Сделай Сам Свою Работу на 5

Продольное расположение реквизитов бланка

Общий бланк

Бланк письма

Бланк конкретного вида документа

Двуязычный бланк

 

При составлении служебных документов одним из обязательныхусловий является использование бумаги стандартных размеров.

Однако на "чистом" стандартном листе бумаги можно составлять только некоторые виды документов: заявления, предложения, жалобы, докладные записки, объяснительные записки.

Для большинства служебных документов необходимы стандартные листы бумаги, на которые заранее нанесены реквизиты, иденти­фицирующие автора официального письменного документа (органи­зацию). Набор таких реквизитов называется бланком документа.

Реквизиты, входящие в состав бланка, делятся на постоянные и переменные.Для переменных реквизитов в бланке посредством прочерков отводятся специальные места (зоны).

Таким образом, бланк документапредставляет собой стандарт­ный лист бумаги с заранее нанесенными постоянными реквизитами и отведенными местами для переменных реквизитов.

Для изготовления бланков документов применяются два стан­дартных формата бумаги:А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм). Листы документа должны иметь поля не менее: 20 мм - левое, верх­нее, нижнее, 10 мм - правое.

Реквизиты бланка могут располагаться двумя различными спо­собами: угловым и продольным.Выбор способа расположения реквизитов в бланке зависит от вида документа.

Угловое расположение реквизитов (в левом верхнем углу листа) целесообразно в тех случаях, когда оформляемый на бланке документ имеет надписи, помещаемые в правом верхнем углу, например: гриф утверждения в должностной инструкции, адресат в слу­жебном письме.

При отсутствии в документе таких реквизитов нет необходимо­сти "сдвигать" бланк в левый угол верхней части документа. В данном случае реквизиты бланка располагают продольно, вдоль верхнего поля документа. Такое размещение бланка удобно для большинства внутренних документов организации (например, для приказов и протоколов).

По составу реквизитов различают три вида бланков: общийбланк, бланк письма, бланк конкретного вида документа.Ниже перечислен состав реквизитов бланков названных видов:



 

Вид бланка Состав реквизитов
Общий бланк Герб или эмблема, наименование организации, дата документа, регистрационный номер документа, место составления или издания документа
Бланк письма Герб или эмблема, наименование организации, справочные данные об организации, код организации, основной государ­ственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП), дата документа, регистрационный номер документа, ссылка на регистрационный номер и дату документа
Бланк конкретного вида документа Герб или эмблема, наименование организации, наименование вида документа, дата документа, регистрационный номер документа, место составления или издания документа  

Из приведенной таблицы видно, что некоторые реквизиты явля­ются "универсальными", т. е. входят в бланки всех видов, например:

наименование организации, дата документа, регистрационный номер документа.

На общих бланках оформляют все виды документов, кроме писем. При этом в общий бланк добавляют реквизит "Наименование вида документа". Очевидно, что для часто составляемых документов (на­пример, приказов) использование общего бланка неудобно. В данном случае целесообразно иметь бланки конкретных документов.

Специальный бланк для писем необходим в связи с главной особенностью этого документа - он предназначен для направления в другие организации и должен содержать подробные справочные данные отправителя письма.

В крупных организациях бланк письма может дополняться та­кими надписями, как "Наименование должности" (например, заместитель директора) и "Наименование структурного подраз­деления" (например, "Отдел маркетинга"), которые указывают­ся после реквизита "Наименование организации".

Потребность в должностных бланках и бланках структурных подразделений возникает в тех случаях, когда решение отдельных специальных вопросов производственно-хозяйственной деятельно­сти делегируется заместителям руководителя организации или руководителям структурных подразделений, т. е. когда названные должностные лица получают право подписывать служебные письма, отправленные из организации - автора документа.

При изготовлении бланков документов может использоваться только русский язык,т. е. государственный язык Российской Феде­рации, или два языка:

· русский и национальный {государственный язык субъекта Российской Федерации);

· русский и иностранный (например, английский).

Необходимость изготовления двуязычных бланковустанавливается соответствующими актами субъектов Российской Федерации или (для негосударственных организаций) самой организацией.

Особенности оформления реквизитов, входящих в бланки до­кументов, будут даны в материалах следующего занятия.

Нормативная база:

1.ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

2.ГОСТ Р 630-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

Контрольные вопросы:

1. В чем заключается основное значение бланка для официального письменного документа?

2. Каким способом в бланке документа обозначаются переменные реквизиты?

3. На бумаге каких стандартных форматов изготавливаются бланки документов?

4. Какие поля должны иметь листы документа?

5. От чего зависит выбор способа расположения реквизитов бланка?

6. Почему целесообразно иметь в организации не только общий бланк, но и бланк конкретного вида документа?

7. Почему бланк письма включает намного больше реквизитов, чем бланки других видов?

8. В каких случаях для служебных документов применяются двуязычные бланки?


№ 3 Практические задания:

1. Найдите ошибки в следующих предложениях:

1.1.Бланк документа - это набор реквизитов, идентифицирующих вид официального письменного документа.

1.2.В бланк документа входят только постоянные реквизиты.

1.3.Для изготовления бланков служебных документов используется только стандартный формат бумаги А4.

1.4.Левое и правое поля листов документа должны быть не менее 20 мм.

1.5.Реквизит "Код организации" входит в состав общего бланка.

2. Определите, какое расположение реквизитов бланка (угловое или продольное) целесообразно при оформлении следующих документов:

2.1. Положение о канцелярии, утвержденное генеральным директором.

2.2. Протокол заседания аттестационной комиссии.

2.3. Письмо-приглашение на вы ставку-яр марку.

2.4. Приказ об объявлении субботы рабочим днем.

2.5. Инструкция по ведению конфиденциального делопроизводства, утвержденная приказом руководителя организации.

3. Укажите, в каких видах бланков используются следующие реквизиты:

3.1. ОГРН.

3.2. Герб.

3.3. Наименование вида документа.

3.4. Дата документа.

3.5. Место составления документа.

3.6. Наименование организации.

3.7. Наименование структурного подразделения организации.


№ 4 Бланк служебного документа

Основные термины

· Государственный герб Российской Федерации.

· Герб субъекта Российской Федерации.

· Эмблема организации или товарный знак (знак обслужи­
вания).

· Наименование организации.

· Дата документа.

· Регистрационный номер документа.

· Место составления или издания документа.

· Наименование вида документа.

 

Каждый вид бланка служебного документа содержит присущий ему набор реквизитов. Некоторые реквизиты входят в состав блан­ков всех видов (например, наименование организации, дата доку­мента), другие характерны только для отдельных видов бланков (например, справочные данные об организации, наименование вида документа).

В большинстве организаций, независимо от их организационно-правовой формы, бланки включают графические реквизиты - герб или эмблему. Использование в документах изображений Государственного герба Российской Федерацииили гербов субъектов Российской Федерациирегламентируется соответственно Федеральным конституционным законом 25.12.00 № 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации" от и правовыми актами субъектов Российской Федерации. Допускается изображение герба в многоцвет­ном и одноцветном вариантах, а также без геральдического щита в виде главной фигуры - двуглавого орла со скипетром и державой.

Изображение герба располагается на верхнем поле документа, центровано относительно наименования организации.

Бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности, по заказам федеральных органов исполнительной власти. На гербо­вых бланках типографским способом или нумератором простав­ляются порядковые номера, т. к. эти бланки подлежат учету.

В документах, создаваемых в негосударственных организациях, герб не воспроизводится. Такие бланки, как правило, содержат изо­бражение эмблемы,т. е. зарегистрированного в установленном порядке товарного знака (знака обслуживания) организации.

Товарный знак или знак обслуживания- это обозначения, способные отличать соответственно товары и услуги одних юриди­ческих или физических лиц от однородных товаров и услуг других юридических или физических лиц. Право на товарный знак охра­няется законом. На зарегистрированный товарный знак выдается свидетельство. Владелец товарного знака имеет исключительное право пользоваться и распоряжаться товарным знаком, а также за­прещать его использование другими лицами. В качестве товарных знаков могут быть зарегистрированы словесные, изобразительные, объемные и другие обозначения или их комбинации.

Эмблема располагается на верхнем поле документа, центровано относительно наименования организации.

После герба или эмблемы в бланке любого вида указывается наименование организации.Именно организация - юридическое лицо - является автором документа (а не подписавший документ руководитель организации).

Наименование организации должно полностью соответствовать тому наименованию, которое закреплено в учредительных докумен­тах, включая сокращенное наименование и наименование на ино­странном языке.

При наличии сокращенного наименования организации сначала указывается полное наименование, а затем - сокращенное (в скобках), ниже полного или за ним.

При наличии у данной организации вышестоящего органа его наименование полное или сокращенное (или оба), указывают выше наименования самой организации.

Наименование организации в бланке служебного документа может быть дано на двух языках в следующих случаях:

· в организациях субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъекта РФ (национальный), наименование организации печатается на двух языках (слева – на русском, справа - на национальном) на одном уровне;

· при ведении переписки с иностранными корреспондентами наименование организации печатают на русском и иностранном языках, располагая их аналогичным способом.

Дата документа оформляется преимущественно цифровым способом. Элементы даты приводят арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности:

День, месяц, год.

День и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, раз­деленными точками, а год обозначается четырьмя цифрами.

Для обозначения дней и месяцев всегда используются именно пары цифр, а не одна цифра, т. е. для чисел месяца с 1 по 9 и для месяцев с января по сентябрь в датах добавляется ноль. Например: 06.05.2006

После написания даты цифровым способом не ставится буква

"г" с точкой или просто точка, за исключением случаев, когда датой заканчивается предложение, т. к. в конце предложения всегда ста­вится точка.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, при котором месяц указывается словом, а после цифр, обозначающих год, обязательно ставится буква "г" с точкой или полностью пишет­ся слово "год".

10 мая 2006 г.

В бланке документа для даты отводится специальное место, обозначаемое соответствующим прочерком (т. е. сама дата вносит ся в бланк только после того, как документ подготовлен и подписан руководителем).

Для регистрационного номера документав бланках также отводится специальное место, обозначаемое прочерком после значка "номер".

Документы регистрируются по специальным правилам, закреп­ляемым в инструкциях по ведению делопроизводства (что будет рассмотрено более подробно в следующих занятиях).

В каждом документе должно быть указано, где он составлен или издан, т. е. названа местность (территория), на которой создавался

документ. При этом обязательно учитывается официальное адми­нистративно-территориальное деление страны - наименование областей, краев, районов, где находятся населенные пункты в раз­личных регионах. Например:

г. Рязань

г. Химки Московской обл.

пос. Строитель Мытищинского р-на Московской обл.

Следует учитывать, что названия городов и поселков, располо­женных в различных регионах, могут совпадать, поэтому данный реквизит особенно важен для служебных документов. Например:

г. Красногорск Московской обл. г. Красногорск Челябинской обл. г. Красногорск Сахалинской обл. г. Красногорск Алтайского кр.

Если местонахождение организации и место составления документа не совпадают, то указывается место составления документа.

Рассмотренные выше реквизиты достаточны для создания общего бланка организации. Примеры:

Оформление общего бланка федерального органа исполнительной власти (министерства) с продольным расположением реквизитов

Оформление общего бланка негосударственной организации с угловым расположением реквизитов

Наименование вида документа(приказ, должностная инструк­ция, акт и т. п.) указывается на всех служебных документах, кроме писем. В бланках документов этот реквизит пишется после наиме­нования организации прописными буквами в соответствии с наименованиями, предусмотренными "Общероссийским классификатором управленческой документации".

Наименование вида документа употребляется только в бланках конкретных видов документов. Таким образом, на основании об­щего бланка проектируется бланк конкретного вида документа путем дополнения общего бланка реквизитом "Наименование вида документа". Примеры:

Оформление бланка конкретного вида документа (распоряжения) федерального органа исполнительной власти (министерства) с продольным расположением реквизитов

Оформление бланка конкретного вида документа (должностной инструкции) негосударственной организации


Обратите внимание: в последнем примере реквизиты бланка конкретного документа имеют угловое расположение в связи с тем, что в дальнейшем при оформлении этого вида документа в правом верхнем углу будет располагаться реквизит "Гриф утверждения" (более подробно документы данного вида будут рассмотрены на последующих занятиях).

Нормативная база

1. Федеральный конституционный закон от 25.12.00 № 2-ФКЗ
"О Государственном гербе Российской Федерации".

2. Закон Российской Федерации от 23.09.92 № 3520-1 "О товарных знаках, знаках обслуживания и наименовании мест происхождения товаров".

3. Правила оказания услуг почтовой связи. Утв. Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.05 № 221.

4. ГОСТ Р 6.30 - 2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

5. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Утв. приказом Минкультуры России от 08.11.05 № 536.

Контрольные вопросы

1. Имеют ли право акционерные общества воспроизводить на бланках служебных документов Государственный герб Российской Федерации?

2. Каким способом принято изготавливать гербовые бланки?

3. Можно ли изображать в бланке документа "произвольный" товарный знак (не зарегистрированный в установленном порядке)?

4. Может ли частный предприниматель (без образования юридического лица) зарегистрировать свой знак обслуживания?

5. Каким нормативным актам должно соответствовать наименование организации (как полное, так и сокращенное), указанное в бланке служебного документа?

6. Допустимо ли обозначать дату документов римскими цифрами?

7. Почему для даты и регистрационного номера в бланке необходимо обозначить специальные места (поставить прочерки)?

8. Какой признак положен в основу при указании в бланках документов места составления или издания служебных документов?

9. Почему для отдельных городов и поселков необходимо указывать не только их наименования, но и районы, области, края, где они расположены?

10. в каком классификаторе технико-экономической информации содержатся наименования видов документов?


№ 4 Практические задания

1. Найдите ошибки в оформлении следующих реквизитов, входящих в бланки служебных документов.

1.5.2.6.2006

1.6.15.11.06

1.7.12.10.2006 г.

1.8.18 августа 2006

1.9.Московская обл., г. Подольск

1.10.г. Раменское, Воскресенского р-на

1.11.Псков

1.12.Ставропольский кр., г. Георгиевск



©2015- 2019 stydopedia.ru Все материалы защищены законодательством РФ.