Унифицированная система организационно-распорядительной документации

Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД) представляет собой взаимосвязанные комплексы документов, обеспечивающие организационно-распорядительную деятельность организаций и предприятий, независимо от форм собственности. Основным документом для разработки УСОРД является Государственный стандарт Республики Беларусь СТБ 6.10.1-95 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Основные положения», устанавливающий требования к разработке, согласованию и утверждению унифицированных систем документации.

В состав УСОРД входят:

1. Государственный стандарт Республики Беларусь СТБ 6.38-2004.

2. Методические указания по практическому применению Государственного стандарта Республики Беларусь СТБ 6.38-2004.

3. Классификатор унифицированных форм ОРД.

4. Унифицированные формы документов по созданию, реорганизации, ликвидации и функциональной деятельности организаций и предприятий.

5. Унифицированные формы документов по кадрам организаций и предприятий.

Унифицированные формы документов, входящие в УСОРД, рекомендуются для использования в органах государственного управления, учреждениях, организациях, на предприятиях государственной и негосударственной форм собственности.

Унифицированные формы ОРД систематизированы (классифицированы) по следующим подсистемам:

а) унифицированные формы документов по созданию, реорганизации, ликвидации и функциональной деятельности организаций и предприятий

· документация по созданию организации, предприятия;

·документация по реорганизации организации, предприятия;

· документация по ликвидации организации, предприятия;

·документация по приватизации государственных и коммунальных организаций, предприятий;

б) унифицированные формы документов по кадрам организаций и предприятий

·документация по приёму на работу;

·документация по переводу (перемещению) на другую работу;

·документация по увольнению с работы;

·документация по оформлению отпусков;

.

Для осуществления кодирования унифицированных форм ОРД разработаны локальные классификаторы: ·подсистем; ·видов документов.

Код унифицированной формы проставляется при необходимости на бланках соответствующих ОРД.

Локальные классификаторы ОРД могут являться составной частью информационного обеспечения при разработке автоматизированных систем для составления, учёта, поиска, контроля над прохождением и исполнением документов, и организацией их хранения.

Для практической деятельности используется также «Альбом форм организационно-распорядительных документов». В Альбоме документы представлены в виде макетов (структур документов) и образцов (примеров оформления документов).

13) Бланк документа и требования к его разработке

Служебные документы, как правило, составляются на бланке,который конструируется в соответствии с формуляром-образцом. Бланк представляет собой стандартный лист бумаги форматом А4 или А5, на котором воспроизводится постоянная информация документа и отводится место для переменной информации.

В учреждениях, организациях и на предприятиях обычно разрабатывают бланки двух видов:для писем и общий бланк для других организационно-распорядительных документов. Разработка специального бланка для писем связано с тем, что в письме необходимо указывать коммуникационные данные предприятия. Общий бланк используется для всех видов документов, кроме писем и имеет несколько отличий от бланка для писем. Вместо реквизита «Коммуникационные данные» на общем бланке оставлено место для проставления реквизита «Наименование вида документа», вместо реквизита «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» - «Место составления или издания». Для каждого из видов бланков допускается два варианта расположения реквизитов заголовочной части – угловой и продольный.

Возможно изготовление бланков других конкретных видов организационно-распорядительных документов (ОРД), если таких документов создается более 200 в год. Порядок расположения и границы реквизитов в проектируемых бланках ОРД должны строго соответствовать СТБ 6.38-2004. Конкретный набор реквизитов документа определяется его разновидностью. Ограничительные отметки для полей и отдельных реквизитов печатаются на бланке в виде уголков или других обозначений.

Гербовые бланкигосударственных органов и иных организаций должны изготавливаться исключительно типографским способом и подлежат обязательному учету с проставлением на каждом из них типографским способом или нумератором учетного порядкового номера. Учёт гербовых бланков ведётся отдельно по видам бланков в регистрационно-учётной форме (на карточках или в журнале). Храниться они должны в надежно запираемых и опечатываемых шкафах или сейфах. Выдаются гербовые бланкиисполнителям под роспись в специальном журнале выдачи бланков такого рода.

Контроль за изготовлением, использованием и хранением гербовых бланков возлагается на подразделение, ответственное за делопроизводство организации. Проверку наличия, использования и хранения гербовых бланков проводят не реже одного раза в год комиссией, назначаемой распорядительным документом руководителя организации. В случае обнаружения нарушенийпри изготовлении, хранении, использовании гербовых бланков комиссия проводит служебное расследование, результаты которого оформляют актом и доводят до сведения руководителя организации.

Для формата А4 установлены следующие размеры полей: с левой стороны – 30 мм, с правой – не менее 8 мм, сверху и снизу – не менее 20 мм. Текст документов печатается на компьютере на бланках формата А4 - через одинарный межстрочный интервал.

При оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами, первая страница не нумеруется.

Новую страницу документа не допускается начинать последней неполной строкой абзаца.

Документы должны оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения.

Отдельные документы (внутренние документы структурных подразделений, совместные документы и др.)допускается оформлять не на бланках, но с обязательным воспроизведением соответствующих реквизитов.

При оформлении писем, справок и других справочно-информационных документов допускается использовать угловой штамп организации.

Реквизиты документов

Реквизит –это информационный элемент документа, характеризующий сам документ, его целевое назначение и место, занимаемое им в пространстве и во времени. Реквизиты «наименование вышестоящей организации», «наименование учреждения, организации или предприятия», «наименование структурного подразделения», «коммуникационные данные», «место составления или издания» показывают положение документа как в географическом, так и в иерархическомпространстве.

Все реквизиты делятся на постоянные(Государственный герб Республики Беларусь, эмблема организации, наименование организации, почтовый адрес, коммуникационные данные и др.) и переменные, или заполняемые (адресат, дата составления и исходящий номер, заголовок к тексту, подпись, фамилия исполнителя и номер его телефона и др.). Каждому виду документа должно соответствовать оптимальное количество реквизитов.

Для придания документу юридической силынеобходимо наличие следующих обязательных реквизитов: наименование организации и (или) структурного подразделения - автора, дата, регистрационный индекс, подпись. Для отдельных видов документов дополнительными реквизитами, придающими им юридическую силу, являются: гриф утверждения. Печать, отметка о заверении копии. Назначение этой группы реквизитов состоит в закреплении в юридически значимой форме и доведении до адресатов документов и всех участников, которые будут работать с документами, предписания в совершении управленческих действий и подтверждение факта, имеющего юридическое значение.

Реквизиты могут иметь продольное(реквизиты, включающие сведения об организации, выпустившей документ, наименование документа размещаются по всей верхней части листа) и угловое (реквизиты располагаются от границы левого поля, правый край не выравнивается) расположение. Бланки с продольным расположением реквизитов рекомендуется применять в тех случаях, если эти реквизиты оформляются на двух языках. В этом случае должны быть продублированы все постоянные реквизиты бланка.

1 - Государственный герб Республики Беларусь, 2 - Эмблема организации или товарный знак, 3,4-Коды (Один из них – код организации, Второй код – код документа), 5-7 - Наименование организации (наименование вышестоящей организации(5), наименование организации, предприятия(6), наименование структурного подразделения(7)), 8 - Почтовый адрес отправителя, 9 - Коммуникационные и коммерческие данные, 10 - Название вида документа, 11 - Дата документа, 12 - Регистрационный индекс, 13 - Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа, 14 - Место составления или издания, 15 - Гриф ограничения доступа, 16 – Адресат, 17 - Гриф утверждения, 18 – Резолюция, 19 - Заголовок к тексту, 20 - Отметка о контроле, 21 – Текст, 22 - Отметка о наличии приложения, 23 – Подпись, 24-Гриф приложения, 25 - Гриф согласования, 26 – Визы, 27 – Печать, 28 - Отметка об исполнителе, 29 - Отметка о заверении копии, 30 - Отметка об исполнении документа и направлении его в дело, 31 - Отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов), 32 - Отметка о переносе данных на машинный носитель. Реквизит включает запись «Информация перенесена на машинный носитель», подпись лица, ответственного за перенос данных, дату переноса.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: