Методы унифицированного текста

Текст документа может быть представлен в виде анкеты, таблицы, связного текста (трафарета) или путём комбинации этих форм. Анкета – это форма представления текста документа, построенная по принципу

«вопрос - ответ». Связный текст может быть составлен произвольно или на основе трафарета, содержащего постоянную информацию и пробелы для внесения переменной информации. При составлении писем, факсов, контрактов, справок, актов и других документов об однотипной информации широко используются трафаретные тексты (бланки). Наличие трафаретного текста с пропусками для ввода переменной информации освобождает от необходимости каждый раз обдумывать, как составить документ, позволяет сосредоточиться на его фактическом содержании, т.е. не на том, как написать, а что написать, страхует от пропуска необходимой информации, значительно ускоряет подготовку самого документа и его восприятие. Практически составитель заполняет заранее составленный проект документа. Лучшей формой для наглядности и удобства сопоставления информации является таблица. Оформление таблиц регламентирует ГОСТ Р-1.5-92. В нём приведены

обязательные элементы таблицы и порядок их графического расположения.

Таблица может иметь заголовок (название), который кратко, но точно отражает её содержание. Он пишется над таблицей посередине с прописной буквы. После заголовка точка не ставится. Таблица помещается сразу под текстом, где она впервые упоминается, или на следующей странице. Можно дать таблицу и в приложениях к основному документу. Таблицы с информацией текстового характера составляются непосредственно в текстовом редакторе MS Word. Если же таблицы содержат переменные цифровые величины и требуется пересчёт цифровых данных используется программа электронные таблицы MS Excel или база данных MS Access. Данные из этих приложений импортируются в MS Word с сохранением связей с соответствующей исходной программой, что даёт возможность обновлять и редактировать вставленные в документ данные.

Унифицированные системы документации

Разрабатываемые унифицированные формы документов объединяются в

унифицированные системы документов (УСД). УСД – это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определённой сфере деятельности. Создание УСД является одним из основных направлений работ по стандартизации в республике, а также составной частью работ по совершенствованию процессов управления в различных видах деятельности (статистике, финансовой деятельности, торговле, банковском деле, бухгалтерском учёте и т.д.). Целью создания УСД является определение и установление оптимального состава форм документов, а также совокупности их размещения.

Основными задачами УСД являются:

- обеспечение методического и организационного единства в области разработки, применения и ведения унифицированных форм документов; - сокращение количества существующих форм документов; - упорядочение информационных потоков. Унифицированные системы документации включают: - документы международных организаций, устанавливающие унифицированные системы документов; - межгосударственные стандарты и документы по межгосударственной стандартизации, устанавливающие состав и содержание работ по унификации форм документов, которые применяются органами, управлениями и организациями стран СНГ; - стандарты и руководящие документы Республики Беларусь, устанавливающие состав и содержание работ по унификации форм документов, которые применяются на всех уровнях хозяйственной деятельности и обеспечивают единый порядок проведения этих работ; - нормативные документы, издаваемые разработчиками УСД конкретного функционального назначения. В республике в настоящее время разрабатывается несколько унифицированных систем документации: первичной учётной документации, отчётно-статистической, плановой, расчетно-денежной, по материально-техническому снабжению и сбыту, труду, торговле, и социальным вопросам, ценообразованию, по бытовому обслуживанию населения и др.

Формуляр-образец

Унифицированную форму документа на бумажном носителе рекомендуется проектировать на основе формуляра-образца - совокупность реквизитов, расположенных определённым образом в документе . Формуляр, характерный для определённого вида документов, называется типовым формуляром. Формуляр-образец состоит из трёх частей: заголовочной, содержательной и оформляющей . В заголовочной части размещают реквизиты, расположенные до текста документа и кодовые обозначения реквизитов. В основной (содержательной) части размещают реквизиты текст и приложения. В оформляющей части размещают реквизиты, обеспечивающие придание юридической силы документам с обязательным включением реквизитов «Дата заполнения документа», «Подпись» («Подписи») лица (лиц), ответственного (ных) за правильность заполнения формы, «Печать» при необходимости.

Формуляр-образец должен устанавливать: - формат бумаги; - конструкционную сетку; - служебные поля; - расположения частей, зон и реквизитов с учётом двусторонней печати. Бланки документов должны иметь поля: - левое – 30мм; - правое – не менее 8мм; - верхнее и нижнее – не менее 20мм. Конструкционная сетка образуется пересечением вертикальных и горизонтальных линий, ограниченных полями, на бумаге установленного формата. Расстояние между соседними линиями конструкционной сетки должно быть следующим: - между вертикальными линиями – 2,6мм (шаг письма); - между горизонтальными линиями – 4,25мм (межстрочный интервал).

11.Назначение, особенности и содержание организационно-распорядительной документации.

Отношения, которые возникают в процессе деятельности предприятий и

учреждений по выполнению управленческих функций, отражаются в различных организационно-распорядительных документах. Устав – правовой акт, регулирующий деятельность организаций, предприятий, учреждений и граждан, их взаимоотношения с другими структурами и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственного управления или

хозяйственной деятельности. Уставы утверждаются вышестоящими организациями (министерствами, ведомствами). Положение о структурном подразделении – правовой акт, определяющий порядок образования, структуру, функции, компетенцию, обязанности и организацию работы

органов структурного подразделения. Инструкция по отдельным видам деятельности – правовой акт, издаваемый органом государственного управления в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, финансовые и иные стороны деятельности

учреждений, организаций, предприятий, должностных лиц и граждан. Должностная инструкция – нормативный документ, в котором определены

функции, права и обязанности сотрудника организации (предприятия). Распоряжение – акт управления государственного органа, имеющий властный

характер, изданный в рамках присвоенной должностному лицу, государственному органу компетенции, имеющий обязательную силу для граждан и организаций, которым распоряжение адресовано. Распоряжения являются подзаконными актами и делятся на две группы: распоряжения общего, длительного действия и распоряжения, касающиеся конкретного узкого вопроса, разового случая. В реквизите «Название вида документа» пишется РАСПОРЯЖЕНИЕ, а в тексте употребляется слово «ОБЯЗЫВАЮ».

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителями министерств, ведомств, отделов и управлений, местных исполкомов, руководителями объединений, организаций, предприятий, фирм, действующих на основе единоличия. Приказ по личному составу является важнейшим документом, составляемым в процессе документирования функций кадровой службы предприятия. Приказами

оформляются: приём, перевод и увольнение работников; предоставление им отпусков и командирование; изменение условий и оплаты труда; присвоение разрядов, категорий; поощрения и наложение взысканий и др. Приказы по личному составу оформляются и ведутся отдельно от приказов по

основной деятельности. Они сразу начинаются с распорядительного действия: ПРИНЯТЬ, НАЗНАЧИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, УВОЛИТЬ, ИЗМЕНИТЬ ФАМИЛИЮ, ПРЕДОСТАВИТЬ ОТПУСК, КОМАНДИРОВАТЬ и т.д.

Протокол – документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на конференциях, собраниях и заседаниях коллегиальных органов. Протокол ведётся во время заседания секретарём, который стенографирует или записывает на диктофон выступление участников заседания. Текст протокола состоит из двух частей - вводной и основной. Вводная часть оформляется в такой последовательности:- председатель – инициалы и фамилия; - секретарь – инициалы и фамилия; - присутствовали – инициалы и фамилии присутствующАкт– документ, составленный в коллегиальном порядке для удостоверения фактов, действий и событий, имеющих юридическое значение. Чаще всего акты

составляются как постоянно действующими комиссиями, так и назначаемыми

руководителями предприятий или по указанию вышестоящей организации.

Деловые записки. В делопроизводственной практике различаются три вида деловых записок: докладные, служебные и объяснительные. Справка – это документ, которым подтверждаются факты и свидетельства, либо

сообщаются сведения, связанные с работой организации или с жизнью и деятельностью отдельных граждан. Доверенность – документ, которым организация или отдельное лицо (доверитель) предоставляет право другому лицу (поверенному) получить деньги или товарно- материальные ценности или совершить какие-либо действия от лица доверителя, точно

указанные в доверенности. По способу оформления различают простые и нотариальные доверенности. Расписка – это документ, удостоверяющий факт получения от организации илиграждан какого-либо документа, денег или иных ценностей. Заявление - это письменное обращение граждан, работников предприятия, организации с просьбой, предложением, критическим замечанием или другими вопросами повседневной работы и жизни. их сотрудников предприятия в алфавитном порядке, затем должности и фамилии приглашённых. Если присутствующих более 10, то указывается их общее количество;

12. Оформление реквизитов организационно-распорядительных документов .

Каждый документ состоит из отдельных его элементов - реквизитов (автор, адресат, дата, подпись и т.д.). Различные виды документов имеют разный набор

реквизитов, который определяется назначением документов. Оформление документов осуществляется на бланках трех видов:- общие (фирменные) бланки; - бланки для писем; - общие бланки для других видов организационно-распорядительных документов(ОРД). Для каждого из видов бланков допускаются два варианта расположения реквизитов: угловой и продольный. В бланках с продольным расположением реквизитов они печатаются вдоль верхнейчасти листа с центровкой, т.е. с равным удалением строки от левого и правого полей на белорусском и русском языках.

В документах используется следующий состав реквизитов:

Изображение Государственного герба Республики Беларусь на бланке с угловым расположением реквизитов помещают на верхнем поле бланка слева, над

серединой наименования организации, а на бланках с продольным расположением реквизитов – в центре верхнего поля. Диаметр изображения должен быть не более 17мм. Эмблема организации – представляет условное (символическое) графическое изображение (товарный знак), зарегистрированное в установленном порядке. Изображение эмблемы организации государственной формы собственности следует располагать на левом поле бланка документа на уровне реквизита «Наименование организации».

Наименование вышестоящей организации , наименование организации , наименование структурного подразделения. Почтовый адрес отправителя.

Название вида документа – печатают прописными буквами, например, ПРОТОКОЛ, АКТ, ПРИКАЗ. Реквизит является одним из важнейших и проставляется на всех документах, кроме писем и факсов. Дата – это один из основных реквизитов документа, обеспечивающих его юридическую силу. Датой документа является: - дата его подписания (для писем, приказов, факсов, справок); - дата его утверждения (для планов, отчётов, правил); - дата события, которое в нём зафиксировано (для актов, протоколов).

Адресат – оформляется на письмах и содержит указание почтового адреса получателя. Этот реквизит состоит из нескольких частей: - наименование фирмы, учреждения в именительном падеже; - структурное подразделение в именительном падеже; - должность, фамилия, инициалы в дательном падеже; - почтовый адрес. Заголовок к тексту – данный реквизит предназначен для эффективного поиска документа, проведения его регистрации без предварительного прочтения всего текста, а также для контроля за исполнением документа. Текст – это основной реквизит документа. Подпись – обязательный реквизит любого документа, как служебного, так и

личного. В состав данного реквизита входят: - наименование должности лица, подписавшего документ; - личная подпись; - расшифровка подписи (инициалы обязательно ставят перед фамилией). Гриф согласования - располагается ниже реквизита в левом нижнем углу документа, начиная от границы левого поля. В его состав входят следующие элементы: - слово СОГЛАСОВАНО, которое пишут без кавычек и двоеточия; - наименование должности, включая наименование организации (предприятия); - личная подпись; - расшифровка подписи (инициалы, фамилия); - дата. Печать. Печати делятся на гербовые и простые. Гербовая печать – круглая, в её центре изображён герб государства, а по окружности даётся полное наименование учреждения (организации, предприятия). Фамилия исполнителя и номер его телефона.

13.Постоянные реквизиты бланка. Постоянными реквизитами бланка являются: Государственный герб Республики Беларусь , эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания), код организации , код документа , наименование вышестоящей организации, наименование организации, наименование структурного подразделения, почтовый адрес отправителя, коммуникационные и коммерческие данные, название вида документа , место составления или издания документа.

14. Заполняемые реквизиты бланка. Заполняемыми реквизитами бланка являются: дата , регистрационный индекс, ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа , гриф ограничения доступа , адресат , гриф утверждения , заголовок к тексту, текст , отметка о наличии приложения , подпись , гриф согласования , визы , печать .

15. Виды бланков документов и требования к их составлению. Каждый документ состоит из отдельных его элементов - реквизитов (автор, адресат, дата, подпись и т.д.). Различные виды документов имеют разный набор

реквизитов, который определяется назначением документов. Оформление документов осуществляется на бланках трех видов:

- общие (фирменные) бланки; - бланки для писем; - общие бланки для других видов организационно-распорядительных документов

(ОРД).31 Для каждого из видов бланков допускаются два варианта расположения реквизитов: угловой и продольный. В бланках с продольным расположением реквизитов они печатаются вдоль верхней

части листа с центровкой, т.е. с равным удалением строки от левого и правого полей на белорусском и русском языках. Наиболее широко в настоящее время используется угловое расположение реквизитов в верхней, левой части листа. Угловой бланк более удобен для писем, факсов, т.к. правый верхний угол используется для указания адреса получателя. Правая верхняя часть может использоваться также для резолюции руководителя на поступивших документах. По подсчётам специалистов угловое расположение экономит до 20% площади листа документа.

16. Служебные отметки.Служебными отметками являются: резолюция, отметка о контроле, отметка об исполнителе , отметка о заверении копии, отметка об исполнении документа и направлении его в дело , отметка о поступлении , отметка о переносе данных на машинный носитель. В ряде случаев в служебных документах необходимо в тексте выделить фразу, сделать логическое, смысловое ударение. Выделение можно сделать тремя способами: прописными буквами; разрядкой; подчёркиванием. Прописными буквами выделяют короткие слова в тексте или заголовки к тексту, написанном через полтора или два интервала. Вразрядку выделяют не только отдельные

слова в тексте, но и небольшие фразы. Для выделения вразрядку после каждой буквы в одном слове делается пробел, а между словами - дополнительный промежуток. Подчёркивание применяют для выделения какого-либо слова или части текста, оно производится горизонтальной чертой.

17. Специфика языка и стиля служебных документов. При составлении

служебных документов используется деловая речь, которая

является разновидностью литературной письменной речи. Её отличают следующие компоненты: ясность, точность, краткость, систематичность. Ясность – простой, понятный язык без злоупотребления иностранными словами, жаргоном.Точность – приведённые факты отражают действительное положение вещей, а содержание документов точно выражает мысли автора, не вызывая иного толкования отдельных слов и фраз. Краткость – полнота содержания документа, а также точность и ясность изложения достигнуты без лишних слов, фраз и повторений. Систематичность – логическая последовательность изложения документов. Деловая речь имеет соответствующую терминологию, различную для разных отраслей народного хозяйства, формирующую официально-деловой стиль. В коммерческой практике термином официально-деловой стиль принято называть язык служебных, в первую очередь организационно-распорядительных документов (приказы, распоряжения, протоколы, акты и др.). Заключение содержит формулировку цели составления документа. Ему подчиняются все остальные элементы. Заключение может быть активным – точно указывает, какое действие должен произвести адресат (прошу выслать проект договора на поставку обуви в 2001г.) или пассивным - уведомляет адресата о каком-либо факте, обстоятельстве и т.д. (полученные от Вас товары по счёту № 98 от 20.01.2008г. соответствуют предъявляемым требованиям ГОСТа). Во введении указывают причины составления документа, иногда кратко излагают историю вопроса, если необходимо ссылаются на директивы вышестоящих органов. В отдельных случаях во введении указывают зависимость между данным документом и созданным ранее.

 

---

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту:

©2015 - 2024 stydopedia.ru Все материалы защищены законодательством РФ.