Назначение и характеристика справочно-аналитической документации,

(Правила составления,оформления,удостоверения, Особенности работы с ними, Оформление акта,справки,сводки и т,д,)

Плановая документация.

(Назначение, характеристика, правила составления и офрмления).

Исходная плановая документация является основой для изготовления плановых перфокарт. Они служат базой для изготовления табуляграмм, заменяющих те или иные расчеты и сводные плановые ведомости, составляемые в сельскохозяйственном предприятии.

К плановой документации относятся: план-график оперативного учета прохождения информации на ВЦ, график сдачи данных на ВЦ, график загрузки ЭВМ, график решения задач.

Унифицированная система плановой документации должна быть ориентирована на обработку содержащейся в ней информации известными средствами вычислительной техники.

Унифицированная система плановой документации разрабатывается информационным обеспечением совместно с методическим, при этом методическое обеспечение исходит из структуры плана и технологии его составления, а информационное обеспечение - из требований автоматизированной обработки данных. [

Унифицированная система плановой документации является одной из важнейших УСД поскольку она обеспечивает разработку, планов и используется в управленческой деятельности каждого учреждения, организации и предприятия. Унифицированные документы, как правиле, состоят из трех основных частей: заголовочной, содержательной и оформляющей, делящихся в свою очередь на зоны расположения основных реквизитов.

В составе системы плановой документации выделяются унифицированная и неунифицированная документация и инструкции, определяющие документирование. Унифицированная система плановой документации объединяет все документы, содержащие исходную информацию или результаты плановых расчетов, выполняемых с использованием ЭВМ. Она включает классификатор унифицированной плановой документации и альбомы форм унифицированных плановых документов - входных, внутренних, выходных.

Дела нормативной или плановой документации датируются по датам их утверждения, протокольные дела с материалами - по датам протоколов. Все листы в делах нумеруются в развернутом виде карандашом арабскими цифрами, при этом количество листов не должно превышать 250 и составлять по толщине более 4 см. Фактическое наличие листов в деле выносится на обложку и в заверительный лист, который подшивается в деле последним. В заверительном листе указывается количество подшитых в дело листов, фотоснимков, изъятых или пропущенных листов.

Основными видами унифицированной плановой документации являются: баланс, бюджет, плановое задание, заказ, заявка, наряд, наряд-заказ, перечень к плану, план-программа, протокол-заказ, плановый расчет, смета, титульный список.

Во-вторых, унифицированы действовавшие формы плановой документации.

В-третьих, рационализированы маршруты прохождения плановой документации между подразделениями.

Для нужд анализа используют также данные плановой документации: плановые расчеты, уточненные квартальные планы, оперативные задания. Периодическая отчетность построена так, что формы ее обеспечивают сопоставимость фактических показателей с плановыми по каждому виду производственно-хозяйственной деятельности предприятия.

Величину & м необходимо определять по технологической и плановой документации. Если ее состояние не позволяет это сделать ( например, при расчетах норм по укрупненным нормативам), то целесообразно использовать метод момент-ных наблюдений и технические средства контроля за работой оборудования.

АСУ министерств и ведомств на основе унифицированной плановой документации. [14]

Характерным примером в этом отношении является изменение плановой документации. Известно, что результаты расчетов на электронно-вычислительных машинах печатаются в виде табуляграмм. Табуляграмма, даже учитывая большие возможности новейших вычислительных машин, не может в большинстве случаев повторять форму и содержание существующих плановых документов. Поэтому работники планового аппарата должны привыкнуть и к новой форме документов, при которой наблюдается максимум цифровой и минимум алфавитной информации, и к новому их содержанию.

30 Отчетная документация. (Виды отчетных документов,правила составления, оформления, удостоверения).

Отчетная документации организации состоит из нескольких комплексов документов:

документы государственной статистической отчетности;

документы ведомственной отчетности;

внутриучрежденческие отчетные документы.

Документы государственной статистической отчетности

Документы государственной статистической отчетности входят в Унифицированную систему отчетно-статистической документации. Наименования форм документов этой системы составляют 6-й раздел Общероссийского классификатора управленческой документации.

Унифицированная система отчетно-статистической документации включает в себя несколько подсистем:

- документация по статистике национальных счетов и экономических балансов;

- документация по статистике научно-технического потенциала и инновационного прогресса;

- документация по статистике труда;

- документация по статистике материальных ресурсов;

- документация по статистике финансов;

- документация по социальной статистике;

- документация по статистике промышленности;

- документация по статистике сельского хозяйства и заготовок сельскохозяйственной продукции;

- документация по статистике капитального строительства;

- документация по статистике внешнеэкономических связей;

- документация по статистике потребительского рынка и его инфраструктуры;

- документация по статистике транспорта и связи;

- документация по статистике наблюдения и регистрации изменения цен и тарифов.

Документы ведомственной отчетности

Формы документов ведомственной отчетности разрабатываются федеральными органами исполнительной власти (министерствами и ведомствами) и применяются в подведомственных организациях или, если федеральный орган исполнительной власти осуществляет межотраслевую координацию и контроль, во всех организациях страны. В качестве примера можно привести Министерство по налогам и сборам Российской Федерации, которое разрабатывает унифицированные формы налоговой отчетности, представляемой организациями в налоговые инспекции.

Документы государственной статистической отчетности и ведомственной отчетности, как правило, представляются в соответствующие территориальные органы с определенной периодичностью: год, полугодие, квартал, месяц, декада (10 дней), неделя. Есть и разовые отчетные документы, представляемые при совершении определенного действия. В заинтересованные органы, как правило, представляется один экземпляр документа и электронная копия на магнитном носителе, при этом один экземпляр документа на бумажном носителе остается в организации и хранится в деле. Отчетные документы организации, поступающие в органы управления, хранятся там не более пяти лет, а срок хранения этих документов в организациях, где они созданы, соответствует срокам, установленным Перечнем типовых управленческих документов организаций, учреждений и предприятий с указанием сроков их хранения (2002 г.)

Внутриучрежденческие отчетные документы

Кроме документов государственной статистической отчетности и ведомственной отчетности в каждой организации применяются внутренние отчетные документы, в которых в обобщенном виде содержатся сведения о выполнении планов, программ, заданий, разовых поручений руководства или поручений вышестоящих органов, об итогах командировок. Такого рода отчетные документы всегда представляются руководству данной или вышестоящей организации.

Отчетные документы, как правило, называются отчетами или справками, в системе бухгалтерской документации наряду с этими названиями используется название «баланс». К отчетам могут прилагаться документы, называющиеся расчетами или расходами. Наименование отчета включает название вида документа и его краткое содержание, например: отчет по труду, отчет о расходе газа, отчет о поставке продукции и т.п.

Требования к составлению отчетов

Отчетные документы составляются по всем направлениям деятельности организации. Для многих видов отчетов разрабатываются нормативные или методические документы, определяющие порядок их составления.

В отчете должны быть указаны:

- наименование организации (подразделения), подготовившей отчет (в некоторых отчетах необходимо также указывать юридический адрес организации и сведения о лицензиях, на основании которых организация осуществляет свою деятельность);

- наименование отчета;

- дата составления отчета, а также даты или сроки проведения работы, по результатам которой составлен отчет;

- регистрационный номер;

- место составления отчета;

- составители (исполнители) отчета;

- основание для составления отчета;

- подпись лица, ответственного за составление отчета, или подпись лиц, если отчет готовился группой лиц;

- печать организации, если этого требуют нормативные документы.

Отдельные виды отчетов утверждаются руководителем данной или вышестоящей организации. Главным образом это касается внутриучрежденческих отчетов и отчетов о деятельности организации (годовых), представляемых в вышестоящую организацию.

В тексте отчета в зависимости от его назначения может даваться точное описание объекта исследования или анализа, хода работы, используемых методов, применяемых нормативных документов, могут приводиться расчеты и итоговые данные.

Отчет может оформляться с титульным листом или без него.

Правила оформления реквизитов организационно-распорядительных документов.

(Характеристика,оформление,применение).

Документы состоят из отдельных элементов, которые принято называть реквизитами (от лат. requisitum — требуемое, необходимое). Совокупность реквизитов документа отражает его форму. Следовательно, для того чтобы документ отвечал своему назначению, он должен быть составлен в соответствии с формой, принятой для данной категории документов. От полноты и качества оформления документов зависит их доказательная (юридическая) сила, так как они служат свидетельством, подтверждением конкретных фактов, явлении, событий.

Постановлением Госстандарта РФ от 31 июля 1997 г. № 273 принят и введен в действие с 1 июля 1998 г. ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации». Постановлением Госстандарта РФ от 21 января 2000 г. №9 в настоящий стандарт внесены изменения вводящиеся в действие с 1 апреля 2000 г. Этот стандарт определяет состав реквизитов организационно-распорядительных документов, правила их оформления и место расположения на документах, требования к изготовлению бланков и к учету бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов РФ.

В новом государственном стандарте, по сравнению с о стандартом действовавшим до 1997, года определено 29 реквизитов вместо 31. (Расположение их показано на схемах в прил. 1)

Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов, обязательных для данного вида документов. Например, обязательные реквизиты для письма — наименование организации, почтовый адрес, адресат, заголовок к тексту, дата, индекс, текст, подписи, фамилия исполнителя и номер его телефона.

В процессе подготовки и оформления документа состав реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требуют назначение документа, его обработка и т.д.

Следует отметить, что часто документы оформляются на бланках трех видов: бланке служебного письма, бланке для конкретного вида документа и общем бланке для всех других документов. Эти бланки имеют установленный комплекс постоянных реквизитов с продольным или угловым расположением. Изготавливаются они в основном на бумаге форматов А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм). Допускаются бланки форматов A3 и А6.

Документы, составленные от имени двух или более организаций, оформляются без бланка.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: