Стандартизация и унификация управленческой документации

Стандартизацияпредставляет собой установление на длительный промежуток времени общегосударственных и общеобязательных норм создания документов.

Унификациядокументов – это выбор рациональных структур их построения, приведение документов к единообразию на основе установления рационального количества их форм и типизации построения.

Основными принципами унификации документовявляются:

· унификация от общего к частному. Заключается в построении формуляра-образца документа для конкретной системы документации и установлении на его основе состава реквизитов для данной системы документации, отдельных видов документов, конкретного документа и т.д.;

· единообразие форм документов и правил их построения, составления, оформления.Обеспечивается путем максимальной типизации и трафаретизации документов, унификациирасположения данных на поле документа, выработки терминологии и условных сокращений;

· комплексность унификации. При ее проведении должны предусматриваться все требования к документу на всех стадиях его создания, заполнения, обработки и хранения;

· информативность- включение в документы только тех реквизитов, которые нужны для решения конкретных задач, поиска и подтверждения юридической силы документа;

· сокращение числа видов документов;

· стабильность требований к документации;

· сопряжение с действующими системами классификации и кодирования технико-экономической информации;

· экономичность.Достигается за счет обоснованного включения документов в систему управления, широкого применения бланков, рациональной компоновки форм документов.

Существуют три способа унификации текстов: трафарет, анкета и таблица.

Трафарет – это способ фиксации постоянной информации в виде связанного текста с пробелами, предназначенными для заполнения их переменной информацией,зависящей от конкретной ситуации. Использование этого метода при унификации текстов привело к созданию в форме трафарета ряда приказов, заявлений в унифицированной системе документации (УСД) на организационно-распорядительные документы (ОРД).

Анкета– способ представления унифицированного текста, при котором постоянная информация располагается в левой части листа, а переменнаявносится в документ в процессе его составления в правую часть листа.

Таблицатак же, как и анкета, представляет собой «разорванный» текст, но расположенный по другому принципу: постоянная информация размещена в заголовках граф и боковике, а переменная (в цифровом или словесном выражении) – на пересечении соответствующих граф и строк.

Общегосударственный классификатор Республики Беларусь ОКРБ 010-95 «Унифицированные документы» содержит классификацию унифицированных документов (УД) различных систем документации с их кодами.

Стандарт Республики Беларусь СТБ 6.10-95 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Основные положения устанавливает порядок разработки и основные требования к унифицированным системам документации (УСД). В нём даны требования к разработке унифицированных форм документов, порядок их разработки и регистрации, порядок введения унифицированных систем документации, введение и применение унифицированных форм документов. Здесь же даны определения ряда терминов:

Система документации – совокупность взаимоувязанных документов, применяемых в определённой сфере деятельности.

Унифицированная система документации (УСД) – система документации, созданная по единым правилами требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определённой сфере деятельности.

Унифицированная форма документа (УФД) – совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенными на носителе информации в определённом порядке.

Код документа – идентификатор документа, выраженный при помощи кодового обозначения.

Реквизит документа – обязательный элемент служебного документа.

Постоянная часть реквизитов документа – часть реквизитов документа, наносимая при изготовлении бланка документа. Переменная часть реквизитов документа – часть реквизитов документа, фиксируемая на бланке в процессе его заполнения.

Работы по созданию унифицированных систем документации являются одним из направлений совершенствования процессов управления различными видами деятельности: статистикой, финансовой деятельностью, банковским делом, бухгалтерским учетом, внешней экономической деятельностью и т.д.

Целью создания УСД является определение и установление оптимального состава форм документов, а также совокупности их реквизитов. Основными задачами, решаемыми УСД, являются:

1) обеспечение методического и организационного единства в области разработки, применения и ведения унифицированных форм документов;

2) сокращение количества функционирующих форм документов;

3) упорядочение информационных потоков.

Работы по унификации документов включают:

1) установление номенклатуры действующих форм;

2) построение единой модели документов для групп однородных задач с использованием, как правило, формуляра-образца;

3) разработку структур документов;

4) создание общих синтаксических правил построения документа;

5) определение методов контроля информации документа.

Для унифицированных форм документов применяются форматы бумаги АЗ (297х420 мм), А4 (210х297 мм), А5 (148х210 мм), А6 (105 х 148 мм).

Международный стандарт ИСО 15489-2001 рассматривает управление документами как основу создания единых норм обмена информацией в процессе международной экономической деятельности.

10) Назначение, особенности и содержание организационно-распорядительной документации

Организационно-распорядительная документация – это документация, применяемая при оформлении организационной и исполнительной деятельности организации (учреждения).

В состав организационно-распорядительных документов входят:

- организационно-правовая документация(устав организации, положение об организации, регламент, структура и штатная численность, штатное расписание, правила внутреннего распорядка, положение о структурном подразделении, должностная инструкция работника, инструкция по виду деятельности). Эти документы определяют правовое положение и основные задачи учреждений, организаций, предприятий, их структурных подразделений, работников;

- распорядительнаядокументация(указ, приказ, распоряжение, указание, постановление, решение). Такой документацией оформляется распорядительная деятельность должностных лиц и коллегиальных органов. Распорядительные документы вместе с тем являются средствами передачи письменных указаний подчиненным учреждениям, организациям, предприятиям и конкретным лицам;

- справочно-информационная документация(протокол, докладная записка, предложение, объяснительная записка, заявление, представление служебное письмо, телеграмма, телекс, факсограмма, телефонограмма, электронное сообщение) исправочно-аналитическая документация(акт, справка, сводка, заключение, отзыв, перечень, список). Эти документы инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ действия;

- документы по кадрам организации (приём, перевод, увольнение с работы, оформление отпусков, поощрений, взысканий). Эти документы используются в деятельности кадровой службы организации.

Формуляр-образец. Варианты расположения реквизитов заголовочной части документа

Совокупность реквизитов документа и схема их расположения составляют формуляр-образец документа. Максимально возможный перечень реквизитов системы ОРД составляет 32 наименования. Для каждого конкретного вида документов применяются не все реквизиты, а лишь те из них, которые соответствуют документам данного типа. Состав и расположение реквизитов на бланках организационно-распорядительных документов должны соответствовать СТБ 6.38-2004. Стандарты на формуляры-образцы устанавливают форматы и размеры полей документов.

Формуляр-образец может быть представлен в виде чертежа, содержащего план размещения реквизитов, или описания реквизитов с указанием их последовательности. Описание выполняется на стандартных листах бумаги или записывается на магнитный носитель. Формуляр-образец устанавливает:1) форматы бумаги, 2) служебные поля, 3) конструкционную сетку; 4) расположение частей, зон и реквизитов с учетом двусторонней печати.

Формуляр-образец является основой для конструирования формуляров и бланковвсех видов управленческой документации. Площадь, отводимая формулярам-образцам для расположения каждого реквизита, соответствует оптимальному объему этого реквизита в печатных знаках.

Формуляр-образец формата А4 устанавливает следующий состав реквизитов: Государственный герб Республики Беларусь; эмблема организации; код организации (предприятия) по Общегосударственному классификатору Республики Беларусь (либо органов государственного управления, либо юридических лиц и индивидуальных предпринимателей); код документа по Общегосударственному классификатору Республики Беларусь «Унифицированные документы» (ОКУД); наименование вышестоящей организации; наименование организации (предприятия); наименование структурного подразделения; почтовый адрес отправителя; коммуникационные (телеграфный адрес, номер телетайпа, телефакса, телефона, электронной почти, код автоматической междугородной телефонной связи и т.д.) и коммерческие данные (номер счета, название банка и т.д.); название вида документа; дата; регистрационный индекс; ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа; место составления или издания; гриф ограничения доступа; адресат; гриф утверждения; резолюция; заголовок к тексту; отметка о контроле; текст; отметка о наличии приложения; подпись; гриф согласования; визы; печать; отметка об исполнителе; отметка о заверении копии; отметка об исполнении документа и направлении его в дело; отметка о переносе данных на магнитный носитель.

Для каждого формата документов предусмотрено два вида расположения реквизитов заголовочной части.

Первый – угловоерасположение, при котором наименование организации (предприятия), выпустившей документ, ее адрес, телефон и т.д., а также наименование вида документа (приказ, акт и т.д.) размещаются в левом верхнем углу, оставляя в правом углу место для указания сведений об адресате или грифе утверждения. Этот вид используется наиболее часто.

Угловое расположение реквизитов бывает флаговое и центрованное. При флаговомрасположении строки реквизитов начинаются от границы левого поля, а правый край строки не выравнивается. Приугловом центрованномрасположении все реквизиты, расположенные в углу листа, выравниваются (центруются), т.е. находятся на равном расстоянии от границы левого поля и середины листа.

Второй вариант – продольный, при котором реквизиты, включающие сведения об организации, выпустившей документ, наименование документа, размещаются по всей верхней части листа. Этот вариант расположения реквизитов применяют при большом количестве знаков в данных реквизитах.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: