Унифицированные системы документации

Таможенное делопроизводство

В организациях и учреждениях постоянно создаются и функционирует большое количество документов. С их помощью осуществляется планирование и организационно-распорядительная деятельность аппарата управления, создается отчетность и т.д. Подтверждением важности организации делопроизводства в учреждениях является тот факт, что проведение ревизий направлено непосредственно на проверку документов, т.к. они являются свидетельством свершившихся фактов и событий.

Совершенствование управления различными системами, повышение уровня организации и эффективности управленческого труда также во многом зависит от того, насколько рационально поставлено в учреждениях делопроизводство.

Государственные органы на основе и с помощью документов вырабатывают внутреннюю и внешнюю политику, управляют государством.

Документы являются руководящими актами для нижестоящих таможенных органов, с их помощью контролируется соблюдение законности, а воля государственных органов доводится до сведения исполнителей.

В системе органов государственного управления ВЭД особая роль отводится таможенной службе как наиболее динамично развивающейся, своевременно и качественно обслуживающей участников ВЭД.

Успешное функционирование таможенной службы, как и любой системы, включающей человеческий фактор в виде отдельных исполнителе или групп людей, возможно при наличии организующего начала, направляющего и регулирующего активность этого компонента системы, управляющего им.

Практика показывает, что управление без специальных управленческих знаний, среди которых знание правил работы с документами занимает не последнее место, иногда приводит в таможенных органах к существенным просчетам в оперативно-служебной деятельности, наносит определенный вред в деле обеспечения экономической безопасности Российской Федерации и защиты ее экономических интересов.

Документы и системы документации

Понятие документа и его функции

Терминология, используемая при работе с документами, закреплена в законах и других нормативных актах, в ГОСТ 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» и в различных словарях.

ФЗ от 20.02.1995 №24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» содержит ряд понятий в области создания документов.

Делопроизводство-отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами;

Под информациейпонимаются сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях в процессах независимо от формы их представления;

Документированная информация, документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;

Реквизит -обязательный элемент оформления официального документа ( дата, подпись, печать и т.д);

Документирование-запись информации на различных носителях информации по установленным правилам;

Носитель документированной информации –материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой. Звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде;

Средства документирования -орудия, используемые человеком для создания документов (пишущие машины, компьютерная техника, магнитофоны, диктофоны и т.д).

В зависимости от того, какое средство документирования используется, различают следующие способы документирования:

1. Текстовое документирование

Текстовой документ- документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи. Текстовое документирование получило самое широкое распространение. С его помощью документируется деятельность государственных учреждений, организаций, предприятий и отдельных лиц.

Техническое документирование

является способом запечатления технической мысли. Технические документы- - обобщающее название документов, отражающих результат строительного и технологического проектирования и других работ по строительству зданий и сооружений и изготовлению изделий промышленного производства.

Фото-кино-видеодокументирование.

Фотодокумент- изобразительный документ, созданный фотографическим способом. Они возникают в момент событий, поэтому имеют большую ценность и находят применение в различных областях деятельности человека.

Кинодокумент- изобразительный и аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом. Фонодокумент- документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи.

4. Документы на машинных носителях. Электронное документирование.

С помощью специальных материальных носителей, на которых данные фиксируются специальными условными обозначениями, создаются документы с информацией в форме, понятной только машине. Чтобы человек смог прочесть информацию, обработанную машиной, ее нужно преобразовать в вид, пригодный для визуального восприятия.

Свойства документа

Как и всякий объект, документ обладает множеством свойств. Принято выделять несколько основных свойств документа, которые характеризуются соответствующими признаками:

юридическая сила, оригинальность, подлинность, копийность.

Юридическая сила документа-это свойство может быть подлинным доказательством тех фактов, событий и действий, которые отражены в документе , это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией, издавшего его органа и установленным порядком его оформления.

Оригинальность документа - Слово «оригинал» означает- первоначальный, самобытный. Признаком оригинала является его уникальность.

Оригиналы документов по своему внешнему виду могут быть беловиками и черновиками.

Для служебных документов оригиналом является беловик, подписанный должностными лицами, с приложением, в ряде случаев, печати. Оригиналы служебных документов могут печататься на бланках.

Подлинность документа. Как синоним слова «оригинал» употребляется «подлинник», что в переводе с латинского означает «достоверный». Подлинный документ, документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.

Копийность документа. Копия документа -это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющих юридической силы. Повторное точное воспроизведение подлинников является копией.

Функции документов

Для понимания эволюции документа важно изучить вопрос о его функциях. Функция документа- есть его целевое назначение, присущее ему независимо от того, осознана эта функция автором или нет. Любой документ обладает определенными функциями, выяснение которых важно для определения цели создания документа, его классификации и изучения роли в данной социальной структуре и экономической системе.

Выделяют функции общие и специальные.

Общие –это информационная, социальная, коммуникативная, культурная;

Специальные- управленческая, правовая,, функция исторического источника, функция учета.

Информационная функция -определяет потребность в запечатлении информации с целью сохранения и передачи и присуща всем без исключения документам. Причина появления любого документа -необходимость фиксировать информацию о фактах, событиях, явлениях, практической и мыслительной деятельности. Каждый документ имеет информационную емкость, т.е количество и качество информации. Информационная емкость характеризуется такими показателями: как полнота, объективность. Достоверность, оптимальность, актуальность информации, ее полезность и новизна. Чем выше эти показатели, тем ценнее документ.

Социальная функция. Тоже присуща многим документам, т.к создаются они для удовлетворения различных потребностей, как общества в целом, так и отдельных его членов. Документ также сам может влиять на социальные отношения в зависимости от назначения, роли в данном обществе.

Коммуникативная функция выполняет задачу передачи информации во времени и пространстве, информационной связи между членами общества. Можно выделить две категории документов, в которых ярко выражена коммуникативная функция:

1. документы, ориентированные в одном направлении (законы, указы, распоряжения, приказы, инструкции, жалобы, докладные записки)

2. документы двухстороннего действия (деловая и личная переписка, договорные документы и т.д)

Культурная функция.Это способность документа сохранять и передавать культурные традиции, эстетические нормы, ритуалы, принятые в обществе.

Управленческая функция выполняется официальными документами, которые специально созданы для целей и в процессе управления. Эти документы играют большую роль в информационном обеспечении управления, отражают различные уровни принятия решений.

Правовая функцияприсуща документам, в которых закрепляются изменения правовых норм и правоотношений.

Функция учетадает не качественную, а количественную характеристику информации, связанной с хозяйственными, демографическими и иными социальными процессами с целью их анализа, контроля. Основные виды учета - статистический, бухгалтерский, оперативный.

Унифицированные системы документации

Любой документ функционирует совместно с другими документами. Совокупность взаимосвязанных документов, используемых в определенной сфере человеческой деятельности, называется - системой документации.

Выделяют функциональные системы документации: организационно-распорядительная, плановая, отчетно-статистическая, присущие всем органам управления.

Системы документации, отражающие деятельность органов отраслевого управления, принято считать отраслевыми.

В связи с развитием автоматизации управленческих процессов разработаны унифицированные системы документации. Определение, назначение, состав, унифицированной системы документации устанавливаются ГОСТами. Документы различных систем должны иметь унифицированную форму.

Унифицированная система документации- (УСД) -система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Можно дать классификацию систем документации, соотношение которых в делопроизводстве разных учреждений неодинаково:

1. организационные документы (уставы, положения, инструкции, штатное расписание ит.д);
2. распорядительная документация ( приказы, распоряжения, постановления, решения, указания);
3. информационно-справочные документы и справочно-аналитическая документация (письма, акты, протоколы, справки);
4. плановая документация;
5. отчетно-статистическая документация;
6. кадровая документация;
7. бухгалтерская документация.

Организация и управление на предприятиях и в учреждениях характеризуется разнообразием и повторяемостью рабочих ситуаций и принимаемых действий по их решению. Отсюда большое разнообразие документов и необходимость их унификации и стандартизации.

Унификация документов- установление единого комплекса видов и разновидностей документов для аналогичных управленческих ситуаций, разработка единых форм и правил их составления, оформление и создание трафаретных текстов.

Стандартизация документов–это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Применение стандартов повышает качество документов.

Унификация и стандартизация тесно связаны. Объектами унификации являются:

1. форма документов и состав включаемых в нее реквизитов;
2. система документации;
3. тексты документов;
4. виды и разновидности документов.

Разрабатываемые унифицированные формы объединяются в унифицированные системы документации.

Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, снижения трудоемкости их обработки, эффективного использования оргтехники.

ГОСТ Р6.30-2003 «Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» является основой для оформления организационно-распорядительной документации. Данный стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам и оформлению документов; требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба РФ, гербов субъектов РФ.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: