Функции секретаря в структуре управления

Все обязанности секретаря подразделены на две группы: организационные документационные. Первые (организационные) подразумевают при их выполнении постоянное общение с людьми, вторые (документационные) — прежде всего с доку­ментальной информацией, ее поиском, учетом, хранением и т.п.

С учетом изложенного секретарь организации обязан: своевре­менно учитывать документацию, предварительно анализировать ее, организовать работу по оперативному поиску, правильному оформ­лению, формированию дел и их хранению, контролю исполнения документов, их размножению.

Обязанности секретаря по документационному обеспечению де­ятельности руководителя и подразделений организации включают в себя:

· первичную обработку поступающей в организацию корреспон­денции и ее регистрацию;

· предварительное рассмотрение документов, их «фильтрацию» - определение корреспонденции, направляемой для анализа и принятия решения руководителем;

· составление проектов резолюций для важнейших документов;

· обработку и отправку корреспонденции;

· организацию передачи документов внутри организации;

· составление номенклатур дел;

· формирование дел.

1. При проведении плановых совещаний:

· совместно с руководителем уточнить дату, место и время прове­дения, его повестку, состав участников, докладчиков;

· оповестить участников;

· уточнить с руководителем регламент совещания;

· обеспечить подготовку помещения, необходимого оборудования;

· произвести регистрацию участников;

· обеспечить ведение протокола (если секретарь присутствует на совещании), оформление протокола, контроль за ходом выполнения решений.

2. При организации приема посетителей секретарь должен дифференцированно подходить к трем категориям: прием сотрудников своей организации, представителей других организаций, прием по личным вопросам. Для четкого выполнения процедуры приёма секретарь обя­зан:

· иметь график приема;

· вести учет посетителей;

· контролировать принимаемые в ходе приема решения;

· следить за очередностью приема и регламентом бесед.

3. При подготовке командировок руководителя секретарь:
· подбирает необходимую для командировки информацию;

· готовит совместно с руководителем программу командировки;

· оформляет командировочное удостоверение и другие документы;

· по возвращении руководителя обрабатывает материалы по ко­мандировке;

· информирует руководителя о всех вопросах, возникающих в его отсутствие.

4.Самостоятельный и относительно обособленный вид деятельности секретаря - обязанности секретаря по работе с информацией для руководителя:

· поиск и подбор необходимой информации (через Internet) или на основе анализа публикаций, интересующих руководителя;

· при необходимости размножение информации;

· составление информативно-обзорных рефератов;

· ежедневный сбор оперативной информации, интересующей руководителя.

Требования, предъявляемые к секретарю руководителя

Требования к личному секретарю можно разделить на два вида: требования к деловым и к личным качествам.

Деловые качества:

· профессиональные навыки секретарской работы: высокая квалификация в области стенографии, машинописи, работе со средствами вычислительной техники, в выполнении секретарских обязан­ностей и организации связи;

· опыт организаторской работы: высокий уровень самоорганиза­ции и организационных навыков, умение четко и оперативно испол­нять ежедневно повторяющиеся конторские операции и обеспечи­вать их надежность и постоянное достижение высоких результатов;

· эффективность, надежность, готовность принимать на себя от­ветственность по решению поставленных руководителем задач, ос­вобождать руководителя от выполнения вспомогательных операций;

· умение обеспечить надежное и эффективное выполнение документационных и организационных функций;

· самостоятельность, инициативность: инициатива в работе и уме­ние, не дожидаясь указаний руководителя, принимать самостоятель­ные ответственные решения;

· тактичность, дипломатичность: тактичность, конфиденциаль­ность и дипломатичность при ответах на запросы, в разговорах по телефону и в беседах с посетителями, неразглашение конфиденци­альной информации. Секретарь также должен быть общительным с работниками всех уровней и уметь добиваться их содействия во всех своих устремлениях;

· пунктуальность: это относится, в частности, к представлению документов, организации встреч, переговоров, совещаний, оформ­лению командировок;

· лояльность, преданность работе: это — основные качества для создания идеальных отношений с руководителем.

Личные качества:

· внешний вид: опрятность и умение одеваться с учетом деловой обстановки;

· особенности характера: отзывчивость, скромность, добросове­стность, трудолюбие, любезность и внимание как при ведении те­лефонных разговоров, так и при встрече посетителей, чувство юмора;

· умение адаптироваться: готовность помочь другим в любое время и, особенно, в напряженных ситуациях. Умение быстро переключаться с одного вида работ на другой, умение правильно рассчитать время, не­обходимое для работы в конторе в период больших нагрузок;

· интересы: стремление к пополнению общих знаний, любовь к книгам и периодике, живой интерес к новой информации и стремление быть в курсе достижений в области деятельности своего руко­водителя;

· вежливость: вежливость необходима для получения поддержки и содействия всех, с кем приходится иметь дело.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: