Глава 2. Регулирование делопроизводства в муниципальном предприятии «Ямальские олени»

2. 1. Краткая характеристика предприятия и его деятельности.

Место нахождения предприятия: 629700, Ямало – Ненецкий автономный округ, Ямальский район, с. Яр – сале, ул. Худи Сэроко, дом 37/а.

Муниципальное предприятие по забою оленей и переработки продукции «Ямальские олени» муниципального образования Ямальский район является правопреемником по правам и обязанностям муниципального унитарного предприятия по забою оленей и переработке продукции «Ямальские олени», учрежденного постановлением главы муниципального образования Ямальский район от 19 июля 2002 года №201.

Предприятие в своей работе руководствуется Конституцией РФ, законодательством РФ, указами президента РФ, нормативными правовыми актами Ямало-Ненецкого автономного округа, нормативными правовыми актами администрации муниципального образования Ямальский район и настоящим уставом.

Предприятие создано в целях внедрения в частном оленеводстве Ямало – Ненецкого автономного округа комплекса организационно-хозяйственных мероприятий, направленных на безотходную переработку северного оленя, производство новых видов продукции, расширение рынка сбыта как внутри страны, так и за рубежом, повышение жизненного уровня коренного населения ЯНАО, в том числе занятого в частном секторе оленеводства, получения прибыли.

На предприятии работает 65 постоянных рабочих и в пределах 70 – это сезонные рабочие, привлекаемые в конце ноября для забоя оленей и других работ.

Для достижения этих целей предприятие осуществляет следующие виды деятельности: оленеводство, охотопромысел, рыбодобыча, забой оленей и переработка продукции оленеводства, оказание платных услуг промышленного и непромышленного характера, торгово-закупочную деятельность и др.

МП «Ямальские олени» имеет Евро сертификацию на производство продукции из оленины, которое реализуется не только в пределах РФ, но и за границу в Германию и Финляндию.

2.2 Организация делопроизводства

Организация работы с документами МП «Ямальские олени» предполагает:

1) обеспечение условий для создания, накопления, обработки, хранения и использования документированной информации;

2) обеспечение документированной информацией ее потребителей (как внутри, так и за пределами фирмы) в соответствии с их потребителями;

3) обеспечение соблюдения установленной на фирме технологии обращения с документированной информацией на всех ее этапах:

– документооборота;

создания и эксплуатации информационно-поисковых систем по документам;

– подготовки документов, надобность в которых миновала, к передаче на архивное хранение.

2.3 Цели и задачи службы ДОУ

Основными целями службы ДОУ МП «Ямальские олени» являются организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления. Служба ДОУ решает следующие задачи:

1) совершенствование форм и методов работы с документами;

2) обеспечение единого порядка документирования, организация работы с документами, построение поисковых систем;

3) контроль исполнения и подготовки документов к передаче в государственный архив в соответствии с действующими нормативами;

4) сокращение документооборота, количества форм документов;

5) разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения организации;

6) участие в разработке и внедрении прогрессивных технологий документационного обеспечения управления на базе применения вычислительной и организационной техники, персональных компьютеров.

В службу ДОУ входит специалист отдела кадров, который делает работу по руководству и контролю за документами, обеспечивает их сохранность и внедряет нормативные и методические документы.

2.4 Распорядительные документы

Одна из форм исполнительно-распорядительной деятельности МП «Ямальские оленей» – издание распорядительных документов, посредством которых решаются важнейшие вопросы управления. В соответствии с действующим законодательством и компетенцией органы управления издают следующие распорядительные документы: приказы, указания; решения; постановления, распоряжения.

Решения, постановления и приказы издают во всех случаях, когда необходимо принять нормативный или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции организации. Распоряжения, указания издаются по оперативным вопросам и для организации исполнения постановлений, решений и приказов.

Постановление принято определять как «правовой акт», принимаемый администрацией Ямальского района главой администрации (на правах единоначалия).

Решениекак распорядительный документ является правовым актом, принимаемым коллегией министерства или ведомства, научным советом и т.д.

2.5 Информационно-справочные документы

Большинство документов, создаваемых МП «Ямальские олени», являются информационно-справочными. Эти документы содержат информацию о фактическом положении дел, что служит основанием для принятия решений и издания распорядительных документов.

Деловая переписка – основное официальное средство общения между организациями в МП «Ямальские олени». При ее составлении учитывается по сложившимся правилам. Во-первых, это обеспечит юридическую силу документов и, во-вторых, поможет достичь цели – побудить адресата к определенным, нужным вам действиям.

В «Ямальских оленях» деловые письма, направляемые в сторонние организации, составляются па специальных бланках для писем. Это стандартные листы бумаги, как правило, формата А4 (для небольших по объему содержания писем может применяться формат А5). На них отображаются реквизиты с постоянной информацией об организации, позволяющей ее идентифицировать. Согласно ГОСТ Р 6.30–2003 в состав реквизитов бланка входят следующие: Государственный герб Российской Федерации или субъекта Российской Федерации; эмблема организации; код организации (8909001750); наименование организации («Ямальские олени»): справочные данные об организации, например, адрес (629700 ЯНАО, Ямальский район, с. Яр-Сале, ул. Худи Сэроко, 37-а, тел/факс (34996) 3–05–98, 3–05–97), банковский счет и т.д. Кроме того, обозначается место для следующих реквизитов: дата, регистрационный индекс, ссылка на регистрационный индекс и дачу входящего документа, адресат, заголовок к тексту.

Каждый из реквизитов письма имеет особенности в использовании и оформлении.

Государственная символика (Государственный герб или герб субъекта РФ) используется в организации т. к. предприятие государственной формы собственности и регулируется Федеральным конституционным законом от 25.12.2000 №2-ФКЗ, а также законодательными и нормативными актами субъектов РФ. Эмблема тоже помещается.

Реквизит «Наименование организации» это, как правило, организация, от имени которой письмо направляется по тому или иному адресу.

Для того чтобы документ имел юридическую силу, на бланке указывается наименование вышестоящей организации-администрации ЯНАО.

Заключение

В заключение хотелось бы отметить, что административная реформа, осуществляемая в нашей стране, направлена на решение задач совершенствования процессов государственного управления, повышения его эффективности. Неотъемлемой частью реформы является документационное обеспечение, которое служит важнейшим средством и инструментом эффективного управления. Реформирование государственных структур вызывает необходимость масштабной переработки накопленной нормативной правовой и методической базы документационного обеспечения управления. Как в рамках государственных структур, так и в коммерческих фирмах ведутся более или менее масштабные (и затратные) работы по внедрению электронных систем документооборота, ERP систем. Все это, безусловно, моменты положительные, но вместе с тем нельзя закрывать глаза и на отрицательные тенденции современного развития системы управления и его документационного обеспечения, в том числе кадровой деятельности. В последние годы идет размывание нормативно-методической основы, как документирования, так и организации работы с документами. Государственные стандарты, в том числе и в сфере работы с документами, которые и так можно пересчитать по пальцам трансформировались из обязательных в рекомендательные. Государственная система документационного обеспечения управления, которой гордились 25 лет назад, не переутверждалась с 1988 года и не переиздавалась с 1991 года.

Фактически единственным нормативно-методическим документом для всей страны осталась Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Другие разработки, даже если и пишутся, то не могут дойти до потребителя. Нормативное регулирование вопросов ДОУ во многом предопределяется также необходимостью в существовании «писаных правил» работы сотрудников в условиях внедрения информационных технологий. А эффективное внедрение систем электронного документооборота зависит от того, насколько правильно выполняются эти правила и требования, которые закрепляются в соответствующих нормативных и методических документах. При этом важно заметить, что чем более масштабные и многофункциональные системы автоматизации документооборота внедряются, тем более пристального внимания требуют вопросы нормативно-методического обеспечения. Эти вопросы наиболее существенны не только при внедрении информационных технологий, но и при создании методологической основы для организации работы с бумажными документами и проведения последующих мероприятий по совершенствованию ДОУ. Неизбежное сосуществование электронного и бумажного документооборота сегодня требует тщательного подхода к методологии организации и оптимизации документооборота – разработке и внедрению корпоративных стандартов, инструкций и регламентов. Компании, особенно с развитой иерархической и территориально-распределенной структурой управления, работающие в различных отраслях производства, имеют значительные различия в организации работы с документами, требующие специальной регламентации. Такие компании чаще всего испытывают постоянную необходимость в унификации документационных процессов, применении новых и устранении устаревших методов и приемов работы с документами. Поскольку документирование организационной деятельности аппарата управления выступает одной из существенных форм его работы, то нормативно-методическое обеспечение делопроизводства является неотъемлемой частью организации процесса управления любой компании.

Список литературы:

1. Веселое П.В. Современное деловое письмо в промышленности.—М., 1990.

2. Веселое П.В. Вы — секретарь. — М., 1993.

3. Виноградов В.В. Проблема авторства и теория стилей. — М., 1961.

4. Воробьев Г.Г. Автоматизированная контора // Кибернетика: Информационные материалы. — 1986. — № 2.

5. Глушков В.М. Основы безбумажной информации. — М., 1982.

6. ГОСТ Р 6.30-97. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. — М., 1997.

7. Государственная система документационного обеспечения управления: Основные положения: Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. — М., 1991.

8. Единая государственная система делопроизводства: Основные положения. — М., 1975.

9. Еременко В.П. Совершенствование документационного обеспечения управления в современных условиях // Использование принципов Единой государственной системы документационного обеспечения управления в работе с управленческими документами и обеспечении их сохранности в ведомственных архивах. — Л., 1991.

10. Андреева В.И. Делопроизводство. Изд. 6-е, перераб. и доп. — М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2000, 187 с.

11. Стенгоков М.В. Документы. Делопроизводство: Практическое пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия. — М., 1998.

12. Стенюков М.В. Делопроизводство на малом предприятии. Документы по личному составу. — М., 2001.

13. Астахов В.П. «Бухгалтерский (финансовый) учет»: Учебное пособие. Серия «Экономика и управление». – Ростов н/Д: Издательский центр «Март», 2005 г.

14. Андреева В.И. «Делопроизводство в кадровой службе»: Практическое пособие с образцами документов». Изд. «Бизнес-школа», 2008 г.

15. Барановский В.П. «Документационное обеспечение деятельности организации». Учебное пособие. Изд. «Экмос», 2007 г.

16. Постановление Правительства РФ от 08.07.1997 №835 «О первичных учетных документах» от 1997 г. №28.

17. Положение по ведению бухгалтерского учета и отчетности. Утверждено приказом Министерства финансов РФ от 29 июля 1998 г.

18. Соколова Я.В. «Основные документы бухгалтерского учета». Изд. «финансы и статистика», 2006 г.

19. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учеб. пособие. – 4-е изд. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2005.

20. Федеральный закон от 22 октября 2004 г. №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

ПРИЛОЖЕНИЯ

ПРИЛОЖЕНИЕ А

Органы государственной власти и управления

документацией

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: