Организация контроля исполнения документов с помощью компьютера.

Наиболее рациональным является на сегодняшний день автоматизированный контроль за исполнением документов, который ведется на персональном компьютере.

Постановка документа на контроль происходит автоматически при заполнении поля «Срок исполнения (Контрольная дата)» в регистрационной карточке документа. Одновременно на подлежащий контролю документ может ставиться отметка о контроле — специальный штамп в виде буквы «К», слова «Контроль» или просто делается отметка ярким карандашом (К). Это привлекает внимание исполнителя к контролируемому документу. Отметка о взятии документа на контроль проставляется на левом поле документа на уровне заголовка.

Специальные программы позволяют выводить на экран списки документов, исполнение которых истекает в определенный срок. Автоматизированная система контроля легко позволяет просмотреть все задания не только по срокам, но и по исполнителям и таким образом видеть загрузку каждого. При использовании локальных сетей в учреждении компьютер в любой момент может выдать списки неисполненных документов, с истекающим сроком исполнения, еще не просмотренных исполнителем, с сортировкой по срокам, по исполнителям, по видам документов. Соответствующие аналитические справки могут автоматически составляться компьютером по заданной форме и поступать на компьютер руководителя.

Четко налаженный контроль исполнения является средством повышения эффективности работы сотрудников, создания деловой атмосферы в офисе, условием понимания, что каждое задание должно быть выполнено в срок, и т.п.

Автоматизированный контроль за исполнением документов выполняется либо с использованием специализированных программ контроля, либо как составная часть комплексной программы автоматизации документооборота.

22. НД. Составление заголовков дел. Для того чтобы док-ты можно было легко найти, после исполн-я их группируют в дела с разными сроками хран-я. НД – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в орг-ции, с указанием сроков их хран-я, оформленный в установленном порядке. Виды: типовая (составляется для однородных по характеру деятельности и структуре организаций, носит нормативный хар-р), примерная (устанавливает примерный состав и индексы для организаций, однородных по характеру деятельности, но разных по структуре, носит рекомендательный хар-р) и конкретная (составляется на основе номенклатур дел структурных подразделе-ний для конкретной орг-ции). В графе 2 НД указываются названия разделов (подразделов) и заголовки дел. Заголовок дела – краткое обозначение сведений о составе и содержании док-в в деле. Заголовок дела должен соответствовать содержанию и составу включаемых в него док-в, быть кратким, конкретным и доступным для восприятия. Требования к содержанию: 1. Четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав док-в дела. (Пр, приказы ректора унив-та по основн деят-ти), 2. Заголовок должен быть конкретным и исключать различные толкования. 3. Избегать неконкретных формулировок (напр, разные док-ты или общая переписка – нельзя!). Заголовок дела состоит из (именно в такой последовательности): 1. Название вида дела (переписка, журнал) или разновидности док-в (протоколы, приказы). 2. Название орг-ции или СП (автор док-та). 3. Название орг-ции, которой будут адресованы или которой будут получены док-ты (адресат (кому?) или корреспондент (кто?) док-та). 4. Краткое содержание док-та в дело. 5. Название местности, с которой связано содержание док-та в дело. 6. Даты (период, к которому относятся док-ты дела). 7. Указание на копийность док-в в дело. Основные принципы составления заголовка в дело: 1. Название док-в в заголовке дела указываются в ед или мн числе (при группировке в деле док-в одного названия). Пр, протоколы собраний акционеров предприятия 2. Термин док-ты употребляется в заголовках дел, содержащих док-ты по одному вопросу, но не связ-х последовательностью делопр-ва. В конце заголовков в скобках обязательно указываются основные разновидности док-в, которые сгруппированы в деле. Пр, кассовые док-ты (приходный кассовый ордер, расходный кассовый ордер). 3. Термин док-т применяется также в заголовках дел, содержащих док-ты приложения к какому-либо док-ту. Напр, док-ты к протоколам заседаниям ученого совета. 4. В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (месяц, квартал, год), за который составлены док-ты, вид док-та (план, отчет, справка) и автор. Пр, годовой бухгалтерский отчет ООО «АБВ» за 2010 год. 5. При заведении личных дел ФИО лица, на которого заводится дело, указывается в Им.п. Пр, дело №…ФИО. 6. В наименованиях дел, содержащих док-ты по вопросам переписки, уточняются, с кем и по какому вопросу она ведется. А) если переписка ведется с однородными корреспондентами, то они не перечисляются, а указываются обобщенно. Пр, переписка унив-та с высшими уч заведениями по научным вопросам. Б) если переписка ведется с разнородными корреспондентами, то они не указываются. Напр, переписка об орг-ции конференции «Лингвистическое образование». В) если переписка ведется с 1 корреспондентом, его указывают в заголовке дела. Напр, переписка с Мин-вом образования РБ по учебным вопросам. 7. Если содержание дела касается нескольких однородных админ-территориальных единиц, в заголовке дела не указывается их общее видовое название. Пр, переписка с главами администрации районов по соц вопросам.

Определение сроков хранения дел (23)
Сроки хранения дел устанавливаются для обеспечения сохранности док-ов. Сроки хранения – одно из важных оснований для группирования док-ов в дела, т.к. док-ты с постоянным сроком хранения хранятся отдельно от док-ов, для которых установлен срок хранения до 10 лет и свыше 10 лет. Перечни док-ов могут быть типовыми или ведомственными. При определении сроков хранения док-ов могут использоваться несколько видов типовых перечней: перечень типовых док-ов, образующихся в деят-сти госкомитетов,министерств,ведомств и др. учреждений, орг-ций и предприятий с указанием сроков хранения; перечень док-ов, подлежащих приему в гос. архивы; перечень научно-технич. документации, подлежащей приему в гос. архивы. Типовые перечни не могут охватить всю документацию различных отраслей. Поэтому на базе типовых перечней министерствами и ведомствами разрабатываются ведомственные перечни, включающие наиболее полное и систематизированное перечисление документации орг-ций и предприятий их системы.
Составление и оформление НД СП (24)
НД орг-ции (учреждения) на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале предшествующего года СДОУ управления по установленной форме Приложение на основании НД СП орг-ции (учреждения).
Названиями разделов НД орг-ции (учреждения) являются названия СП, расположенных в соответствии с утвержденной структурой и штатным расписанием орг-ции (учреждения). Первым разделом обязательно ставится СДОУ (общий отдел), т.к. собирается организационно-правовая и организационно-распорядительная док-ция, характеризующая деят-сть орг-ции. Общественные орг-ции указываются в конце НД наименований после СП. Расположение разделов в НД закрепляется индексом СП.

НД орг-ции (учреждения) представляет собой многостраничный док-т. Первый лист НД оформляется на общем бланке орг-ции формата А4. Страницы нумеруются арабскими цифрами посередине верхнего поля листа.

НД СП согласовывается рук-лем архива орг-ции(лицом, ответственным за архив), ЭК этого подразделения(при ее наличии) и подписывается рук-лем подразделения. При наличии в орг-ции первичных орг-ций (проф. союза и др.) их НД составляются по форме, установленной для НД СП. Док-ты первичной орг-ции включаются в сводную НД самостоятельным разделом.

В НД включаются заголовки дел постоянного, временного (свыше10 лет) и временного (до10 лет включ.) хранения, в том числе учетно-регистрационных форм (журналов, книг) и справочных картотек. В НД также включаются док-ты, образующиеся в деят-сти временно действующих коллегиальных органов (комиссий, советов и т.п.) и общественных орг-ций.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: