Сделай Сам Свою Работу на 5

Сокращение слов. Редактирование документов. Корректурные знаки.





В документах допускаются общепринятые сокращения слов, а также сокращения, оговоренные нормативными документами.Слова при географических названиях: город — г., село— с., поселок— п., поселок городского типа— пгт. Слова при фамилиях: товарищ — т. (в начале предложения — Тов.), господин — г-н, профессор — проф. доцент — доц., начальник — нач.

Слова, употребляемые при цифрах: пункт 3 — п. 3., подпункт 1.1. — подл. 1.1., рисунок 5— рис. 5.

Слова при указании денежных единиц: рубль — р., тысяча рублей — тыс. р., миллион рублей — млн. р., миллиард рублей — млрд. р.Слова, сокращение которых пишется через дефис:

министерство — м-во, завод — з-д, производство — пр-во, район — р-н, хозяйство — хоз-во, количество — кол-во, человеко-час — чел.-час., и т. п.

Широкое применение в качестве сокращений находят буквенные аббревиатуры. Например: РБ— Республика Беларусь, ПК — персональный компьютер, НИИ — научно-исследовательский институт, АО — акционерное общество, ЕЭС — Европейское экономическое сообщество, и др.

Допускаются сокращения словосочетаний: и так далее — и т. д., и тому подобное — и т. п., и другие — и др.Можно использовать сокращения, принятые в данном документе. При этом в скобках указывается принятый вариант сокращения или аббревиатуры непосредственно после первого упоминания полного написания сокращенного слова или словосочетания. Однако сокращать одно и то же слово или словосочетание по-разному или писать их в одном месте полностью, а в другом сокращенно не допускается.Не допускаются также следующие сокращения: ед. изм. — единица измерения, напр. — например, п/упр. — под управлением, т. г. —текущего года, с. г. — сего года, т. н. — так называемый, т. о. — таким образом.



Редактирование текста – многогранное понятие.

Прежде чем приступить к редактированию, необходимо решить вопрос о допустимой степени вмешательства в текст. Редактор может провести корректуру документа, проверить фактическую информацию, скорректировать композицию документа или провести стилистическую правку – это зависит от предварительной договоренности с автором документа, а также от должности человека, занимающегося редактированием. В любом случае, основное содержание документа, его суть должна остаться неизменной.



Редактирование проходит в несколько этапов.

Этапы редактирования:

1. Восприятие текста. Прежде чем что-либо изменить, следует ознакомиться с документом в целом. При этом возможно делать пометки на полях или выписки (если текст большого объема).

2. Оценка фактических данных. Для официально-деловых текстов – это основа, на которой строится документ.

3. Типологизация документа. На этом этапе происходит соотнесение содержательных, формальных и статусных характеристик. Необходимо знать, что два похожих по содержанию документа, но с разных формальных позиций и адресованные в различные инстанции образуют в итоге разные документы с разными текстами.

4. Выявление композиционных недочетов. Структура текстов документов разного типа имеет свои композиционные особенности (акт, представление, протокол, письма и т.д.). Необходимо следить за соответствием структуры редактируемого документа требованиям, предъявляемым к текстам документов подобного ему вида.

5. Нахождение речевых и стилевых решений.

6. Исправление орфографических и пунктуационных ошибок.

Виды правки. Различают четыре основных вида редакторской правки:

1) Правка-вычитка максимально близка к корректорской работе. Она представляет собой исправление орфографических и пунктуационных ошибок и опечаток. 2) Правка-обработка представляет собой редактирование стиля документа. Устраняются ошибки, связанные с нарушением сочетаемости слов, использованием громоздких синтаксических конструкций и т.д.



3) Правка-сокращение.

4) Правка-переделка связана с комплексным пересмотром структуры документа, корректировки системы изложения материала, выбор иных лексических и стилевых особенностей.

При редактировании документа используются специальные корректурные знаки. Корректурные знаки типизированы с целью общего, единого понимания используемых при редактировании символов. Существует специальная система корректурных знаков .

Знаки для разметки и исправления классифицируются следующим образом:

1. для уточнения написания букв различных алфавитов и цифр;

2. для обозначения начертания шрифтов;

3. для расположения элементов текста и иллюстраций;

4. для изменения букв, слов (вставки, удаления, замены) и пробелов;

5. для исправления технических дефектов набора;

6. для обозначения и исправления макетов и пробных оттисков (иллюстраций).

 

16.Характеристика организационных документов. Оформление устава, положения, инструкции.

Организационные документы - комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи, функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства и специалистов предприятия.

Устав - свод правил, регулирующих деятельность организаций, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в сфере государственной или хозяйственной деятельности. Устав - сложный документ, структура и содержание которого определяются самими разработчиками.

Реквизиты, входящие в формуляр устава.

-наименование министерства или ведомства;-название организации;-название вида документа;

-дата, номер;-место издания;-гриф утверждения;-текст;-подпись руководителя.

В комплексе организационных документов коммерческих предприятий особое место занимают должностные инструкции. Должностная инструкция - организационный документ длительного или постоянного срока действия, в котором определены научно - технические, финансовые стороны деятельности должностных лиц.

Реквизиты формуляра должностной инструкции:

-наименование министерства или ведомства;-наименование организации;

-наименование вида документа;-дата, номер;-место издания;

-заголовок в именительном падеже;-гриф утверждения;-текст;-подпись автора;-визы.

Деятельность каждого учреждения, организации или предприятия определяется положением о нем. Положение – это правовой акт, определяющий порядок образования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы предприятия в целом или его структурных подразделений.

Основные разделы текста положения:

-общие положения;-основные задачи;-функции;-права;-организация работы.

17.Требования к оформлению распорядительных документов.

Приказ – это правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации, направленный на решение основных задач, стоящих перед данным органом.

Подготовка приказа включает в себя изучение существа вопроса и сбор необходимых сведений, оформление проекта приказа, его согласование, подписание приказа руководителем, регистрацию. Реквизиты:

· Название вида документа (ПРИКАЗ);

· дата (датой приказа является дата его подписания);

· порядковый номер приказа;

· место издания приказа;

· индекс документа;

· заголовок к тексту;

· текст;

· подпись руководителя;

· отметка о согласовании;

· фамилия и телефон исполнителя.

Распоряжение — акт управления государственного органа, имеющий властный характер, изданный в рамках присвоенной долж­ностному лицу, государственному органу компетенции, имеющий обязательную силу для граждан и организаций, которым это рас­поряжение адресовано.Реквизиты:

· Наименование организации;

· название вида документа (РАСПОРЯЖЕНИЕ);

· дата;

· номер документа;

· место составления или издания;

· заголовок к тексту;

· текст;

· подпись;

· гриф согласования.

Подготовка и оформление распоряжений проводится по тем же правилам, что и приказ, только распорядительная часть текста документа начинается со слова “ОБЯЗЫВАЮ”.

18.Требования к оформлению информационно-справочных документов. Оформление протоколов и выписок из протоколов.

Подавляющее большинство документов, отправляемых из учреждений и фирм и направляемых им, являются информационно-справочными. Они содержат информацию о фактическом положении дел в учреждениях, которая служит основанием для принятия распорядительных документов. К информационно-справочным документам относятся: справки, докладные и объяснительные записки, сводки, обзоры, акты, письма, телеграммы и телефонограммы. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам, не являются обязательными к исполнению в отличие от них. Информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию или может быть лишь принята к сведению.

Протокол – это документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегиальных органов, собраниях, совещаниях, конференциях.

Протоколы оформляются на основании черновых записей хода заседаний, тезисов докладов и выступлений, проектов решений, стенограмм, звукозаписей и др. Датой протокола является дата проведения заседания. Ответственность за подготовку и правильность записей протокола лежит на председателе и секретаре, ведущих заседание.

Протокол может оформляться как на специальном бланке протокола, так и на листах формата А4.

Формы протоколов (выбирает руководитель):

полный протокол — содержит запись всех выступлений на заседании;

краткий протокол — содержит только фамилии выступивших и краткую запись о теме выступления.

Текст полного протокола состоит из вводной и основной частей.

Вводная часть — здесь указываются ФИО председателя, секретаря, всех присутствующих на заседании (в алфавитном порядке) и, при необходимости, лиц, приглашенных на заседание, повестка дня..Основная часть — представляет собой текст, состоящий из разделов в соответствии с пунктами повестки дня. Текст каждого раздела состоит из трех частей:

«СЛУШАЛИ:…»;

«ВЫСТУПИЛИ:…»;

«ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ):…».

Иногда требуется сделать выписку из протокола.

Выписка из протокола — это точная копия части текста подлинного протокола, относящегося к тому вопросу повестки дня, по которому готовят выписку. При этом оформляется название документа: «Выписка из протокола». Далее воспроизводятся: все реквизиты бланка, вводная часть текста, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, текст, отражающий обсуждение вопроса и принятое решение, подпись (без личной подписи). Выписка должна быть заверена.

 

19. Требования к оформлению информационно-справочных документов. Оформление актов, справок.

Подавляющее большинство документов, отправляемых из учреждений и фирм и направляемых им, являются информационно-справочными. Они содержат информацию о фактическом положении дел в учреждениях, которая служит основанием для принятия распорядительных документов. К информационно-справочным документам относятся: справки, докладные и объяснительные записки, сводки, обзоры, акты, письма, телеграммы и телефонограммы. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам, не являются обязательными к исполнению в отличие от них. Информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию или может быть лишь принята к сведению.

Акт - информационно - справочный документ, составляющийся группой лиц для подтверждения установленных фактов, событий.

Текст акта состоит из двух частей: вводной; констатирующей.

В вводной части текста акта указывается основание для составления акта, перечисляются лица, составившие акт и присутствующие при этом.

Констатирующая часть текста акта содержит описание проделанной работы (сущность, характер, методы, сроки); в ней фиксируются факты, излагаются выводы, предложения составителей акта.

Формуляр акта состоит из реквизитов:

1. наименование министерства или ведомства;2. название организации;

3. наименование структурного подразделения;4. наименование вида документа;

5. дата, номер;6. место издания;7. заголовок;8. текст;9. приложения;10. подписи (членов комиссии);11. гриф утверждения, согласования.

Реквизиты отделяются друг от друга 1,5 - 3 интервалами.

Справка – это официальный документ, содержащий факты деятельности организации или подтверждающий сведения биографического и служебного характера о ком-либо.

В делопроизводстве различаются служебные справки и справки, выдаваемые частным лицам для представления в другие учреждения, так называемые «личные справки».

Служебные справки, в свою очередь, делятся на внешние, составляемые обычно по указанию вышестоящего органа (должностного лица) или запросу сторонней организации, и внутренние.

Внешние справки должны оформляться на общем бланке организации, а внутренние – на обычной бумаге формата А4 или А5.

 

Служебные справки независимо от того, напечатаны они на бланке или обычной бумаге, должны оформляться с учетом требований Государственного стандарта Республики Беларусь «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». В соответствии со стандартом реквизитами справки являются наименование организации (структурного подразделения), название вида документа («СПРАВКА»), дата и регистрационный индекс, место составления, адресат, заголовок к тексту (для объемных справок с текстом, превышающим 15 строк), текст, подпись. При необходимости служебная справка может заверяться печатью.

В тексте служебной справки вначале излагаются факты, события, послужившие причиной ее составления. Может даваться ссылка на соответствующий документ (распорядительный – приказ, распоряжение и др., письмо вышестоящего органа, план работы и т.п.), во исполнение которого составляется справка. В справках, составляемых по итогам проверок, дается общая информация о проверяемом объекте, причины, цели обследования.Далее в справке указываются установленные факты, описываются события по существу, нарушения, несоответствия законам и другим нормативным актам, либо отмечаются положительные стороны работы. Могут указываться фамилии конкретных должностных лиц, структурные подразделения-исполнители, точные даты либо хронологические рамки.Дата, к которой относятся приводимые в справке сведения, включаются в заголовок к тексту или помещаются перед текстом, при этом используются словосочетания: «по состоянию на 01.01.2002» или «за период с 01.01.2002 по 30.06.2002».

Личные справки, выдаваемые частным лицам для представления в другие организации, также относятся к внешним. Они готовятся на общем бланке, при их составлении используются те же реквизиты, что и при составлении служебных справок. Особенностью личных справок является то, что они в обязательном порядке должны заверяться печатью организации.Для оформления личной справки рекомендуется использовать трафаретные бланки, на которых нанесена постоянная информация, а переменная информация впечатывается при подготовке конкретного документа.

Личные справки могут подписываться двумя должностными лицами. В частности, справки

Внешние справки регистрируются в порядке, установленном для исходящих документов, внутренние – в порядке, установленном для внутренних документов.

 

20.Требования к оформлению информационно-справочных документов. Оформление записок (объяснительной, докладной, служебной).

Подавляющее большинство документов, отправляемых из учреждений и фирм и направляемых им, являются информационно-справочными. Они содержат информацию о фактическом положении дел в учреждениях, которая служит основанием для принятия распорядительных документов. К информационно-справочным документам относятся: справки, докладные и объяснительные записки, сводки, обзоры, акты, письма, телеграммы и телефонограммы..

Докладная записка — документ, адресованный вышестоящему руководителю с изложением конкретной проблемы или постановкой вопроса и содержащий выводы и предложения.

В зависимости от содержания докладные записки бывают информационные и отчетные. Докладная записка может быть составлена как по инициативе автора, так и по указанию руководителя. Докладные записки бывают внутренними, которые предназначены руководству организации, где работает составитель, и внешними, направляемыми в вышестоящие организации. Внутренние записки могут быть оформлены на чистом листе бумаги, внешние оформляются на общем угловом бланке формата А4.

Внешняя докладная записка должна содержать:

  • наименование организации;название вида документа (докладная записка);
  • дату;индекс;место составления;адресат;заголовок к тексту;текст;
  • подпись руководителя организации;фамилию исполнителя;номер его телефона.

Для ее оформления обычно используется общий бланк организации.

Внутренняя докладная записка включает:

  • наименование структурного подразделения;
  • наименование вида документа (докладная записка);дату;адресат;
  • заголовок к тексту;текст;подпись.

 

 

Служебная записка — документ внутренней деловой переписки между структурными подразделениями организации или должностными лицами, не находящимися в прямом подчинении.В тексте служебной записки излагаются деловые вопросы, касающиеся работы структурного подразделения или должностного лица, решение которых оказалось в зависимости от выполнения своих функций смежным подразделением или должностным лицом.

Макет служебной записки выглядит следующим образом:

 

Адресат: наименование должности, Фамилия И. О. (в дательном падеже)

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

Текст по структуре и содержанию аналогичен построению и изложению делового письма.

Должность составителя (подпись) И. О. Фамилия

00.00.0000

 

Объяснительная записка — документ, объясняющий вышестоящему непосредственному руководителю причины невыполнения какого-либо поручения, нарушения трудовой или технологической дисциплины.Объяснительная записка может быть оформлена рукописным способом на стандартном листе бумаги. Реквизиты объяснительной записки подобны реквизитам докладной записки.

 

Адресат: наименование должности, Фамилия И. О. (в дательном падеже)

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

Текст записи должен быть объективным, убедительным, давать четкие разъяснения. По структуре и построению объяснительная записка аналогична докладной записке.

Должность составителя (подпись) И. О. Фамилия

21.Деловое письмо. Виды, реквизиты, составление и оформление.

При подготовке писем используется специальный бланк для письма. Подготовить письмо можно и на чистом листе бумаги формата А4 или А5, однако использование бланков не только создает положительный имидж организации, но и упрощает восприятие документа, а главное - значительно экономит время на подготовку .

Одним реквизитов является «заголовок к тексту». Согласно СТБ 6.38-2004 без заголовка допускается составлять лишь письма формата А5, т.е. текст которых не превышает 5-7 строк (как правило, сопроводительные письма).Заголовок письма формулируется при помощи существительного в предложном падеже и отвечает на вопрос «О чем?».

Важнейшим реквизитом, который всегда присутствует в письмах, является реквизит «адресат». Его располагают в правом верхнем углу рабочей площади документа под бланковыми надписями (на уровне реквизитов «дата» и «регистрационный индекс»).

Основным информационным элементом любого документа, в т.ч. письма, является текст. В зависимости от вида письма (служебное, коммерческое, рекламное, информационное и т.п.) его текст будет иметь свои особенности. Что касается общих требований к тексту письма, то они заключаются в следующем: во-первых, письмо должно быть посвящено одному вопросу, во-вторых, оно не должно быть большим по объему (как правило, до 1 страницы, в исключительных случаях - до 5). Если необходимо обратиться в организацию по нескольким разным вопросам, то следует составлять отдельные письма по каждому из них.

Деловое письмо должно быть написано деловым стилем. При составлении писем рекомендуется пользоваться простыми предложениями, применять устойчивые (трафаретные) словосочетания и словесные формы.

В деловой переписке принята форма изложения текста от первого лица множественного числа .В тексте письма при обозначении даты используется цифровой способ. Приступая непосредственно к составлению текста письма, следует продумать его композицию, т.е. последовательность расположения отдельных смысловых частей текста (обращение, вступление, аргументация, заключение и др.). С точки зрения композиции все письма можно разделить на простые и сложные.

Простые письма создаются в случаях, когда не требуется детального описания сложившейся ситуации, К ним относятся, например, тексты сопроводительных писем (одна смысловая часть).

Сложные письма создаются в случаях, требующих, детального описания управленческой ситуации, анализа поднимаемых в письме вопросов, изложения доказательств, причин принятия соответствующего решения или подготовленного предложения.

Завершать текст письма рекомендуется заключительной формулой вежливости, которая является традиционной: «С уважением, …». Эту формулу следует употреблять во всех случаях, если в начале письма было использовано личное обращение. После формулы вежливости располагается подпись автора письма.Обязательным реквизитом письма является также отметка об исполнителе, оформляемая согласно установленным требованиям.

Полностью оформленное и завизированное письмо представляется на подпись руководителю. Вместе с 1-м экземпляром письма одновременно подается его копия, которая останется в организации после отправки письма. Руководитель подписывает лишь первый экземпляр документа, который отправляется адресату, а отпуск заверяется службой документационного обеспечения управления (ДОУ).

 








Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту:



©2015 - 2024 stydopedia.ru Все материалы защищены законодательством РФ.