Технология и организация документооборота.

Организация документооборота включает полный цикл обработки и движения документов в учреждении с момента их создания или получения до завершения исполнения и передачи на архивное хранение. Движение документов в организации образует документооборот, который должен

отвечать следующим требованиям: - оперативности и целесообразности; - исключению лишних инстанций и действий, не обусловленных деловой

необходимостью; - соблюдению единой схемы движения, утверждённой руководством учреждения; - использованию унифицированных и стандартизированных форм документов, обеспечивающих совместимость традиционной и автоматизированной обработки; - доступности оперативного контроля исполнения. Документооборот в учреждении осуществляется в виде трех потоков документов: - входящих (поступающих в учреждение); - исходящих (отправляемых в учреждение); - внутренних (создаваемых в учреждении и не выходящих за его пределы). При проектировании рациональных документопотоков в организации (на предприятии) составляют схемы движения основных групп и видов документов. Это позволяет установить наиболее рациональные маршруты движения документов и

определить этапы их обработки.

Учёт объёма документооборота - означает учёт количества документов, полученных (входящих) и созданных (внутренних, исходящих) организацией за выбранный отрезок времени (год, месяц).

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания(утверждения), а для поступивших документов – с даты поступления. Сроки исполнения могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые сроки исполнения документов устанавливаются нормативными актами

органов государственной власти, а также центральных органов управления. Индивидуальные сроки устанавливаются руководителем. Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции руководителя. Если срок исполнения документа не указан, он должен быть исполнен не более чем в 10-дневный срок.

В юридическом плане распорядительные документы относятся к правовым

актам -в них получают выражение конкретные юридически властные предписания субъектов управления.

Конкретность таких предписаний проявляется в том, что:

с помощью распорядительных документов разрешаются возникающие в сфере управления проблемы и вопросы;их адресатом являются конкретные учреждения, структурные подразделения, должностные лица или работники;

они являются юридическими фактами, вызывающими конкретные административно-правовые отношения.

С точки зрения сферы своего действия распорядительные документы делятся на:правовые акты федерального уровня (акты, издаваемые Президентом РБ, Правительством РБ, органами федеральной исполнительной власти);правовые акты, правовые акты организаций, учреждений, предприятий.

Распорядительные документы, издаваемые на федеральном уровне, относятся к категории нормативных правовых актов.

Нормативный правовой акт - письменный официальный документ, принятый (изданный) в определенной форме правотворческим органом в пределах его компетенции и направленный на установление, изменение или отмену правовых норм, т.е. общеобязательных государственных предписаний постоянного или временного характера, рассчитанных на многократное применение.

Нормативные правовые акты издаются федеральными органами исполнительной власти в форме: постановлений, приказов, распоряжений, правил, инструкций,

положений.

26. Составление номенклатуры дел. Дело – это

совокупность документов, относящихся к определённому вопросу деятельности

учреждения и помещённых в отдельную обложку с соответствующим заголовком. Основным видом работы, обеспечивающим систематизацию документов в делопроизводстве, является составление номенклатуры дел. Номенклатура дел – это систематизированный перечень наименований дел, образующихся в процессе деятельности организации с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел необходима для правильного формирования документов в дела, учёта дел и их оперативного использования. Номенклатура дел является схемой

построения справочной картотеки на использованные документы и основой для

составления описей дел постоянного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) хранения.

Номенклатура дел представляет собой таблицу из пяти граф, составленную по

унифицированной форме. Номенклатура размещается на внешней стороне шкафа, в котором хранятся дела. В графе 1 номенклатуры дел указываются индексы дел. Индекс дела состоит из условного обозначения (индекса) структурного подразделения и порядкового номера дела в пределах подразделения (например, 02-1, 02-2, 02-3 и т.д.). В графе 2 номенклатуры дел указываются наименования разделов номенклатуры, соответствующие наименованиям структурных подразделений, и наименования

(заголовки) дел. Структурные подразделения располагаются по степени значимости. Вначале указываются наиболее важные производственные отделы, затем функциональные или вспомогательные службы с присвоением им индексов (01, 02, …).

Графа 3 номенклатуры дел «Количество дел (томов)» заполняется в конце делопроизводственного года.

В графе 4 указываются сроки хранения, определяемые согласно действующим ведомственным и типовому перечням с указанием сроков хранения, и даются ссылки на соответствующие статьи перечней.

В графе 5 «Примечание» проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел и их уничтожении, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организацию.

Различают три вида номенклатур: типовая; примерная; и конкретная (сводная). Типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются службами

документационного обеспечения управления (ДОУ) министерств для подведомственной сети и утверждаются их руководителями. Перед утверждением типовые и примерные номенклатуры дел согласовываются с центральной экспертной комиссией (ЦЭК) и Комитетом по архивам и делопроизводству Республики Беларусь. Типовая номенклатура дел составляется для однородных по характеру деятельности и структуре организаций. Она устанавливает типовой состав дел с единой системой индексации в отрасли и является нормативным документом. Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав и индексы для организаций, однородных по характеру деятельности, но разных по структуре, и носит рекомендательный характер. Конкретная (сводная) номенклатура дел организации составляется на основе номенклатур дел структурных подразделений каждой организацией самостоятельно, подписывается руководителем организации, согласовывается с экспертной комиссией

(ЭК) организации и экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения, в которое поступают документы на хранение, а затем утверждается руководителем организации не позднее ноября-декабря текущего года.

27. Формирование и оформление дел . Формирование дел – это группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. Правильное формирование дел способствует оперативному поиску необходимых документов в постоянно растущем документном массиве предприятия, обеспечивает их сохранность, устанавливает порядок в организации делопроизводства. Формированием дел в структурных подразделениях учреждений и предприятий занимаются лица, ответственные за делопроизводство. Группировка документов в дела производится согласно отметкам исполнителей на исполненных документах «В дело №…» в строгом соответствии с номенклатурой дел. При этом проверяется правильность оформления документов, наличие подписей, даты, отметки об исполнении и других необходимых реквизитов документов. Недооформленные или неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям на доработку.

Не допускается включать в дела документы, подлежащие возврату, черновики, рабочие варианты документов, размноженные копии.

Дела организации, предприятия при их завершении по окончании года подлежат оформлению. Оформление дел включает комплекс работ по технической обработке и проводится сотрудниками соответствующих структурных подразделений при методической помощи и под контролем ведомственного архива. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, длительного хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: подшивку или переплёт дела в твердую обложку; нумерацию листов в деле чёрным (графитовым) карандашом или нумератором; составление заверительной надписи дела, составление (в необходимых случаях) внутренней описи документов дела, оформление обложки дела. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи и внутренние описи документов не составлять.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: