Особенности разработки и реализации информационных технологий
Введение
Делопроизводство — создание документов, отражающих работу предприятия, учреждения, и организация работы с документами. Согласно ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» документ — это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
В Российской Федерации существует единая государственная система документирования (ЕГСД). Она представляет собой научно обоснованный комплекс правил, нормативов и рекомендаций по ведению делопроизводства. Задачей ЕГСД является повышение эффективности делопроизводства, сокращение документооборота и упрощение работы с документами.
На сегодняшний день перед каждой организацией (предприятием, учреждением) может возникнуть проблема правильного оформления документации, поэтому необходимо следить за введением изменений и дополнений в нормативные правовые акты Российской Федерации, которые предусматривают составление документов по определенным правилам. Как правило, делопроизводством на предприятии занимается отдельная служба, в функции которой входит создание документации в соответствии с принятыми стандартами.
1.Организация контроль за исполнением
С целью создания возможностей для проведения унификации и стандартизации документов, для того, чтобы выработать правила их составления и оформления, формы и методы работы с ними, была произведена классификация документов по определенным признакам. [1]
По способу изготовления (фиксации информации) документы подразделяются на:
• письменные (рукописные и печатные);
• технические — это обобщенное название документов, отражающих тех
ническую мысль: конструкторскую, проектно-сметную, технологическую.
Основная часть технических документов выполняется графическими при
емами (чертежи), но есть и описания к этим чертежам;
• фоно, аудио, акустические документы — содержание которых передано
посредством звукозаписи (звуковые файлы);
• кинодокументы — изобразительные документы, содержание которых фиксируется с помощью специальной аппаратуры на кинопленке и отражает
предметы и события в движении;
• фотодокументы — изобразительные документы, содержание которых передано фотографическим способом;
• аудиовизуальные, видеодокументы содержат и изобразительную, и звуковую информацию.
По ценности содержания: научные, исторические, оперативные и т. д.
По назначению: для фиксации событий, для передачи информации, для выполнения основных задач.
По стадиям создания: [2]
• черновик (предварительная редакция документа);
• беловик (чистовик);
• подлинник, или оригинал (документ в окончательной редакции, оформленный с учетом требований ГОСТа);
• копия документа — точное воспроизведение подлинника. Копии бывают факсимильные и свободные. Факсимильная копия содержит все реквизиты
документа и отражает особенности их изготовления (ксерокс, факс, фотокопия);
• отпуск — копия исходящего документа, остающаяся в учреждении;
• дубликат — копия, которая выдается в случае утраты подлинника, или оригинала, обладает той же юридической силой, что и подлинник;
• выписка — копия официального документа, воспроизводящая какую-либо его часть, заверенную в установленном порядке;
• автограф — документ, написанный рукой автора.
По срокам хранения:
• документы постоянного (бессрочного) хранения (представляющие инте
рес для науки, истории; планы, отчеты, протоколы, постановления, реше
ния и др.);
• документы, имеющие длительные сроки хранения (свыше 10 лет), — личные дела, истории болезни, техническая документация и др.;
• некоторые документы имеют временные сроки хранения (до 10 лет).
По степени гласности: обычные, секретные (с грифами ДСП, КТ, конфиденциально и др.).
По юридической силе: подлинные (действительные и недействительные), подложные.
По способу изложения материала: примерные, индивидуальные, типовые.
По роду деятельности: система банковской документации, система отчетностатистической документации, система внешнеторговой документации, система
организационно-распорядительной документации и др.
По форме: табличные, текстовые, анкетные, трафаретные и др.
По происхождению: [3]
• именные, или личные (удостоверяющие личность);
• служебные (отражающие работу учреждения по основной деятельности
и по личному составу).
По срокам изготовления: срочные, несрочные.
По наименованию: приказ, письмо, справка, акт и другие виды документов.
По степени сложности: простые (рассматривается один вопрос), сложные (несколько вопросов).
По месту составления: внутренние и внешние; внешние, в свою очередь, делятся на входящие и исходящие.
В области делопроизводства нет законодательного акта, содержащего систематизированный свод правил работы с управленческой документацией.
Каждая организация на основе Типовой инструкции разрабатывает свою, индивидуальную инструкцию по делопроизводству с учетом своей специфики. Эту инструкцию утверждает руководитель организации, и она является обязательной для каждого работника.[4]
2.Составление и оформление различного вида договоров
Общие правила составления и оформления договоров Договором признается соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей. Форма договора — внешнее выражение взаимного волеизъявления сторон. Договор может быть заключен в любой форме, предусмотренной для совершения сделок, если законом для договоров данного вида не установлена определенная форма. Облечение договора в надлежащую форму имеет важнейшее юридическое значение. Несоблюдение требуемой законом формы может повлечь за собой недействительность договора. Если стороны договорились заключить договор в определенной форме, он считается заключенным после придания ему условленной формы, хотя бы законом для договоров данного вида такая форма не требовалась. Закон обычно дает лишь общие указания на то, в каких случаях сделки подлежат заключению в устной, письменной (в том числе нотариальной) форме или в форме конклюдентных действий (т. е. действий, которые и без произнесенных слов свидетельствуют о волеизъявлении лица заключить договор). Пункт 2 ст. 434 ГК РФ перечисляет возможности заключения договоров в письменной форме, однако законодательными актами различных уровней выбор сторонами вариантов письменной формы договора может быть ограничен. На современном этапе данное ограничение может быть выражено путем предписания при заключении договора в письменной форме избирать бумажный носитель. [5]
Для определенных видов договоров предписывается только письменная форма их совершения. Так, согласно ст. 362 ГК РФ договор поручительства должен быть совершен в письменной форме. Несоблюдение письменной формы влечет недействительность данного договора. То же правило действует, в частности, в отношении кредитного договора.
Письменные договоры заключаются путем:
а) составления единого документа, подписываемого обеими сторонами;
б ) обмена несколькими письменными документами (письмами, телефаммами и др.), исходящими от сторон и выражающими их взаимосогласованную волю;
в) принятия к исполнению заказа контрагента. Составление единого документа — основной, наиболее применяемый способ оформления договорных отношений. Сущность его заключается в том, что стороны подписывают документ, который содержит их взаимное волеизъявление. 192 Договор аренды В соответствии с п. 2 ст 160 ГК РФ при совершении сделок допустимо использование факсимильного воспроизведения подписи, электронной цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи в случаях и в порядке, предусмотренных законодательными актами или соглашением сторон. Таким образом, договоры, совершаемые и подписываемые электронным способом, в настоящее время приобрели реальную юридическую силу и соответствуют формальным требованиям к сделкам, заключаемым в простой письменной форме. Использование электронной цифровой подписи регулируется Федеральным законом от 10 января 2002 г № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи». Существуют разнообразные формы договоров, которые отражают сложившуюся правовую ситуацию между различными организациями, предприятиями; между администрацией предприятия и работником; между сотрудниками и т.д [6]
Особенности разработки и реализации информационных технологий
Основу современных информационных технологий составляют распределенная компьютерная техника, «дружественное» программное обеспечение и развитые коммуникации. При этом компьютеры не порождают информационную продуктивность, а дают возможность управленческому работнику повысить уровень эффективности своей работы путем увеличения (расширения) объема работ. Принципиальное отличие компьютерных информационных технологий от ранее существовавших (машинопись, связь по телефону, запись на диктофон и др.) состоит не только в автоматизации процессов изменения формы или местоположения информации, но и в изменении содержания[7]
Можно выделить две стратегии разработки реализации современных информационных технологий в управленческой деятельности:[8] информационная технология приспосабливается к организационной структуре в ее существующем виде, и происходит лишь локальная модернизация сложившихся методов работы. Коммуникации развиты слабо, и рационализируются только рабочие места. Происходит распределение функций между техническими работниками (операторами), специалистами (администраторами): слияние функций сбора и обработки информации (физический поток документов) с функцией принятия решений (информационный поток); организационная структура модернизируется таким образом, чтобы информационная технология дала наибольший эффект. Основной стратегией являются максимальное развитие коммуникаций и разработка новых организационных взаимосвязей, ранее экономически нецелесообразных. Продуктивность организационной структуры возрастет, так как рационально распределяются архивы данных, снижается объем циркулирующей по системным каналам информации и достигается сбалансированность эффективности каждого управленческого уровня и объема решаемых задач[9] Итак, первая стратегия ориентируется на существующую структуру учреждения (степень риска от внедрения сводится к минимуму, ибо затраты минимальны и организационная структура не рационализируется); вторая - на будущую структуру (система расширяется строго в соответствии с потребностями и возможностями организации).
Для обеих стратегий принципиально меняется подход к использованию информационной техники: происходит ее перемещение с периферии информационной активности учреждения (отдаленные вычислительные центры, множительные и машинописные бюро, централизованные архивы и т.п.) непосредственно внутрь учреждения, где информация перерабатывается и принимаются решения. Тем самым ликвидируется разрыв между структурами. Основной недостаток ранее существовавшей информационной технологии состоял в необходимости непрерывных конверсии информации, адаптируемых к конкретным технологическим методам и техническим средствам. Любое самое оперативное решение, прежде чем оно дойдет до исполнителей, «вязнет» (теряет свою информационную энергию) на этапах традиционной информационной технологии. Микропроцессорная техника, являющаяся основой новой информационной технологии, позволяет максимально интегрировать информационные процессы в учреждении путем перевода их на единый процесс обработки. При этом за счет универсальности используемых технических средств обеспечивается не только технологическая и методическая интеграция, но и организационная (физическая) интеграция информационных систем и процессов в виде широкой сети автоматизированных рабочих мест.
Итак, в основу концепции новой информационной технологии, базирующейся на широком применении массовой компьютерной техники, должны быть положены три основных принципа: интегрированность, гибкость и интерактивность.[10]
Генеральному директору
ЧОП «Форпост»
Шепель Валерию Александровичу
От охранника
Субачева Сергея Валериевича
Заявление
Прошу предоставить мне отпуск без сохранения заработной платы продолжительностью 1 (Один) календарный день 30.12.2012 по семейным обстоятельствам (необходимо присутствовать на новогоднем празднике в детском саду вместе с малолетнем сыном).
Приложение: Копия уведомления из детского сада от 09.12.2012 о запланированном мероприятии с участием родителей и детей.
2.12.2012 Субачев С.В
Согласовано(печать и подпись)
Заключение
В этой работе мы разобрали данные вопросы, узнали термины и определения касающиеся документов, а также составили документ (заявление на отпуск)
В Российской Федерации существует единая государственная система документирования (ЕГСД). Она представляет собой научно обоснованный комплекс правил, нормативов и рекомендаций по ведению делопроизводства. На сегодняшний день перед каждой организацией (предприятием, учреждением) может возникнуть проблема правильного оформления документации, поэтому необходимо следить за введением изменений и дополнений в нормативные правовые акты Российской Федерации которые предусматривают составление документов по определенным правилам.
Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту:
©2015 - 2024 stydopedia.ru Все материалы защищены законодательством РФ.
|