Лекция 6. Организация работы с документами. Номенклатура дел. Документы, содержащие коммерческую тайну.

Делопроизводство

Лектор - Мотина Ев. А.

Трудовой Кодекс

Лекция 1.

Д-во- это д-сть, охв-я вопросы документирования и организации работы с документами в процессе управленческих действий.

Операции по сост. док-в и комплекс работы с готовым док-м, ведение переписки, исполнение и контроль док-в, учет, систематизация, хранение, порядок сдачи в архив, уничтожение.

Документирование – составная часть делопроизводства, представляющая собой процесс составления и оформления документов.

Два направления документирования:

общ.: основная опер. д-сть учр-й.

спец. : одна из сторон управл. д-сти (бухгалтерская, налогвая, претензионная, дипломатическая, статистическая и др).

Инт-ся док-м как таковым, а также возможность прим. этой информации для решения к-л задач.

Цель курса: практ. и теор. зн-я работы с конкретным документом.

Под-ка док-в вкл. в себя :

оформление проекта документа

его подписание

при необходимости визирование (согласование)

утверждение.

При под-ке и оформлении необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документа, оперативное и качественное их исполнение и поиск.

Инстр. по делопроизводству гос. органах и организациях РБ от 19.01.09 №4.

Согласно п 18 для придания юр. силы док-ту необходимо наличие след. обяз. реквизитов:

наим. орган. или их структурного подразделения, автора документа;

дата;

рег. индекс

подпись.

для отд. видов: гриф утв., печать, отметка о завер. копии.

Сущ. спец. правила делопр-ва , кот. д. соболюдать юристы.

ИП

нот. долопр-во

в р-м, гор. суде.

в нал. органах по адм. пр-м.

в обл., мин. гор. суде.

Указ № 359 «О мерах по сов. нормотвор. д-сти»

ст. 12.38.КОАП

Лекция 2.

Понятие информации. Понятие документа.

З-н «Об информации, информатизации и защите информации» от 10.11.08 № 455-З

Для целей пр. регул. под инф. пон-ся свед, нос. кот. явл. язык. Пр. регул. с т.зр. теории информации есть ничто иное как движение информации.

Пр. информация - содержание данных, исполь. кот предопределят решение правовой задачи или способствует ее решению.

он охватывает такие понятия, как источник права, правовой материал..

Виды информации:

-описывающая. явл. основой для пред.

-предписывающая

Документ – от. лат. деловая бумага. – деловая бумага, свид. о ч.-л.

Юр. док-ты – пр. форма передачи юр.-знач. информации. Вовлеч. в процесс управ. дея-сти.

Легальное опр. док-т сод. в ст.1. з-на об информации…

Документирование информации осуществ. ее обладателем в соот. с треб. делопроизводства, уст. зак-м Респ. Беларусь.

Юр. техника – сов. правил, приемов, способов подготовки, составления, оформления юр. док-в, их системат. и учета.

Треб. устан. НПА и выр. в ходе юр. практики.

Треб в под-ке проектов НПА (Указ 359).

Пишется Г-н Вершинин Н.П.

НО:

Н.П. Вершинин

Кл-ть док-ты м. по реквизитам и контексту:

орган. – распор.

бухгал.

отчетно-статистические

конструктивные

программные

технологические

Фун-ии:

· общие.- информационная, социальная, упавленческая

· спец. – управл., пр-я. Правоустановительная, удостоверительная, доказательственная, правореал., правоохр., надзорно-контролная.

Свойства:

· юр. сила-св-во офиц. док-та при усл. собл. объема компет. и пор-ка оформл.

· оригинальность – уникальность. Умнож. оригиналы обл. уникальностью.

· подлинность – достоверность.. Есть инф. о времени, авторе и месте созд-я. Документ в окончательной редакции , надл. образом оформленный, называется подлинником документа. Первый или единственный.

· дубликат – повторный экземпляр подлинника, им. юр. силу.

· копийность. копия документа – документ, полностью воспроизв. инф. подлинного док-та и все его внеш. признаки или часть их, не им-й юр. силу.

Виды копий:

фото и свето.

Выписка – копия части документа. содержит воспроизв. полного текста решения по опред. вопросу. Юр. силу приобр. после ее заверения дол. лицом орг. или нотариуса.

п. 64 Инстр. № 4.

Лекция 3.

Понятие документа, понятие юридического документа

Для целей правового регулирования под информацией понимаются сведения, носителем которых выступает язык. Правовое регулирование с т.з. теории информации есть не что иное, как движение информации. Легальное определение – ст. 1 з-на «Об информации, информатизации и защите информации» от 10.11.2008 № 455-З

Правовая информация: охватывает такие понятия, как источники права, правовые материалы, ПА, правовые документы и некоторые др. 2 вида правовой инф.: описывающая и предписывающая. Описывающая является основанием для создания предписывающей.

Документ – материальный носитель информации.

Посл. № журнала «Юрист».

Общая инф. о департаменте делопр-ва Минюста РБ. Все регулирование осущ данным департаментом. Ему подчин. отделы, упр-я юстиции и мингорисполком.

Назнач. директора по согласов. с През. мин-р Юстиции.

З-н «Об информации, информатизации и защите информации» от 10.10.2008.

Унификация – сокр-е числа элементов в объектах, составл. какой-л. комплекс или систему. Цель: создание системы д-тов. Объектами унифик. д-та явл. его форма и состав реквизитов. Стандартизация - общеобязат. нормы создания документов. Правовые основы стандартизации устанавливаются з-ном «О техническом нормировании и стандартизации» от 05.01.2004 № 262-З.

К нормат. д-там по стандартиз. относятся:

1. технич. регламенты;

2. техн. код. устан. практики;

3. гос. стандарты, , в т.ч. стандарты организации;

4. технические условия.

стст. – без точки – стандарт «О принятых сокращениях».

Для того, чтобы продемонстир. обязат. силу тех. д-тов по стандартизации есть обязат. пр-ла, устан. технич. регламентами. Треб-я об-ны только если есть ссылка на стандарт в тех. кодексах устоявшейся практики или в регламентах.

Метод единого формуляра - д-т матрица, есть все реквизиты независ. от его содержания. Есть в электр. виде. Базовый СТБ 6.38-2004.

Лекция 4.

Структура документа и требования к оформлению документов

Больш-во заявлении на формате А5, т.к. они не превыш. 7 строк. Бланки д-тов должны иметь поля не менее мм 30 – левее, 8 – правее, 20 – верхнее и нижнее.

Пор-к разработки бланков:

бланки д/иметь трафаретные части текста с постоянной инф., кот. при оформлении дополняются переменной. Порядок расположения и границы реквизитов в ОРД д/соотв. стандарту 6.38-2004.

Размер шрифта от 5го до 16 кегля.

При подгот. д-тов использ. знаки табуляции. всего 8 положений табулятора.

При изгот. д-тов на 2 и более стр. 2я и послед. об-но нумеруются. Для ОРД – посередине верхнего поля листа. Доп-ся исп-е двустор. печати.

Реквизиты ОРД – инф. элемент характериз. сам д-т, его целевое назначение, место, заим. им в пространстве и во времени, дата.

Виды реквизитов – взаимоисключающие, постоянные, переменные.

Формуляр (образец) – модель построения д-та, д/содержать все данные для д-тов определенного вида. Содержит конструкционную сетку расположения реквизитов.

Конкр. набор реквизитов с 1 по 20, содерж – с 21 по 22, оформляющая – 23-32.

ДЛ – дательный падеж. Орг-ция – Именительный падеж.

Состав резолюции:

1. ФИО исполнителя;

2. задание содерж. Д;

3. срок исполнения;

4. подпись рук-ля;

5. дата резолюции.

Части текста: обоснование – причины, основания, цели составления д-та; заключение. Тексты нек. д-тов могут содержать 1 закл. часть – приказы (закл. часть без констатирующей).

Лекция 5.

Системы документации. Оформление управленческих документов

Системы док-ии – взаимосвязанные документы, прим. в опр. сфере.

Фун. сист. док.- сис., присущие всем органам управ.:

· орган.-распор.

· плановая

· отчетно-стат. и др.

Униф. сис. док (УСД) – система док-ии, созд. по единым правилам и требованиям, содер. инфор., необх. для управл. в опредленной сфере д-сти.

Для дост. единообр. в оформл. ОРД созд-ся единые требования к их составлению и оформл., а также стандарт-ся терминология, применяемая ОРД.

В состав УСОРД вх-т:

1. СТБ 6.38-2004

2. Приказ Пред. Комитета по архивам и делопр-ву при СМ РБ от 16.09.2005 № 41

3. Приказ Дир-ра Департамента по архивам и делопр-ву МЮ РБ от 14.05.2007 № 25.

Виды систем док-ии:

1. орган.

2. распор.

3. информ.-справочные док-ты и справочно-аналитическая док.

4. плановая док.

5. отчетно-статис.

6. кадровая

7. бухгалт.

8. договорная

9. протокольная док. коллег. органов упр.

10. и др.

Орган.- рапсор. док-я – док-я , необх. для орган. процессов управл. и управлен-го труда.

С помощью ОРД докумен-ся д-я всех орг-й и органов управл.

п. 10 Инстр. № 4

п. 15 Инстр. № 4

Протоколы м. отн. и к распор., и к информационно- справочной документации.

Штатное расписание – документ. закр. должностной и численный состав предприятия, указывающий фонд заработной платы.

Распор. док-я – сов-сть распор. док-в. изд. кол. органами управл., а также рук-ми гос. и негос. орг-й в целях реализации возл. на них фун-й.

п. 92 Инстр. №4.

Приказ - пр. акт, изд. рук-м для решения осн. задач, стоящих перед орг-й.

Распоряжение – акт, изд. единолично рук-м для решения опер. задач основной д-сти.

Инфор.-справоч. док-ты:

Справка – п. 124 инстр. №4.

Докладная записка п. 118 инстр. № 4.

Акт - п. 111

Лекция 6. Организация работы с документами. Номенклатура дел. Документы, содержащие коммерческую тайну.

Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

Входящий – документ, поступивший в учреждение.

Исходящий – отправляемый из учреждения.

Внутренний – не выходящий за пределы организации.

Дело - сов. док-в или 1 док-т, отн-ся к одному вопросу или уччастку д-сти, помещенных в отд. обложку.

Сроки хранения исч-ся 1.01. того года, кот. следует за годом окончания дела.

При исч. уч-ся только годы.

В зав. от знач. уст. след. сроки: 6 мес., 1, 5, 10… 75 лет.

ДМН (до минования надобности) – имеет огран. практ. значение. и срок хранения опр. сама орган.

Комм. тайна – ГК.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: