Коллежское делопроизводство.

Место и роль документов в управлении на современном этапе.

3. Классификация документов — одна из задач информационного поиска, заключающаяся в отнесении документа к одной из нескольких категорий на основании содержания документа.

По средствам фиксации все документы в организациях можно подразделить на следующие группы:
• письменные — документы рукописные и машинописные, а также изготовленные на множительных аппаратах и изданные типографским способом. В общем документообороте они составляют примерно 95% всех документов;
• графические — чертежи, схемы, планы, карты, графики, рисунки и т. п. Большое преимущество этих документов в том, что они наглядны и доступны для любого специалиста, не владеющего иностранным языком, поэтому находят все большее применение в народном хозяйстве;
• фото и кино документы — разновидность документов, которые дают возможность запечатлеть те объекты или процессы, фиксация которых с помощью других средств была бы затруднительной, а иногда и невозможной.

По видам деятельности независимо от средств фиксации все документы принято разделять на три большие группы:
• организационно-распорядительные;
• по финансово-расчетным операциям;
• по снабжению и сбыту.

Организационно-распорядительные документы имеют исключительно важное значение. В них отражены вопросы общего руководства предприятием и его производственной деятельностью. Эти документы составляются работниками всех подразделений предприятия. Документы по организации учета и отчетности составляют непосредственно работники отдела учета.
Документы по финансово-расчетным операциям составляют в основном работники финансового отдела и бухгалтерии. Правильно составленные документы по финансово-расчетным операциям способствуют рациональному использованию денежных средств.

Документы по снабжению и сбыту составляют преимущественно работники планового отдела, отделов материально-технического снабжения и сбыта, а также работники учета.

Документы классифицируют и по наименованиям. Однако изучать документацию предприятий лучше не по наименованиям, потому что структура и особенно их содержание, несмотря на общие наименования, могут быть различными.

По месту составления документы подразделяются на:
• внутренние, составленные работниками данного предприятия;
• внешние, поступающие от других предприятий и лиц.

По юридической силе документы классифицируются на:
• подлинные, которые выдаются уполномоченными работниками организации с соблюдением всех правил;
• подложные, содержание или реквизиты которых не соответствуют действительности.

По содержанию:

• простые

• сложные

Делопроизводство в Древней Руси.

На ранних стадиях развития Древнерусского государства (до конца ХV в.) государственных учреждений не существовало. Их функции выполняли чаще всего отдельные должностные лица или органы. В этих условиях единая система делопроизводства не была востребована самой системой управления. Тем не менее, документы, дошедшие до нашего времени, показывают, что уже в Х в. в Древнерусском государстве была культура написания документов. В данный период ( Х-ХV вв.) в основном документируются правовые отношения, создаются завещания. С развитием законодательных основ государства создаются документы, фиксирующие конкретные частные правоотношения. Это многочисленные разновидности уставных, купчих грамот; заемные, закладные кабалы, фиксирующие заем денег и т.д.

В период Х-ХIV столетий на Руси формировались определенные традиции составления и оформления документов с учетом их функционального назначения.

С увеличением числа создаваемых документов обозначились и места для наиболее безопасного их хранения. В городах это, как правило, центральные храмы и монастыри. Появляются также элементы защиты информации от несанкционированного доступа на стадии хранения и использования. Зафиксированы и первые случаи подделки документов в политических и лично-корыстных целях.

Вплоть до конца ХIV в. основным материалом для письма на Руси служил пергамент (особым образом выделанная телячья, баранья или козлиная кожа). Документы писались сплошным текстом, без разделения на отдельные слова. Из знаков препинания к ХIV в. стала использоваться точка в конце предложения. В ХV в. дорогостоящий пергамент вытеснила бумага, которую первоначально привозили из западноевропейских стран, а со второй половины ХVII в. использовалась своя, отечественная. Первоначально бумага изготавливалась из тряпья, а чернила делались из солей железа и дубильных веществ, добываемых из чернильных орешков. Сочетание чернил и тряпичной бумаги делало текст особенно стойким. Поэтому документы этого периода, хранящиеся в архивах, хорошо читаются.

Рассмотренный период можно охарактеризовать как период постепенного складывания традиций русской системы делопроизводства, накопления опыта документирования, обработки и хранения документов, обеспечения их сохранности. Однако это было еще не делопроизводство, а, скорее, обычаи документирования информации.

Приказное делопроизводство.

В управленческой сфере практическое документоведение стало оформляться в особую систему одновременно с процессом становления российского централизованного государства в 15-16 столетиях.

Система государственного делопроизводства начинает складываться только в середине 15 века, с развитием Московского княжества в государство. Тогда были созданы первые приказы - центральные органы государственной власти, ведающие отдельными отраслями княжеского управления, и приказные избы - органы государственного управления на местах. В процессе деятельности этих органов и зародилась работа с документами, получившая название приказное делопроизводство.

Приказное делопроизводство - работа с документами, проводившаяся в приказах. В приказах постепенно формировался слой профессиональных чиновников из незнатных служилых людей, знающих свое дело и со временем начавших оказывать влияние на решение государственных вопросов.

Производство дела в приказах начиналось либо с момента поступления входящего документа, либо с подготовки инициативного документа по указанию царя или боярина. Документы, относящиеся к одному делу, подклеивались один к другому, места склеек заверялись дьяком с обратной стороны подписью. Чтобы ознакомиться с делом, надо было развернуть столбец, а читая, сворачивать его. В наследство от приказного делопроизводства получили мы слово «волокита». Подклеенные в столбцы длиной в среднем 50-80 м., документы наматывали на палочки в свитки. Ленты при чтении волочились, отсюда и родилось понятие, обозначающее сегодня несвоевременное и не по существу решение того или иного вопроса.

Характерная особенность документов этого периода - безмерное возвеличивание власть имущих путем перечисления всевозможных титулов, званий и полномочий.

Именно на этом этапе постепенно создается система делопроизводства центральных и местных учреждений, складываются кадры делопроизводственных служащих, создаются устойчивые формы документов и приемы их составления. В середине ХVII в. принимаются некоторые меры для наведения порядка в делопроизводстве, появляются отдельные законодательные акты о порядке документирования.

Коллежское делопроизводство.

Взамен устаревшей системы приказов в 1717- 1718 гг. Петром 1 было создано 12 коллегий, каждая из которых ведала определенной отраслью, или сферой управления. Генеральным регламентом государственных коллегий была фактически создана канцелярия и утверждена должность секретаря; 27 февраля 1720г. можно считать датой рождения секретарской должности в России.

Коллежское делопроизводство- организация работы с документами в коллегиях (с 1717 г.). Доминирующее значение в этих учреждениях получил коллегиальный способ принятия решений присутствием коллегии, как правило, президентом, вице-президентом, 2-3 советниками.

В первую очередь, в коллегиях рассматривались государственные дела, затем - частные. На решение государственных дел полагалась неделя, частные дела по жалобам должны были решаться в течение шести месяцев. Все делопроизводство коллегии велось под наблюдением секретаря. Важные бумаги составлял он сам, остальные готовились под его надзором.

При каждой коллегии состоял прокурор, наблюдавший за порядком и законностью решения дел. В коллежском делопроизводстве выделяется из текста и становится самостоятельным элементом формуляра дата документа. Самостоятельным элементом формуляра становится и наименование документа. В целом, делопроизводство коллегий характеризовалось значительным увеличением письменной работы и формальностей, на что жаловались служащие. Даже значительно увеличенные по сравнению с приказами штаты канцелярских чиновников не справлялись с обилием дел, что приводило к медлительности делопроизводства и волоките.

В период коллежского делопроизводства были заложены основы организации учета и хранения документов, тогда же впервые появилось название “архив”.

ХVIII в. в развитии делопроизводства характеризовался усилением законодательной регламентации всех сторон деятельности канцелярии и учреждения в целом, формированием и закреплением общих административных начал деятельности учреждений, и прежде всего, бюрократического начала.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: