать / поглощать или не пропускать / отражать световой поток). Бумага классифицируется на газетную, типографскую, писчую, тетрадную, нотную

чертежную, машинописную, копировальную, глянцевую бумагу, бумажную кальку и др.

Способы автоматизации делопроизводства.

При стандартизации разработки и внедрения автоматизированных систем

документационного обеспечения управления (АСДОУ) применяется международный стандарт ИСО 15489—2001 «Информация и документация. Управление документами». Способами автоматизации делопроизводства являются: разработка оригинальной системы автоматизации делопроизводства; инсталляция типовой системы автоматизации делопроизводства; настройка инструментальных средств автоматизации делопроизводства. К инструментальным средствам автоматизации делопроизводства относятся: - средства создания документов – текстовый процессор Microsoft Word (предназначен для создания, просмотра, модификации и печати текстовых документов), текстовый редактор Word for Windows или Win Word (облегает такую рутинную и трудоемкую часть делопроизводства, как документирование), электронные таблицы Microsoft Excel (позволяет выполнять вычисления, анализировать данные и работать со списками в таблицах и веб-страницах), электронная презентация Microsoft Point (позволяет

готовить доклады для собраний и совещаний и создавать веб-страницы); - системы управления базами данных – Microsoft Access (позволяет создавать базы данных и программы для работы с данными, управления и контроля за ними); - система обеспечения групповой работы - Internet Explorer (поиск и отображение информации и веб-узлов в Интернете), технология Group Ware (объединяет в подсистеме компьютерные рабочие места сотрудников, наиболее тесно связанных информационно); - системы управления документами - персональный архив Euphrates 96; - системы электронной почты - персональный организатор Microsoft Outlook (позволяет получать и отправлять почту, работать с расписанием, контактами и задачами и вести

запись своих действий), Outlook Express (отправка и получение сообщений по

электронной почте и из групп новостей); - системы управления деловыми процессами.

Анализ рынка АСДОУ.

Критериями выбора автоматизированных систем документационного

обеспечения управления (АСДОУ) являются: тип организации, масштаб организации, годовой объем документооборота, стиль управления и корпоративная культура. Повышение эффективности деятельности организации при внедрении автоматизированных систем документационного обеспечения управления (АСДОУ) достигается за счет сокращения затрат на бумажные документы, сокращения непроизводительных затрат рабочего времени сотрудников, ускорения информационных потоков, изменения корпоративной культуры организации. Один из основных вопросов, определяющих успешное использование автоматизированных систем документационного обеспечения управления на предприятии – надёжность сохранности документов в электронной форме, т.е. информационная безопасность АСДОУ. Решение проблемы сохранности электронных документов складывается из: - устойчивого электропитания; - резервного копирования;

- антивирусной защиты; - профилактики и диагностики с использованием специальных утилит(вспомогательных программ).

Первая задача, наиболее просто решаемая – это обеспечение надёжного бесперебойного электропитания компьютера. Для её решения служат устройства, которые так и называются – источник бесперебойного питания (ИБП). В своей основе ИБП представляет собой аккумулятор, который обеспечивает электропитание компьютера в период отсутствия напряжения в сети. В случае выхода напряжения за пределы установленного значения (как правило, ниже 197V или выше 254V) происходит автоматическое переключение на питание аккумулятора. Поскольку время переключения составляет 2-5 миллисекунд, компьютер как бы «не замечает» этого и продолжает работать.

Вторая задача – это обеспечение резервного копирования документов организации, фирмы, отдела, подразделения и конкретного сотрудника для восстановления утраченных документов. Под резервным копированием понимается создание копий документов на сменном внешнем носителе (на дискете, магнитной ленте, диске и т.п.). Наличие резервной (страховой) копии позволяет восстановить документы при случайном их удалении или поломке компьютера. Третья задача обеспечения сохранности документов в электронной форме –использование специального программного обеспечения, гарантирующего защиту данных от разрушения вирусами.

Четвёртая задача – осуществление диагностики состояния компьютера с использованием программ, предотвращающих «зависание» системы, обеспечивающих сохранение данных в случае «краха системы» и т.п. Работа таких вспомогательных программ направлена на сохранение данных даже в случае сбоев в работе программного обеспечения.

39. Применение современных офисных программ для составления, оформления, хранения документов.

Любой новый документ, создаваемый в текстовом редакторе типа MS Word, базируется на определённой основе – «шаблоне». Шаблон может быть чистым листом бумаги, содержащим лишь некоторый набор параметров оформления документа (размер бумаги, поля, шрифты и т.п.), задаваемый по умолчанию. Шаблоны также могут содержать стандартный текст, графику, особое оформление и вообще всё, что часто

встречается в документах. Набор шаблонов, отражающих повторяющиеся управленческие ситуации, позволяет значительно сократить время на подготовку документов, улучшить их оформление, добиться унификации, а значит облегчить восприятие документов. Создавать шаблоны рационально в такой последовательности - сначала создаётся шаблон, содержащий наиболее общие параметры: формат бумаги, поля, нумерация

страниц и т.п. На его основе строятся бланки документов (общий бланк, бланк для письма, бланк для отдельных видов документов), а на их основе в свою очередь строятся шаблоны конкретных документов. Таким образом, все элементы оформления и всё содержание документа будет повторяться во всех документах, создаваемых на основе более общих шаблонов. Использование шаблонов позволяет экономить время при подготовке документов. По умолчанию новый документ или шаблон создается на основе шаблона Обычный

(Normal.dot), который доступен из любого документа. Существует два основных видов шаблонов – общие шаблоны и шаблоны документов (письма и факсы, записки отчеты, публикации, Web-страницы). Выбрать необходимый шаблон можно: Файл – Создать – окно Создание документов – Создание с помощью шаблона - Выбрать необходимую вкладку.

40. Использование мастеров для оформления документов.

Мастер представляет собой последовательность диалоговых окон, которая обеспечивает пошаговый ввод команд, необходимых для получения нужного документа. В процессе создания документа необходимо ответить на вопросы мастера. Полученные ответы автоматически вставляются в документ в нужном формате. Некоторые мастера упрощают подготовку простых документов типа деловых писем, служебных записок; а другие мастера гораздо сложнее и позволяют создавать рекламные буклеты, информационные бюллетени и другие документы со сложным форматированием. Создание бланков писем при помощи мастера писем производится в следующей последовательности: Файл – Создать – окно Создание документа – Создание с помощью шаблона – Общие шаблоны - Вкладка Письма и факсы – значок Мастер писем – ОК -окно Мастер писем – параметр Создать одно письмо – ОК – окно Мастер писем с раскрытой вкладкой Формат письма – вкладка Получатель – Далее – вкладка Другое –определить дополнительные элементы письма – вкладка Отправитель – Готово. Мастер писем позволяет создать красиво оформленное письмо со всеми необходимыми атрибутами быстро и легко. Создание конвертов и наклеек при помощи мастера конвертов и наклеек производится в следующей последовательности: Сервис – Письма и рассылки - Конверты и наклейки – Адрес получателя – Обратный адрес – кнопка Параметры –вставить бланк конверта в принтер и щелкнуть по кнопке Печать. Мастер конвертов и наклеек позволяет распечатывать адреса на конвертах, использовать функцию слияния сообщений для печати серии конвертов для различных получателей, создавать одну или несколько наклеек, указывая адреса получателей из различных источников. Создание бланков служебных документов при помощи мастера записок производится в следующей последовательности: Файл – Создать – окно Создание документа – Создание с помощью шаблона – Общие шаблоны - вкладка Записки - дважды значок Мастер записок – далее следовать указаниям мастера. Мастер записок помогает создавать служебные записки на основе шаблонов, а также помогает отправлять записку по электронной почте или факсу, для чего соответствующие службы должны поддерживаться компьютером.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: