Организация рабочего места и рабочего времени секретаря
Организация рабочего места - это система мероприятий по оснащению рабочего места средствами и предметами труда, необходимыми средствами для выполнения функциональных обязанностей.
Основными факторами при разработке планировки являются технология и характер выполняемых работ, взаимосвязи секретаря в процессе труда.
Примерный перечень оргтехники и средств вычислительной техники, применяемых в работе секретаря:
· средства малой оргтехники (письменные принадлежности: ручки, бумага);
· средства составления и изготовления текстовых документов (ПЭВМ, принтер, сканер);
· средства обработки бумажных документов;
· средства хранения и поиска документов (картотеки различного типа, шкафы и полки, сейфы);
· средства связи (телефон, радиотелефон, радио, телетайп, факс, локальные конторские сети);
· офисная мебель и оборудование.
Копировальные аппараты подбираются в зависимости от объема работ, необходимого качества копий и других параметров. Офисная мебель и оборудование должны соответствовать требованиям эргономики, антропометрии, дизайна.
Главные правила работы:
· постепенное вхождение в работу;
· ритмичность труда;
· обязательное чередование труда и отдыха;
· планирование работы.
Планированиеможет быть на день или неделю, месячное, квартальное или годовое.
Объективная основа четкого планирования - это наличие в работе секретаря достаточно большого количества стабильных, часто повторяющихся процедур и операций. Необходимым эффективным средством планирования рабочего дня секретаря и руководителя является еженедельник, в котором дела разносятся по датам.
Можно для этих целей использовать календарь типа Lotus Organizer, установленный на персональном компьютере. Но даже при наличии Lotus Organizer для дублирования информации необходимо иметь обычный ежедневник или периодически производить распечатку каких-то данных из Lotus Organizer. Секретарю необходимо организовать свой рабочий день таким образом, чтобы в течение всего рабочего времени помогать руководителю.
Примерная схема рабочего дня секретаря:
Первая половина рабочего дня:
1. Прийти на работу за 10 минут до руководителя для того, чтобы проверить состояние рабочих мест (своего и руководителя), привести себя в порядок, составить или уточнить план на предстоящий день.
2. Подобрать в соответствии с планом нужные документы и дела.
3. Получить корреспонденцию, ознакомиться с её содержанием и зарегистрировать. Отложить документы, требующие первоочередного решения руководителя.
4. По остальным документам подготовить варианты возможных ответов или распределить по исполнителям.
5. Просмотреть поступившие обзоры, отчеты, приглашения и т.д. Даты и время проведения всех мероприятий записать в своем дневнике-календаре.
6. Разложить поступившую корреспонденцию в зависимости от срочности исполнения. Телеграммы, срочные факсы и телефонограммы немедленно передать руководителю.
7. Оставить у себя документы, необходимые для текущей информационно-справочной работы.
8. Доложить руководителю о полученной корреспонденции
9. Уточнить вместе с руководителем содержание намечаемых мероприятий на текущий день.
10. Передать по телефону и лично указания руководителя соответствующим исполнителям и напомнить об истекающих сроках исполнения документов.
11. Работа с посетителями, телефонные переговоры.
12. Подшивка исполненных документов в дела.
13. Выполнение работ на компьютере.
14. Организация копирования документов в соответствии с указанием руководителя.
Вторая половина дня:
15. Продолжение работы с посетителями и на телефоне.
16. Сбор и подготовка для подписи исполненных документов.
17. Доложить руководителю об исполненных документах, взять у руководителя обработанные им документы.
18. Обработать и отправить исходящие документы.
19. Наметить мероприятия на следующий день. Конец рабочего дня:
20. Просмотреть свой дневник и проинформировать соответствующие отделы о необходимости подготовки к проведению определенных мероприятий.
21. Если руководитель остается работать после окончания рабочего дня, обеспечить его всей необходимой информацией, материалами.
22. Привести в порядок свое рабочее место, убрать документы, закрыть на ключ сейф и все шкафы с документами, выключить из сети электротехническое оборудование.
Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту:
©2015 - 2024 stydopedia.ru Все материалы защищены законодательством РФ.
|