Виды, назначения и состав кадровой документации

. Для оформления (документирования) трудовых отношений предназначена кадровая документация.

В настоящее время кадровую документацию составляют документы, отражающие функции кадровой службы. На рис. 1 представлена система кадровой документации.

Это различные виды документов, отражающих вопросы приема, перемещения, увольнения и учета работников, а также их награждения, аттестации, квалификации. К ним относятся и другие документы, которые характеризуют правовые, трудовые и другие взаимоотношения отдельных лиц с государственными и иными организациями, подтверждают трудовой стаж, оплату труда, изменения в должностном и социально-правовом положении работников, получение образования учащимися и т. д.

Следует отметить, что кадровые документы реализуют не только основную функцию управления, но и целую систему функций, что связано с полуфункциональностью кадрового документа.

Классифицируют кадровую документацию по информационному назначению (выделяя содержание информации):

– плановая;– учетная;– финансовая и т. д.

Кроме того, документы различают по их способности выступать в роли правового акта. Например, приказ, с одной стороны, удостоверяет, подтверждает наличие юридического факта заключения, изменения или прекращения трудового договора, т. е. является распорядительным документом. С другой стороны, приказ регистрирует этот факт, а следовательно, выступает в роли первичного учетного документа и порождает технологическую цепочку учетных и отчетных кадровых документов. Поэтому приказ по личному составу как вид документа может быть одновременно отнесен не только к унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), но и к унифицированной системе первичной учетной документации (УСПУД).

В последнее время прослеживается тенденция обновления содержания традиционных кадровых документов. Например, все чаще автобиография заменяется резюме. Особенностью данного документа является изложение сведений об образовании и трудовой деятельности в обратном порядке, начиная с настоящего момента. В резюме соискателем могут быть указаны любые дополнительные сведения о профессиональных навыках, дополнительных специальностях, предполагаемом заработке.

К документации по личному составу условно можно отнести и личные доверенности, которые выдаются от лица работника (доверителя), на получение зарплаты и других выплат, связанных с трудовыми отношениями.

К документам по личному составу относятся и те, которые входят в личное дело, а также трудовые книжки работников.

Создание кадровых документов на основе межсистемной унификации позволяет не только раскрыть ее возможности, но и создать в будущем единую оптимальную систему документации по кадрам.

9. Требования к разработке и оформления нормативных документов кадровой службы

Нормативно-методическое регулирование делопроизводства (или документационного обеспечения управления) позволяет грамотно организовать не только деятельность службы ДОУ, но и всю систему делопроизводства в целом. Данное регулирование осуществляется с помощью нормативно-методической базы делопроизводства, без знания которой невозможно:

правильно создать и оформить документы, придав им юридическую силу;

организовать документооборот; обеспечить хранение и использование документов в текущей деятельности.

Нормативно-методическая база делопроизводства – это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности учреждения, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.

Нормативную базу делопроизводства составляют:

нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.), регламентирующие вопросы документационного обеспечения; технические регламенты и национальные стандарты в области документационного обеспечения управления; классификаторы технико-экономической и социальной информации; унифицированные системы документации;

нормативные правовые акты, издаваемые руководством учреждений, организаций и предприятий.

10. Основные разработки и оформление нормативных документов: положения о подразделениях, инструкции по кадровому деловодству, правила внутреннего распорядка и т.д.

С целью регламентации деятельности структурных подразделений и определения их места в организационной структуре предприятия собственник или уполномоченный им орган должен разработать , утвердить и применять положения о каждом из них. По своему статусу положение о структурном подразделении является внутренним нормативным документом , на основании которого организуют повседневную деятельность структурного подразделения , оценивают результаты работы , составляют должностные инструкции , определяющие задачи, функции , права и обязанности , а главное - ответственность работников .Положение о структурном подразделении предприятия , как правило , разрабатывает руководитель подразделения или рабочая группа специалистов в области управления , трудового права и соответствующего направления деятельности предприятия .Проект положения подписывается руководителем структурного подразделения (членами рабочей группы) , соглашается с заместителем руководителя предприятия соответствующего направления работы , руководителями структурных подразделений или должностных лиц , с которыми взаимодействует это подразделение , и утверждается руководителем предприятия в порядке , установленном для утверждения нормативных документов ( грифом « УТВЕРЖДАЮ »).После утверждения один экземпляр положения о структурном подразделении хранится у руководителя подразделения , второй - в кадровой службе .Положение о структурных подразделениях тех предприятий , учреждений , организаций , документы которых поступают в государственные архивы , хранятся постоянно , а тех , документы которых не поступают в государственные архивы , - три года после замены новыми .В случае перераспределения функций между структурными подразделениями в связи с реорганизацией ( изменением структуры ) предприятия изменения ( дополнения) в положение о структурном подразделении может быть внесено только приказом руководителя предприятия.Положение о структурном подразделении заменяется и заново утверждается в случае изменения названия предприятия или подразделения .Положение о любой структурное подразделение состоит из следующих разделов .1 . «Общие положения» . В разделе должны быть указаны: точное название структурного подразделения и его место в организационной структуре предприятия (правовой статус) , порядок создания и ликвидации ; структуру; подчинения; должность руководителя структурного подразделения и порядок его замещения в случае отсутствия , порядок назначения и увольнения работников подразделения ; порядок внесения изменений и дополнений в положение , перечень основных нормативно - правовых документов и инструкций , которыми должен руководствоваться структурное подразделение в своей деятельности .предостережение:В разделе не отмечают квалификационных требований к руководителю структурного подразделения , поскольку они обуславливаются его должностной инструкцией .2 . «Задачи» . Раздел должен содержать формулировки основных задач ( направлений деятельности ) структурного подразделения .3 . « Функции» . В разделе всесторонне характеризуется деятельность структурного подразделения и степень его самостоятельности в решении тех или иных вопросов , связанных с выполнением основных задач ( обеспечением направлений деятельности ) .4 . « Права» . Раздел должен содержать перечень прав , предоставленных структурному подразделению , необходимых для реализации возложенных на него функций.5 . « Ответственность» . В разделе перечисляются основные позиции , по которым работники структурного подразделения несут коллективную ответственность за невыполнение возложенных на подразделение задач и функций , неиспользование предоставленных прав , за недостоверность данных в документации , которую ведет структурное подразделение и т.д. .предостережение:Индивидуальная ответственность работников структурного подразделения за несвоевременное и некачественное выполнение должностных обязанностей , нарушение трудовой дисциплины , правил внутреннего трудового распорядка и т.п. . устанавливается должностными инструкциями .6 . «Взаимоотношения с другими подразделениями ». В разделе определяется круг

служебных взаимоотношений структурного подразделения с другими подразделениями предприятия , а также сторонними организациями по вопросам, относящимся к его компетенции , в частности по получению (предоставлению ) информации , согласования документов , совместного выполнения работы и т. д.Под кадровой документацией имеются в виду документы , регламентирующие порядок использования работодателем наемн труда , регистры учета рабочего времени , документы , отображающие факты приема на работу , увольнения с работы , предоставления отпуска , направления в командировку и т. д.

Перечень кадровых документов:

штатное расписание — содержит перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы.

Указывая наименование должности в штатном расписании, следует руководствоваться Национальным классификатором Украины «Классификатор профессий ГК 003:2010», утвержденным приказом Госпотребстандарта Украины от 28 июля 2010 года № 327;

правила внутреннего трудового распорядка — определяют организацию работы на предприятии, обязанности работников и администрации, режим работы и другие вопросы.

В целом правила составляются в произвольной форме и могут содержать следующую информацию:

· порядок приема на работу работников и увольнения их с работы;

· права и обязанности работодателя;

· права и обязанности работников;

· режим работы;

· порядок поощрения за работу;

· порядок наложения взыскания за нарушение трудовой дисциплины и т. д.

Утверждение правил внутреннего трудового распорядка предусмотрено статьей 142 КЗоТ;

должностные инструкции — регламентируют организационно-правовое положение работников, ими закреплены функции, права, обязанности, ответственность и взаимоотношения работника с другими работниками предприятия. Разрабатывают руководители структурных подразделений на основании приказа руководителя предприятия. Должностная инструкция состоит из разделов: «Общие положения», «Задачи и обязанности», «Права», «Ответственность», «Должен знать», «Квалификационные требования» и «Взаимоотношения (связи) по должности».

Подписывается должностная инструкция руководителем структурного подразделения, утверждается руководителем предприятия, согласовывается юристом и доводится до сведения работника под расписку.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: