Сделай Сам Свою Работу на 5

Задачи и функции службы делопроизводства

Основные задачи, в системе документооборота

Системы документооборота нужны, чтобы решать конкретные задачи, стоящие перед организацией. Здесь приведен список часто встречающихся задач.

· Поддержка качественного накопления.

· Обеспечение эффективного управления.

· Прозрачность деятельности организации.

· Система контроля качества, по международным нормам.

· Контроль деятельности предприятия.

· Кадровая гибкость.

· Возможность хранения информации обо всем производственном процессе.

· Формализации деятельности работников.

· Управление и доступ к информации.

· Благодаря электронному архиву, упрощение и дешевизна хранения бумажных документов.

· Сокращение затрат на управление в целях экономии бюджета.

· Оптимизация процессов.

· Исключение обычных бумажных документов из внутреннего оборота.

· Автоматизация архивного дела.

Задачи и функции службы делопроизводства

 

Основной целью службы делопроизводства, независимо от ее названия, является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспече­нию. Выполнение этой цели предусматривает решение следую­щих задач:

• постоянное совершенствование форм и методов работы с документами;

• обеспечение единого порядка документирования, органи­зации работы с документами, информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в ведомственный архив в соответствии с дейст­вующими государственными нормативно-методическими документами;

• сокращение документооборота;

• разработка и внедрение нормативных и методических до­кументов по совершенствованию документационного обес­печения в организации и в подведомственной системе, прог­рессивных технологий делопроизводства*.

Функции современной службы делопроизводства в России определяются из целей и задач ее деятельности и включают полный объем работы, которая выполняется службой. Типовой состав функций следующий:



1. Разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифи­цированных форм документов организации; внесение в них изменений.

2. Разработка и проектирование бланков документов.

3. Осуществление экспедиционной обработки поступающих и отправляемых документов.

4. Регистрация входящих, исходящих и внутренних докумен­тов и выполнение информационно-справочной работы по документам.

5. Организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов.

6. Контроль за правильностью оформления документов, пред­ставляемых на подпись руководству.

7. Регулирование хода исполнения документов, контроль прохождения, оформления и исполнения документов в ус­тановленный срок.

8. Организация машинописного (компьютерного) изготовле­ния текстов документов, их копирования и оперативного размножения.

9. Разработка номенклатуры дел организации, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации.

10. Организация и ведение делопроизводства по предложе­ниям, заявлениям, жалобам граждан.

11. Организация контроля за работой с документами в струк­турный подразделениях.

12. Разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совер­шенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины.

13. Контроль за правильностью оформления и формирова­ния дел в структурных подразделениях организации.

14. Организация работы архива учреждения (ведомственного архива) в соответствии с действующими нормативно-методическими рекомендациями Росархива.

15. Повышение квалификации работников службы делопро­изводства и архива, проведение совещаний и консульти­рование по вопросам, относящимся к компетенции службы делопроизводства.

16. Организация рабочих мест, АРМ, условий труда сотруд­ников службы делопроизводства*.

 
 

 


 

Этот набор функций относится к типовым, так как регламен­тирован в Общих положениях ГСДОУ. Эти функции должны выполняться любой службой вне зависимости от ее структуры и масштабов деятельности — от секретаря до управления делами.

Детальность делопроизводства на предприятии, за исключением строго регламентированных областей (бухгалтерский, кадровый, налоговый и т.п. виды учета), определяется самим предприятием.

Нужные предприятию формы "бумагооборота" (или его электронных аналогов) зависят от многих факторов - начиная с особеннностей отрасли и заканчивая склонностями первых лиц и сложившимися в компании традициями.

В любом случае, делопроизводство в компании должно давать руководству и сотрудникам ценную информацию, обеспечивать подготовку управленческих решений и их контролируемое исполнение.

Многие данные, необходимые для управления компанией, могут быть почерпнуты из применяемых на предприятии программных средств (или просто из размещенных на серверах файлов). Это данные и программ бухгалтерского учета, и торговых и кадровых систем, и специфических (порой - уникальных) средств автоматизации. Кому-то жизненно важно автоматизировать биллинг, кому-то - обеспечить попроектный учет и таск-трекинг, кому-то - наладить четкое внутреннее бюджетирование. Важно интегрировать значимые системы, исключить противоречие в данных, уметь в нужный момент оперативно извлекать требуемую информацию.

Именно в этом мы видим роль и возможности информационных технологий в обеспечении делопроизводства на предприятии. Автоматизируя наиболее значимые для предприятия функции делопроизводства, удается эффективно решить следующиеофисные задачи:

· Автоматизация сбора первичных данных, оформления типовых операций, подготовки управленческих форм отчетности.

· Системы таск-трекинга (отслеживания статуса задач), мониторинга загрузки ключевых ресурсов компании (такими могут быть и сотрудники, и подразделения, и склады, и производственные мощности - все зависит от типа деятельности компании).

· Специфические настройки и расчеты, учитывающие особенности бизнес-логики предприятия, обеспечивающие формирование удобных руководству и сотрудникам сводных форм или корпоративных справочных систем.

 



©2015- 2018 stydopedia.ru Все материалы защищены законодательством РФ.