Нормативная база электронных документов. Электронно-цифровая подпись.

Сфера обращения электронных документов.

Электронные документы могут применяться во всех сферах деятельности, где используются программные, программно-технические и технические средства, необходимые для создания, обработки, хранения, передачи и приема информации в электронном виде.

Ограничения на применение электронных документов могут быть установлены в случаях, предусмотренных законодательными актами Республики Беларусь.

Основные требования, предъявляемые к электронному документу

Электронный документ должен соответствовать следующим требованиям:

создаваться, обрабатываться, храниться, передаваться и приниматься с помощью программных, программно-технических и технических средств;

иметь структуру;

быть представляемым в форме, доступной и понятной для восприятия человеком.

Структура электронного документа

Электронный документ состоит из двух неотъемлемых частей — общей и особенной.

Общая часть электронного документа состоит из информации, составляющей содержание документа.

Особенная часть электронного документа состоит из одной или нескольких электронных цифровых подписей, а также может содержать дополнительные данные, необходимые для проверки электронной цифровой подписи (электронных цифровых подписей) и идентификации электронного документа, которые устанавливаются техническими нормативными правовыми актами.

Формы представления электронного документа

Электронный документ имеет формы внутреннего и внешнего представления.

Формой внутреннего представления электронного документа является запись информации, составляющей электронный документ, на электронном носителе информации.

Формой внешнего представления электронного документа является воспроизведение электронного документа на электронном средстве отображения информации, на бумажном либо ином материальном носителе в форме, доступной и понятной для восприятия человеком.

Оригинал электронного документа

Оригинал электронного документа существует только в электронном виде. Все идентичные экземпляры электронного документа являются оригиналами и имеют одинаковую юридическую силу.

Документы, созданные организацией или физическим лицом на бумажном носителе и в электронном виде, идентичные по содержанию, имеют одинаковую юридическую силу. В этом случае документ на бумажном носителе не является копией электронного документа.

Юридическая сила электронного документа

Подлинный электронный документ приравнивается к документу на бумажном носителе, подписанному собственноручно, и имеет одинаковую с ним юридическую силу.

Назначение и применение электронной цифровой подписи

Электронная цифровая подпись предназначена для:

удостоверения информации, составляющей общую часть электронного документа;

подтверждения целостности и подлинности электронного документа.

Удостоверение информации, составляющей общую часть электронного документа, осуществляется путем применения сертифицированных средств электронной цифровой подписи с использованием личных ключей лиц, подписывающих электронный документ.

Подтверждение целостности и подлинности электронного документа осуществляется путем применения сертифицированных средств электронной цифровой подписи с использованием открытых ключей лиц, подписавших электронный документ.

Электронная цифровая подпись является аналогом собственноручной подписи. Электронная цифровая подпись может применяться как аналог оттиска печати или штампа.

Технология электронной цифровой подписи

Совокупность процедур, методов, программных, программно-технических и технических средств, относящихся к практическому применению электронной цифровой подписи, образует технологию электронной цифровой подписи. Требования к технологии электронной цифровой подписи устанавливаются техническими нормативными правовыми актами.

6. Структура и функции службы документационного обеспечения управления (ДОУ). Составление и оформление положения о службе ДОУ.

Документационное обеспечение управления (делопроизводство) – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами, является важным аспектом работы любого предприятия: в организациях создаются документы, отражающие результаты и ведение производственной деятельности, финансовое состояние, работу с персоналом, материально-техническое обеспечение и т.п. Именно документы обеспечивают реализацию управленческих функций, в них определяются планы, фиксируются учетные и отчетные показатели и другая информация. В связи с этим, можно сказать, что от того как налажена работа с документами, во многом зависят оперативность и качество принимаемых решений, эффективность их выполнения и деятельность организации в целом.

Организация работы с документами является важной частью процессов управления и принятия управленческих решений, существенно влияющей на оперативность и качество управления.

Процесс принятия управленческого решения включает в себя получение информации; ее переработку; анализ, подготовку и принятие решения.

Документационное обеспечение управления выполняет специальная служба, действующая на правах самостоятельного структурного подразделения. Это может быть: управление делами, общий отдел, канцелярия или секретариат.

Служба ДОУ решает три основных комплекса задач:

-обеспечение документирования управленческой деятельности;

-организация работы с документами в учреждении;

-совершенствование форм и методов работы с документами.

Задачи, стоящие перед службой ДОУ, определяют ее функции.

-разработка и проектирование бланков, обеспечения их изготовления;

-обеспечение изготовления документов, копирования и тиражирования;

-контроль качества подготовки и оформления документов, соблюдение установленной процедуры согласования и и удостоверение документов.

ПОРЯДОК РАЗРАБОТКИ ПОЛОЖЕНИЯ О СЛУЖБЕ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ

Работа службы ДОУ регламентируется положением о ней.

Положение - правовой акт, устанавливающий порядок образования, права, обязанности, ответственность и организацию работы органа управления, структурного подразделения, комиссии и др.

Таким образом, Положение о службе ДОУ - документ, предназначенный для нормативно-правовой регламентации ее деятельности.

Положение определяет статус этой службы, отражает ее место в системе управления, раскрывает ее внутреннюю организацию. На основе Положения определяются штаты этой службы, закрепляемые в штатном расписании учреждения (предприятия), организуется его повседневная деятельность, определяется степень ответственности за выполнение возложенных на нее задач и функций. Положение позволяет более полно и обоснованно оценивать результаты работы службы ДОУ.

При разработке Положения об этой службе используются результаты предварительного изучения содержания, объема выполняемых функций, специфики деятельности организации, особенности организации труда и управления.

Положение о службе ДОУ должно разрабатываться с учетом требований следующих нормативных и методических документов:

- Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь, утвержденной приказом Председателя Белкомархива от 23.05.1995 № 13;

- Государственного стандарта Республики Беларусь (СТБ) 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;

- Унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД), утвержденной приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста РБ от 14.05.2007 № 25.

Унифицированная форма Положения о структурном подразделении установлена в УСОРД и имеет следующий вид:

Оформляется Положение на общем бланке формата А4 (210х297 мм) с угловым вариантом расположения реквизитов, так как в правом углу располагается реквизит «Гриф утверждения».

Положение регистрируется в организации в журнале регистрации внутренних документов.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: