|
Структура положения о службе ДОУ
Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) содержит примерное положение о службе ДОУ, но пользоваться им в настоящее время можно только с учетом изменений, которые произошли в системе управления и действующем законодательстве.
Положение о службе ДОУ в соответствии с ГСДОУ должно содержать следующие разделы:
- общие положения;
- цели и задачи;
- функции;
- права и ответственность;
- взаимоотношения с другими структурными подразделениями.
На наш взгляд, нецелесообразно, даже неверно объединять в один раздел права и ответственность службы ДОУ (раздел 4) в силу того, что "право" и "ответственность" - совершенно разные понятия. Рекомендательный характер ГСДОУ допускает вносить необходимые изменения и уточнения.
Раздел "Общие положения" определяет статус подразделения.
Здесь нужно указать:
- официальное наименование подразделения и степень его самостоятельности;
- кем возглавляется и кому подчиняется служба ДОУ;
- какими законодательными и иными нормативными актами руководствуется в своей деятельности;
- кем утверждаются структура и штат подразделения;
- имеет ли подразделение печать.
Название следующего раздела - "Цели и задачи службы ДОУ" - также нуждается в некотором уточнении. Его целесообразно именовать "Основные задачи" или "Задачи", поскольку цели деятельности - это и есть задачи, которые решает подразделение. В данном разделе указывают, для достижения каких целей или для решения каких задач создается служба ДОУ. Цели (задачи) службы ДОУ определяют характер и направления ее функциональной деятельности.
В статье "Функции и задачи службы ДОУ"* был дан анализ функциональной деятельности службы ДОУ. Если поставить вопрос: для чего, с какой целью служба ДОУ выполняет свои функции, мы получим ответ на вопрос о том, каковы ее задачи:
- обеспечение единой технологии создания и обработки документов в организации на протяжении всего их жизненного цикла;
- разработка нормативных и методических документов, регламентирующих работу с документами в организации;
- совершенствование форм и методов работы с документами.
В современных условиях, когда работа с управленческой документацией во многих учреждениях основывается на компьютерных технологиях, функции службы ДОУ не ограничиваются только организационными и технологическими аспектами, она принимает непосредственное участие в совершенствовании форм и методов работы, например:
- в постановке задач на разработку автоматизированных информационных систем или в обосновании выбора готового программного продукта для обработки документной информации;
- обеспечении режима доступа к информации и ее защиты;
- разработке унифицированных форм документов и др.
В разделе "Функции" перечисляют действия или виды работ, которые должно выполнять подразделение для решения поставленных перед ним задач.
При этом нужно иметь в виду, что функции любого подразделения, независимо от того, чем оно занимается, можно разделить на две группы:
- общие управленческие (присущие любому подразделению);
- специфические (отражающие особенности данного подразделения, вытекающие из характера и содержания его деятельности).
К общим управленческим функциям следует отнести:
- организацию работы;
- планирование деятельности;
- регулирование (координацию);
- контроль за деятельностью.
Функции, отражающие технологию работы с документами, безусловно, относятся к специфическим; ведение регистрации и учета документов, контроль исполнения документов и др.
Функции подразделения формулируются отглагольными существительными: совершенствование.., разработка.., анализ.., контроль за.., согласование и т. п. Например, для решения задачи обеспечения единой в рамках одной организации технологии создания и обработки документов необходимо выполнять следующие функции:
- обеспечение подразделений бланками документов;
- обеспечение изготовления документов, их копирования и тиражирования;
- контроль за качеством подготовки и оформления документов, соблюдением установленной процедуры согласования и удостоверения документов;
- установление единого порядка прохождения документов (документооборота);
- экспедиционная обработка поступающих и отправляемых документов;
- регистрация и учет поступающих, отправляемых и внутренних документов организации;
- контроль за исполнением документов;
- систематизация документов, обеспечение их хранения и использования;
- организация работы с обращениями граждан;
- обеспечение защиты документной информации и др.
Задача совершенствования форм и методов работы с документами включает:
- разработку нормативных и методических документов по документационному обеспечению (инструкции по документационному обеспечению (делопроизводству) и др.);
- методическое руководство и контроль за соблюдением правил работы с документами в подразделениях;
- проведение работ по унификации документов, разработку табеля и альбома форм документов, применяемых в деятельности учреждения;
- разработку и внедрение новых форм и методов работы с документами, совершенствование документооборота учреждения, повышение исполнительской дисциплины при работе с документами;
- постановку задач на разработку или совершенствование автоматизированных информационных систем и баз данных для работы с документами;
- повышение квалификации работников службы ДОУ и ответственных за делопроизводство в подразделениях.
Раздел "Права" положения о службе ДОУ устанавливает, какие действия имеет право она осуществлять, прежде всего, в лице руководителя, для выполнения функций подразделения. В данном случае право - это юридически узаконенная возможность осуществлять или не осуществлять определенные действия. Права устанавливаются в объеме, необходимом для реализации функций подразделения.
В раздел "Права" может быть включено право: на издание отдельных документов (например, распорядительных); на ведение переписки; давать подчиненным указания, необходимые для выполнения возложенных на подразделение функций; представительствовать в соответствующих органах от имени организации, а также осуществлять другие действия, необходимые подразделению для реализации своих функций.
Служба ДОУ может быть наделена следующими правами:
- требовать от руководства создания условий, необходимых для нормальной организации работы с документами (обеспечения соответствующими помещениями, техникой, канцелярскими принадлежностями и т. п.);
- требовать от руководителей подразделений и работников организации выполнения, установленных правил работы с документами;
- привлекать в установленном порядке работников организации для подготовки проектов документов по поручению руководства;
- подписывать и визировать документы в пределах компетенции, установленной для руководителя службы ДОУ;
- вносить предложения руководству по совершенствованию работы с документами и др.
Ответственность обычно формулируется как юридические последствия неисполнения обязанностей, выражающиеся в применении определенных мер воздействия. В разделе "Ответственность" устанавливается, за какие действия (или отсутствие действий) отвечает служба ДОУ.
Критерии оценки в данном случае - это показатели, характеризующие качество, своевременность, объемы выполняемой работы.
Качество выполнения работы может определяться степенью соблюдения стандартов, инструкций, правил и других нормативных документов, устанавливающих содержание, методы выполнения и результаты работы, а также отсутствием ошибок, недоработок, просчетов и т. п.
Своевременность выполнения работы определяется соблюдением сроков завершения работы, установленными планами, программами, распорядительными или иными документами.
Служба ДОУ несет ответственность за:
- нарушение установленного порядка работы с документами;
- утрату или порчу документов;
- нарушение норм и правил в работе с документами;
- несоблюдение режима секретности или конфиденциальности в работе с документами;
- невыполнение указаний и поручений руководства.
Раздел "Взаимоотношения...":
- определяет информационные и документационные потоки подразделения;
- устанавливает, с какими организациями и подразделениями осуществляется взаимодействие, какую информацию получает и представляет подразделение, периодичность и сроки ее представления или получения;
- определяет, в каком порядке и кем рассматриваются разногласия, возникающие в деятельности подразделения.
В процессе выполнения функций, возложенных на службу ДОУ, она взаимодействует с руководством учреждения, всеми функциональными подразделениями и вспомогательными службами и отдельными работниками, службой ДОУ вышестоящей (головной) организации, архивными органами и организациями, научно-исследовательскими или иными учреждениями по вопросам совершенствования работы с документами.
Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту:
©2015 - 2024 stydopedia.ru Все материалы защищены законодательством РФ.
|